Modelo de usuario de Smartsheet y membresía provisional

Cómo funciona el modelo de usuario

El modelo de usuario proporciona a los clientes un marco para permitir el acceso inmediato de los usuarios a la gestión y supervisión de la facturación. En lugar de esperar a un administrador del sistema, un usuario puede comenzar a colaborar de inmediato cuando alguien del plan comparte un elemento. Si es administrador del sistema, es importante que comprenda este proceso, ya que es responsable de administrar el acceso de los usuarios y de revisar el uso en este sistema.

¿Todavía utiliza el modelo heredado? Consulte Migración desde el modelo de colaborador heredado.

Tipos de puestos

Los usuarios son internos o externos según su dominio de correo electrónico: Usuarios internos: Tienen direcciones de correo electrónico que coinciden con los dominios de su organización. Usuarios externos: Tienen direcciones de correo electrónico que no coinciden con los dominios de su organización. Para obtener un desglose completo de lo que puede hacer cada tipo de puesto, consulte “Tipos de puestos”.

• Miembros: Usuarios de pago con acceso completo para crear, editar y administrar elementos.
• Miembros provisionales: Usuarios que obtienen la funcionalidad completa de inmediato, sin costo y durante al menos 30 días (a menos que un administrador del sistema cambie su tipo de puesto).
• Contribuidores: Usuarios gratuitos que pueden ver el trabajo compartido. Con los permisos de autor del comentario, los contribuidores también pueden comentar y agregar o eliminar archivos adjuntos.
• Invitados: Usuarios externos gratuitos disponibles en los planes de Negocios y Empresarial que pueden ver o editar elementos compartidos.

Los invitados vuelven automáticamente al tipo de puesto contribuidor en un plazo de 90 días si no tienen permisos de editor o superiores para cualquier elemento central de Smartsheet compartido. Esto garantiza que el tipo de puesto asignado a cada usuario se alinee con sus permisos de uso compartido actuales.

Membresía provisional 

Miembros provisionales

• Pueden tener las mismas capacidades que los miembros durante su período de membresía provisional
• Reciben al menos 30 días de uso no pago (a menos que un administrador del sistema cambie su tipo de puesto)
• Pasan a un tipo de puesto gratuito automáticamente si ocurre lo siguiente:
  •  La configuración de aprobación del plan está configurada para cambiar al usuario a una categoría inferior.
  • Un administrador del sistema no lo cambia a una versión superior de miembro de pago antes de que finalice el siguiente período de revisión.

Consulte “Centro de administración: Configuración de miembros provisionales” para obtener más detalles.

¿Cómo funciona la membresía provisional?

Un usuario normalmente se convierte en miembro provisional después de que ocurren las siguientes dos cosas: 

1. Un usuario obtiene acceso al plan cuando otro usuario le comparte un elemento central, como una hoja o un panel.
2. El usuario realiza una acción que está permitida por su nivel de permiso de uso compartido, pero no por su tipo de puesto actual. Por ejemplo:
   • Un usuario interno con un tipo de puesto de contribuidor recibe acceso compartido a un elemento como editor. La edición del contenido del elemento desencadena la membresía provisional porque excede lo que permite el tipo de puesto de contribuidor.
   • Un usuario externo con un tipo de puesto de invitado recibe acceso a un elemento como administrador. Al crear un nuevo elemento, se desencadena la membresía provisional porque el permiso de administrador otorga la capacidad de crear elementos, que el tipo de puesto de invitado no incluye.

El factor clave es la combinación del nivel de permiso de uso compartido otorgado y la acción realizada. Cuando el permiso de uso compartido de un usuario le permite realizar una acción que excede los permisos de su tipo de puesto actual y el usuario realiza dicha acción, se convierte en miembro provisional.

Información útil

• La membresía provisional comienza cuando los usuarios internos realizan actividades (como editar o crear nuevos elementos) en elementos centrales (como una hoja, un informe o un panel).
• Los períodos de revisión tienen lugar trimestralmente en el caso de los planes anuales y de forma mensual en los planes mensuales, justo antes de la fecha de la factura o de la facturación automática. Durante estos períodos, los administradores del sistema deben revisar la actividad y confirmar si los usuarios deben convertirse en miembros o cambiar a una categoría inferior. Consulte el artículo de ayuda Administrar usuarios para obtener más información.
• Si la mayoría de los miembros provisionales de su plan colaboran activamente, puede cambiar la configuración para actualizar los miembros provisionales a miembros de pago al final del período de revisión. Si no hay puestos de miembro disponibles, el costo de los puestos de miembro adicionales se incluye en su facturación automática o factura. Consulte el artículo de ayuda “Centro de administración: Configuración de miembros provisionales” para obtener más información.

Lo que sucede con los miembros provisionales al final del período de revisión depende de la configuración de miembro provisional en el Centro de administración. Si la configuración está establecida para cambiar a una versión superior, los miembros provisionales a los que no se haya cambiado manualmente a una categoría inferior se convierten automáticamente en puestos de miembro de pago. Si no hay puestos de miembro disponibles, se agregarán puestos adicionales a su próxima factura. Revise su configuración de miembro provisional para comprender cómo está configurado su plan.

Un usuario puede ser miembro provisional solo una vez. Una vez que un usuario cambia a una categoría inferior, ya no cumple con los requisitos para ser miembro provisional. Si necesita acceso después de que se haya cambiado su tipo de puesto a una categoría inferior, un administrador del sistema debe cambiarlo a la versión superior miembro.

Qué deben hacer los administradores del sistema

Prácticas recomendadas

Las prácticas recomendadas incluyen, entre otras, las siguientes:

• Establecer los permisos con cuidado: Anime a los usuarios a compartir elementos con el nivel de acceso más bajo necesario.
• Supervisar la actividad: Utilice los informes del Centro de administración para ver qué acciones realizaron usuarios específicos; revise las solicitudes de puestos durante cada período de revisión y justo después de estos.
• Verificar la configuración de miembros provisionales: Comprenda lo que sucede con los miembros provisionales al final de cada ciclo de facturación y cambie la configuración si es necesario. Consulte el artículo de ayuda “Centro de administración: Configuración de miembros provisionales” para obtener más información.
• Revisar de forma consistente: Ajuste los tipos de puestos de los usuarios durante el período de revisión para garantizar que los puestos reflejen la actividad real.
• Comunicar las políticas: Ayude a los usuarios internos a comprender cómo su actividad puede determinar el tipo de puesto.
• Mantener la redundancia: Asigne permisos de administrador a al menos dos usuarios en elementos importantes para evitar diferencias de propiedad. Si los elementos de su plan ya no tienen un administrador o propietario activo, utilice la página Administrar elementos abandonados en el Centro de administración para buscarlos y reasignarlos.

Los administradores del sistema de los planes de Negocios y Empresarial también pueden alinear el acceso a Smartsheet con las políticas internas. Para obtener más información, consulte la Guía para desarrolladores y el artículo de ayuda “Administrar tipos de puestos mediante flujos de trabajo de ITSM”.

Ejemplos

Usuarios internos

El tipo de puesto de un usuario interno cambia a miembro provisional cuando el usuario realiza acciones que no se limitan a ver, comentar o adjuntar contenido en un elemento central, como una hoja, un informe o un panel. Los ejemplos incluyen, entre otros, los siguientes:

• Agregar o editar elementos
• Cambiar la configuración, como columnas, filtros o permisos
• Crear o cambiar el nombre de una hoja

Con estos ejemplos, se demuestran los tipos de actividades que desencadenan la membresía provisional. No es una lista completa.

Usuarios externos

El tipo de puesto de un usuario externo (invitado) cambia a miembro provisional cuando el usuario realiza una acción de creación en un elemento central que permite su nivel de permiso de uso compartido. Los ejemplos incluyen, entre otros, los siguientes:

• Crear una nueva hoja, informe o panel (cuando se comparte como administrador)
• Crear nuevos elementos en un espacio de trabajo al que tienen acceso de administrador

Los invitados no pueden activar la membresía provisional solo al editar o comentar. Solo se aplican las acciones que implican la creación de nuevos elementos.