Eine URL-Abfragezeichenfolge zum Vorausfüllen verschiedener Standardwerte für dasselbe Formular verwenden

Wenn Sie ein Formular erstellt haben, können Sie eine Abfragezeichenfolge verwenden, um verschiedenen Personen unterschiedliche Links zum selben Formular zuzuweisen und das Formular je nach verwendetem Link auf unterschiedliche Weise vorauszufüllen.

Greift ein Benutzer über den benutzerdefinierten Link auf das Formular zu, werden die Formularfelder mit den URL-Daten vorausgefüllt. Formulare, die über individuelle Links vorausgefüllt wurden, sind praktisch, wenn Sie dasselbe Formular für unterschiedliche gängige Szenarien verwenden möchten. Erstellen Sie dann einen individuellen Link für jedes Szenario.

Sie können Formularfelder ausblenden, wenn dem Benutzer keine vorausgefüllten Werte angezeigt werden sollen. In der URL sind die Werte jedoch noch zu sehen. 

Beispielsweise haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche URLs für dasselbe Formular zu erstellen und das personalisierte Formular dann für verschiedene Personen im Team freizugeben.

Beispiel: Ein Vertriebsleiter möchte, dass das Team alle Kundenanrufe in einem zentralen, leicht zugänglichen Sheet protokolliert und für jeden Anruf der Name des protokollierenden Vertriebsmitarbeiters erfasst wird. Der Vertriebsleiter erstellt ein Formular als Grundlage und weist dann jedem Teammitglied eine andere Formular-URL zu. Diese enthält eine Abfragezeichenfolge, über die der Name vorausgefüllt wird. Jedes Teammitglied protokolliert Daten dann ganz einfach, ohne jedes Mal dieselben grundlegenden Angaben machen zu müssen, und sieht sämtliche Informationen an einem Ort.

Muss Ihr Team immer wieder die gleichen Daten übermitteln? Über die Schaltfläche „Zurück“ im Browser lässt sich das Formular mit den zuletzt übermittelten Werten erneut laden, einschließlich vorausgefüllter Werte. Teammitglieder können dann alle Werte falls nötig überschreiben und das Formular erneut übermitteln.

Vielleicht möchten Sie diesen Tipp dem Beschreibungsfeld des Formulars hinzufügen, sodass Ihr Team über diese Verknüpfung Bescheid weiß. 

Abfragezeichenfolge zu einer Formular-URL hinzufügen

So erstellen Sie eine Abfragezeichenfolge für eine Formular-URL:

1. Wählen Sie in der Menüleiste Formulare > Formulare verwalten aus.
2. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über das Formular, dem Sie benutzerdefinierte URLs hinzufügen möchten.
3. Wählen Sie Formular-URL kopieren  aus.
4. Fügen Sie die URL in einer Tabellenkalkulation oder einer beliebigen Textverarbeitungsanwendung ein.
5. Geben Sie am Ende der URL ein Fragezeichen (?) ein.
   • Beispiel:
     https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?
     Bei älteren Versionen von Smartsheet konnte das Kaufmanns-Und verwendet werden. Bei aktuellen Versionen ist ein Fragezeichen erforderlich, um die erste Abfragezeichenfolge an eine URL anzuhängen.
6. Geben Sie den Wert für das Formularfeld ein, das ausgefüllt werden soll.
   • Wenn Sie beispielsweise das Feld Rep mit dem Namen eines Vertriebsmitarbeiters ausfüllen möchten: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep 
     Bei Formularfeldern wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt.
7. Geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein.
   • Beispiel: 
     https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=
8. Geben Sie den Wert ein, der als Standardwert festgelegt werden soll.
   • Beispiel: Sie möchten den Namen der Vertriebsmitarbeiterin auf Sally Smart festlegen: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart
     Wenn Sie die Option Dem Einreicher das Senden einer Kopie der Formulareinreichung erlauben in den Formulareinstellungen aktiviert haben, können Sie mit Abfragezeichenfolgen automatisch diese Option in einem Formular auswählen und eine Standard-E-Mail-Adresse festlegen. Übergeben Sie Informationen an dieses Feld mit ECA. Beispiel:
     https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?ECA=sallysmart@smartsheet.com.
9. Senden Sie die benutzerdefinierte URL an die Personen, die sie verwenden sollen. 
   • Senden Sie den Link beispielsweise an Sally. Wenn sie diesen Link aufruft, füllt Smartsheet das Feld Rep mit ihrem Namen aus, sodass sie ihn nicht manuell eingeben muss.

Um mehrere Felder in die URL aufzunehmen, verbinden Sie sie mit einem Kaufmanns-Und. Beispiel:
https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart&ECA=sallysmart@smartsheet.com.

Sonderzeichen in die Abfragezeichenfolge aufnehmen

Eine vollständige Liste der Sonderzeichen (sogenannte Escape-Zeichen) sehen Sie hier.

URLs dürfen keine Leerzeichen enthalten. Sie müssen die URL-Prozentcodierung verwenden, um ein Leerzeichen oder ein anderes Sonderzeichen mit der in diesem Artikel beschriebenen Methode hinzuzufügen. Die folgende Tabelle enthält einige gängige Sonderzeichen und deren prozentcodierte Werte. Verwenden Sie diese in der Abfragezeichenfolge, um in das Formular ihre ASCII-Werte einzutragen.

Erweiterte Szenarien

Abfragezeichenfolgen lassen sich auf unterschiedliche Weise einsetzen. Denken Sie über folgende Ideen nach: 

• Sie möchten ein Dashboard mit unterschiedlichen Links zum selben Formular erstellen. Jeder Link enthält Abfragezeichenfolgen mit Feldern, die die Bedingungslogik im Formular steuern, um Quicklinks für unterschiedliche Arten von Anforderungen zu erstellen, die alle zentral verarbeitet werden. 
• Verwenden Sie Formeln, um automatisch ein vorausgefülltes Formular zu erstellen und nachfolgende Elemente zu generieren, etwa eine automatische Erinnerung daran, die URL an den ursprünglichen Anforderer zu senden.
• Erstellen Sie verschiedene QR-Codes, für die dasselbe grundlegende Formular verwendet wird, die jedoch unterschiedliche URL-Abfragezeichenfolgen enthalten. Bedrucken Sie Aufkleber für unterschiedliche Geräte mit diesen QR-Codes. Indem Benutzer diesen QR-Code scannen und ihre Angaben eingeben, lässt sich die Nutzung der Geräte einfach protokollieren.