En el modelo de usuario, existen diferentes tipos de puestos a partir de los cuales se determinan cuestiones como el acceso y la facturación en Smartsheet. Aprenda sobre los tipos de puestos y cómo funciona el acceso provisional.
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El modelo de usuario proporciona a los clientes un marco para permitir el acceso inmediato de los usuarios a la gestión y supervisión de la facturación. En lugar de esperar a un administrador del sistema, un usuario puede comenzar a colaborar de inmediato cuando alguien del plan comparte un elemento. Si es administrador del sistema, es importante que comprenda este proceso, ya que es responsable de administrar el acceso de los usuarios y de revisar el uso en este sistema.
¿Todavía utiliza el Modelo de colaborador heredado? Consulte el artículo sobre migración desde el Modelo de colaborador heredado.
Tipos de puestos
- Miembros: Usuarios pagos con acceso completo para crear, editar y administrar elementos.
- Miembros provisionales: Usuarios que obtienen la funcionalidad completa de inmediato sin costo durante al menos 30 días.
- Observadores: Usuarios gratuitos que pueden ver el trabajo compartido.
- Invitados: Según el tipo de plan, los usuarios externos gratuitos que pueden ver o realizar contribuciones.
Membresía provisional
Miembros provisionales
- Pueden tener las mismas capacidades que los miembros durante su período provisional
- Reciben al menos 30 días de uso no pago
- Se convierten en miembros automáticamente si no se degradan al final del próximo período de revisión.
¿Cómo funciona la membresía provisional?
Un usuario normalmente se convierte en miembro provisional después de que ocurren las siguientes dos cosas:
- Un usuario recibe acceso al plan, por ejemplo:
- Un usuario comparte con él un elemento central, como una hoja o un panel.
- Un administrador del sistema los agrega
- Luego, el usuario realiza una acción más allá de solo ver el contenido.
Información útil
- La membresía provisional suele comenzar cuando los usuarios realizan actividades (como editar, comentar o crear contenido nuevo) en elementos básicos (como una hoja, un informe o un panel).
- Los períodos de revisión se realizan de forma trimestral en los planes anuales y mensual en los planes mensuales. Durante estos períodos, los administradores del sistema deben revisar la actividad y confirmar si los usuarios deben convertirse en miembros o degradarse. Consulte el artículo de ayuda Administrar usuarios para obtener más información.
Cada usuario puede ser un miembro provisional una vez. Si necesita acceso después de haberse degradado, un administrador del sistema debe actualizarlo a miembro.
Ejemplos
El tipo de puesto de un usuario cambia a Miembro provisional cuando el usuario va más allá de visualizar un elemento principal, como una hoja, un informe o un panel. Los ejemplos incluyen, entre otros, los siguientes:
- Agregar o editar contenido
- Cambiar la configuración, como columnas, filtros o permisos
- Crear o cambiar el nombre de una hoja
Con estos ejemplos, se demuestran los tipos de actividades que desencadenan la membresía provisional. No son una lista completa.
Prácticas recomendadas para administradores del sistema
Entre las prácticas recomendadas se incluyen:
- Establecer los permisos con cuidado: Anime a los usuarios a compartir elementos con el menor nivel de acceso necesario, ya que las actividades más allá de la visualización pueden crear miembros provisionales.
- Supervisar la actividad: Utilice los filtros e informes del Centro de administración para ver quién realizó acciones más allá de solo visualizar contenido.
- Revisar constantemente: Ajuste los tipos de puestos de los usuarios antes y durante el período de revisión para garantizar que estos reflejen la actividad real.
- Comunicar las políticas: Ayude a los usuarios internos a comprender cómo su actividad puede determinar el tipo de puesto.
- Mantener la redundancia: Asigne permisos de administrador a, al menos, dos usuarios en elementos importantes para evitar diferencias de propiedad.
Los administradores del sistema de los planes de Negocios y Empresarial también pueden alinear el acceso a Smartsheet con las políticas internas. Para obtener más información, consulte la Guía para desarrolladores y el artículo de ayuda Administrar tipos de puestos mediante flujos de trabajo de ITSM.