En el modelo de usuario, existen diferentes tipos de puestos a partir de los cuales se determinan cuestiones como el acceso y la facturación en Smartsheet. Aprenda sobre los tipos de puestos y cómo funciona el acceso provisional.
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El modelo de usuario proporciona a los clientes un marco para permitir el acceso inmediato de los usuarios a la gestión y supervisión de la facturación. En lugar de esperar a un administrador del sistema, un usuario puede comenzar a colaborar de inmediato cuando alguien del plan comparte un elemento. Si es administrador del sistema, es importante que comprenda este proceso, ya que es responsable de administrar el acceso de los usuarios y de revisar el uso en este sistema.
¿Todavía utiliza el modelo heredado? Consulte Migración desde el modelo de colaborador heredado.
Tipos de puestos
- Miembros: Usuarios pagos con acceso completo para crear, editar y administrar elementos.
- Miembros provisionales: Usuarios que obtienen la funcionalidad completa de inmediato, sin costo y durante al menos 30 días (a menos que un administrador del sistema cambie su tipo de puesto).
- Observadores: Usuarios gratuitos que pueden ver el trabajo compartido.
- Invitados: Según el tipo de plan, los usuarios externos gratuitos que pueden ver o realizar contribuciones.
Membresía provisional
Miembros provisionales
- Pueden tener las mismas capacidades que los miembros durante su período de membresía provisional
- Pueden recibir al menos 30 días de uso no pago (a menos que un administrador del sistema cambie su tipo de puesto)
- Pueden convertirse en un tipo de puesto gratuito automáticamente si no se actualizan a un miembro pago al final del siguiente período de revisión (consulte el artículo de ayuda Centro de administración: Configuración de miembros provisionales para obtener más información)
¿Cómo funciona la membresía provisional?
Un usuario normalmente se convierte en miembro provisional después de que ocurren las siguientes dos cosas:
- Un usuario recibe acceso al plan, por ejemplo:
- Un usuario comparte con él un elemento central, como una hoja o un panel.
- Un administrador del sistema los agrega.
- Luego, el usuario realiza una acción, por ejemplo:
- Un usuario interno realiza una acción más allá de solo ver elementos.
- Un usuario externo realiza una acción para crear un nuevo elemento.
Información útil
- La membresía provisional suele comenzar cuando los usuarios internos realizan actividades (como editar, comentar o crear nuevos elementos) en elementos básicos (como una hoja, un informe o un panel).
- Los períodos de revisión tienen lugar trimestralmente en el caso de los planes anuales y de forma mensual en los planes mensuales, justo antes de la fecha de la factura o de la facturación automática. Durante estos períodos, los administradores del sistema deben revisar la actividad y confirmar si los usuarios deben convertirse en miembros o cambiar a una categoría inferior. Consulte el artículo de ayuda Administrar usuarios para obtener más información.
- Si la mayoría de los miembros provisionales de su plan colaboran activamente, puede cambiar la configuración para actualizar los miembros provisionales a miembros pagos al final del período de revisión. Si no hay puestos de miembro disponibles, el costo de los puestos de miembro adicionales se incluye en su facturación automática o factura. Consulte el artículo de ayuda Centro de administración: Configuración de miembros provisionales para obtener más información.
Cada usuario puede ser un miembro provisional una vez. Si necesita acceso después de haberse degradado, un administrador del sistema debe actualizarlo a miembro.
Ejemplos
El tipo de puesto de un usuario interno cambia a miembro provisional cuando el usuario hace más que visualizar un elemento central, como una hoja, un informe o un panel. Entre los ejemplos, se incluyen los siguientes:
- Agregar o editar elementos
- Cambiar la configuración, como columnas, filtros o permisos
- Crear o cambiar el nombre de una hoja
Con estos ejemplos, se demuestran los tipos de actividades que desencadenan la membresía provisional. No son una lista completa.
Prácticas recomendadas para administradores del sistema
Entre las prácticas recomendadas se incluyen:
- Establecer los permisos con cuidado: Anime a los usuarios a compartir elementos con el nivel de acceso más bajo necesario.
- Supervisar la actividad: Utilice los informes del Centro de administración para ver qué acciones realizaron usuarios específicos.
- Comprobar la configuración de miembros provisionales: Comprenda lo que sucede con los miembros provisionales al final de cada ciclo de facturación y cambie la configuración si es necesario (consulte el artículo de ayuda Centro de administración: Configuración de miembros provisionales para obtener más información).
- Revisar de forma uniforme: Ajuste los tipos de puestos de los usuarios durante el período de revisión para garantizar que los puestos reflejen la actividad real.
- Comunicar las políticas: Ayude a los usuarios internos a comprender cómo su actividad puede determinar el tipo de puesto.
- Mantener la redundancia: Asigne permisos de administrador a, al menos, dos usuarios en elementos importantes para evitar diferencias de propiedad.
Los administradores del sistema de los planes de Negocios y Empresarial también pueden alinear el acceso a Smartsheet con las políticas internas. Para obtener más información, consulte la Guía para desarrolladores y el artículo de ayuda Administrar tipos de puestos mediante flujos de trabajo de ITSM.