プロファイル データは、各プロジェクト シートの上部にサマリーとして入力されます。プロジェクトの概要をすばやく確認できるよう、プロジェクト ダッシュボードに表示することもできます。プロファイル データを、ブループリント サマリーまたはポートフォリオレベルのダッシュボードにリンクします。
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プロジェクト プロファイル データを使用すると、以下のことを行えます。
- プロジェクト名、説明、所有者、予算、期日などの値を使用してプロジェクトを定義する
- 完了率、予想終了日、プロジェクトの健全性などの値を使用して、ステータス追跡のメトリックや KPI を作成する
プロジェクト プロファイル データを構造化するには
- プロファイル データの要素に名前を付ける際は、具体的で一貫性のあるものにします。
- プロファイル データの要素は、ブループリント内の少なくとも 1 つのシートに表示させる必要がありますが、複数のシートに表示させることもできます。
- プロファイル データは、プライマリ列の「サマリー」という語がある行 (理想的にはシートの最初の行) の下に整理されます。
- プロファイル データの各要素は、「サマリー」行の下のインデントされた個別の行に表示されます。
- 複数のレベルにインデントされている行は、プロファイル データとして認識されません。
- プライマリ列にはプロファイル データの名前が表示され、データのタイプを示します。
- プロファイル データの値は、名前の右側の列に表示されます。
プロファイル データの値が表示される場所をカスタマイズすることができます。既定では、名前の右側にある文字列/数値列の下に表示されます。ただし、ブループリントを作成する際に [Customize Profile Data (プロファイル データのカスタマイズ)] 画面で [Show advanced (詳細を表示)] をオンにして、値を表示させる特定のターゲット列を選択することができます。
その他の列には、次のいずれかを含めることができます。
- セルに直接入力されたデータ: プロジェクトの作成時または編集時に、もしくはプロジェクトの作成後に共同作業者によって更新された際に、データを入力することができます。
- インバウンド セル リンク: プロジェクト フォルダー内の別のシートのセルから、またはデータ収集シート (ブループリントがそのために設定されている場合) から値を取得します。
- 数式: 数式により、シート内のデータや複数のシートにまたがるデータを使用して値を計算します。
プロファイル データ列として列の数式を使用しないでください。
ブループリント ビルダーの [Customize Profile Data (プロファイル データのカスタマイズ)] ページで、列の順序をカスタマイズできます。列の行を選択してドラッグし、新しい順序を設定します。
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プロファイル データ サマリーのガイドラインとベスト プラクティス
プロファイル データ サマリーに要素を含めるべきかどうかを判断する際は、以下の質問を考慮してください。
- その要素は有用なコンテキストを提供しますか？
共同作業者が複数のプロジェクトに取り組んでいる場合、一意のプロジェクト名または説明を使用してそれぞれのシートを区別することができます。 - その要素は、シート内の他の場所にある数式を計算するために使用されていますか？
たとえば、「サマリー」セクションに入力されている予算を使用して、プロジェクトの残り予算を追跡している場合があります。 - その要素は、プロジェクトの状況に関する高レベルのインサイトを提供しますか？
プロジェクトの健全性と予想終了日があれば、ステータスを一目で確認できます。
ベスト プラクティス
- プロファイル データの要素に名前を付ける際は、具体的で一貫性のあるものにします。
- 更新してはならないプロファイル データ行はロックします。たとえば、インバウンド セル リンクや数式をロックします。
行のロックとロック解除を行えるのは、シート所有者および管理者レベルの権限を持つユーザーのみです。
- プロファイル データは複数のシートに表示される場合があるため、1 つのシートを変更しても、他のシートで変更されるとは限りません。共同作業者が情報を更新できる場所を 1 か所設定し、数式またはセル リンクを使用してプロファイル データがその情報を参照できるようにします。たとえばデータ収集シートを、プロファイル データの信頼できる情報源として使用します。
他のユーザーにデータ収集シートの情報を提供してもらう場合は、そのシートを直接共有するのではなく、レポートを生成してユーザーと共有します。そのようにして、データをシートに同期させます。代わりに列の数式やセルの数式を使用すると、それが Control Center でマッピングされたプロファイル データ フィールドである場合や、Resource Management の統合に使用されている場合、ソリューションが壊れる可能性があります。列がプロファイル データに使用されていない場合は、列またはセルの数式を使用できます。
- プロジェクト ステータスの文言や赤黄緑の各色によるプロジェクトの健全性など、更新内容を入力するためのスペースを「サマリー」セクションの外部に設け、プロファイル データ内の数式を使用してそれを参照します。
プロファイル データを管理する
プロファイル データ フィールドをプロジェクトに表示させるには、それらのフィールドがソース テンプレート シートに存在している必要があります。
プロジェクトの作成時に値が入力されている場合、その値はブループリント ビルダーでデータ収集プロファイル データとして識別されます。
データ収集プロファイル データは、データの取得元に関するルールで構成されます。それらのデータは、プロジェクト作成者が [プロジェクトを作成] ウィザードで手動入力する場合もあれば、データ収集シートのデータまたはセル リンクによって自動的に入力される場合もあります。
データ収集プロファイル データの値に $100>> などのプレースホルダー データを入力すると、エラーを簡単に特定できます。
プロファイル データを更新する
単一プロジェクトのデータ収集プロファイル データを更新するには、以下の手順を行います。
- プロジェクトに接続されているデータ収集シートとサマリー シートを開き、「サマリー」セクションを更新します。
- Control Center で、対応するブループリントを含むプログラムを開きます。
- ブループリントを開き、[Customize Profile Data (プロファイル データのカスタマイズ)] に移動してフィールドを更新します。
- Control Center で更新するプロジェクトを見つけ、鉛筆アイコンを選択します。
- 画面下部の [プロジェクト情報の編集] を選択します。
- 更新内容を入力したら [更新] を選択します。
- 再度プロジェクトを見つけ、鉛筆アイコンを選択します。
- 画面下部の [レポートのアップデート] を選択し、システムが更新されるのを待ちます。
使用できない (グレー表示の) フィールドは、データ収集シートで直接編集する必要があります。プロジェクト名を編集するとプロファイル データの値のみが変更され、関連付けられているシート、レポート、またはダッシュボードの名前は変更されません。
プロファイル データ フィールドを追加する
ソース テンプレート シートにプロファイル データ フィールドを追加したり、行の順序を変更したり、書式設定を適用したりすることができます。
新しいデータ フィールドがデータ収集プロファイル データである場合、またはサマリー シートにリンクされている場合は、関連付けられているブループリントも更新する必要があります。
ブループリント ビルダーでプロファイル データを追加すると、シートの「サマリー」セクションの最後にそのデータが表示されます。ブループリント ビルダーからソース テンプレートを更新すると、新しいプロジェクトにのみプロファイル データが追加され、現在のプロジェクトは変更されません。
新しいプロジェクトだけでなく現在のプロジェクトに新しいプロファイル データを追加する場合は、グローバル更新: プロファイル データの追加に関する記事を参照してください。