Administrar usuarios de Smartsheet a través de Entra ID

Con la integración de Smartsheet y Entra ID, puede administrar las funciones y el acceso de los usuarios en función de las actualizaciones realizadas en su entorno de directorio activo de Entra ID.

Los administradores del sistema pueden aprovisionar, desactivar y gestionar los datos de perfil de los usuarios de Smartsheet a través del servicio de directorio activo de Entra ID. A partir de la integración, puede aprovisionar y desactivar usuarios a través de un directorio central de usuarios y garantizar que ya no puedan acceder a los datos de la empresa en Smartsheet una vez que abandonen la organización.

Cómo funciona

La integración de directorios (ID) utiliza Entra ID como fuente de información para la gestión de puestos. Una vez que se habilita, Smartsheet asigna y actualiza automáticamente los tipos de puesto en función de los grupos de Entra ID a los que pertenecen los usuarios, lo que reduce la necesidad de realizar actualizaciones manuales en el Centro de Administración.

Durante una sincronización, sucede lo siguiente:

• Asignación de puestos por grupo: Los usuarios reciben un tipo de puesto en función de su membresía en el grupo de Entra ID. Los miembros de un grupo con licencia (como un usuario con licencia de Smartsheet) reciben un puesto de miembro. En cambio, aquellos que se asignan a la aplicación de Smartsheet, pero no se colocan en un grupo específico, de forma predeterminada reciben un puesto de colaborador.
• Cambios automáticos a una categoría inferior o versión superior: Cuando un usuario se mueve entre grupos de Entra ID, su tipo de puesto se actualiza automáticamente durante la siguiente sincronización. No es necesario realizar ninguna intervención manual.
• El grupo con privilegios tiene prioridad: Si un usuario pertenece a varios grupos con diferentes funciones, la integración de directorios asigna el tipo de puesto con más privilegios.
• Miembros provisionales: Con la integración de directorios, se actualizan los miembros provisionales según sea necesario, pero no se los cambiar a una categoría inferior de forma automática. Los administradores del sistema deben gestionar los cambios a una categoría inferior manualmente en el Centro de Administración. Sin embargo, si su plan está configurado para que esto ocurra de forma automática, el cambio se produce al final del período de revisión. Obtenga más información sobre la configuración de miembros provisionales.
• Desactivación: Cuando se elimina a un usuario de Entra ID o se cancela su asignación de la aplicación de Smartsheet, este se desactiva automáticamente en Smartsheet durante la siguiente sincronización.

Para reactivar un usuario desactivado, el administrador del sistema debe desactivar temporalmente la integración de directorios, reactivar al usuario y, luego, volver a habilitar la integración de directorios.

Una vez que la integración de directorios se activa, se anula cualquier cambio manual de puesto que hayan realizado los administradores del sistema en el Centro de Administración durante la siguiente sincronización. Se recomienda desactivar la configuración de actualización automática en Smartsheet para evitar conflictos con los flujos de trabajo basados en IdP.

Los miembros provisionales tienen el mismo acceso a las funciones que los miembros regulares, pero solo por un tiempo limitado. Obtenga más información sobre el modelo de usuario y la membresía provisional de Smartsheet.

Requisitos

Los administradores del sistema y un administrador de TI pueden configurar Active Directory con Smartsheet. Siempre que también sean administradores de Entra ID, los administradores del sistema pueden administrar usuarios (aprovisionar, cancelar el aprovisionamiento, cambiar la información del perfil de usuario y las funciones) a través de Active Directory.

1. Póngase en contacto con el representante de cuentas de Smartsheet o el Soporte de Smartsheet para habilitar esta capacidad en el plan de su organización.
2. Realice la capacitación en línea de Integración de Entra ID y Smartsheet.

Conectar Entra ID con Smartsheet

Utilice esta URL de SCIM para configurar la integración de Entra ID:
- Cuentas de Estados Unidos: https://scim.smartsheet.com/v2/ 
- Cuentas de la UE: https://scim.smartsheet.eu/v2/
- Cuentas de AU: https://scim.smartsheet.au/v2/

1. Inicie sesión en Smartsheet con las credenciales de administrador del sistema.
2. En Smartsheet, genere un token de API en Cuenta > Aplicaciones e integraciones > Acceso a la API > Generar nuevo token de acceso. El token generado se ejecuta con sus credenciales, es decir, una contraseña para su cuenta. Trátelo como tal.
3. En Entra ID, trabaje con su administrador de TI para habilitar el mosaico de la galería de Smartsheet con el ID de aplicación 3290e3f7-d3ac-4165-bcef-cf4874fc4270.

Configurar y cancelar el aprovisionamiento de usuarios para Smartsheet

Consulte los siguientes recursos para aprender a configurar el servicio de aprovisionamiento de Entra ID. Esta configuración le permite crear, actualizar y desactivar usuarios y grupos en Smartsheet según sus asignaciones dentro del directorio:

• Configurar el aprovisionamiento automático de usuarios para Smartsheet en Entra ID
• Información sobre el servicio Entra ID, sus funciones y consultas comunes

Los usuarios dados de baja se desactivan. Los usuarios desactivados no pueden iniciar sesión en Smartsheet y ya no tienen la designación de Miembro, de modo que dicha designación está disponible para que usted la reasigne.

Si desea eliminar a un usuario de su plan de Smartsheet, realice lo siguiente:

1. Desactive la integración de Entra ID con Smartsheet.
2. Elimine manualmente al usuario en el Centro de administración.

Para reactivar su cuenta, realice lo siguiente:

1. Desactive temporalmente la integración de Entra ID con Smartsheet.
2. Reactive manualmente al usuario en el Centro de administración.

Acerca de los grupos existentes en Entra ID o Smartsheet

El servicio de aprovisionamiento de Entra ID solo actualiza los usuarios que usted asigna a la aplicación de Smartsheet. Para asignar usuarios, inclúyalos en grupos de Entra ID asignados a funciones específicas.

• Si no agrega usuarios a ningún grupo de funciones de Smartsheet en Entra ID, estos no se actualizarán ni se verán afectados en la aplicación de Smartsheet y recibirán un tipo de puesto de colaborador.
• Si asigna usuarios a un grupo de funciones de Smartsheet en Entra ID, estos se aprovisionan en Smartsheet. Si, luego, se los elimina de ese grupo, su tipo de puesto se actualiza durante la siguiente sincronización según las asignaciones de grupo restantes (si corresponde).
• Cuando un administrador elimina a un usuario del directorio de Entra ID o anula la asignación de la aplicación de Smartsheet en Entra ID, el usuario se desactiva automáticamente en Smartsheet durante la siguiente sincronización.
• Si un usuario de Smartsheet tiene una cuenta en Entra ID, pero no está asignado a la aplicación de Smartsheet ni a ningún grupo de Entra ID asignado a funciones de Smartsheet, Entra ID ignora al usuario durante el aprovisionamiento.

En el modelo de propiedad de elementos de Smartsheet, los planes asumen la propiedad de los elementos en lugar de los usuarios individuales. Esto significa que Smartsheet no transfiere los elementos de un usuario desaprovisionado a una cuenta de depósito porque el usuario permanece activo en el plan. Sin embargo, se recomienda hacerlo como medida de precaución.

Cómo funciona la asignación de tipo de puestos

Los tipos de puestos se asignan automáticamente en función de la membresía del grupo de Entra ID. En la siguiente tabla, se muestra cómo cada grupo se asigna a un tipo de puesto en Smartsheet.

Cambios de tipo de puesto admitidos a través de asignaciones de grupo

Con la Integración de directorios, se gestionan automáticamente las siguientes transiciones:

• Si un Colaborador ingresa un estado de miembro provisional y, luego, se lo agrega a un grupo a nivel de miembro en integración de directorios, cambia automáticamente a una versión superior de un puesto de miembro.
• Si un colaborador ingresa un estado de miembro provisional, pero no se lo agregó a un grupo de IdP de tipo de puesto de miembro, permanece en ese estado hasta que la Configuración de aprobación de administrador lo cambia a una categoría inferior o hasta que un administrador del sistema cambia manualmente su tipo de puesto en el Centro de administración.

Cambios de tipo de puestos no admitidos a través de las asignaciones de grupo

La integración de directorios no gestiona las siguientes transiciones. Averigüe dónde debe llevarlas a cabo:

• El cambio a una categoría inferior de miembro a miembro provisional no se admite directamente en el centro de administración o en la integración de directorios.
• La desactivación aún se admite si se elimina o desactiva el perfil de usuario en Entra ID.
• Debe administrar los invitados por completo en el centro de administración, ya que no existen en su IdP.

Informe de lista de usuarios

Para descargar la lista de usuarios actuales, realice lo siguiente:

1. En el Centro de administración, seleccione el ícono Menú en la esquina superior izquierda.
2. Vaya a Usuarios y grupos > Roles e informes de usuarios.
3. Seleccione Más acciones > Lista de usuarios. Consulte el artículo Centro de administración: Acceder a controles de usuario adicionales para obtener más información. Utilice esta lista para asignar a los usuarios las funciones correctas en Entra ID. Esto garantiza que todos los usuarios se aprovisionen en su cuenta cuando inicien sesión en Smartsheet por primera vez.

En este informe, encontrará los siguientes campos:

• Nombre
• Correo electrónico
• Estado
• División
• Departamento
• Centro de costo

Los datos de División, Departamento y Centro de costo se completan desde el servicio de Active Directory. Si existen datos para estos campos, se muestran en el informe Lista de usuarios. Si no existen datos del servicio de directorio, los campos aparecen en blanco en el informe Lista de usuarios.

Los datos del informe se sincronizarán de manera automática con el servicio de directorio, aunque es este servicio el que determina la frecuencia de actualización exacta.

Tenga esto en cuenta

Luego de la configuración, tenga cuidado a la hora de hacer grandes cambios, como modificaciones masivas manuales o programadas. Los scripts preparados incorrectamente pueden causar la cancelación involuntaria del aprovisionamiento cuando se utilizan con la integración de Entra ID. Si tiene preguntas o necesita más ayuda para hacer cambios importantes, contacte a Soporte.