Mit einer URL-Abfragezeichenfolge Standardwerte in einem Formular vorausfüllen

Wenn jemand über einen benutzerdefinierten Link auf ein Formular zugreift, werden die Formularfelder mit den URL-Daten vorausgefüllt.

Szenario

Angenommen, ein*e Vertriebsleiter*in möchte, dass sein*ihr Team alle Anrufe von Kund*innen in einem zentralen, leicht zugänglichen Sheet protokolliert und dass für jeden Anruf der Name des jeweiligen Teammitglieds erfasst wird. Der*die Vertriebsleiter*in erstellt ein Basisformular und weist dann jedem Teammitglied eine andere URL mit einer Abfragezeichenfolge zu, die den jeweiligen Namen vorausfüllt. Jedes Teammitglied protokolliert Daten dann ganz einfach, ohne jedes Mal dieselben grundlegenden Angaben machen zu müssen, und sieht sämtliche Informationen an einem Ort.

Abfragezeichenfolge zu einer Formular-URL hinzufügen

So erstellen Sie eine Abfragezeichenfolge für eine Formular-URL:

1. Wählen Sie in der Menüleiste Formulare > Formulare verwalten aus.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Formular, dem Sie benutzerdefinierte URLs hinzufügen möchten.
3. Wählen Sie über das Menüsymbol die Option Formular-URL kopieren aus.
4. Fügen Sie die URL in eine Tabellenkalkulation oder eine beliebige Textverarbeitungsanwendung ein.
5. Machen Sie am Ende der URL folgende Angaben:
   1. Geben Sie ein Fragezeichen (?) ein.
   2. Geben Sie den Wert für die Formularfeldbeschriftung ein, die Sie ausfüllen möchten (z. B. Teammitglied). Sie müssen die Formularfeldbeschriftung verwenden, damit die Werte korrekt ausgefüllt werden. 
   3. Geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein.

   4. Geben Sie den Wert ein, den Sie als Standardwert festlegen möchten (z. B. Sarah Schmidt).

      Beispiel: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Teammitglied=Sarah%20Schmidt

6. Um mehrere Felder in die URL aufzunehmen, verbinden Sie sie mit einem Kaufmanns-Und (&).
    

   Beispiel: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b? Teammitglied=Sarah%20Schmidt&ECA=sarahschmidt@smartsheet.com

Wenn Sie eine Dropdown-Liste mit Mehrfachauswahl mithilfe der Abfragezeichenfolge mit mehreren Werten füllen möchten, fügen Sie ein & ein und wiederholen Sie das Feld für jeden weiteren Wert:
?Multi=Apfel&Multi=Orange

Bei mehr als zwei Werten fügen Sie das Feld jedes Mal wieder an:
?Multi=Apfel&Multi=Orange&Multi=Banane

Zu beachtende Punkte

• Vorausgefüllte Zeichenfolgen funktionieren nicht, wenn sich Benutzer*innen anmelden müssen, um das Formular zu verwenden. Bei der Authentifizierung werden alle Anpassungen aus der URL gelöscht.
• In Formularfeldern wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt. Dies sollten Sie beachten, wenn Sie der URL-Zeichenfolge Werte hinzufügen.
• URLs dürfen keine Leerzeichen enthalten. Verwenden Sie %20, um ein Leerzeichen einzufügen. Informationen zu anderen Zeichen finden Sie in der Liste der Sonderzeichen unten auf dieser Seite.

• Wenn Sie in Ihren Formulareinstellungen die Option Der einreichenden Person das Senden einer Kopie der Formulareinreichung per E-Mail erlauben aktiviert haben, können Sie diese Option mithilfe von Abfragezeichenfolgen automatisch in Ihrem Formular auswählen und eine Standard-E-Mail-Adresse eingeben. Übergeben Sie Informationen an dieses Feld mit ECA. 

  Beispiel:
  https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?ECA=sarahschmidt@smartsheet.com

• Werte können bearbeitet werden, sind aber nicht privat. Sie können Felder im Formular ausblenden, aber die Werte werden trotzdem in der URL angezeigt – jede Person, die über den Link verfügt, kann die URL und die Daten der vorausgefüllten Werte sehen.
• Wenn Ihr Team dieselben Daten erneut übermitteln muss, lässt sich das Formular über die Schaltfläche „Zurück“ im Browser mit den zuletzt übermittelten Werten erneut laden, einschließlich der vorausgefüllten Werte. Teammitglieder können dann alle Werte falls nötig überschreiben und das Formular erneut übermitteln. Fügen Sie diesen Tipp in ein Beschreibungsfeld in Ihrem Formular ein, um Ihr Team darüber zu informieren.
• Verwenden Sie immer die Formularfeldbeschriftungen und nicht die Feldnamen des Eingangssheets. So werden die Werte korrekt in Ihr Formular eingetragen. Beispiel: Der Feldname in Ihrem Sheet lautet Ticket-ID, aber Sie verwenden die Beschriftung Anforderungs-ID im Formular. In diesem Fall müssen Sie die Zeichenfolge ?Anforderungs-ID verwenden, damit das Feld ausgefüllt wird.

Sonderzeichen in die Abfragezeichenfolge aufnehmen

Wenn Sie ein Leerzeichen oder ein anderes Sonderzeichen in Ihre URL aufnehmen möchten, müssen Sie URL-Codierung verwenden (auch Prozentcodierung genannt). Die folgende Tabelle enthält einige gängige Sonderzeichen, die Sie verwenden können, sowie deren Codierungswerte. Diese Zeichen werden auch als Escape-Zeichen bezeichnet.

Erweiterte Szenarien

Abfragezeichenfolgen lassen sich auf unterschiedliche Weise einsetzen. Die folgende Liste enthält Ideen für die Verwendung von Abfragezeichenfolgen. 

• Dashboards: Erstellen Sie ein Dashboard mit unterschiedlichen Links zum selben Formular. Jeder Link enthält Abfragezeichenfolgen mit Feldern, die die Bedingungslogik im Formular steuern. Hierdurch lassen sich Quicklinks für unterschiedliche Arten von Anforderungen erstellen, die alle zentral verarbeitet werden. 
• Formeln: Verwenden Sie Formeln, um automatisch ein vorausgefülltes Formular zu erstellen und nachfolgende Elemente zu generieren, etwa eine automatische Benachrichtigung, mit der die URL an den*die ursprüngliche*n Anforder*in gesendet wird.
• QR-Codes: Erstellen Sie verschiedene QR-Codes, die dasselbe Basisformular verwenden, aber unterschiedliche URL-Abfragezeichenfolgen enthalten. Drucken Sie diese QR-Codes auf Aufkleber, die Sie an unterschiedlichen Geräte anbringen. Indem Benutzer*innen diese QR-Codes scannen und ihre Angaben eingeben, lässt sich die Nutzung der Geräte einfach protokollieren.