Aplica a
Smartsheet
- Business
- Enterprise
Capacidades
¿Quiénes pueden usar esta capacidad?
Debe ser un usuario con licencia de Smartsheet con permisos de propietario, administrador o editor en la hoja para crear flujos de trabajo. Los usuarios con permisos de editor solo pueden crear, editar o eliminar alertas o recordatorios si ellos mismos son los destinatarios. Obtenga información sobre permisos de flujos de trabajo.
Los administradores y el propietario de la hoja pueden agregar la acción Asignar personas.
Asignar personas con un flujo de trabajo automatizado
Agregue una dirección de correo electrónico o un contacto a una columna de contacto en una hoja que contenga desencadenadores específicos.
Siga estos pasos para asignar personas en un flujo de trabajo automatizado:
- Vaya a Automatización > Crear flujo de trabajo desde una plantilla.
- En la sección Cambio de hoja, seleccione Asignar a una persona cuando se cumplan los criterios especificados > Usar plantilla.
- Introduzca un nombre para su flujo de trabajo.
- Configure qué desencadena el flujo de trabajo.
- Seleccione la columna de contactos donde desea agregar el contacto existente o nuevo (definido como dirección de correo electrónico). Puede utilizar una columna de contactos de selección simple o múltiple.
- Seleccione Guardar.
Lo que debe saber a la hora de asignar personas:
- Si una celda de una columna de múltiples contactos ya contiene texto distinto de un contacto (por ejemplo: “no corresponde” o cualquier otra información que no sea un contacto o una dirección de correo electrónico) y la opción de sobrescritura está deshabilitada, la acción Asignar personas no agregará un contacto en la celda.
- Solo se pueden agregar 20 contactos por celda. Si un flujo de trabajo añade constantemente contactos a una celda existente, es posible que esa celda alcance el límite e invalide el flujo de trabajo en ese momento.
- Los contactos solo se pueden agregar a las columnas de contactos.
- Solo puede agregar direcciones de correo electrónico o contactos existentes que contengan direcciones de correo electrónico con la acción Asignar personas. Actualmente, la acción Asignar personas no admite la adición de grupos, contactos “Creados por” o “Modificados por”.
- Asignar personas es una acción final. No puede agregar condiciones ni acciones después de asignar personas.
- Para evitar bucles de aprobación infinitos, las celdas que contengan fórmulas de hojas cruzadas o enlaces de celdas no desencadenarán una automatización que modifique automáticamente la hoja (Mover fila, Copiar fila, Bloquear fila, Desbloquear fila, Solicitud de aprobación, Registrar una fecha, Asignar personas, Cambiar celda, Borrar celda, Generar documento). Para solucionar este problema, analice la posibilidad de usar la automatización basada en el tiempo o flujos de trabajo de periodicidad.
- Las acciones Actualizar celda necesitan tiempo para actualizar la hoja, especialmente si hay varios flujos de trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Por qué recibo un mensaje de error de mi flujo de trabajo?
Puede recibir un mensaje de error en su flujo de trabajo debido a uno de los siguientes problemas:
- La columna Contacto de la acción Asignar personas se elimina o cambia a una columna que no es de contactos.
- La columna Contacto de la acción Asignar personas cambia de columna de múltiples contactos a columna de contacto único cuando se seleccionaron varios contactos como destinatarios de la asignación.
- La columna Contacto de la acción Asignar personas, además de la cantidad de contactos que se agregarán durante la ejecución, es mayor que la cantidad máxima de contactos (20).
- La columna de la acción Asignar personas ya no se puede escribir (p. ej.: es una fórmula de columna).