Change Management

Smartsheet Control Center にはグローバル更新という機能が備わっています。ビジネス ユーザーはこの機能を使用して、プロジェクト テンプレートを簡単に更新し、その変更内容を自動的に既存プロジェクトや新規プロジェクトに反映させることができます。 

プロジェクトの進行に伴い、プロジェクトをスムーズに進めるために追加情報が必要になる場合があります。たとえば、「リスクあり」列を追加して、期限に間に合わない可能性があるタスクにユーザーがフラグを立てられるようにする場合などです。グローバル更新を使用すると、このような変更を行って、それをプロジェクト ポートフォリオ全体に反映させることができます。

この記事では、グローバル更新の利用可能なタイプに関する概要を説明するとともに、 Control Center ポートフォリオでグローバル更新を作成し、テストする方法も含まれています。

グローバル更新のタイプ

グローバル更新を作成し実行する前に、グローバル更新の利用可能なタイプとその機能について理解しておく必要があります。グローバル更新には次のオプションがあります。

• [Add New Column (新しい列の追加)]: プロジェクトのシートやテンプレートに新しい列を追加します。
• [Modify Existing Column (既存の列の変更)]: プロジェクトのシートやテンプレートの既存の列を調整します。
• [Add Profile Data (プロファイル データの追加)]: プロジェクト内にある 1 つ以上のテンプレートのサマリー セクションに新しいプロファイル データ行を追加します。
• [Find / Replace (検索/置換)]: プロジェクトやテンプレートの値を検索したり置換したりします。
• [Update Reports (レポートの更新)]: プロビジョニングされているプロジェクトのレポートやレポート テンプレートを変更します。
• [Update Dashboards (ダッシュボードの更新)]: プロビジョニングされているプロジェクトのダッシュボードやダッシュボード テンプレートを変更します。
• [Work Insights (ワーク インサイト)]: テンプレートにワーク インサイトを追加し、それらをすべてのプロジェクトに反映させます。 

新しいグローバル更新の作成

ログインと更新の指定

1. ログインするには、Smartsheet でアプリ起動ツールの [Control Center] を選択するか、https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com にアクセスします。
2. メニューをクリックし、更新するプログラムの名前をクリックします。
   
3. 左上隅の [Manage Program (プログラムの管理)] をクリックします。 
4. [Global Updates (グローバル更新)] を選択し、[New Update (新規更新)] をクリックします。
5. 更新のタイプを選択します。更新のタイプを選択すると、タイルのプラス記号がチェックマークに変わります。
   
   
6. [Next (次へ)] をクリックし、更新の詳細を入力します。
7. 右下隅の [Create & Run (作成と実行)] をクリックします。

変更のテストと検証

テストは必須です。 

[Create & Run (作成と実行)] をクリックし、アクティブなプロジェクトとシートと照らし合わせながら、更新候補をテストして検証します。 このテストでは、変更に問題がないことを確認できるまで変更が確定されないように、プロジェクトの一時的なコピーが作成されます。

1. [Test Global Update (グローバル更新のテスト)] ページの下部にある [Apply Test (テストの適用)] をクリックします。
   
   
   コピーのテストが完了すると、[Test Global Update (グローバル更新のテスト)] ページの「Status (ステータス)」列が [New (新規)] から [Success (成功)] に変わります。
   
   ヒント: 成功のメッセージにマウス カーソルを合わせると、更新の概要が表示されます。
   
   
2. [Open Test (テストを開く)] をクリックして、テスト対象のシート、レポート、またはダッシュボードを確認し、テストした更新内容が予定通りのものであることを確認します。
   注: 更新内容を編集するには、[Close (閉じる)] をクリックしてテスト対象を閉じ、変更を行ってから、テストを再度実行します。詳細については、グローバル更新の編集に関する記事を参照してください。
   ヒント: その他のプロジェクトに対する更新をテストするには、[Close (閉じる)] をクリックして、[Update Summary (更新の概要)] ページに戻ります。[Test Update (更新のテスト)] をクリックし、テストするプロジェクトを選択します。このテストは、変更内容に確信が持てるまで、何回でも実行することができます。
3. 更新内容が意図した通りであることを確認したら、テストを閉じて [Test Global Update (グローバル更新のテスト)] ページに戻ります。
4. [Confirm (確認)] をクリックして、[Update Summary (更新の概要)] ページにアクセスします。

結果の確認と更新の適用

候補の変更内容を見直して確認し、更新内容を適用する場所を選択するチャンスが最後にもう一度あります。

1. [Update Summary (更新の概要)] ページを見直して、更新内容が意図した通りであることを確認します。
2. [Apply Update (更新の適用)] をクリックします。
3. [Apply Update (更新の適用)] ページで、更新するプロジェクトを選択します。
   注: テンプレートを更新する場合は、[Apply update to the base project template(s) (ベース プロジェクト テンプレートに更新を適用)] をチェックします。
4. [Apply (適用)] をクリックします。変更は元に戻すことができない旨を伝えるメッセージが表示されたら、[Yes (はい)] をクリックして更新を完了します。

グローバル更新は [Global Updates (グローバル更新)] ページに残るため、必要になったら、いつでも実行することができます。その時は、更新内容を選択し、上記の手順に従って実行します。  

既存のグローバル更新の編集

既存のグローバル更新を編集するには、次の手順に従います。 

1. ログインするには、Smartsheet でアプリ起動ツールの [Control Center] を選択するか、https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com にアクセスします。
2. メニューをクリックし、更新するプログラムの名前をクリックします。
   
3. 左上隅の [プログラムの管理] をクリックします。 
4. [グローバル更新] を選択し、[新規更新] をクリックします。
5. 変更するグローバル更新を探し、3 点リーダー アイコン (更新名の左側) にマウス カーソルを合わせ、[Edit (編集)] を選択します。
6. 変更を行い、[Update & Run (更新と実行)] を選択し、変更内容をテストして検証します。詳細については、「変更のテストと検証」を参照してください。

グローバル更新と Smartsheet Control Center 全般に関するよくある質問に対しての回答については、「Smartsheet Control Center FAQ (Smartsheet Control Center に関するよくある質問)」を参照してください。 

ダッシュボードの グローバル更新では、ダッシュボード テンプレートを更新したり、更新後のテンプレートを既存の全プロジェクトへ展開したりすることが可能になります。

ダッシュボード テンプレートに対して以下の変更を行った際は、グローバル更新を使用します。

• ダッシュボードの色やブランディング
• ダッシュボード ウィジェットのバージョン
• ウィジェットのレイアウト
• ウィジェットの新規作成または削除

実施方法: ダッシュボードのグローバル更新

警告: グローバル更新では、更新を実行するたびにダッシュボード全体を再構築し、レポートやシートにウィジェットを再リンクさせることができます。 変更を元に戻すことはできないため、まずは 1 つのプロジェクトでのみ更新を実行し、その結果を確認してから、すべてのプロジェクトで実行するようにしてください。

ダッシュボード テンプレートの更新

Smartsheet にてブループリント ソース フォルダーを開き、ダッシュボード テンプレートを直接変更します。

ここでは以下のことが可能です。

• 既存のウィジェットの変更
• 新しいウィジェットの追加
• 既存のウィジェットの削除
• ウィジェットのレイアウトの更新

Control Center でのグローバル更新の作成

1. Control Center にて、操作したいプログラムを選択します。
2. 画面上部で、[Manage Program (プログラムの管理)] > [Global Updates (グローバル更新)] の順にクリックします。
3. [New Update (新規更新)] をクリックし、[Update Dashboards (ダッシュボードの更新)] を選択します。
4. Update Dashboards (ダッシュボードの更新) ウィザードのステップに従って、作成していきます。
   
   ヒント: グローバル更新を作成したら、「予算ウィジェットの移動」など、その更新に名前を付けます。
5. 画面下部の [Create & Run (作成して実行)] をクリックします。 (実行せずに更新を保存するには、[Close (閉じる)] をクリックします) 

グローバル更新の適用

更新を実行すると、Control Center が各プロジェクトを検索して、ID または名前を基準に、変更したダッシュボード テンプレートと一致するダッシュボードを見つけます。 また、一致するダッシュボードのないプロジェクトも表示します。これは、一致が見られなかったこと、またはそのプロジェクトが最初に作成されたときにはそのダッシュボードが含まれていなかったことを意味します。 更新を実行する際に、今回編集したダッシュボードをそうしたプロジェクトに追加することもできます。

1. 選択したダッシュボードを確認します。
   
   更新のために選択されたプロジェクトは、以下のように区分されます。
   • Dashboards matched to current template ID (現在のテンプレート ID に一致するダッシュボード): これらのプロジェクトには、ブループリント ソース フォルダーのダッシュボード テンプレートから作成されたダッシュボードが含まれています。
   • Dashboards matched to current template name (現在のテンプレート名に一致するダッシュボード): これらのプロジェクトには、ブループリント ソース フォルダーのダッシュボード テンプレートと同じ名前のダッシュボードが含まれています。
   • No matching dashboards found (一致するダッシュボードなし): [Choose Dashboard (ダッシュボードの選択)] をクリックして、更新またはプロジェクトに追加するダッシュボードを選択します。
      
2. [Apply (適用)] をクリックし、すべてのプロジェクト ダッシュボードを更新します。
   
   注: Control Center では、ダッシュボードが上書きされることになりますが、更新実行の前に、元のダッシュボードのバックアップが作成されます。 このバックアップは、元のダッシュボードと同じ場所に保存されるため、変更を戻したいときに参照することができます。
3. 結果を確認します。 警告インジケーターには、ダッシュボード名に加え、更新で発生した問題が表示されます。 警告アイコンをマウス オーバーすると、その詳細が表示されます。
   
   

ダッシュボードに対するグローバル更新を最大限に活用する

ダッシュボード テンプレートを直接変更しましょう。 たとえダッシュボード名の変更であっても、ダッシュボードと一致するプロジェクトを探すには、この方法が最も信頼できます。 プロジェクト内のダッシュボードは、ブループリント ソース フォルダーのダッシュボード テンプレートの直接的な子ダッシュボードだからです。 Control Center では、そうした子レポートを簡単に特定し、変更することができます。

よく寄せられる質問

ダッシュボードをカスタマイズしているプロジェクトもありますが、 そうしたカスタマイズは失われますか？

はい。プロジェクト内のダッシュボードを更新すると、まずすべてのウィジェットが削除され、その後、テンプレート ダッシュボードと一致するように再作成されます。

プロジェクトのダッシュボード名を変更しましたが、グローバル更新ではそのダッシュボードを見つけて、更新することができますか？

はい、可能です。

手動で追加したダッシュボードをテンプレートと一致するよう名称変更しましたが、グローバル更新ではこのレポートを認識しますか？

いいえ。 グローバル更新は、Control Center で作成されたダッシュボード、レポート、およびシートのみを認識します。

ダッシュボードを削除しましたが、グローバル更新を実行すると、そのダッシュボードが元に戻りますか？

そうしたプロジェクトは、[No matching reports found (一致するレポートなし)] セクションに表示されます。 グローバル更新でそのプロジェクトを選択し、[Choose Dashboard (ダッシュボードの選択)] をクリックして、[Add new dashboard (新しいダッシュボードの追加)] を選択します。 更新を実行すると、ダッシュボードが作成されます。

自分のプロジェクトをすべて確認できますか？

はい。 以前のグローバル更新とは異なり、ブループリントから作成されたプロジェクトはすべて確認することができます。

グローバル更新を再度実行することはできますか？

はい。 更新は何度でも実行できます。

グローバル更新を「元に戻す」ことはできますか？

いいえ。 ただし、ブループリント ソース フォルダーでテンプレート レポートを調整し、グローバル更新を再度実行することは可能です。

ダッシュボード ウィジェットへの更新に関するトラブルシューティング

ウィジェットはシートやレポートからデータを抽出します。 この場合にトラブルを回避するベストな方法は、ウィジェットの抽出元データが一貫性を失わず、かつ最新のデータであるようにすることです。 更新後にプロジェクト ダッシュボードのウィジェットが正しく動作しなくなった場合は、以下を確認してください。

• すべての抽出元がプロジェクトに存在しているか？
  
  レポートまたはシートがプロジェクトから削除されていると、ウィジェットは必要なデータを見つけられなくなります。 後でプロジェクトに追加されたレポートまたはシートをウィジェットが参照している場合や、任意選択のためにアイテムが作成されていない場合にも、同様のエラーが発生することがあります。
• シートにてデータが適切に構造化されているか？
  
  メトリックまたはグラフ ウィジェットでは、シートのセルにあるデータを表示します。 更新では、プライマリ列の列名および値とシート テンプレートとの一致により、そうしたセルを特定します。 もし一致が見られない場合、ウィジェットには「データがありません」と表示されます。 グローバル更新を正しく機能させるには、プライマリ列のデータを参照しないようにします。 プライマリ列にはメトリックの「名前」を含めるようにし、データは他の列に入れるようにします。
• プログラム リードに、基盤となるプロジェクトやレポートへのアクセス権があるか？
  
  データが表示されるようにするには、アクセス権の変更が必要な場合もあります。

ダッシュボードのグローバル更新の ベスト プラクティス

Control Center で使用するダッシュボード テンプレートを構築する際は、グローバル更新時に発生する可能性のある問題を回避できるようにソース データを構造化することが重要です。

プライマリ列では重複した値や空白の値を避ける

プライマリ列がデータ範囲の一部として含まれていない場合でも、プライマリ列のデータは、グラフやメトリック ウィジェットに示される範囲の最初と最後の行の特定に使用されます。 ウィジェットのデータ範囲に含まれるプライマリ列は使用しないようにしましょう。

重複した値や空白の値が見つかると、グローバル更新を実行した際にウィジェットは壊れます。

ソース データを構造化する際は、以下のいずれかの方法を使用します。
 

1. 重複した値を避けるには、行の命名規則を使用します。 たとえば、「プライマリ列」の行を 1、2、3、...のような形の数字にすると、 「プライマリ列」の値の重複を避けることができます。
2. 階層を追加して重複した値を管理します。 この方法は、プライマリ列をウィジェットのデータ範囲に使用しなければならない場合に有効です。 以下の例をご覧ください。
   
   

この例では、プライマリ列に重複した値 (「Very High (非常に高い)」、「High (高い)」など) が含まれています。 しかし階層を使用すれば、グローバル更新の実行時に、重複した値に起因する問題を回避することができます。 これは、プライマリ列の参照が親行と子行に戻るためです。

注: この方法を使用すると、同じ名前の親行が複数あり、それらの親行の下に同じ名前の子行が複数ある場合も、重複した値を設定できます。

テンプレートに使用されるレポートにサンプル データが含まれていることを確認する

レポートがダッシュボード テンプレートのグラフ ウィジェットに使用されているにもかかわらず、グラフが作成されない場合は、プロジェクトをプロビジョニングする際に正しくマップされません。 レポート テンプレートにデータ ポイントが少なくとも 1 つ含まれていることを確認してください。

詳細は、「ダッシュボードのグラフ」をご覧ください。

テンプレート シートで参照されるセルにデータが含まれていることを確認する

データの欠落に関連するエラーは、テンプレート シートから参照されるセルに、データが何も含まれていない場合に発生する可能性があります。 これを避けるには、セルを右クリックして [セルの履歴を表示] を選択し、テンプレート シートにセルの履歴があることを確認します。

Smartsheet Control Center のレポートのグローバル更新 では、レポート テンプレートを更新したり、更新後のテンプレートを既存の全プロジェクトに展開したりすることが可能です。

レポート テンプレートに対して以下の変更を行った際は、グローバル更新を使用します。

• 新しい列の追加または削除
• 列の順番や幅の変更
• 列の表示/非表示設定の変更
• レポート条件の変更
• 列の並べ替え順序の変更
• シートのレポートへの追加またはレポートからの削除

また、グローバル更新を使用して、列の名前やタイプを変更した際や、そのレポートで使用しているシートに新しい列を追加した際にも、レポートを更新することができます。

実施方法: レポートのグローバル更新

警告: グローバル更新では、更新を実行するたびにレポート全体を再構築します。 変更を元に戻すことはできないため、まずは 1 つのプロジェクトでのみ更新を実行し、その結果を確認してから、すべてのプロジェクトで実行するようにしてください。

レポート テンプレートの更新

Smartsheet にてブループリント ソース フォルダーを開き、レポート テンプレートを直接変更します。

ここでは以下のことが可能です。

• 列の追加/削除
• 列の表示/非表示
• 列の順序変更
• 条件の変更
• 並べ替え順序の変更
• レポートに含まれるシートの更新

Control Center でのグローバル更新の作成

1. Control Center にて、操作したいプログラムを選択します。
2. 画面上部で、[Manage Program (プログラムの管理)] > [Global Updates (グローバル更新)] の順にクリックします。
3. [New Update (新規更新)] をクリックし、[Update Reports (レポートの更新)] を選択します。
   
    
4. Update Reports (レポートの更新) ウィザードの指示に従います。

   ヒント:

   • グローバル更新を作成したら、「予算列のサイズ変更」など、その更新に名前を付けます。
   • レポートに含まれるシートを変更していない限り、[Update report sources (レポート ソースの更新)] トグルはオフにしておきます。
      
5. 画面下部の [Create & Run (作成して実行)] をクリックします。 (実行せずに更新を保存するには、[Close (閉じる)] をクリックします) 

グローバル更新の適用

更新を実行すると、Control Center が各プロジェクトをチェックして、ID または名前を基準に、変更したレポート テンプレートと一致するレポートを見つけます。 また、一致するレポートのないプロジェクトも表示します。これは、一致が見られなかったこと、またはそのプロジェクトが最初に作成されたときにはそのレポートが含まれていなかったことを意味します。 更新を実行する際に、今回編集したレポートをそうしたプロジェクトに追加することもできます。

1. 選択したレポートを確認します。
   
   
   
   更新のために選択されたプロジェクトは、以下のように区分されます。
   • Reports matched to current template ID (現在のテンプレート ID に一致するレポート): これらのプロジェクトには、ブループリント ソース フォルダーのレポート テンプレートから作成されたレポートが含まれています。
   • Reports matched to current template name (現在のテンプレート名に一致するレポート): これらのプロジェクトには、ブループリント ソース フォルダーのレポート テンプレートと同じ名前のレポートが含まれています。
   • No matching reports found (一致するレポートなし): 一致するレポートが見つかりませんでした。 「レポートの選択」リンクをクリックして、更新またはプロジェクトに追加するレポートを手動で選択します。
      
2. 各レポートの Source Mapping (ソース マッピング) ステータスを確認します。
   
   [Update report sources (レポート ソースの更新)]トグルをオンにしている場合、[Source Mapping (ソース マッピング)] ステータスには、レポート テンプレートの更新対象範囲にあるシートのうちいくつが、プロジェクトに含まれるシートと一致するかが表示されます。 更新対象範囲は、レポート ビルダーで設定されています。
    
   • 灰: レポートに含まれるシートは変更されません。
   • 緑: 更新対象範囲にあるすべてのシートが一致しました。
   • 黄: 更新対象範囲のうち少なくとも 1 つのシートが一致しました。
   • 赤: 更新対象範囲のどのシートも一致しませんでした。
   
   
   
   オプション: ステータス マーカーをクリックすると、レポートごとにソース マッピングの詳細を確認することができます。 完全一致しなかったアイテムにて [Remap sheets (シートの再マップ)] をクリックすると、レポートを正しいシートにマップできます。
    
3. [Apply (適用)] をクリックし、すべてのプロジェクト レポートを更新します。

レポートに対するグローバル更新を最大限に活用する

変更を行う必要がある場合は、レポート テンプレートを直接変更します。 レポート名の変更であっても、レポートと一致するプロジェクトを探すには、この方法が最も信頼できます。 プロジェクト内のレポートは、ブループリント ソース フォルダーのレポート テンプレートの直接的な子レポートであるため、 Control Center では、そうした子レポートを簡単に特定し、変更することができます。

テンプレートとブループリント ソース フォルダーに関する詳細は、「Smartsheet Control Center: ブループリント ソース フォルダーの概要」をご覧ください。

レポートのグローバル更新: よく寄せられる質問

プロジェクト内のレポートを手動で変更した場合、それらの変更は失われますか?

はい。グローバル更新では、プロジェクトのレポートとレポート テンプレートを一致させるよう、そうした変更を上書きします。

プロジェクトのレポート名を変更しましたが、グローバル更新ではそのレポートを見つけて、更新することは可能ですか？

はい、可能です。

手動で追加したレポートをテンプレートと一致するよう名前を変更しましたが、グローバル更新ではこのレポートを認識しますか？

いいえ、認識しません。グローバル更新は、Control Center で作成されたレポートおよびシートのみを認識します。

レポートを削除しましたが、グローバル更新を実行すると、そのレポートが元に戻りますか？

そうしたプロジェクトは、[No matching reports found (一致するレポートなし)] セクションに表示されます。 グローバル更新でそのプロジェクトを選択し、[Choose Report (レポートの選択)] をクリックして、[Add new report (新しいレポートの追加)] を選択します。 更新を実行すると、レポートが作成されます。

自分のプロジェクトをすべて確認できますか？

はい。以前のグローバル更新とは異なり、ブループリントから作成されたプロジェクトはすべて確認することができます。

グローバル更新を再度実行することはできますか？

はい。更新は何度でも実行できます。

グローバル更新を「元に戻す」ことはできますか？

いいえ。 ただし、ブループリント ソース フォルダーでテンプレート レポートを調整し、グローバル更新を再度実行することは可能です。