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方法論の標準化

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Business
  • Enterprise
  • Smartsheet Advance Package

権限:

  • Admin
  • Primary Lead

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

プロジェクトを構成する繰り返し可能な一連のシート、レポート、ダッシュボードを作成します。

Smartsheet Control Center: ブループリントの作成

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Business
  • Enterprise
  • Smartsheet Advance Package

権限:

  • 管理者
  • プライマリ リード

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ブループリントを作成するには、ソース テンプレートとなるシート、レポート、またはダッシュボードを少なくとも 1 つ含むブループリント ソース フォルダーが必要です。

ブループリントを作成する

  1. Smartsheet で、ブループリント ソース フォルダーとなる新しいワークスペースを作成します。
  2. Control Center を開き、左上にある三本線アイコンをクリックします。
  3. ブループリントを追加するプログラムを選択します。
  4. [プログラムを管理] > [+ 新しいブループリント] を選択します。
  5. ブループリント ウィザードを使用して、ブループリントを設定します。

ブループリントの基本

Blueprint basics

プロジェクト ストレージ

プロジェクトの作成時に生成されたアイテムをどこに保存したいかに応じて、以下のオプションを選択してください。

  • 各プロジェクトの新しいワークスペース。 新しいプロジェクトごとにアイテムへの共有権限を変更する必要がある場合は、このオプションを選択します。
  • 事前に選択されたワークスペース。新しいプロジェクトはすべて同じワークスペースで作成します。そのワークスペースにアクセスできるユーザーは誰でも、以前に作成したプロジェクトや新しく作成したプロジェクトにアクセスできます。
  • ユーザーがワークスペースを選択できるようにする。 プロジェクトの作成者は作成場所となるワークスペースを選択でき、プロジェクトをグループ化 (例：地域ごと) することができます。
  • ユーザーがワークスペースを選択または作成できるようにする。プロジェクトの作成者は既存のワークスペースを選択するか、プロジェクト用に新しいワークスペースを作成することができます。

ソース テンプレートの設定

Source template settings

ソース フォルダー

ブループリント ソース フォルダーは、プログラム設定時の要件です。ブループリントの一部として必要なテンプレートを含むフォルダーを参照して選択します。

テンプレートの設定

これらの設定によって、必要に応じてブループリント ソース フォルダーのアイテムをプロジェクトに含めるかどうか、および Control Center でプロジェクトを選択したときにどのシートが起動するかが決まります。起動シートにするアイテムを変更するには、行にカーソルを合わせて変更します。

Source template settings launch

ブループリントに含めているオプション テンプレートがある場合は、追加の設定を行うことができます。

  • オプション - 選択済み。新しいプロジェクトから除外するアイテムのチェックボックスをオフにします。(既定ではすべてのアイテムがオンになっています。)たとえば、100 万円を超えるプロジェクトではプロジェクト ガバナンス シートが必要となるものの、低予算のプロジェクトではこのオプション シートは必要ない、といったケースです。
  • Optional - Unselected (オプション - 選択解除済み)。新しいプロジェクトから除外するアイテムのチェックボックスをオンにします。(既定ではすべてのアイテムがオフになっています。)たとえば、新規クライアント向けのオンボーディング シートはあるものの、既存のクライアントのプロジェクトではそのシートは必要ない、といったケースです。
Source template settings require?

レポートをオプションとして設定することはできません。必須のテンプレートとしてのみ使用できます。

グループ

プロジェクトで同じテンプレートの異なるバージョンを使用する場合は、それらのテンプレートをグループ化し、プロジェクト作成時に使用するテンプレートを選択することができます。たとえば、タスク リストにファスト トラックと標準トラックの 2 つのバージョンがあるとします。 

グループ内の各テンプレートにグループ名 (例: トラック) を入力します。最も頻繁に使用するものを選択済みとして設定し、残りは選択解除します。グループ内の少なくとも 1 つのテンプレートを、既定の任意のテンプレートとして選択する必要があります。 

Source template settings group

詳細オプションを表示

[詳細オプションを表示] をオンにすると、各アイテムに対して以下が有効になります。

  • Add a Description (説明の追加): チームがアイテムを使用する際のガイドとなる重要な情報を入力できます。
  • Allow Attachments (添付ファイルの許可): ユーザーがプロジェクトのアイテムにファイルを添付する権限を付与または制限できます。たとえば、プロジェクトの実現可能性調査がある場合、そのプロジェクトの作成時に含めることができます。

ブループリント コンポーネント

プログラムにデータ収集シートかサマリー シートが含まれている場合は、[ブループリント コンポーネント] ウィンドウでこれらのアイテムをプロジェクトに含めることができます。すべての新しいプロジェクトで次のアイテムを有効にできます。 

Blueprint components

データ収集の設定

ここにリストされているオプションは、データ収集シートの列にマッピングされます。また、新しいプロジェクトの作成時に読み取りを行う列と値をブループリントに指示します。 
 
 

Intake settings

オプションの詳細データ収集オプション

[詳細データ収集オプション] をオンにして、以下を含めます。

  • プロジェクト リンク列: 作成したプロジェクトへの直接リンクを使用して、選択したデータ収集シートに既定のプロジェクト シートへのリンクを追加します。
  • データ収集の添付ファイル/リンク: データ収集シートのプロジェクト行に添付ファイル/リンクがある場合、それらのコピー先となるシートを選択できます。
  • ユーザー名でプロジェクトをフィルター: 現在のユーザー名でフィルターする連絡先列を選択します。

フィルターは、Smartsheet グループに関連付けられていない限り、または連絡先列でメンションされていない限り、プライマリ リードには表示されません。

  • その他のフィルター: 新しいプロジェクトを作成するときに、特定の列にフィルターを適用します。たとえば、「部門/部署」にフィルターを適用し、プロジェクトの選択時に「施設部」のプロジェクトのみが表示されるようにする、といったケースです。

このオプションを有効にすると、[プロジェクトを作成] ウィザードの [プロファイル データ] 画面に [その他のフィルター] オプションが表示されます。新しいプロジェクトを作成するユーザーは、フィルターを設定して、[プロジェクトの選択] ドロップダウンで使用できるプロジェクトを変更できます。連絡先列が表示されている際、プロジェクトのプロビジョニングができるユーザーを確認する目的でフィルターを変更できるのは、プライマリ リードまたは追加リードのみです。

プロファイル データの選択

テンプレートの [サマリー] セクションの要素はここに表示されます。これらのアイテムはデータ収集シートから取得しています。ここでアイテムを選択すると、新しいプロジェクトの作成時にプロファイル データとして使用されます。これにより、プロファイル データの一貫性が常に確保されます。 

新しいプロジェクトを作成する際には、これらのフィールドに入力する情報を提供します。 

データ収集シートとブループリント テンプレートの両方のプロファイル データが自動的に選択されます。

プロファイル データのカスタマイズ

プロジェクトを作成し、検証ルールを設定して、その他のオプションを適用する際に、データ収集プロファイル データの取得元をカスタマイズできます。

Customize profile data

 
各フィールドに、データの取得元を指定できます。

Customize profile data where data comes from
  • Value from the intake sheet (データ収集シートの値)。データ収集シート上で該当する列の値を自動的に使用します。
  • ユーザーが手動で入力。プロジェクトの作成時に入力するデータ タイプを選択します。複数のデータ タイプ (日付、数値、2 種類のドロップダウン リストなど) から選択できます。動的なドロップダウン リストを使用する場合は、まず通常のドロップダウンを作成します。 

特定のデータ タイプ (日付、連絡先、複数選択ドロップダウンなど) については、プロファイル データでターゲット列を選択する必要があります。データ収集時に日付を使用する場合は、書式を維持するために、対象列に正しいデータ タイプ列を選択する必要があります。

プロファイル データのカスタマイズに関する詳細オプションを表示する

[詳細を表示] をオンにすると、プロファイル データのカスタマイズ オプションがさらに表示されます。

Customize profile data show advanced

どのテンプレートに表示しますか?このプロファイル データ フィールドを表示させたいテンプレートを選択します。

説明/ヘルプ テキスト。 プロジェクト名や、毎回表示するその他の説明テキストを入力します。

ターゲット列。特定のプロファイル データ アイテムを表示する列を指定します。たとえば、[説明] を選択した場合、その列はデータ収集シートとサマリー シートに表示される必要があります。

承認列。データ収集シートから特定のデータが取り込まれる列。

動作。 [Cell Link (セル リンク)]、[One Time Write (1 回限りの書き込み)]、[Editable Value (編集可能な値)] から選択します。

連絡先列/複数連絡先列に権限を結び付ける

[詳細を表示] を有効にすると、特定の連絡先および複数連絡先列に権限を割り当てることができます。 

ドロップダウンを使用して特定の列に割り当てる権限を選択し、準備ができたら変更を保存します。 

Advanced options connect permissions to contact columns

WorkApps の設定

ポートフォリオ WorkApps を作成すると、プログラムおよびプロジェクトレベルのアイテムをチーム メンバーや共同作業者と共有できます。ポートフォリオ ビルダーは、役割を設定して各ユーザーのアクセス レベルを決定し、他のユーザーに表示される内容を簡素化できます。

Control Center 内でこのオプションを有効にすると、プロジェクト WorkApps が作成され、データ収集シートの列にマッピングされます。

● Control Center の各新しいプログラムには、対応するポートフォリオ WorkApps があります。

● プログラム内の各プロジェクトには、プロジェクト WorkApps があります。

● 各ポートフォリオ WorkApps には、プログラム内の各ブループリントに対応するブループリント WorkApps があります。

Workapps settings
  • WorkApp の URL。新しい WorkApp を作成するたびに、Control Center によってこの列に直接 URL が入力されます。
  • WorkApp プロジェクトの所有者。単一の連絡先リスト列を使用して WorkApp プロジェクトの所有者を設定します。連絡先リスト列をこの設定にリンクしない場合、プログラムの所有者が既定で WorkApp の所有者になります。
  • メール通知。プロジェクトが手動または自動でプロビジョニングされるたびに、役割が割り当てられているユーザーに通知します。
  • WorkApp の役割。単一または複数の連絡先リスト列を選択し、プロジェクトの作成時に役割を割り当てる連絡先を選択します。

ブループリント サマリー

ブループリント サマリーが含まれている場合は、プロジェクトのプロファイル データをブループリント サマリー シートにリンクする方法を設定できます。

Blueprint summary

プロジェクトの設定時に作成したブループリント サマリー シートを選択します。 

サマリー データ ソース: ブループリント サマリー シートにリンクされたプロファイル データを含めるシートを選択します。複数のシートを選択している場合は、1 つをプライマリ シートとして選択してください。プライマリ シートは、プロファイル データが複数のシートに存在する場合にどのプロファイル データを優先させるかを決定します。

サマリー データ フィールド: ブループリント サマリー シートの列名と一致する、選択したデータ ソースのプロファイル データは、自動的に含まれ、必須になります。

プロファイル データはさらに追加することができます。データ要素を含めると、Control Center によってブループリント サマリーに列が追加されます。

データ要素を削除するには、ブループリント サマリー シートを開き、列を手動で削除するか、列の名前を変更します。

Row Hierarchy (行の階層): これを使用して、ブループリント サマリーに新しい行をどのように挿入するかを決定します。 

最大 3 つのプロファイル データ要素を、最大 3 つの階層レベルに対して指定できます。一致する親行がない場合、その行はシートの最後に移動されます。

ブループリント サマリー シートの最後に新しい行を追加するには、空白のままにします。 

+ 新しいサマリー シート: Control Center には元々サマリー シートが 1 つありますが、さらに追加することが可能です。この機能は、次の場合に役立ちます。

  • アクセスを制御する: あるサマリー シートには、限られたグループのみがアクセスできる財務情報を含め、別のサマリー シートには、より幅広いオーディエンスがアクセスできるステータス情報を含める、といったことができます。
  • 多数のプロジェクトを保存する: ブループリント サマリーに保持できる行数には制限があります。プロファイル データを複数のシートに分散することで、より多くのスペースを確保できます。

プロジェクト アーカイブによって、ブループリント サマリー シートのスペースを解放できます。
 

データ収集サマリー シートの更新

プロジェクトのプロファイル データ フィールドは、最大 20 個までデータ収集シートにリンクできます。プロジェクトにメトリックがほとんどなく、データ収集シートで使用できるようにしたい場合にリンクが役立ちます。

データ収集シートでは、複数のシートをリンクすることはできません。

Intake summary in blueprint summary
  • プライマリ テンプレート。 承認シートにリンクされているプライマリ テンプレート シートを選択します。
  • データ収集サマリー フィールド。データ収集シートにリンクさせる必要があるサマリー フィールドを選択します。

命名

命名ルールを使ってプロジェクトを区別します。プロジェクトの各シート名に追加するプロファイル要素を最大 3 つまで選択します。 

既定では、プロジェクト ワークスペースでもこれらと同じルールが使用されます。

Naming


権限と共有

この設定により、このブループリントを使用して作成するプロジェクトに対して、各プロジェクト チーム メンバーが持つアクセス権限レベルが決まります。

Permissions and sharing

権限: Smartsheet アイテムには、所有者、プライマリ リード、またはプロジェクト作成者が必要です。既定ではプライマリ リードを使用します。ポートフォリオ リードは管理者権限を持ちます。

共有: その他のユーザーやグループについては、プロジェクトに対して異なる権限レベルが必要になる場合があります。これらの権限は、ワークスペースに既に存在する権限に追加されます。共有で権限を付与されたユーザーまたはグループは、プロジェクトのすべてのアイテムにアクセスできます。アクセス権を付与するには、プライマリ リードがこれらのグループを所有する必要があります。

データ収集プロファイル データで指定されたユーザーは、プロジェクトにアクセスできます。この設定は、[Customize Profile Data (プロファイル データのカスタマイズ)] 画面で行えます。

詳細設定: プロジェクト全体を共有するのではなく、特定のテンプレートをユーザーまたはグループと共有するには、[詳細設定] セクションを使用します。

ウィザードの右下隅で [保存] を選択してブループリントを保存すると、プロジェクトの作成、編集、削除ができるようになります。

高度なリソース

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