Per saperne di più su Data Shuttle

Data Shuttle richiede dati scaricati in formato .csv o .xlsx da sistemi quali CRM, ERP, database, ecc. 

Puoi usare Data Shuttle per scaricare i dati come allegato a un foglio Smartsheet o una fonte cloud esterna (OneDrive/SharePoint, Google Drive o Box).

La connessione Data Shuttle può essere stabilita tramite il menu Connessioni nella barra di navigazione in alto dell'applicazione Smartsheet o selezionando il pulsante Accedi a Data Shuttle di seguito.

Accedi a Data Shuttle

Data Shuttle per i caricamenti

Crea un flusso di lavoro di caricamento in Data Shuttle in questo modo:

• Importa le ore effettive lavorate da uno strumento di tracciamento temporale esterno
• Importa le spese effettive da un sistema di contabilità esterno
• Aggiorna la consegna della pipeline di vendita da uno strumento di CRM non SFDC
• Unisci i dati provenienti da un sistema esterno in un foglio di intake per il provisioning SCC
• Unisci continuamente i dati provenienti da sistemi multipli in una soluzione Smartsheet per una panoramica esecutiva centralizzata
• Esegui in modo agevole il riferimento incrociato dei dati ERP con il contesto di esecuzione del lavoro
• Importa i dati in Smartsheet da strumenti per la creazione di moduli personalizzati
• Importa l'analisi di business intelligence per intervenire

Data Shuttle per gli scaricamenti

Crea un flusso di lavoro di scaricamento in Data Shuttle in questo modo:

• Visualizza l'informazione Smartsheet chiave agli utenti che non usano Smartsheet.
• Riprendi i dati elaborati da Smartsheet per importarli in altri strumenti di analisi dei dati, CRM o altri sistemi di registrazione all'interno dell'azienda.
• Esporta i dati complessi in una struttura semplice per le importazioni di database.
• Rendi i riepiloghi del foglio disponibili settimanalmente in un sistema di archiviazione cloud per l'invio come allegato e-mail.
• Invia i dati del foglio modificati e filtrati come allegato a un altro foglio per la creazione di soluzioni complesse.  
• Esporta i casi d'uso chiave del tracciamento PPM secondo pianificazione per risanamento e tempistica rispetto ai budget in sistemi esterni
• Esporta, archivia ed esegui l'audit dei dati conservando a lungo termine le versioni esportate di vari fogli

Caricare dati

Data Shuttle consente di caricare dati da:

• Sistemi che consentono l'esportazione in Fogli Google, .xlsx o file di testo .csv 
• File in Google Drive, Microsoft (OneDrive/SharePoint) o Box
• Drive condivisi Google, Box e SharePoint

Se selezioni OneDrive come posizione di origine/target, i siti SharePoint appariranno nel riquadro sinistro nei file OneDrive. 

Quando crei un flusso di lavoro, accertati che:

• il file .csv o .xlsx sia allegato a un foglio in Smartsheet, o che
• il file .csv, .xlsx o Fogli Google si trovi in Google Drive in un account a cui hai accesso.
• Quando si importano file da Google Drive in Data Shuttle, un utente con licenza in Smartsheet deve avere almeno l'accesso come Visualizzatore al documento nell'unità condivisa Google.

Scaricamento dei dati da Smartsheet

Per scaricare i file da Smartsheet o Excel in un'unità condivisa in Google Drive, un utente con licenza in Smartsheet deve avere almeno l'accesso come Editor al file nel drive condiviso in Google.

Data Shuttle può scaricare i dati provenienti da Smartsheet nelle seguenti posizioni:

• OneDrive/Sharepoint, Box e Google Drive, o come allegato a un foglio Smartsheet in formato Excel .xlsx o .csv.
• Drive condivisi Google, Sharepoint o Box. Devi avere almeno l'autorizzazione come Editor nel drive condiviso.

Data Shuttle non supporta i file con estensione Excel precedente (.xls).

Per informazioni sulla compatibilità del browser , consulta l'articolo Requisiti di sistema e linee guida per l'utilizzo di Smartsheet.

Compatibilità dei dati

Se hai un account Smartsheet Commercial, tutte le unità sono attive per impostazione predefinita.

Se hai un account Smartsheet Gov, sono disattivate. Negli account Smartsheet Gov, puoi selezionare le unità che desideri abilitare per l'accesso a Data Shuttle, ma devi contattare l'assistenza per richiedere tale funzionalità.

Flussi di lavoro Data Shuttle

Per caricare o scaricare i dati, devi creare flussi di lavoro. Ogni flusso di lavoro ti aiuta a eseguire queste operazioni:

• Definire origine e destinazione dei dati 
• Applicare filtri a tali dati 
• Mappare i dati alle relative destinazioni 
• Creare una pianificazione opzionale per il flusso di lavoro da eseguire automaticamente 
  • Pianificare un flusso di lavoro significa poterlo impostare e non preoccuparsene più, sapendo che i dati nel target verranno aggiornati regolarmente. Puoi anche eseguire il flusso di lavoro manualmente in qualsiasi momento.

Quando crei i flussi di lavoro, accertati di avere un endpoint chiaro. Evita flussi di lavoro circolari: verranno eseguiti in un ciclo infinito e creeranno problemi con i dati.

Fasi di base dei flussi di lavoro

1. Conferma compatibilità dei dati e autorizzazioni. 
2. Accedi a Data Shuttle da datashuttle.smartsheet.com.
3. Sulla barra di navigazione sinistra, seleziona + per creare un nuovo flusso di lavoro. 
4. Seleziona il tipo di flusso di lavoro che desideri creare, caricare o scaricare.
5. Segui le istruzioni sulle schermate del flusso di lavoro per eseguire quanto segue:
   • Identificare l'origine 
   • Impostare un target
   • Applicare i filtri 
   • Mappare le colonne 
6. Facoltativo: imposta una pianificazione per il tuo flusso di lavoro da eseguire automaticamente.
7. Pubblica il flusso di lavoro per salvarlo. Torna alla dashboard per rivedere, modificare o archiviare il flusso di lavoro.

Suggerimenti e best practice

• Con Data Shuttle le limitazioni di Smartsheet sono comunque applicabili.
• Se devi caricare da un'origine per sostituire oltre 5.000 righe o unire i dati in 20.000 righe, puoi applicare i filtri o decidere di mappare solo le colonne selezionate. Puoi anche creare flussi di lavoro multipli, usando una categoria di dati comuni per distribuire i dati in fogli multipli. Puoi scaricare fino a 20.000 righe. 
• Se lavori tipicamente con set di dati di grandi dimensioni che superano la limitazione del foglio di 20.000 righe, considera di caricare in un DataTable.
• I filtri Data Shuttle distinguono tra maiuscole e minuscole. Controlla il formato se i risultati non sono corretti.
• Imposta flussi di lavoro efficienti. Se qualcuno costruisce un flusso di lavoro e lo imposta per l'esecuzione ogni volta che viene aggiunto un nuovo allegato, chi aggiunge l'allegato farà sì che il flusso di lavoro sia eseguito.