Atribuir pessoas para uma tarefa

Configurar uma coluna de lista de contatos para atribuição

Para atribuir tarefas às pessoas da planilha, deve haver uma coluna do tipo “Lista de contatos” nela. Se não houver uma coluna do tipo “Lista de contatos”, insira-a usando as etapas a seguir.

1. Clique com o botão direito no nome de qualquer coluna e selecione Inserir coluna à direita ou Inserir coluna à esquerda.
2. A janela “Nova coluna” é exibida.
3. Insira o nome da coluna na caixa Nome (insira, por exemplo, “Atribuído a”).

4. Selecione o tipo de coluna Lista de contatos.

   Se você precisa atribuir algumas tarefas a várias pessoas, marque a caixa Permitir vários contatos por célula. 

    

   No aplicativo móvel, você pode adicionar um ou mais contatos a uma coluna de lista de contatos, dependendo da opção definida no aplicativo desktop, mas não é possível definir essa opção no aplicativo móvel.

    

   Para ficar mais fácil de adicionar determinadas pessoas às células de contato da planilha, você pode digitar uma lista de contatos preferenciais na caixa “Adicionar contatos”: as pessoas que você especificar nesse local serão exibidas ao clicar na seta suspensa de uma célula. 

5. Clique em OK.

Pronto! A coluna “Lista de contatos” será inserida na planilha. Agora você pode atribuir tarefas às pessoas.

• Você pode criar filtros ou gerar relatórios para ver todas as tarefas atribuídas a membros específicos da equipe. Saiba mais sobre a exibição das tarefas atribuídas a você.
• Insira várias colunas do tipo “Lista de contatos” quando as pessoas tiverem funções diferentes em cada tarefa. 
• Você pode criar alertas para enviar notificações e solicitações automaticamente às pessoas associadas a uma tarefa específica. Saiba como automatizar seu trabalho com alertas e ações.
• Contanto que um campo de uma lista de contatos não esteja sendo usado para gerenciamento de recursos, você pode criar uma fórmula que atribua automaticamente tarefas às pessoas com base nas condições. Por exemplo, com uma fórmula INDEX e MATCH, atribua a um chefe de departamento uma tarefa que exige a aprovação dele. Saiba como criar e editar fórmulas no Smartsheet e como criar combinações de fórmulas para fazer referências entre planilhas.
• Você também pode usar fluxos de trabalho para adicionar contatos a uma célula automaticamente. Saiba como atribuir pessoas em um fluxo de trabalho automatizado.

Atribuir tarefas a várias pessoas

Se quiser que várias pessoas trabalhem em uma tarefa, configure a coluna “Lista de contatos” com a opção Permitir vários contatos por célula.  

Depois que a coluna for configurada, digite o nome de um contato existente em uma célula para exibir uma lista de contatos correspondentes e selecione o contato desejado para adicioná-lo à lista de contatos associados à tarefa.

Lembre-se do seguinte ao trabalhar com vários contatos em uma célula:

• Cada contato deve estar associado a um endereço de e-mail. Se você inserir o nome de um novo contato em uma célula, precisará inserir o endereço de e-mail dele também.
• Você pode adicionar até 20 contatos por célula.
• As colunas com mais de um contato não podem ser usadas para agrupamento em um relatório. Saiba mais sobre como configurar o agrupamento para organizar resultados no gerador de relatório.

Você pode usar a exibição de capacidade para identificar excesso ou déficit de alocação de recursos na organização, detectar a disponibilidade para assumir novos trabalhos e prever as necessidades de contratação para tomar decisões bem fundamentadas sobre o quadro de funcionários.

Restringir a atribuição a um único contato

Quando uma tarefa deve ser atribuída a apenas uma pessoa, restrinja a coluna Contato a um único contato, deixando desmarcada a opção Permitir vários contatos por célula. Por exemplo, no caso de uma solicitação de aprovação, geralmente deseja-se que apenas uma pessoa (por exemplo, o gerente) aprove cada etapa do processo para garantir que vários contatos não acabem substituindo as aprovações uns dos outros.

• Com uma única coluna de contato, você pode usar sua lista de contatos preferenciais para agrupar as tarefas por usuário associado, se alternar para a exibição em cartões. Saiba mais sobre a exibição em cartões.
• As colunas de contato único também podem ser usadas para agrupamento em um relatório. 
• Você pode adicionar várias colunas de contato quando as pessoas trabalham em diferentes partes de cada tarefa.

Gerenciar os contatos que aparecem quando você digita algo em uma célula

Quando você digita um nome ou endereço de e-mail em uma coluna de lista de contatos, os nomes exibidos incluem o seguinte:

• Todos os valores de contatos preferenciais que você configurou na janela “Propriedades da coluna”.
• Todos os colaboradores com quem a planilha foi compartilhada.
• Todos os demais contatos ou endereços de e-mail atribuídos a outras linhas da planilha.
• Pessoas em sua lista de contatos pessoal do Smartsheet. 
• Se sua conta for de um plano Executivo ou Empresa, todas as pessoas que fizerem parte do plano. Saiba mais sobre como gerenciar usuários.

Adicionar contatos ao seletor de sugestão automática

Se você começa a digitar um nome ou endereço de e-mail e não aparece uma sugestão automática, isso significa que não existe, na sua lista de contatos, um contato correspondente ao que você digitou. Para adicioná-lo à coluna de lista de contatos, clique na seta suspensa da célula e selecione Adicionar novo para adicionar o nome e o endereço de e-mail do contato à lista e atribuí-los à linha. Você também pode editar as propriedades da coluna para adicionar o contato aos valores de contato preferenciais.

Remover contatos duplicados da lista de contatos

De vez em quando, você verá contatos duplicados ao digitar um nome ou endereço de e-mail em uma célula. Para remover os nomes ou endereços de e-mail da lista de contatos, remova-os dos valores de contato preferenciais e de outras células da coluna. 

Se você ainda encontrar valores de contato duplicados, é possível que o nome que você atribuiu ao contato na sua lista pessoal do Smartsheet não corresponda ao nome que a pessoa associou ao perfil pessoal dela. Confira Gerenciar contatos na lista Meus contatos do Smartsheet e Gerencie seu perfil pessoal para garantir que o nome nos seus contatos corresponda ao nome no perfil da pessoa.

Não é possível remover da lista de contatos os colaboradores compartilhados.