Utilizzare e modificare i report in Resource Management

Filtri di approvazione nei report

Utilizza i filtri basati sull'approvazione per visualizzare le voci temporali in base allo stato di approvazione o all'approvatore associato. Ad esempio, utilizza un report di tempo e costi raggruppato per membro del team e filtrato in base allo stato di approvazione per visualizzare le ore non inviate per ogni membro del team all'interno dell'organizzazione.

• Approvato da: i nomi degli amministratori delle risorse o dei project manager che approvano il tempo appariranno i in questo filtro, in modo da poter filtrare il tempo che le persone specifiche hanno approvato.
• Stato dell'approvazione: puoi filtrare le voci temporali che appaiono nel tuo report filtrando per l tempo approvato, in sospeso o non inviato.

Puoi anche raggruppare i dati del report per stato di approvazione e per approvatore.

I dati del report possono essere esportati in due modi: tramite il menu Esporta o tramite Richiedi dati sottostanti.

Tramite il menu Esporta:

1. Crea il report.
2. Nell'angolo in alto a destra del rapporto, seleziona Esporta. 
3. Seleziona un formato per il tuo file. 

Via e-mail:

I link CSV inviati via e-mail non sono soggetti al limite delle dimensioni del report di Resource Management, quindi sono un modo eccellente per esportare set di dati di grandi dimensioni per l’analisi avanzata in altri strumenti.

Richiedi dati sottostanti non è disponibile per i report sull’utilizzo. 

1. Crea il report.
2. Accanto a Esegui rapporto, seleziona Richiedi dati sottostanti.

Quando il CSV è pronto, riceverai una notifica via e-mail (incluso un link per scaricare il file CSV) all’indirizzo e-mail associato al tuo account di Resource Management. A seconda dell’ambito del report e del carico di sistema, potrebbero essere necessarie fino a 24 ore per ricevere l’e-mail.

Selezionando Esporta il report di dati sottostante si ottiene un report che contiene tutti gli attributi relativi a persone, progetti e assegnazioni. Selezionando Esporta questo rapporto in CSV si ottiene un file CSV con gli stessi dati mostrati in Gestione delle risorse.

Quando esporti un report di riepilogo in formato CSV, l'ordine delle colonne potrebbe cambiare e tutti i filtri applicati verranno visualizzati anche nel CSV. 

Report avanzati

Se la tua organizzazione ha un piano Business o Enterprise Smartsheet e utilizza l'autenticazione Smartsheet, puoi analizzare e condividere ulteriormente i dati dei tuoi report in Smartsheet creando report avanzati. I report avanzati ti consentono di mantenere i tuoi dati nell’ecosistema Smartsheet per eseguire analisi avanzate e manipolare i dati. Con i tuoi dati di reporting in Smartsheet, puoi utilizzare Bridge, Data Shuttle, Data Mesh e altre funzionalità avanzate di Smartsheet.

Se disponi di un piano Smartsheet Business o Enterprise e utilizzi l'autenticazione Smartsheet, puoi creare report avanzati per analizzare e condividere ulteriormente i dati in Smartsheet. Puoi anche utilizzare l'app Pivot con i tuoi dati una volta che sono in Smartsheet.

Innanzitutto crea il report, quindi esporta i dati come file .csv.

Esporta i tuoi dati

1. Con il rapporto aperto, in alto a destra, seleziona Esporta > Esporta dati sottostanti in formato CSV.
2. Scarica il file da Resource Management e salvalo dove puoi trovarlo.

Report da prendere in considerazione l'utilizzo per le tabelle pivot

Ecco alcuni report utili che ti forniranno informazioni preziose quando crei una tabella pivot con i dati risultanti.

Panoramica del budget del cliente e del progetto

• Visualizza: Budget > Importi
• Intervallo di tempo: ultimi e prossimi 90 giorni
• Primo gruppo per: Cliente
• Quindi raggruppa per: Progetto
• Mostra: Tipo di progetto > Confermato

Utilizzo fatturabile del mese scorso

• Visualizza: Tempi e commissioni > Importi e ore
• Periodo di tempo: ultimo mese
• Primo gruppo per: Disciplina
• Quindi raggruppa per: Membro del team
• Mostra: Tipo di progetto > Confermato

L'utilizzo è la percentuale di ore totali impiegate per il lavoro fatturabile.

1. Calcola il totale delle ore disponibili, il totale dei giorni lavorativi del mese scorso moltiplicato per le ore della giornata lavorativa di ogni persona. 
2. Calcola il totale delle ore fatturabili. 
3. Calcola la percentuale.

Report sul budget del singolo progetto

• Visualizza: Tempi e tariffe
• Intervallo di tempo: intervallo di date personalizzato
  • Data di inizio: primo giorno del progetto
  • Data di fine: ultimo giorno del progetto
• Primo gruppo per: Phase
• Quindi raggruppa per: Membro del team
• Show: 
  • Progetto: nome del progetto
  • Cliente: nome del cliente

Puoi utilizzare campi personalizzati per persone o progetti.

• Persone: aggiungi proprietà, tra cui competenze, certificazioni, manager e struttura organizzativa

• Progetti: aggiungi criteri specifici dell'azienda per specificare proprietà come Portfolio Editor, priorità del progetto, probabilità di chiusura, unità aziendale, ID del progetto e ubicazione

Puoi aggiungere più campi personalizzati a progetti e persone e utilizzarli come filtri nella pianificazione, nella pagina del portfolio di progetti o nei report.

Quando integri la gestione delle risorse con altri strumenti o sistemi aziendali, utilizza gli stessi tag o identificatori dei campi personalizzati.

Crea un campo personalizzato

1. Apri Impostazioni account.
   1. In Gestione delle risorse in Smartsheet, seleziona il menu kebab nell'angolo in alto a destra, quindi seleziona Impostazioni.
   2. In Gestione risorse autonoma, seleziona Impostazioni > Impostazioni account.
2. A sinistra, seleziona Project Custom Fields o People Custom Fields.
3. Seleziona Aggiungi e inserisci le seguenti informazioni:
   • Nome campo: il nome visualizzato e i filtri del campo personalizzato
   • Descrizione del campo: istruzioni per questo campo personalizzato (opzionale)
   • Tipo di campo: seleziona Campo di testo, Menu a discesa o Menu a discesa a scelta multipla. Il menu a discesa e il menu a discesa a scelta multipla consentono di specificare le opzioni che verranno visualizzate.
   • Valore predefinito: il valore che viene precompilato in questo campo per nuovi progetti o persone. Seleziona Applica valore predefinito a utenti/progetti esistenti per fare in modo che questo valore compili le assegnazioni esistenti.
   • Come viene utilizzato questo campo? : Determina se desideri questo valore:
     • Visibile sul progetto o sulla pagina personale
     • Disponibile come opzione di filtro in tutto l'account e come opzione di visualizzazione nella visualizzazione delle persone nella pianificazione
     • Modificato solo dagli amministratori (solo per le persone campi personalizzati) 

4. Seleziona Salva per creare il campo personalizzato. 

   Il nuovo campo viene visualizzato su tutti i progetti o le persone con i valori predefiniti, se applicabile. 

Aggiornare un campo personalizzato

Puoi aggiornare un campo personalizzato in qualsiasi momento. Seleziona il campo personalizzato, apporta le modifiche e salvale. L'aggiornamento viene visualizzato in tutti i progetti e le persone che utilizzano il campo.

Tuttavia, se rimuovi un campo personalizzato, il progetto o la persona mantiene quel valore all'interno delle proprie impostazioni. Se almeno un progetto o una persona ha un valore associato alle proprie impostazioni, l'opzione viene comunque visualizzata nelle opzioni di filtro e nei report della pianificazione.

Gli amministratori delle risorse e gli editor del portfolio possono modificare i campi personalizzati nelle impostazioni del progetto o del profilo, a seconda dei casi.

Filtra per campi personalizzati 

È possibile utilizzare un campo personalizzato come filtro nei report per mostrare elementi specifici in un set di dati. 

Ad esempio, puoi filtrare i progetti ad alta priorità o i progetti appartenenti a un particolare editor di portfolio. Puoi anche applicare entrambi i filtri per mostrare solo i progetti ad alta priorità appartenenti a quel Portfolio Editor. 

I filtri sono disponibili solo nei dati che hai raggruppato.

Solo coloro che hanno un accesso valido a Resource Management e il livello di autorizzazione appropriato possono visualizzare i report condivisi.

1. Nell’angolo in alto a destra del report, seleziona Condividi. 
2. Copia e incolla l’URL dal menu a comparsa in un messaggio per i tuoi membri del team. Il tuo team può utilizzare questo link per accedere al report.

Per eliminare un report, passa il puntatore del mouse sul nome del report e seleziona l’icona Elimina.

Report avanzati

Se la tua organizzazione ha un piano Smartsheet Business o Aziendale e utilizza l’autenticazione Smartsheet, puoi analizzare ulteriormente i dati dei tuoi report e condividerli in Smartsheet creando dei report avanzati. Devi inoltre essere un utente con licenza (Modello di collaboratore legacy) o un Membro (Modello di abbonamento utente) in Smartsheet.

Puoi condividere i fogli, i report, le dashboard o i workspace Smartsheet associati con i collaboratori necessari, inclusi gli utenti del tuo piano Smartsheet che non hanno una licenza di Resource Management.