Gerenciar contatos na lista Meus contatos do Smartsheet

Aplica-se a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Você usará os contatos do Smartsheet para alcançar uma colaboração mais rápida. Por exemplo, use os contatos ao enviar e-mail, compartilhar planilhas ou atribuir tarefas no Smartsheet.

Uma maneira de gerenciar contatos é usando a lista Meus contatos do Smartsheet. Pense nisso como seu diretório na nuvem para tarefas do Smartsheet, onde você pode armazenar endereços de e-mail de colegas de trabalho com os quais colaborará no Smartsheet.

Para visualizar os contatos na sua lista Meus contatos do Smartsheet, na Barra de navegação, selecione Conta > Meus contatos do Smartsheet.

Quem pode ver seus contatos do Smartsheet

Sua lista Meus contatos do Smartsheet é privada; somente você pode visualizá-la. No entanto, se você atribuir uma tarefa ou compartilhar uma planilha com um dos seus contatos, o endereço de e-mail dele ficará visível para as outras pessoas que tiverem acesso à planilha.

Antes de começar: Formate seu arquivo .csv

Você tem permissão para uma quantidade ilimitada de contatos, mas pode importar apenas 1.000 contatos por vez.

Se você deseja importar contatos do Outlook, do Hotmail ou da AOL, você precisa primeiro exportá-los para um arquivo .csv. Em seguida, adicione estas colunas ao arquivo .csv: Nome, Sobrenome e Endereço de e-mail. A ortografia exata é importante ou a lista não será importada corretamente.

Aqui está um exemplo de como formatar seu arquivo .csv:

Nome Sobrenome Endereço de e-mail
Sally Smart sally.smart@smartsheet.com
Ian Intelligent ian.intelligent@smartsheet.com
Dave Diligent dave.diligent@smartsheet.com

 


Adicionar contatos aos Meus contatos do Smartsheet

Importar contatos em massa

  1. Na Barra de navegação, selecione Conta > Meus contatos do Smartsheet .
  2. No formulário Meus contatos do Smartsheet, selecione Importar contatos.
  3. Selecione uma destas opções:
    • Gmail
      O Smartsheet não armazena o nome de usuário ou a senha do seu e-mail. Essas credenciais são usadas apenas para acessar o catálogo de endereços do seu e-mail.
      1. Se você vir o prompt de login do Google, insira suas credenciais de login do Google. Em seguida, selecione Entrar. Caso contrário, pule para a próxima etapa.
      2. Selecione os contatos que deseja importar para o Smartsheet e escolha Importar.
  • .csv (Outlook, Yahoo etc.)
    1. Selecione o arquivo .csv e escolha Continuar.
    2. Selecione os contatos que deseja importar para o Smartsheet e escolha Importar.
  • vcf (arquivo vCard)
    • Selecione o arquivo vCard, escolha Continuar e depois Importar.

Depois de importar em massa, o aplicativo do Smartsheet adiciona os contatos que você importou à sua lista Meus contatos do Smartsheet.

Adicionar contatos individualmente

  1. Na Barra de navegação, selecione Conta > Meus contatos do Smartsheet.
  2. Para exibir o formulário Contato, no formulário Meus contatos do Smartsheet, selecione Adicionar.
  3. Digite o nome e o endereço de e-mail do contato e selecione OK.

Após essas etapas, o Smartsheet adiciona seus novos contatos à sua lista de contatos.

Adicionar contatos individuais ao compartilhar um item do Smartsheet

Quando você compartilha itens no Smartsheet digitando um endereço de e-mail, esse endereço pode ser adicionado automaticamente à sua lista Meus contatos do Smartsheet. 

Para associar um nome ao endereço:

  • Edite o contato por meio do formulário Meus contatos do Smartsheet ou
  • Se você estiver no formulário Compartilhamento de planilhas ou Compartilhamento de relatórios, adicione um contato à lista por meio do formulário Selecionar contatos:
    1. No campo Convidar Colaboradores, selecione o ícone Selecionar Contatos.
    2. No formulário Selecionar contatos, selecione Adicionar novo.
    3. Insira o nome e o endereço de e-mail do seu contato e selecione OK.

Editar ou Excluir contatos

  1. Na Barra de navegação, selecione Conta > Meus contatos do Smartsheet.
  2. No formulário Meus contatos do Smartsheet, clique com o botão direito do mouse no contato que deseja editar ou excluir.
  3. Selecione uma destas opções:
    • Editar contato: Insira um nome associado ao endereço de e-mail ou altere o endereço de e-mail do seu contato
    • Excluir contato: Remover um contato da sua lista de contatos

Excluir ou editar um contato da sua lista de contatos não remove/atualiza o endereço de e-mail das planilhas compartilhadas e nem atualiza as atribuições de tarefas. Para reatribuir tarefas, confira o artigo Localizar e substituir valores em uma planilha.


Exportar contatos da sua lista de contatos do Smartsheet

  1. Na Barra de navegação, selecione Conta > Meus contatos do Smartsheet.
  2. No formulário Meus contatos do Smartsheet, selecione Exportar contatos > .csv.

Os contatos de sua lista Meus contatos do Smartsheet serão exportados como um arquivo .csv para o local em que os downloads estão armazenados no seu computador.


Dicas e melhores práticas para usar contatos

Aqui estão algumas coisas que devemos ter em mente ao trabalhar com contatos:

  • Você pode gerenciar quais contatos aparecem quando você digita em uma célula.
  • Para usar os contatos de toda a sua lista de contatos do Smartsheet, na coluna Lista de contatos, digite o nome do seu contato em uma célula. Assim que você começar a digitar, os resultados serão exibidos na lista de contatos.
    No momento, não há uma maneira de usar entradas da lista de contatos de outras planilhas.
  • Os nomes que você selecionar para seus contatos serão exibidos quando você atribuir tarefas a eles em colunas de lista de contatos. Contudo, em outras áreas, tais como a lista de Compartilhamento, o nome exibido será retirado da conta Smartsheet do usuário. 
    Você pode alterar o nome usado com sua conta do Smartsheet por meio da caixa de diálogo Configurações pessoais. Para acessar suas configurações pessoais, selecione Conta > Configurações pessoais
  • Os Admins de Grupo em Planos Executivo e Empresa podem organizar contatos em grupos, facilitando a tarefa de compartilhar e enviar informações a múltiplos indivíduos.