Personalizza il contenuto dei tuoi avvisi e delle tue richieste

Puoi rendere facile per le persone capire gli avvisi e le richieste includendo messaggi personalizzati e segnaposto. È anche possibile limitare le informazioni da inviare in modo tale che i destinatari possano vedere solo ciò di cui hanno bisogno.

Per usare segnaposto dinamici in un flusso di lavoro basato sui cambiamenti, devi impostare il blocco del Trigger su Quando attivato.

È possibile impostare flussi di lavoro da eseguire ogni settimana, ogni giorno o a orari del giorno specifici. Vedi Risparmia tempo e lavora più rapidamente grazie ai Flussi di lavoro automatizzati per saperne di più sulla creazione di flussi di lavoro.

• Per iniziare un nuovo flusso di lavoro, seleziona Automazione nella parte superiore del foglio, quindi seleziona Nuovo flusso di lavoro, o seleziona Gestisci Flussi di lavoro per personalizzare un flusso di lavoro esistente.

Personalizzare un messaggio in un flusso di lavoro

Seleziona Personalizza messaggio, quindi digita il tuo messaggio nei campi che compaiono.

Quando scrivi messaggi personalizzati, tieni presente quanto segue:

• Puoi usare le parentesi graffe per creare segnaposto (ad esempio, {{Nome attività}}) e personalizzare ulteriormente il messaggio.
• La casella Personalizza messaggio ha un limite di 2.000 caratteri. 
• Quando selezioni Solo messaggio, è richiesto un messaggio personalizzato. In caso contrario, il corpo del messaggio è facoltativo.

Selezionare cosa includere in un avviso o una richiesta

Nella sezione Il messaggio include

Seleziona ciò che intendi includere nell'avviso:

• Collegamenti al foglio e a tutti i campi - Include tutti i campi nel foglio
• Collegamenti al foglio e a campi specifici - Sceglie solo i campi che l’utente ha bisogno di visualizzare
• Solo il messaggio - Usa questa funzionalità se devi soltanto aggiungere un messaggio nell’avviso

Se stai lavorando con persone che non usano Smartsheet, può essere utile scegliere l’opzione Collegamenti al foglio e a tutti i campi.

Commenti e allegati negli avvisi

Per quanto riguarda le azioni di avviso nei flussi di lavoro temporizzati, i commenti e gli allegati non saranno mai inclusi. Per quanto riguarda le azioni di avviso nei flussi di lavoro basati su modifiche, esse compariranno solo quando l'allegato o il commento vengono modificati al momento dell’evento trigger (attivatore). Gli allegati e i commenti che esistevano prima dell’evento trigger non sono compresi.

Per le azioni di richiesta di aggiornamento e di richiesta di approvazione, sono compresi tutti gli allegati e i commenti, nuovi e già esistenti.

Suggerimenti per l'utilizzo dei segnaposto

Quando usi i segnaposto (cioè i nomi dei campi tra parentesi graffe), Smartsheet aggiunge i dati unici delle celle riferiti ad essi al messaggio di avviso per la riga. Invece di inviare un solo messaggio di avviso con numerose righe, Smartsheet invierà avvisi separati per ogni riga.

Quando lavori con i segnaposto, tieni presente quanto segue:

• Quando utilizzi i segnaposto con Richieste di approvazione, Smartsheet genera una notifica a parte per ogni riga.
• Quando utilizzi i segnaposto con le azioni di Avvisa qualcuno o Richiesta di aggiornamento, in flussi di lavoro basati su modifiche, i segnaposto creano notifiche separate nel caso in cui vengano attivate fino a sei righe contemporaneamente. Se si attivano sette o più righe insieme, l’oggetto e il corpo personalizzati vengono rimossi.
• Quando si usa il tipo di avviso Solo messaggio, tutte le righe attivate simultaneamente verranno combinate in una singola notifica.
• I segnaposto non si applicano all’oggetto delle azioni temporizzate del tipo Avvisa qualcuno.
• I segnaposto non si applicano alle azioni temporizzate di Richiesta di aggiornamento.
• I segnaposto non possono essere utilizzati quando l’impostazione di Esegui flusso di lavoro è Ogni ora, Ogni giorno, o Ogni settimana.