Gerenciar contatos na lista Meus contatos do Smartsheet

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Você usará os contatos do Smartsheet para facilitar a colaboração mais rápida. Por exemplo, você usará contatos ao enviar e-mail, compartilhar planilhas ou atribuir tarefas no Smartsheet.

Uma maneira de gerenciar contatos é usando a lista Meus contatos do Smartsheet. Para ver os contatos na sua lista Meus contatos do Smartsheet, clique em Conta (ícone Seu perfil, no canto superior direito) > Meus contatos do Smartsheet.

Quem pode ver seus contatos do Smartsheet

Sua lista de Meus contatos do Smartsheet é privada, ou seja, somente você pode vê-la. No entanto, se você atribuir uma tarefa ou compartilhar uma planilha com um dos seus contatos, o endereço de e-mail dele ficará visível para as outras pessoas que tiverem acesso à planilha.

Antes de começar: Formate seu arquivo .CSV

O número total de contatos permitidos é ilimitado. No entanto, você pode importar apenas 1.000 contatos por vez.

Se você deseja importar contatos do Outlook, do Hotmail ou da AOL, você precisa primeiro exportar os contatos para um arquivo .csv.As colunas do arquivo .csv devem ser intituladas Nome, Sobrenome e Endereço de e-mail, respectivamente. A ortografia exata é importante ou a lista não será importada corretamente.

Aqui está um exemplo de como formatar seu arquivo .csv:

Nome Endereço de e-mail
Sally Smart sally.smart@smartsheet.com
Ian Intelligent ian.intelligent@smartsheet.com
Dave Diligent dave.diligent@smartsheet.com

 


Adicionar contatos aos Meus contatos do Smartsheet

Importar contatos em massa

  1. Clique em Conta > Meus contatos do Smartsheet.

    O formulário Meus contatos do Smartsheet será exibido.
     
  2. Clique em Importar Contatos, depois selecione Gmail, .csv (Outlook, Yahoo, etc.) ou vcf (vCard File).

    Siga a etapa apropriada para o tipo de contato que você deseja importar:

    Gmail
    Selecione quais contatos você deseja importar para o Smartsheet e clique em Importar.

    Você pode ser solicitado a inserir o nome de usuário e a senha do e-mail Depois de inserir essas informações, clique em Entrar.

    NOTA: o Smartsheet não armazena o nome de usuário ou a senha do seu e-mail.Essas credenciais são usadas apenas para acessar o catálogo de endereços do seu e-mail.

    .csv (Outlook, Yahoo, etc.)
    Selecione o arquivo .csv e clique em Continuar. Escolha quais contatos você deseja importar para o Smartsheet e clique em Importar.

    .vcf (arquivo vCard)
    Selecione o arquivo vCard, clique em Continuar e depois em Importar.

Os contatos são adicionados à sua lista Meus contatos do Smartsheet.

Adicionar contatos individualmente

  1. Clique em Conta > Meus contatos do Smartsheet.
  2. No formulário Meus contatos do Smartsheet, clique em Adicionar para exibir a janela de Contato.
  3. Digite o nome e o endereço de e-mail do contato e clique em OK.

O novo contato é adicionado a sua lista de contatos.

Adicionar contatos individuais ao compartilhar um item do Smartsheet

Quando você compartilha itens no Smartsheet digitando um endereço de e-mail, esse endereço pode ser adicionado automaticamente à sua lista Meus contatos do Smartsheet. Para associar um nome ao endereço, siga as etapas deste artigo a fim de editar o contato.

-ou-
Clique no ícone de colaborador , próximo ao campo Convidar colaboradores, para exibir sua atual lista de contatos do Smartsheet. Clique em Adicionar novo, no canto inferior esquerdo da janela, para adicionar um contato à lista.


Editar ou Excluir contatos

  1. Clique em Conta > Meus contatos do Smartsheet.

    O formulário Meus contatos do Smartsheet será exibido.
     
  2. Clique com o botão direito do mouse no contato que você deseja editar ou excluir e selecione Editar contato ou Excluir contato.

NOTA: Apagar ou Editar um contato da sua lista de contatos não remove/atualiza o endereço de e-mail das planilhas compartilhadas e nem atualiza as atribuições de tarefas. Para obter informações sobre como remover um colaborador do compartilhamento de uma planilha, confira Compartilhamento de planilhas.Para reatribuir tarefas, confira o artigo sobre Localizar e substituir.


Exportar contatos de sua lista de contatos do Smartsheet

  1. Clique em Conta > Meus contatos do Smartsheet.

    O formulário Meus contatos do Smartsheet será exibido.
     
  2. Clique em Exportar contatos > .csv.

Os contatos de sua lista Meus contatos do Smartsheet serão exportados como um arquivo .csv para o local em que os downloads estão armazenados no seu computador.


Dicas e Boas Práticas para Uso de Contatos

Aqui estão algumas coisas que devemos ter em mente ao trabalhar com contatos:

  • Nem todos os seus contatos podem estar visíveis ao clicar em uma coluna de Lista de contatos. Veja a segui o que será exibido: (1) contatos que já foram usados na planilha e (2) nomes de colaboradores com quem a planilha está compartilhada.
  • Para usar contatos de toda a sua lista de contatos do Smartsheet, comece a digitar o nome do contato em uma célula da coluna de Lista de Contatos e os resultados relevantes serão exibidos por meio do preenchimento automático. No momento, não é possível usar entradas da lista de contatos de outras planilhas.
  • Os nomes que você selecionar para seus contatos serão exibidos quando você atribuir tarefas a eles em colunas de lista de contatos. Contudo, em outras áreas, tais como a lista de Compartilhamento, o nome exibido será retirado da conta Smartsheet do usuário. (Você pode alterar o nome usado com sua conta do Smartsheet nas Configurações pessoais: Clique em Conta > Configurações Pessoais).
  • Admins de grupo em planos de com múltiplos usuários podem organizar contatos em grupos, facilitando a tarefa de compartilhar e enviar informações a múltiplos indivíduos. Para obter mais informações, confira Gerenciamento de grupos.
  • Você pode importar apenas 1.000 contatos por vez.