Microsoft Teams にてアラートやリクエストを受け取る

Smartsheet と Microsoft Teams を接続し、Microsoft Teams のダイレクト メッセージにて Smartsheet のアラート (アラート、@mentions、更新リクエスト、承認リクエスト、リマインダー) を受け取れるようにしましょう。

Smartsheet for Microsoft Teams は、Microsoft Teams のブラウザー版にも、デスクトップ版にも対応しています。

はじめに

アラートまたはリクエスト ワークフローの設定

アラートやリクエストを受け取るためには、まずシートにてワークフローを作成する必要があります。 

自動化されたワークフローの設定については、「自動化されたワークフローで時間の節約と作業の高速化を実現」をご覧ください。

Smartsheet ボットのインストール

ダイレクト メッセージとして、または Teams のチャネルにて Smartsheet のアラートやリクエストを受け取るには、Teams にて Smartsheet ボットを認証する必要があります。

Teams ウィンドウの上部にある検索バーに「Smartsheet」と入力し、Smartsheet アプリを選択します。 

Smartsheet ボットのインストールの詳細については、「Microsoft Teams 上で Smartsheet アイテムを使用する」をご覧ください。


Microsoft Teams でのアラートやリクエストの表示例

追加または更新された行数が 1 行か複数行かによって、アラートに含まれる情報が異なります。

承認リクエストおよび更新リクエストはダイレクト メッセージとしてのみ受け取ることができます (これらは Microsoft Teams のチャネルには送信されません)。

1 行の場合

1 行のアラート

1 つの行を基にしたアラートやリクエストには、以下の情報が含まれます。

  • 変更の種類 (新しい行、更新された行) をコード ブロック文字列で表示
  • プライマリ列 
  • 行の左端のセルから順に最大 4 つのセルのデータ
  • グリッドの記号や画像が文字列の値として表示される (画像の代わりに画像のファイル名が表示される)

シート名をクリックすると、Smartsheet の該当する行にジャンプします。

複数行の場合

複数行のアラート

複数の行を基にしたアラートやリクエストには、以下の情報が含まれます。

  • 通知のみ: 変更の種類 (新しい行、更新された行)
  • そのアラートやリクエストに関係する行数

シート名をクリックすると、Smartsheet のシートにジャンプします。

承認リクエストと更新リクエスト

承認リクエストと更新リクエスト

Smartsheet の承認リクエストおよび更新リクエストには、Smartsheet のウィンドウを開いてそのリクエストを完了できるオプションがあります。

承認リクエストおよび更新リクエストはダイレクト メッセージとしてのみ受け取ることができます (これらは Microsoft Teams のチャネルには送信されません)。


特定のアラートやリクエストの受信登録を解除

Microsoft Teams やその他のメッセージング アプリで受信するアラートを変更するには、Smartsheet のアカウントにてその設定を行います。

  1. Smartsheet にて、プロファイル画像 > [個人用の設定] の順にクリックします。 
  2. [個人用の設定] ウィンドウで、[通知] を選択します。
  3. 受信を停止したいアラートのタイプを見つけ、[メッセージング アプリ] の下にあるチェックボックスをオフにします。

メッセージング アプリのチェック解除

これにより、すべてのメッセージング アプリにてそのアラートの受信が停止されます。Microsoft Teams でのアラートの受信のみを停止し、別のメッセージング アプリではアラートの受信を継続したい場合は、下のセクションの「方法 2: Smartsheet より」の操作を実施してください。

Smartsheet ボット統合を完全にアンインストールする

Smartsheet のアカウントから Microsoft Teams (ダイレクト メッセージ) との統合を解除し、Microsoft Teams でのアラートやアクション メッセージの受信を停止したい場合は、以下のいずれかを実行します。

方法 1: Microsoft Teams (デスクトップまたはモバイル) より

  1. Smartsheet ボットへのダイレクト メッセージで「unregister」と入力します。
  2. 登録が解除され、今後はダイレクト メッセージが送信されない旨のメッセージが、ボットに表示されます。

方法 2: Smartsheet より

  1. Smartsheet の画面右上にある [アカウント] (プロファイル画像) をクリックします。
  2. [アプリ & 統合] を選択します。

    お使いの Smartsheet アカウントと接続されている統合がすべて表示されます。
     
  3. アプリの一覧から Microsoft Teams (ダイレクト メッセージ) の統合を見つけ、[取り消し] をクリックします。


上記のいずれかの方法にてアクセスを取り消すと、Microsoft Teams には通知が届かなくなります。