Asignar personas en un flujo de trabajo automatizado

Aplica a

Smartsheet
- Business
- Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Los administradores y el propietario de la hoja pueden agregar la acción Asignar personas.

Gracias a la acción Asignar personas en flujos de trabajo automatizados, puede agregar una dirección de correo electrónico o un contacto a una columna de contactos en una hoja con desencadenadores específicos.

Introducción a la acción Asignar personas

Para asignar personas cuando se desencadena un flujo de trabajo:

 

  1. Edite o cree el flujo de trabajo al que desea agregar una acción Asignar personas en el menú Automatización.
  2. En el flujo de trabajo, seleccione + y elija + Agregar una acción.
  3. Elija Asignar personas.
    Asignar personas
  4. Seleccione una columna de contactos para que la acción Asignar personas agregue un contacto existente o nuevo (definido como dirección de correo electrónico) en una columna específica cuando el flujo de trabajo se ejecute en la fila. Puede utilizar una columna de contactos de selección única o de selección múltiple.
  5. También puede seleccionar la opción para sobrescribir el contacto existente en una celda o añadir otro contacto a la celda (si esta admite múltiples contactos).
    NOTA: De manera predeterminada, la opción Sobrescribir los valores existentes de una columna de múltiples contactos está marcada. El comportamiento predeterminado de la acción Asignar personas es sobrescribir los contactos de una columna de múltiples contactos.
  6. Cuando haya terminado, seleccione Guardar.

¡Eso es todo! Ha agregado la acción Asignar personas a su flujo de trabajo.

NOTAS:

  • Si una celda de una columna de múltiples contactos ya contiene texto que no es un contacto (por ejemplo: “no aplicable” o cualquier otro texto que no sea un contacto/una dirección de correo electrónico) y la opción de sobrescritura está deshabilitada, la acción Asignar personas no agregará un contacto en la celda.
  • Solo se pueden agregar 20 contactos por celda. Si un flujo de trabajo añade constantemente contactos a una celda existente, es posible que esa celda alcance el límite e invalide el flujo de trabajo en ese momento.
  • Los contactos solo se pueden agregar a las columnas de contactos.
  • Solo puede agregar direcciones de correo electrónico o contactos existentes que contengan direcciones de correo electrónico con la acción Asignar personas. Actualmente, la acción Asignar personas no admite la adición de grupos, contactos “Creados por” o “Modificados por”.
  • Asignar personas es una acción final. No podrá agregar condiciones ni acciones luego de asignar personas en su flujo de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Por qué recibo un mensaje de error para mi flujo de trabajo?

Puede recibir un mensaje de error en su flujo de trabajo debido a uno de los siguientes problemas:

  • La columna Contacto de la acción Asignar personas se elimina o cambia a una columna que no es de contactos.
  • La columna Contacto de la acción Asignar personas cambia de columna de múltiples contactos a columna de contacto único Y se han seleccionado múltiples contactos para ser asignados.
  • La columna Contacto de la acción Asignar personas, además de la cantidad de contactos que se agregarán durante la ejecución, es mayor que la cantidad máxima de contactos (20).
  • La columna de la acción Asignar personas ya no se puede escribir (p. ej.: es una columna de fórmulas).