Smartsheet Control Center provides a simple interface to collect and respond to requests for new projects.
Smartsheet Control Center: データ収集シートのセットアップ
データ収集シートでは、プロファイル データの収集やプロジェクト作成の管理ができます。 これは、ブループリント ソース フォルダーやサマリー シート、およびその他の関連するドキュメントと同様、ブループリントの一部になります。 これを管理者フォルダーに保存すると、これにアクセスできるユーザーを制御することができます。
ブループリントにおけるデータ収集シートの役割
データ収集シートでは、収集したデータをプロジェクト シートの [Summary (サマリー)] セクション (つまりプロファイル データ) に自動的に落とし込みます。
またデータ収集シートは、各プロジェクトのプロファイル データへのアクセスを標準化し、制御することができます。 予算やプロジェクトの期日といった項目をロックしておくと、チーム メンバーが重要なデータ ポイントを変更してしまうという事態を回避できます。
注: すべてのフィールドをロックする必要はありません。またプロジェクトを作成するときにデータの手入力を許可することもできます。
データ収集シートは需要の管理にも役立ちます。 以下に、よく用いられるワークフローの例を紹介します。
- フォームを使ってチーム メンバーが新しいプロジェクトの提案やリクエストを送信します (詳細は、「 フォームを使用して情報を収集する」をご覧ください)。
- マネージャーがそれをレビューし、承認または却下します。しかもこれを 1 つのシートにて行います。
- 承認されたプロジェクトは Control Center にて作成できます。
データ収集シートの作成と設定
まずは Smartsheet を開きます。
- [ホーム] タブをクリックします。
- 左パネルにて管理者ワークスペースを見つけます。
- 管理者ワークスペースを右クリックし、[新規作成] > [グリッド] の順に選択します。
- [シートに名前を付けてください] ウィンドウにてデータ収集シートに付ける名前を入力し、[OK] をクリックします。
この後、特定の列を使用してデータ収集シートを設定するため、 データ収集シートに以下の列を作成します。
注: 以下の列の大半は推奨されるものですが、実際に使用するかどうかは任意になります。ただし Project Name (プロジェクト名) の列だけは必須です。 (列の作成およびさまざまな列タイプに関する詳細は、「データに最適な列タイプを使用する」をご覧ください)
Project Name (プロジェクト名) (必須)
この列に各プロジェクトの名前を入力します。
たとえば店舗をオープンする予定であれば、その店舗の場所を名前にしてもよいでしょう。 プロジェクトを作成すると、これがプロジェクト全体の名前として使用される情報になります。 これは [Summary (サマリー)] セクションのプライマリ列に表示されます。
Approval (承認) (任意)
Approval (承認) 列では、Control Center で作成できるプロジェクトを制御します。 承認状態を必須とするよう設定すると、承認されたプロジェクトしか作成できないようになります。 Approval (承認) がない場合、データ収集シートにあるすべてのプロジェクトがプロビジョニング可能になります。
列タイプに [チェックボックス] または [ドロップダウン] を使用し、プロジェクトが承認されたときに、この承認列を更新しましょう。 そうすることで、承認されたプロジェクトのみ Control Center で作成できるようになります。
Project Created (作成済みプロジェクト) (任意)
Project Created (作成済みプロジェクト) 列では、1 つのインスタンスに合わせてプロジェクトを制御します。 作成済みとしてマークされたプロジェクトは、新しいプロジェクトを作成する際の選択肢として表示されなくなります。
列タイプに [チェックボックス] または [ドロップダウン] を使用し、プロジェクトが承認されたときに、この承認列を更新しましょう。 これによりプロジェクトの重複作成を回避することができます。
Project Link (プロジェクト リンク) (任意)
ブループリント ビルダーの [Intake Settings (収集設定)] 画面で [Show Additional Intake Options (追加の収集オプションを表示)] を選択していると、プロジェクト リンクを追加できるオプションが表示されます。 これは、データ収集シートに置かれているプロジェクトへのショートカットになります。
Intake profile data (取り込みプロファイル データ) (任意)
プロジェクトを作成する際に、データ収集シートに追加の列が自動的に挿入されるようになります。 これらの列に付ける名前は、プロファイル データにて付けた名前とまったく同じにする必要があります。
ヒント: プロファイル データを権限の設定用に使用する場合は、これを「連絡先リスト」列として設定します。
データ収集プロセスを合理化するためのベスト プラクティス
- プロジェクトを承認する担当者に対しては、 編集者レベルの権限に制限して共有します。
- データ収集シートにアクセスすることなく、簡単にプロジェクトのリクエストができるようにするには、Smartsheet のフォームを作成します (フォームの作成に関する詳細は、「フォームを使用して情報を収集する」をご覧ください)。
- 新しいプロジェクトのリクエストが入った際にプロジェクトの承認者に通知が届くよう、アラートを設定します (詳細は「自動化されたワークフローで時間の節約と作業の高速化を実現」をご覧ください)。
- 承認プロセスに複数の段階を設けるには、列をさらに追加します。 また最終承認がなければ、プロジェクトを作成できないようにします。
- プロジェクトを簡単に見つけ、迅速に作業を開始できるようにするには、シート フィルター (「 フィルターを作成してシートのデータの表示/非表示を切り替える」をご覧ください) およびレポート (「 複数のシートのデータに関するレポート」をご覧ください) を作成します。
