Sortieren und Filtern

Um Ihre Daten in auf- oder absteigender Reihenfolge zu sortieren, verwenden Sie den Befehl Zeilen sortieren. Beim Sortieren haben Sie zwei Auswahlmöglichkeiten in Bezug auf die Menge der Daten, mit denen Sie arbeiten möchten: Sie können alle Zeilen in Ihrem Blatt oder nur eine Auswahl sortieren.

Folgendes sollten Sie beim Sortieren berücksichtigen:

• Das Anwenden einer Sortierung hat Auswirkungen auf die bestehenden Zeilen im Blatt. Wenn neue Zeilen hinzugefügt werden, müssen Sie die Sortierung erneut durchführen, um neu hinzugefügte Zeilen mit einzubeziehen.
• Sie können die Sortierung nicht rückgängig machen, nachdem das Blatt gespeichert wurde. Stellen Sie vor dem Speichern sicher, dass sich die Zeilen Ihres Blatts in der gewünschten Reihenfolge befinden.
• Auch wenn Bearbeiter ein Blatt sortieren können, so können Sie keine gesperrten Zeilen sortieren. Wenn die Option „Zeilen sortieren“ nicht verfügbar ist und das Blatt für Sie mit Bearbeiterberechtigungen freigegeben wurde (siehe Freigabeberechtigungsstufen für weitere Details), heben Sie die Auswahl aller gesperrten Zeilen vor dem Sortieren auf.
• Der Befehl Zeilen sortieren ist nicht verfügbar, nachdem ein Filter auf Ihr Blatt angewendet wurde. Vor dem Sortieren müssen Sie sicherstellen, dass keine Filter angewendet sind.Um einen Filter aufzuheben (ihn also nicht mehr auf das Blatt anzuwenden), wählen Sie Kein Filter aus dem Menü Filter aus. Weitere Informationen zum Filtern von Blattdaten finden Sie in unserem Artikel Verwenden von Filtern zum Anzeigen oder Ausblenden von Daten im Blatt.

Alle Zeilen sortieren

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift und wählen Sie Zeilen sortieren aus.
   
   Das Formular „Sortieren“ wird angezeigt.
   
   
    
2. Geben Sie Sortierkriterien ein und klicken Sie dann auf OK.

Eine Auswahl von Zeilen sortieren

1. Markieren Sie die Zeilen, indem Sie die [Umschalttaste] gedrückt halten und dabei auf die Zeilennummern klicken, die Sie sortieren möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den ausgewählten Bereich und wählen Sie Zeilen sortieren aus.
3. Geben Sie in das Formular „Sortieren“ Ihre Sortierkriterien ein und klicken Sie auf OK.

Wie unterschiedliche Datentypen sortiert werden

Der von Ihnen sortierte Datentyp wirkt sich auf das Ergebnis aus. Hier ein paar Beispiele:

• Hierarchie: Wenn Sie untergeordnete Elemente erstellt haben, werden diese sortiert, sie bleiben jedoch unter ihrer übergeordneten Zeile. Die übergeordneten Zeilen werden ebenfalls sortiert, die zugehörigen untergeordneten Elemente werden jedoch mit ihnen zusammen verschoben.
• Daten, die mit einer Dropdown-Liste erstellt wurden Wenn Sie eine Spalte sortieren, die vom Typ „Dropdown-Liste“ ist, werden die Elemente in der Reihenfolge der Dropdown-Listenwerte sortiert. Doppelklicken Sie auf eine Spaltenüberschrift und wählen Sie Spalteneigenschaften bearbeiten aus, um diese Werte anzuzeigen/zu bearbeiten oder ihre Reihenfolge zu ändern.
• Harvey Ball-Werte: Beim Sortieren in aufsteigender Reihenfolge werden die Werte als Leer > Viertel > Hälfte > Drei Viertel > Voll > Leer sortiert.
• Rote/gelbe/grüne Werte: Beim Sortieren in aufsteigender Reihenfolge werden die Werte als Rot > Gelb > Grün > Leer sortiert.
• Buchstaben und Zahlen gemischt: Werte, die mit einem Buchstaben beginnen und eine Zahl enthalten, werden zuerst in alphabetischer Reihenfolge und dann in numerischer Reihenfolge ausgehend von der Dezimalstelle ganz links sortiert. Die Werte Q1, Q2, Q3, Q12 werden beispielsweise sortiert als Q1, Q12, Q2, Q3.
  
  HINWEIS: Wenn Sie in aufsteigender oder in absteigender Reihenfolge sortieren, werden leere Zeilen unter den Zeilen mit Werten sortiert.

Sortierverhalten in Berichten

Wenn Sie einen Bericht sortieren, wird er in aufsteigender oder in absteigender Reihenfolge sortiert. Bei der Sortierung anhand einer Spalte, die im Quellblatt den Typ „Dropdown-Liste“ aufweist, werden Elemente nicht basierend auf vordefinierten Dropdown-Werten in den enthaltenen Quellblättern sortiert.

Ein Bericht kann Werte aus mehreren Blättern ziehen und konsolidiert Spalten mit demselben Namen und Spaltentyp. Wenn die Dropdown-Listenspalten verschiedene Werte in unterschiedlichen Blättern aufweisen (z. B.: a,b,c,d in einem Blatt und 1,2,3,4 in einem anderen), kann der Bericht nicht bestimmen, welche Sortierung in der konsolidierten Spalte angewendet werden soll.

Sie können Sheetzeilen nach Spalten filtern, die bestimmten für Sie relevanten Bedingungen entsprechen. Sie können für eine Spalte unter anderem folgende Bedingungen prüfen:

• entspricht einem bestimmten Wert oder einem Wert in einer Liste
• entspricht keinem der Werte in einer Liste
• größer oder kleiner als ein Wert oder gleich einem Wert
• leer
• keine Zahl
• kein Datum

Wenn Sie mehrere Bedingungen festlegen, können Sie Zeilen anzeigen lassen, die allen oder mindestens einer Bedingung entsprechen:

• allen Bedingungen
• mindestens einer Bedingung

Mit den entsprechenden Berechtigungen können Sie Filter für sich selbst erstellen oder für andere freigeben. 

Die in diesem Artikel beschriebene Funktion „Freigegebene Filter“ ist in Business- und Enterprise-Plänen enthalten. Weitere Informationen zu Plänen und Preisen finden Sie auf der Seite Preise.

Erforderliche Berechtigungen

Wie Sie Filter in einem Sheet anwenden können, hängt von den Freigabeberechtigungen ab, die Sie für das Sheet haben.

Der unbenannte Filter eines Sheets ist nur für Sie bestimmt. Sie können ihn nach Belieben konfigurieren.

Filter erstellen

1. Gehen Sie in der Symbolleiste zu Filter > Neuer Filter. Der Filter-Editor wird angezeigt. 

   Brandfolder Image

   

2. Um einen benannten Filter zu erstellen, füllen Sie das Feld Name aus (dazu benötigen Sie mindestens Bearbeiterberechtigungen für das Sheet).

   Oder:

   Um einen unbenannten Filter zu erstellen, lassen Sie das Feld Name leer.

3. Unter Zutreffende Zeilen anzeigen mit: legen Sie eine oder mehrere Bedingungen für das Filtern der gewünschten Daten fest.

   Die verfügbaren Bedingungsoperatoren einer Spalte richten sich nach ihrem Datentyp. Der Operator enthält kann z. B. nur mit Textzeichenfolgen und Kontakten verwendet werden und liegt zwischen kann nur mit Datumsangaben und Zahlen verwendet werden.

4. Klicken Sie auf den Link neben Zutreffende Zeilen anzeigen mit:, um zwischen allen Bedingungen oder mindestens einer Bedingung zu wechseln.
5. Um den Filter für andere Sheetmitarbeiter freizugeben (erfordert mindestens Adminberechtigungen für das Sheet), aktivieren Sie das Kontrollkästchen Filter freigeben.
6. Wenn Ihr Sheet eine Hierarchie verwendet, können Sie nach übergeordneten Zeilen filtern, indem Sie das Kontrollkästchen Übergeordnete Zeilen einschließen aktivieren.
7. Wählen Sie Anwenden aus, um die Filterergebnisse anzuzeigen.

Die Zeilen, die Ihrem Filter entsprechen, werden angezeigt. Alle anderen Zeilen werden ausgeblendet.

Im Menü Filter wird der Name Ihres Filters angezeigt. Wenn der Filter unbenannt ist, lautet der Name Filter ohne Namen. Wenn Sie den Filter freigegeben haben, wird neben dem Namen des Filters das Freigabesymbol   Brandfolder Image   angezeigt.

Filter bearbeiten

Sie können die Bedingungen eines Filters jederzeit ändern:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger im Menü Filter auf den Namen des Filters und wählen Sie das Bearbeiten-Symbol  Brandfolder Image aus.
    

   Im Titel des Formulars sehen Sie den Namen des Filters, den Sie bearbeiten. Überprüfen Sie anhand des Titels, dass Sie den richtigen Filter bearbeiten.

2. Ändern Sie im Formular Filter bearbeiten die Bedingungen nach Ihren Wünschen.
3. Wählen Sie Anwenden aus.

Der aktualisierte Filter wird auf das Sheet angewendet.

Wenn Sie nicht mindestens Bearbeiterberechtigungen haben, können Sie nur unbenannte Filter bearbeiten.

Filter deaktivieren

Um die Anwendung des aktuellen Filters in einem Sheet zu beenden, wählen Sie in der oberen Leiste den Filternamen aus. Der Name des Menüelements ändert sich zu Filter aus.

Filter löschen

So entfernen Sie einen Filter aus dem Sheet:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger im Menü „Filter“ auf den Namen des Filters und wählen Sie das Löschen-Symbol  Brandfolder Image aus.
2. Wählen Sie Löschen aus.

Zusätzliche Filter

In Board- und Zeitachsenansichten können Sie Ihre Daten weiter filtern, indem Sie zusätzliche, temporäre Filter hinzufügen. Sie können diese Ad-hoc-Filter einzeln oder zusammen mit Ihren gespeicherten Filtern verwenden.

1. Wählen Sie „Filter hinzufügen“ aus.
2. Wählen Sie in der Spalten-Dropdown-Liste die Spalte und die Kriterien aus.

Sie können diese Filter nach Bedarf speichern und freigeben.

Brandfolder Image

Tipps für die Arbeit mit Bedingungen

Wenn Sie Bedingungen für Ihre Filter angeben, erhalten Sie möglicherweise ein Gefühl dafür, wie Sie die Kriterien festlegen, die Sie am nützlichsten finden. Diese Ideen können Ihnen den Einstieg erleichtern:

• Um anzugeben, dass ein Filter alle angegebenen Kriterien oder nur eines der Kriterien verwendet, wählen Sie den Link neben Zutreffende Zeilen anzeigen mit: aus, um zwischen allen Bedingungen und mindestens einer Bedingung zu wechseln.
• Suchen Sie Zeilen, in denen Daten fehlen könnten, mit der Bedingung ist leer.
• Wenn Ihr Sheet eine Hierarchie verwendet, können Sie einen Filter nutzen, der übergeordnete Zeilen beinhaltet. Dazu aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Übergeordnete Zeilen einschließen“.
• Mit einem „Aktueller Benutzer“-Filter können Sie den Fokus von Mitarbeitern auf zugewiesene Aufgaben lenken. Weitere Informationen finden Sie unter Zugewiesene Aufgaben anzeigen.  
• Nutzen Sie die Zeilenfilterkriterien, um die Ansicht auf Daten des kritischen Pfads, Anlagen, Kommentare oder gesperrte Zeilen zu begrenzen. 

• Um mithilfe eines Filters Zeilen mit einem reinen Zahlenwert zu finden, müssen Sie die Zahl in Text konvertieren. Dazu erstellen Sie eine neue Spalte und die folgende Formel: 

  =[Spaltennummer]1 + ""

[Spaltennummer] ist der Name der Spalte und die Zeilennummer ist „1“. Kopieren Sie diese Formel in die restlichen Zeilen der neuen Spalte.

Filter finden keine rein numerischen Werte. 

Nach Daten des kritischen Pfads, Anlagen, Kommentaren oder gesperrten Zeilen filtern

Verwenden Sie die Zeilenfilterkriterien, um die Ansicht auf Aufgaben des kritischen Pfads, Anlagen und Kommentare zu begrenzen, die Sie bearbeiten müssen, sowie auf Zeilen, die gesperrt sind, um die Bearbeitung durch bestimmte Personen zu verhindern.

Wählen Sie im ersten Dropdown-Feld Zeile aus, um die zugehörigen Optionen anzuzeigen.
 

Daten des kritischen Pfads isolieren

Wenn Sie Ihr Sheet so eingerichtet haben, dass Zeilen des kritischen Pfads hervorgehoben werden, können Sie einen Filter mit den Kriterien liegt auf dem kritischen Pfad oder liegt nicht auf dem kritischen Pfad anwenden, um Zeilen des kritischen Pfads ein- oder auszublenden. Schritte zur Aktivierung des kritischen Pfads in Ihrem Sheet finden Sie unter Kritischen Pfad in einem Projekt nachverfolgen.

Zeilen mit Anlagen und Kommentaren schnell finden

Sie können mit den Zeilenkriterien einen Filter erstellen, der Zeilen mit Anlagen oder Kommentaren ein- oder ausblendet. Wenden Sie hat Anlagen oder hat Kommentare an, um entsprechende Zeilen zu isolieren und dann Anlagen herunterzuladen oder schnell in Kommentar-Threads zu antworten. Mit den Kriterien hat keine Anlagen und hat keine Kommentare werden Zeilen mit Anlagen oder Kommentaren ausgeblendet. 

Gesperrte und entsperrte Zeilen suchen

Mit Zeile ist gesperrt oder Zeile ist nicht gesperrt können Sie Zeilen ein- oder ausblenden, die nur von Personen mit Adminfreigabeberechtigungen für ein Sheet bearbeitet werden können. Das kann Personen mit Bearbeiterberechtigungen helfen, Zeilen zu finden, die sie bearbeiten dürfen.