Scopri le funzionalità di reporting avanzato, tra cui la condivisione e il filtraggio, l’esportazione, il calcolo dell’utilizzo e la previsione della probabilità di riuscita.
Condividere i report di Resource Management
Solo coloro che hanno un accesso valido a Resource Management e il livello di autorizzazione appropriato possono visualizzare i report condivisi.
- Nell’angolo in alto a destra del report, seleziona Condividi.
- Copia e incolla l’URL dal menu a comparsa in un messaggio per i tuoi membri del team. Il tuo team può utilizzare questo link per accedere al report.
Per eliminare un report, passa il puntatore del mouse sul nome del report e seleziona l’icona Elimina.
Report avanzati
Se la tua organizzazione ha un piano Smartsheet Business o Aziendale e utilizza l’autenticazione Smartsheet, puoi analizzare ulteriormente i dati dei tuoi report e condividerli in Smartsheet creando dei report avanzati. Devi inoltre essere un utente con licenza (Modello di collaboratore legacy) o un Membro (Modello di abbonamento utente) in Smartsheet.
Puoi condividere i fogli, i report, le dashboard o i workspace Smartsheet associati con i collaboratori necessari, inclusi gli utenti del tuo piano Smartsheet che non hanno una licenza di Resource Management.
Esportare i dati dai report
I dati del report possono essere esportati in due modi: tramite il menu Esporta o tramite Richiedi dati sottostanti.
Tramite il menu Esporta:
- Crea il report.
- Nell’angolo in alto a destra del report, seleziona Esporta.
- Seleziona un formato per il tuo file.
Via e-mail:
I link CSV inviati via e-mail non sono soggetti al limite delle dimensioni del report di Resource Management, quindi sono un modo eccellente per esportare set di dati di grandi dimensioni per l’analisi avanzata in altri strumenti.
Richiedi dati sottostanti non è disponibile per i report sull’utilizzo.
- Crea il report.
- Accanto a Esegui report, seleziona Richiedi dati sottostanti.
Quando il CSV è pronto, riceverai una notifica via e-mail (incluso un link per scaricare il file CSV) all’indirizzo e-mail associato al tuo account di Resource Management. A seconda dell’ambito del report e del carico di sistema, potrebbero essere necessarie fino a 24 ore per ricevere l’e-mail.
Report avanzati
Se la tua organizzazione ha un piano Smartsheet Business o Aziendale e utilizza l’autenticazione Smartsheet, puoi analizzare ulteriormente i dati dei tuoi report e condividerli in Smartsheet creando dei report avanzati. I report avanzati ti consentono di mantenere i tuoi dati nell’ecosistema Smartsheet per eseguire analisi avanzate e manipolare i dati. Con i dati di reporting in Smartsheet, puoi usare Bridge, Data Shuttle, Data Mesh e altre funzionalità avanzate di Smartsheet.
Impostazioni del report della tabella pivot
Innanzitutto crea il report, quindi esporta i dati come file .csv.
Ecco alcuni report utili che ti forniranno informazioni preziose quando crei una tabella pivot con i dati risultanti.
Panoramica del cliente e del budget del progetto
- Visualizzazione: budget: importi
- Intervallo di tempo: ultimi e prossimi 90 giorni
- Raggruppa prima per: cliente
- Quindi raggruppa per: progetto
- Mostra: tipo di progetto: confermato
Utilizzo fatturabile del mese scorso
- Visualizzazione: tempo e costi: ore e quantità
- Periodo di tempo: mese scorso
- Raggruppa prima per: disciplina
- Quindi raggruppa per: membro del team
- Mostra: tipo di progetto: confermato
In primo luogo, calcola le ore totali disponibili. Si tratta dei giorni lavorativi totali per il mese scorso moltiplicati per le ore nel giorno lavorativo di ogni persona. Quindi calcola le ore fatturabili totali. L'utilizzo è la percentuale di ore totali impiegate per il lavoro fatturabile.
Report sul budget del singolo progetto
- Visualizzazione: tempo e costi
- Periodo di tempo: intervallo di date personalizzate: durata del progetto
- Raggruppa prima per: fase
- Quindi raggruppa per: membro del team
- Mostra: nome e cliente del progetto
Aggiunta di campi personalizzati per persone e progetti
I campi personalizzati per le persone possono essere usati per aggiungere proprietà, tra cui competenze, certificazioni, manager e struttura organizzativa ai profili. Usa i campi personalizzati per aggiungere criteri aziendali specifici ai tuoi progetti e specificare proprietà come Editor del portafoglio, priorità del progetto, probabilità di chiusura, business unit, ID di progetto e sede.
Quando integri Resource Management con altri strumenti o sistemi aziendali, aggiungi campi personalizzati utilizzando gli stessi tag o identificatori utilizzati negli altri strumenti.
I progetti e le persone possono avere più campi personalizzati. Puoi filtrare questi campi sul programma, sulla pagina del portafoglio dei progetti o sui report.
Creazione di campi personalizzati
Solo gli Amministratori delle risorse possono aggiungere campi personalizzati.
- Seleziona Impostazioni nell'angolo in alto a destra.
- Seleziona Impostazioni account dall'elenco a discesa.
- Seleziona Campi personalizzati progetto o Campi personalizzati persone dal menu di navigazione a sinistra.
- Seleziona Aggiungi e compila le seguenti informazioni:
- Nome campo: il nome visualizzato del campo personalizzato e relativi filtri.
- Descrizione campo: una descrizione di come utilizzare questo campo personalizzato (facoltativo).
- Tipo di campo: seleziona campo di testo, menu a discesa o menu a discesa a scelta multipla. Il menu a discesa e il menu a discesa a scelta multipla consentono di specificare le opzioni che verranno visualizzate.
- Valore predefinito: il valore che i nuovi progetti o persone avranno precompilato in questo campo. Seleziona Apply default value to existing projects/people per inserire automaticamente le assegnazioni esistenti.
- Come viene utilizzato questo campo? Stabilisci se desideri che questo valore sia:
- Visibile sul progetto o sulla pagina personale
- Un'opzione di filtro disponibile in tutto l'account e un'opzione di visualizzazione sulla visualizzazione persone nel programma
- Modificabile solo dagli amministratori (solo campi personalizzati per le persone)
- Seleziona Salva per creare il tuo campo personalizzato. Il nuovo campo viene visualizzato su tutti i progetti o per tutte le persone con i valori predefiniti, se applicabile. Gli Amministratori delle risorse e gli Editor del portafoglio possono modificare i campi personalizzati nelle impostazioni di progetto o nelle impostazioni del profilo, a seconda dei casi.
Aggiornamenti sui campi personalizzati
Se aggiorni un campo personalizzato in Impostazioni account, l'aggiornamento viene visualizzato in tutti i progetti e per tutte le persone che usano il campo.
Se rimuovi un campo personalizzato dalle Impostazioni account, il progetto o la persona conserverà tale valore nelle sue impostazioni. Fino a quando almeno un progetto o una persona ha quel valore associato alle proprie impostazioni, l'opzione viene comunque visualizzata nelle opzioni di filtraggio del programma e nei report.
Filtro
Il filtro di un campo personalizzato nei report permette di mostrare elementi specifici in un insieme di dati. Ad esempio, è possibile filtrare i progetti ad alta priorità o i progetti appartenenti a un particolare editor del portafoglio. È possibile applicare più filtri. I filtri disponibili vengono visualizzati solo nei dati che hai raggruppato.