関係者に承認を順番にリクエストする

関係者に承認をリクエストし、一括ではなく順番に送信されるアクションを設定する場合は、単一のパスに複数の承認リクエストを設定できます。 承認リクエストは、リクエストが承認または却下されるまでワークフローを一時停止します。 その後ワークフローは、承認リクエストの結果に関連付けられたブロックによって定義されたパス上の後続の条件とアクションを続行します。

例:

  • トレーニング リクエストが、従業員のマネージャーによって承認される
  • これにより、後続の承認リクエストが自動的にトリガーされ、最終確認のために人事部長に送信されます。
  • マネージャーによってトレーニング リクエストが拒否された場合、更新リクエストが従業員に送信され、リクエストの内容を変更するか、または追加の情報を追加します。

承認ワークフローを設定する

シートを開いている状態で、以下を実行します。

  1. [自動化] > [承認ワークフローのリクエスト] をクリックします。
  2. トリガー ブロックで、ワークフローを自動的に起動する条件を設定します (詳細については、トリガー ブロックをご覧ください)。
  3. 承認リクエストの配信に含める特定の行をフィルタリングする条件ブロックを作成することもできます (詳細方法については、条件ブロックをご覧ください)。
  4. アクション ブロックで、承認を提供する必要がある関係者 (1人または複数) の最初のグループを選択します。
  5. 承認された場合および却下された場合の下にある [追加] ボタンをクリックし、関係者が承認リクエストを受け取ったときに選択する内容に応じて表示する追加のアクションを定義します。

    承認ワークフロー

以上です。 ワークフローには、最初の承認リクエストの承認または却下状況に基づいて、複数の関連するアクションがあります。


承認ワークフローの動作

  • ワークフロー全体で承認列と値が再利用されると、重複したアラートを受け取る場合があります。 これを防ぐには、異なる承認値を使用するか、承認または却下されたリクエストごとに条件を追加します。
  • 誰かがシートの承認ステータス列を手動で変更すると、ワークフローのトリガーと、トリガーおよび承認リクエストの間の後続の条件ブロックをスキップできるため、元のシートの承認ステータス列をロックするか、承認が必要な人とシートを直接共有しないことをお勧めします。