En el Modelo de suscripción de usuarios, las personas agregan usuarios al plan de forma temporal cuando comparten elementos para la colaboración. Puede revisar el uso y determinar quién necesita acceso pago durante los períodos de reconciliación programados con regularidad.
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Este artículo es solo para planes que utilizan el Modelo de suscripción de usuarios. Si no sabe con seguridad cuál es su tipo de modelo, aprenda cómo determinar el modelo que usa su plan.
En el Modelo de suscripción de usuarios, los usuarios pueden probar Smartsheet antes de que usted pague para agregarlos al plan. El acceso temporal o provisional ayuda de las siguientes dos maneras:
- Los miembros pueden compartir elementos con facilidad según sea necesario, y la persona a quien le conceden acceso puede usar todas las funcionalidades de Smartsheet. No hay un proceso de aprobación, y el acceso provisional es gratuito para los usuarios internos y externos.
- Con regularidad, usted elige quién necesita acceso pago en función de los datos de uso reales. *
* Los planes anuales tienen un período de conciliación trimestral; los planes mensuales tienen un período de conciliación más corto, mensual. Consulte el artículo Descripción general del Modelo de suscripción de usuarios para obtener más información sobre el uso provisional y el Modelo de suscripción de usuarios.
Tenga en cuenta que todos los nuevos usuarios que agregue que no sean administradores del sistema se crearán como miembros provisionales.
Proceso de corrección
Los miembros provisionales de su plan utilizan todas las funciones del plan durante al menos 30 días. Recibirá una notificación por correo electrónico cuando sea el momento de corregir el plan. Tendrá un período de conciliación de 30 días cada tres meses en los planes anuales.
Se pausaron los cargos de conciliación y corrección.
La cantidad de miembros y la información de pago relacionada se actualizan a medida que realice cambios durante el período de conciliación.
Si paga por factura, no verá el mosaico de pago automático. Los días restantes de la reconciliación y la información de corrección (cantidad de miembros) se actualizará para reflejar los cambios y la fecha.
Durante el período de reconciliación, puede hacer lo siguiente:
- Aumentar la cantidad de usuarios pagos en el plan para cubrir el uso adicional por el resto del plazo de su plan
- Ajustar los permisos de los usuarios para mantenerse dentro de los límites de su plan
Si no realiza ninguna acción durante el período de reconciliación, Smartsheet reconciliará los usuarios de forma automática. Se le facturará el monto prorrateado para cubrir los usuarios pagos adicionales por el resto del plazo del plan.
Pasos de corrección
Cada período de conciliación le permite revisar los miembros provisionales que se convertirán en miembros al final del período y los datos de uso de todos los miembros antes de comprometerse a pagar por usuarios pagos adicionales en su plan. Cuando reciba una notificación por correo electrónico, verifique si hay nuevos miembros provisionales para corregir. Si los hay, siga estos tres pasos.
- Revise la información y los datos de uso en la pestaña Corrección de la página Tipos de usuario y corrección en el Centro de administración.
- Marque la cantidad de días que quedan para completar la reconciliación, la cantidad de usuarios pagos adicionales que se necesitan si todos los miembros provisionales se convierten en miembros y el costo asociado.
- Revise la lista de usuarios. Utilice filtros o el informe de tipo de usuario para obtener la información que necesita.
Decida lo que quiere hacer con cada usuario.
Si el tipo de usuario es: Haga lo siguiente: Correcto como aparece
No haga nada.
Miembro provisional y el usuario debe convertirse en miembro
No haga nada.
Smartsheet cambiará automáticamente el tipo de usuario a miembro al final del período de reconciliación.
Miembro provisional y el usuario no debe convertirse en miembro.
Cambie el tipo de usuario.
Miembro y el usuario no debe seguir siendo miembro.
Cambie el tipo de usuario.
Congelamos la lista de usuarios en la pestaña Corrección durante el período de conciliación, por lo que no tiene que preocuparse por el hecho de que se agreguen usuarios a la lista después de realizar los cambios. Si un usuario vuelve a ser un miembro provisional, se incluirá en el siguiente período de conciliación.
Confirme el costo y la fecha de pago.
Si paga por factura, los días restantes en la reconciliación indican la fecha de la factura y en ella se mostrará el costo.
Cambiar el tipo de usuario
Puede cambiar el tipo de usuario de un miembro provisional o de un miembro. Cuando cambia el tipo de usuario de uno o más usuarios, la cantidad de miembros que se deben comprar y la información de pago se actualizan.
Para cambiar la categoría de los usuarios a una inferior durante el período de conciliación, puede ir a la pestaña Corrección en la página Tipos de usuario y corrección en el Centro de administración.
Para cambiar la categoría de los usuarios a una inferior fuera del período de conciliación, vaya a la pestaña Todos los usuarios en la página Tipos de usuario y corrección en el Centro de administración. Tenga en cuenta que esta capacidad no está disponible para los usuarios durante un período de conciliación.
Cuando se cambia un usuario a invitado u observador, se lo elimina de los grupos con permisos de nivel superior.
Si alguien de su plan comparte una hoja, un informe, un panel o un espacio de trabajo a un nivel que otorga acceso provisional, cualquier usuario al que se le haya cambiado previamente la categoría a una inferior de observador o invitado recuperará el estado de Miembro provisional.
Administrar usuarios en masa
La membresía se basa en el nivel de acceso que tienen los usuarios, por lo que mantener buenas prácticas de seguridad también genera costos más bajos. Se recomienda desarrollar una política general y programar el tiempo para implementarla durante el período de conciliación.
Por ejemplo, puede degradar a usuarios que no estuvieron activos en Smartsheet durante los últimos seis meses. A continuación, elija un día durante el período de conciliación para administrar los usuarios que se ajusten a esos criterios.
Siempre que haya un conjunto claramente definido de usuarios sobre los que se desee realizar la misma acción, las acciones en masa le permitirán ahorrar tiempo.
- Inicie sesión en el Centro de administración.
Vaya a la página Tipos de usuario y corrección y seleccione la pestaña Corrección. Esta página se diseñó específicamente para administrar correcciones y, en ella, solo se muestran miembros y miembros provisionales.
Congelamos la lista de usuarios en la pestaña Corrección durante el período de conciliación, por lo que no tiene que preocuparse por el hecho de que se agreguen usuarios a la lista después de realizar los cambios. Si un usuario vuelve a ser un miembro provisional, se incluirá en el siguiente período de conciliación.
- Utilice filtros para mostrar solo un conjunto de usuarios. En el ejemplo inactivo de seis meses, utilice el filtro Activo por última vez en la parte superior de la lista de usuarios para ver solo aquellos que estuvieron activos hace más de seis meses.
- Marque la casilla de verificación junto a Nombre para seleccionar todos los usuarios.
- Seleccione Cambiar tipo de usuario y, luego, Observador.
- Seleccione el botón Cambiar a observadores para confirmar que desea cambiar todos los usuarios seleccionados a Observadores.
- Una vez confirmado, el Tipo de usuario de todos los miembros seleccionados cambiará a Observador. Además, todos los permisos de los elementos que se les comparten cambiarán a observador y desaparecerán de la lista de usuarios.
Solo puede actualizar en masa usuarios visibles en la página, hasta un máximo de 200. Es posible que tenga que repetir estos pasos varias veces para cada lista filtrada de usuarios.
Roles e informes de usuarios
Puede hacer lo siguiente en la página Roles e informes de usuarios en cualquier momento:
- Agregar uno o más usuarios al plan (serán Miembros provisionales)
- Quitar el acceso pago de un usuario
- Editar propiedades de los usuarios
- Desactivar usuarios
Es posible que los cambios que realice en la página Roles e informes de usuarios no se visualicen en la página Tipos de usuario y corrección. Congelamos la lista de usuarios en la pestaña Corrección durante el período de conciliación, por lo que no tiene que preocuparse por el hecho de que se agreguen usuarios a la lista después de realizar los cambios. Si un usuario vuelve a ser un miembro provisional, se incluirá en el siguiente período de conciliación.
Consulte el artículo Administración de usuarios de la lección de aprendizaje para administradores del sistema a fin de obtener más información y aprender los procedimientos.