Change Management

Smartsheet Control Center にはグローバル更新という機能が備わっています。ビジネス ユーザーはこの機能を使用して、プロジェクト テンプレートを簡単に更新し、その変更内容を自動的に既存プロジェクトや新規プロジェクトに反映させることができます。 

プロジェクトの進行に伴い、プロジェクトをスムーズに進めるために追加情報が必要になる場合があります。たとえば、「リスクあり」列を追加して、期限に間に合わない可能性があるタスクにユーザーがフラグを立てられるようにする場合などです。グローバル更新を使用すると、このような変更を行って、それをプロジェクト ポートフォリオ全体に反映させることができます。

この記事では、グローバル更新の利用可能なタイプに関する概要を説明するとともに、 Control Center ポートフォリオでグローバル更新を作成し、テストする方法も含まれています。

グローバル更新のタイプ

グローバル更新を作成し実行する前に、グローバル更新の利用可能なタイプとその機能について理解しておく必要があります。グローバル更新には次のオプションがあります。

• [Add New Column (新しい列の追加)]: プロジェクトのシートやテンプレートに新しい列を追加します。
• [Modify Existing Column (既存の列の変更)]: プロジェクトのシートやテンプレートの既存の列を調整します。
• [Add Profile Data (プロファイル データの追加)]: プロジェクト内にある 1 つ以上のテンプレートのサマリー セクションに新しいプロファイル データ行を追加します。
• [Find / Replace (検索/置換)]: プロジェクトやテンプレートの値を検索したり置換したりします。
• [Update Reports (レポートの更新)]: プロビジョニングされているプロジェクトのレポートやレポート テンプレートを変更します。
• [Update Dashboards (ダッシュボードの更新)]: プロビジョニングされているプロジェクトのダッシュボードやダッシュボード テンプレートを変更します。

グローバル更新は、Smartsheet アイテムにリンクされたタイトル ウィジェットには適用されません。この変更を実装するには、個々のダッシュボードを編集する必要があります。

新しいグローバル更新の作成

ログインと更新の指定

1. ログインするには、Smartsheet でアプリ起動ツールの [Control Center] を選択するか、https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com にアクセスします。
2. メニューをクリックし、更新するプログラムの名前をクリックします。
   
3. 左上隅の [Manage Program (プログラムの管理)] をクリックします。 
4. [Global Updates (グローバル更新)] を選択し、[New Update (新規更新)] をクリックします。
5. 更新のタイプを選択します。更新のタイプを選択すると、タイルのプラス記号がチェックマークに変わります。
   
   
6. [Next (次へ)] をクリックし、更新の詳細を入力します。
7. 右下隅の [Create & Run (作成と実行)] をクリックします。

変更のテストと検証

テストは必須です。 

[Create & Run (作成と実行)] をクリックし、アクティブなプロジェクトとシートと照らし合わせながら、更新候補をテストして検証します。 このテストでは、変更に問題がないことを確認できるまで変更が確定されないように、プロジェクトの一時的なコピーが作成されます。

1. [Test Global Update (グローバル更新のテスト)] ページの下部にある [Apply Test (テストの適用)] をクリックします。
   
   
   コピーのテストが完了すると、[Test Global Update (グローバル更新のテスト)] ページの「Status (ステータス)」列が [New (新規)] から [Success (成功)] に変わります。
   
   ヒント: 成功のメッセージにマウス カーソルを合わせると、更新の概要が表示されます。
   
   
2. [Open Test (テストを開く)] をクリックして、テスト対象のシート、レポート、またはダッシュボードを確認し、テストした更新内容が予定通りのものであることを確認します。
   注: 更新内容を編集するには、[Close (閉じる)] をクリックしてテスト対象を閉じ、変更を行ってから、テストを再度実行します。詳細については、グローバル更新の編集に関する記事を参照してください。
   ヒント: その他のプロジェクトに対する更新をテストするには、[Close (閉じる)] をクリックして、[Update Summary (更新の概要)] ページに戻ります。[Test Update (更新のテスト)] をクリックし、テストするプロジェクトを選択します。このテストは、変更内容に確信が持てるまで、何回でも実行することができます。
3. 更新内容が意図した通りであることを確認したら、テストを閉じて [Test Global Update (グローバル更新のテスト)] ページに戻ります。
4. [Confirm (確認)] をクリックして、[Update Summary (更新の概要)] ページにアクセスします。

結果の確認と更新の適用

候補の変更内容を見直して確認し、更新内容を適用する場所を選択するチャンスが最後にもう一度あります。

1. [Update Summary (更新の概要)] ページを見直して、更新内容が意図した通りであることを確認します。
2. [Apply Update (更新の適用)] をクリックします。
3. [Apply Update (更新の適用)] ページで、更新するプロジェクトを選択します。
   注: テンプレートを更新する場合は、[Apply update to the base project template(s) (ベース プロジェクト テンプレートに更新を適用)] をチェックします。
4. [Apply (適用)] をクリックします。変更は元に戻すことができない旨を伝えるメッセージが表示されたら、[Yes (はい)] をクリックして更新を完了します。

グローバル更新は [Global Updates (グローバル更新)] ページに残るため、必要になったら、いつでも実行することができます。その時は、更新内容を選択し、上記の手順に従って実行します。  

既存のグローバル更新の編集

既存のグローバル更新を編集するには、次の手順に従います。 

1. ログインするには、Smartsheet でアプリ起動ツールの [Control Center] を選択するか、https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com にアクセスします。
2. メニューをクリックし、更新するプログラムの名前をクリックします。
   
3. 左上隅の [プログラムの管理] をクリックします。 
4. [グローバル更新] を選択し、[新規更新] をクリックします。
5. 変更するグローバル更新を探し、3 点リーダー アイコン (更新名の左側) にマウス カーソルを合わせ、[Edit (編集)] を選択します。
6. 変更を行い、[Update & Run (更新と実行)] を選択し、変更内容をテストして検証します。詳細については、「変更のテストと検証」を参照してください。

グローバル更新と Smartsheet Control Center 全般に関するよくある質問に対しての回答については、「Smartsheet Control Center FAQ (Smartsheet Control Center に関するよくある質問)」を参照してください。 

ダッシュボード テンプレートに次の変更を加えた際に、グローバル更新を使用します。

• ダッシュボードの色またはブランディングの更新
• ダッシュボード ウィジェットの改訂
• ウィジェットのレイアウト
• ウィジェットの新規作成または削除

グローバル更新は、Smartsheet アイテムにリンクされたタイトル ウィジェットには適用されません。この変更を実装するには、個々のダッシュボードを編集する必要があります。

ダッシュボードのグローバル更新の使用方法

グローバル更新では、ダッシュボード全体が再構築され、更新を実行するたびにウィジェットがレポートやシートに再リンクされます。変更を元に戻すことはできないので、まず 1 つのプロジェクトで更新を実行し、その結果を確認してからすべてのプロジェクトで実行してください。

ダッシュボード テンプレートを更新する

Smartsheet でブループリント ソース フォルダーを開き、ダッシュボード テンプレートを直接変更します。 

ここでは以下のことが可能です。

• 既存のウィジェットの変更
• 新しいウィジェットの追加
• 既存のウィジェットの削除
• ウィジェットのレイアウトの更新

Control Center でグローバル更新を作成する

1. Control Center で、操作したいプログラムを選択します。
2. 画面上部で [Manage Program (プログラムの管理)] > [Global Updates (グローバル更新)] の順に選択します。
3. [New Update (新しい更新)] > [Update Dashboards (ダッシュボードの更新)] の順に選択します。
4. [Update Dashboards (ダッシュボードの更新)] ウィザードの指示に従います。
   「予算ウィジェットの移動」など、その更新に名前を付けます。
5. 画面下部で [Create & Run (作成して実行)] を選択します。また、グローバル更新を実行せずに保存する場合は [Close (閉じる)] を選択します。

グローバル更新を適用する

更新を実行すると、Control Center が各プロジェクトを検索して、ID または名前を基準に、ダッシュボード テンプレートに一致するダッシュボードを見つけます。また、一致するダッシュボードがないプロジェクトも表示されます。これは、一致するダッシュボードが見つからなかったか、プロジェクトが最初に作成されたときにそのダッシュボードが含まれなかったためです。更新を実行する際に、新たに編集したダッシュボードをそうしたプロジェクトに追加できます。

1. ダッシュボードを確認します。
   
   更新のために選択したプロジェクトは、次のように区分されます。
   • Dashboards matched to current template ID (現在のテンプレート ID に一致するダッシュボード): これらのプロジェクトには、ブループリント ソース フォルダーのダッシュボード テンプレートから作成されたダッシュボードが含まれています。
   • Dashboards matched to current template name (現在のテンプレート名に一致するダッシュボード): これらのプロジェクトには、ブループリント ソース フォルダーのダッシュボード テンプレートと同じ名前のダッシュボードが含まれています。 
   • No matching dashboards found (一致するダッシュボードなし): [Choose Dashboard (ダッシュボードの選択)] を選択して、更新するダッシュボードを選択するか、またはダッシュボードをプロジェクトに追加します。
      
2. [Apply (適用)] を選択して、すべてのプロジェクト ダッシュボードを更新します。
    
3. 結果を確認します。警告インジケーターは、更新で問題があったダッシュボードを示します。警告アイコンにカーソルを合わせると、詳細が表示されます。
   
   

現在、ダッシュボードのグローバル更新では、シート サマリーを使ったウィジェットは更新されません。

ダッシュボードのグローバル更新を最大限に活用する

ダッシュボード テンプレートに直接変更を加えてください。ダッシュボードの名前を変更した場合でも、ダッシュボードがプロジェクトと一致するようにするには、この方法が最も信頼できます。プロジェクト内のダッシュボードは、ブループリント ソース フォルダーのダッシュボード テンプレートの直接的な子ダッシュボードです。Control Center では、そうした子ダッシュボードを簡単に特定し、変更することができます。

ダッシュボード ウィジェットの更新に関するトラブルシューティング

ウィジェットを使用すると、シートやレポートからデータを抽出できます。ウィジェットに関するトラブルを回避する最善の方法は、ウィジェットにデータを供給するソースに一貫性を持たせ、最新の状態にすることです。更新後にプロジェクト ダッシュボードのウィジェットが正しく動作しない場合は、次を確認してください。

ダッシュボードのグローバル更新に関するベスト プラクティス

Control Center で使用するダッシュボード テンプレートを作成する際は、グローバル更新による潜在的な問題を回避する形でソース データを構造化することが重要です。

プライマリ列で重複した値や空白の値を避ける

プライマリ列のデータは、データ範囲の一部としてこの列を含めていない場合でも、グラフ ウィジェットまたはメトリック ウィジェットの範囲の、最初の行と最後の行を識別するために使用されます。ウィジェットのデータ範囲でプライマリ列を使用しないようにしてください。

重複している値や空白の値が見つかった場合、グローバル更新の実行時にウィジェットが壊れます。

以下のオプションのいずれかを使用して、ソース データを構造化します。

1. 値の重複を避けるために、行の命名スキームを使用します。たとえば、プライマリ列の各行に数値 (1、2、3 など) で名前を付けます。こうすることで、プライマリ列で値が重複するのを防ぐことができます。
2. 重複した値を管理するために、階層を追加します。これは、プライマリ列をウィジェットのデータ範囲に使用する必要がある場合に便利です。以下の例をご覧ください。
   
   

この例では、プライマリ列に重複した値 (Very High、High など) が含まれています。階層を使用すると、グローバル更新の実行時に値の重複に起因する問題を回避できます。これは、プライマリ列を検索すると、親行と子行が返されるためです。

この方法でも、同じ名前を持つ親行が複数あり、それらの別々の親行の下に同じ名前の子行がある場合、値が重複する可能性があります。

テンプレートに使用するレポートにサンプル データが含まれていることを確認する

ダッシュボード テンプレート用にグラフ ウィジェットのレポートを使用していて、グラフを作成するための結果がない場合は、プロジェクトのプロビジョニング時に正しくマッピングされません。レポート テンプレートに少なくとも 1 つのデータ ポイントがあることを確認してください。

テンプレート シートで参照されるセルにデータが含まれていることを確認する

テンプレート シートから参照されたセルにデータが含まれていない場合、データの欠落に関連するエラーが発生することがあります。こうした状況を避けるには、セルを右クリックして [セルの履歴を表示] を選択し、テンプレート シートにセルの履歴があることを確認してください。

Smartsheet Control Center のレポートのグローバル更新 では、レポート テンプレートを更新したり、更新後のテンプレートを既存の全プロジェクトに展開したりすることが可能です。

レポート テンプレートに対して以下の変更を行った際は、グローバル更新を使用します。

• 新しい列の追加または削除
• 列の順番や幅の変更
• 列の表示/非表示設定の変更
• レポート条件の変更
• 列の並べ替え順序の変更
• シートのレポートへの追加またはレポートからの削除

また、グローバル更新を使用して、列の名前やタイプを変更した際や、そのレポートで使用しているシートに新しい列を追加した際にも、レポートを更新することができます。

実施方法: レポートのグローバル更新

警告: グローバル更新では、更新を実行するたびにレポート全体を再構築します。 変更を元に戻すことはできないため、まずは 1 つのプロジェクトでのみ更新を実行し、その結果を確認してから、すべてのプロジェクトで実行するようにしてください。

レポート テンプレートの更新

Smartsheet にてブループリント ソース フォルダーを開き、レポート テンプレートを直接変更します。

ここでは以下のことが可能です。

• 列の追加/削除
• 列の表示/非表示
• 列の順序変更
• 条件の変更
• 並べ替え順序の変更
• レポートに含まれるシートの更新

Control Center でのグローバル更新の作成

1. Control Center にて、操作したいプログラムを選択します。
2. 画面上部で、[Manage Program (プログラムの管理)] > [Global Updates (グローバル更新)] の順にクリックします。
3. [New Update (新規更新)] をクリックし、[Update Reports (レポートの更新)] を選択します。
   
    
4. Update Reports (レポートの更新) ウィザードの指示に従います。

   ヒント:

   • グローバル更新を作成したら、「予算列のサイズ変更」など、その更新に名前を付けます。
   • レポートに含まれるシートを変更していない限り、[Update report sources (レポート ソースの更新)] トグルはオフにしておきます。
      
5. 画面下部の [Create & Run (作成して実行)] をクリックします。 (実行せずに更新を保存するには、[Close (閉じる)] をクリックします) 

グローバル更新の適用

更新を実行すると、Control Center が各プロジェクトをチェックして、ID または名前を基準に、変更したレポート テンプレートと一致するレポートを見つけます。 また、一致するレポートのないプロジェクトも表示します。これは、一致が見られなかったこと、またはそのプロジェクトが最初に作成されたときにはそのレポートが含まれていなかったことを意味します。 更新を実行する際に、今回編集したレポートをそうしたプロジェクトに追加することもできます。

1. 選択したレポートを確認します。
   
   
   
   更新のために選択されたプロジェクトは、以下のように区分されます。
   • Reports matched to current template ID (現在のテンプレート ID に一致するレポート): これらのプロジェクトには、ブループリント ソース フォルダーのレポート テンプレートから作成されたレポートが含まれています。
   • Reports matched to current template name (現在のテンプレート名に一致するレポート): これらのプロジェクトには、ブループリント ソース フォルダーのレポート テンプレートと同じ名前のレポートが含まれています。
   • No matching reports found (一致するレポートなし): 一致するレポートが見つかりませんでした。 「レポートの選択」リンクをクリックして、更新またはプロジェクトに追加するレポートを手動で選択します。
      
2. 各レポートの Source Mapping (ソース マッピング) ステータスを確認します。
   
   [Update report sources (レポート ソースの更新)]トグルをオンにしている場合、[Source Mapping (ソース マッピング)] ステータスには、レポート テンプレートの更新対象範囲にあるシートのうちいくつが、プロジェクトに含まれるシートと一致するかが表示されます。 更新対象範囲は、レポート ビルダーで設定されています。
    
   • 灰: レポートに含まれるシートは変更されません。
   • 緑: 更新対象範囲にあるすべてのシートが一致しました。
   • 黄: 更新対象範囲のうち少なくとも 1 つのシートが一致しました。
   • 赤: 更新対象範囲のどのシートも一致しませんでした。
   
   
   
   オプション: ステータス マーカーをクリックすると、レポートごとにソース マッピングの詳細を確認することができます。 完全一致しなかったアイテムにて [Remap sheets (シートの再マップ)] をクリックすると、レポートを正しいシートにマップできます。
    
3. [Apply (適用)] をクリックし、すべてのプロジェクト レポートを更新します。

レポートに対するグローバル更新を最大限に活用する

変更を行う必要がある場合は、レポート テンプレートを直接変更します。 レポート名の変更であっても、レポートと一致するプロジェクトを探すには、この方法が最も信頼できます。 プロジェクト内のレポートは、ブループリント ソース フォルダーのレポート テンプレートの直接的な子レポートであるため、 Control Center では、そうした子レポートを簡単に特定し、変更することができます。

テンプレートとブループリント ソース フォルダーに関する詳細は、「Smartsheet Control Center: ブループリント ソース フォルダーの概要」をご覧ください。

レポートのグローバル更新: よく寄せられる質問

プロジェクト内のレポートを手動で変更した場合、それらの変更は失われますか?

はい。グローバル更新では、プロジェクトのレポートとレポート テンプレートを一致させるよう、そうした変更を上書きします。

プロジェクトのレポート名を変更しましたが、グローバル更新ではそのレポートを見つけて、更新することは可能ですか？

はい、可能です。

手動で追加したレポートをテンプレートと一致するよう名前を変更しましたが、グローバル更新ではこのレポートを認識しますか？

いいえ、認識しません。グローバル更新は、Control Center で作成されたレポートおよびシートのみを認識します。

レポートを削除しましたが、グローバル更新を実行すると、そのレポートが元に戻りますか？

そうしたプロジェクトは、[No matching reports found (一致するレポートなし)] セクションに表示されます。 グローバル更新でそのプロジェクトを選択し、[Choose Report (レポートの選択)] をクリックして、[Add new report (新しいレポートの追加)] を選択します。 更新を実行すると、レポートが作成されます。

自分のプロジェクトをすべて確認できますか？

はい。以前のグローバル更新とは異なり、ブループリントから作成されたプロジェクトはすべて確認することができます。

グローバル更新を再度実行することはできますか？

はい。更新は何度でも実行できます。

グローバル更新を「元に戻す」ことはできますか？

いいえ。 ただし、ブループリント ソース フォルダーでテンプレート レポートを調整し、グローバル更新を再度実行することは可能です。