適用対象
- Pro
- Business
- Enterprise
機能
この機能を使用できるユーザー
- 所有者
- 管理者
- 編集者
アクション ブロック: トリガーされる自動化タイプを指定
アクション ブロックでは、トリガー時にワークフローが実行する自動化タイプを選択できます。
ご利用可能なユーザー
プラン:
- Smartsheet
- Pro
- Business
- Enterprise
ワークフローには 4 つのタイプがあり、各タイプに異なるアクション タイプがあります。ワークフローのアクション タイプについては、次の表を参考にしてください。
編集者レベルの権限を持つユーザーが実行できるのは、自分自身が受信者であるアラートまたはリマインダーの作成、編集、削除のみです。ワークフローの権限に関する記事をご確認ください。
「通知」アクション タイプ
| 使用するアラートまたはアクションのタイプ | 使用する状況 | 例 |
|---|---|---|
| ユーザーにアラート送信 |
| ステータス フィールドが「ブロック」に設定された場合にアラートを受け取るワークフローを作成しました。 |
| Microsoft Teams チャンネルにアラート送信 |
| 新しいフォーム エントリがシートに追加されたときに、チームの Microsoft Teams チャンネルにアラートが送信されるようにワークフローを作成しました。 |
| Slack チャンネルにアラート送信 |
| タスクが「緊急」としてタグ付けされた場合に、チームの Slack チャンネルにアラートが送信されるようにワークフローを作成しました。 |
「更新リクエストと承認リクエスト」アクション タイプ
| 使用するアラートまたはアクションのタイプ | 使用する状況 | 例 |
|---|---|---|
| 更新リクエスト |
| 上司が、列のステータスが「進行中」に変更された場合に、「開始日」列を更新するようタスク担当者にリクエストするワークフローを作成しました。 |
| 承認リクエスト |
| 下書きが「完了」としてタグ付けされた場合に、コンテンツ レビュー担当者に下書きを承認または却下するよう依頼するワークフローを作成しました。 マーケティング チームが、作業アイテムのコストが予測金額を超えた場合に、財務チームにリクエストのレビューと承認または却下を依頼するワークフローを作成しました。 |
「シート変更」アクション タイプ
| 使用するアラートまたはアクションのタイプ | 使用する状況 | 例 |
|---|---|---|
| ユーザーの割り当て | 決められた日付に達した場合や、行が追加または変更された場合に、作業アイテムに 1 人または複数のユーザーを割り当てる場合。 | 作業アイテムが「緊急」としてタグ付けされた場合に、エスカレーション チームにタスクを割り当てるワークフローを作成しました。 |
| セル値を変更 | 特定の条件が満たされたときに、以下の列のデータを変更する場合。
| ユーザーが「承認ステータス」列を「承認済み」に設定したときに、「完了」チェックボックス列が選択されるようにシートを設定しました。 |
| 日付を記録 | ワークフローがトリガーされたときに、選択したフィールドに現在の日付を記録する場合。 | タスクが「完了」としてマークされたときに、現在の日付を記録するようにシートを設定しました。 |
| セル値をクリア | 特定の条件を満たしたときに、フィールドの内容を削除する場合。 | コンテンツの削除に役立つワークフローを作成しました。 |
| 行をロック | アイテムの承認後または完了後、またはある特定の時点で、編集できないようにする場合。 | 「レビュー ステータス」列の値が「進行中」に設定された場合、行がロックされるようにシートを設定しました。 |
| 行ロックを解除 | 前提となるステップが完了した場合にのみ、ユーザーが行を編集できるようにする場合。 | 「レビュー ステータス」列の値が「完了」に設定された場合、行のロックが解除されるようにシートを設定しました。 |
「シート間ワークフロー」アクション タイプ
| 使用するアラートまたはアクションのタイプ | 使用する状況 | 例 |
|---|---|---|
| 行を移動 |
| e ラーニング チームが、チームのデータ収集シートに掲載されるべきではないリクエストを削除するためのワークフローを作成しました。マーケティング チームのリクエストを受信すると、ワークフローによってタスクはその部門のデータ収集シートに移動されます。 |
| 行をコピー |
| 完了したタスクがすべて記録されたシートがあります。手作業を減らすために、親ファイルの行が「完了」にタグ付けされた場合に、そのシートに行をコピーするワークフローを作成しました。 |
選択したアクションを変更するには、ブロックの右上にある [メニュー] アイコンをクリックします。
以下のアクションでは、シートが自動的に変更されることを考慮してください。
- 行を移動
- 行をコピー
- 行をロック
- 行ロックを解除
- 承認リクエスト
- 日付を記録
- ユーザーの割り当て
- セルを変更
- セルをクリア
- ドキュメントを生成
受信者の選択
特定の作業アイテムに関与しているユーザーへアラート/リクエストが送信されるようにアクション ブロックを設定します。次のユーザーに送信されるよう設定できます。
- 該当行の連絡先フィールドに含まれているユーザー (例: 担当者)
- シートが共有されているユーザー全員
- 手動で指定したユーザー
- サード パーティ アプリ (Slack や Microsoft Teams など) のチャンネルのメンバー
アラート メッセージをカスタマイズ
受信者が必要な情報のみを得られるよう、アラート メッセージをカスタマイズすることができます。メッセージをカスタマイズ セクションで、表示されるフィールドを制御したり、件名やメッセージを編集したりできます。
設定したアラートが届きません
シート通知がオフになっている可能性があります。この問題を解決するには、シート変更の通知をオンにしてください。実行方法がわからない場合は、「行った変更に対して自動化されたワークフローをトリガーする」の記事をお読みください。