Segui le istruzioni passo passo per aggiungere contatti al tuo elenco I miei contatti Smartsheet.
Gli elenchi di contatti di Smartsheet semplificano l'assegnazione di attività e la condivisione di fogli con clienti, colleghi e fornitori.Esistono due tipi di elenchi di contatti in Smartsheet: l'elenco degli account, gestito dall'amministratore di sistema, e l'elenco dei contatti personali denominato I miei contatti Smartsheet. Usa il tuo elenco personale I miei contatti Smartsheet per condividerlo con chiunque, inclusi i collaboratori esterni alla tua organizzazione.
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Gestisci i contatti nell‘elenco I miei contatti Smartsheet
Un modo per gestire i contatti è con l‘elenco I miei contatti Smartsheet. Pensalo come la tua directory cloud per le attività Smartsheet in cui puoi memorizzare gli indirizzi e-mail dei colleghi con cui collaborerai su Smartsheet.
Per visualizzare i contatti nell‘elenco I miei contatti Smartsheet, nella barra di navigazione, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet.
Chi può vedere i tuoi contatti Smartsheet
Il tuo elenco di contatti Smartsheet è di tua esclusiva proprietà e solo tu puoi visualizzarlo. Tuttavia, se assegni un‘attività o condividi un foglio con uno dei tuoi contatti, l‘indirizzo e-mail di quel contatto sarà visibile alle altre persone che hanno accesso al foglio.
Prima di iniziare: formatta il file .csv
Se desideri importare contatti da Outlook, Hotmail o AOL, esporta i contatti in un file .csv. Le colonne nel file .csv devono essere nominate: First Name, Last Name, and Email Address. L‘ortografia esatta è importante altrimenti l‘elenco non verrà importato correttamente.
Ecco un esempio di come formattare il tuo file .csv:
First Name Last Name Email Address Sally Smart sally.smart@smartsheet.com Ian Intelligent ian.intelligent@smartsheet.com Dave Diligent dave.diligent@smartsheet.com
Ti è consentito un numero illimitato di contatti, ma puoi importare solo 1.000 contatti alla volta.
Aggiungere i contatti a I miei contatti di Smartsheet
Importa i contatti in blocco
- Nella barra di navigazione, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet.
- Seleziona Importa contatti.
- Seleziona una di queste opzioni e segui i passaggi:
- .csv (Outlook, Yahoo, ecc.)
- Seleziona il file .csv e clicca su Continua.
- Scegli quali contatti desideri importare in Smartsheet e clicca su Importa.
- vcf (file vCard)
- Seleziona il file vCard, quindi Continua e infine Importa.
Aggiungi i contatti individualmente
- Nella barra di navigazione, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet.
- Quindi seleziona Aggiungi.
- Digita il nome e l‘indirizzo e-mail del contatto.
- Seleziona OK.
Aggiungi contatti individuali quando condividi un elemento Smartsheet
Quando condividi elementi in Smartsheet digitando un indirizzo e-mail, l‘indirizzo e-mail viene aggiunto automaticamente all‘elenco I miei contatti Smartsheet.
Per associare un nome all‘indirizzo:
- Modifica il contatto tramite il modulo I miei contatti Smartsheet, oppure
- Se ti trovi nel modulo Condivisione fogli o Condivisione report, aggiungi un contatto all‘elenco tramite il modulo Seleziona contatti:
- Nel campo Invita collaboratori, seleziona l‘icona Seleziona contatti.
- Nel modulo Seleziona contatti, seleziona Aggiungi nuovo.
- Inserisci il nome e l‘indirizzo e-mail del contatto, quindi seleziona OK.
Modifica o elimina i contatti
- Nella barra di navigazione, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet.
- Nel modulo I miei contatti Smartsheet, seleziona con il tasto destro del mouse il contatto che desideri modificare o eliminare.
- Seleziona una delle due opzioni:
- Modifica contatto: inserisci un nome associato all‘indirizzo e-mail
- Elimina contatto: rimuovi un contatto dall‘elenco dei contatti
- L‘eliminazione o la modifica di un contatto nel tuo elenco di contatti non rimuove o aggiorna l‘indirizzo e-mail corrispondente nei fogli condivisi. Per riassegnare le attività, consulta l‘articolo su come Trovare e sostituire i valori all‘interno di un foglio.
Non puoi modificare l‘indirizzo e-mail di un contatto, ma solo il nome. Dovrai creare un nuovo contatto per un utente per modificare l‘indirizzo e-mail.
Esporta i contatti nella tua lista di contatti Smartsheet
- Nella barra di navigazione, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet.
- Seleziona Esporta contatti > .csv.
I contatti dal tuo elenco I miei contatti Smartsheet verranno esportati come file .csv nella posizione in cui i download sono archiviati sul tuo computer.
Suggerimenti e best practice consigliate per l‘utilizzo dei contatti
- Puoi gestire quali contatti vengono visualizzati quando digiti in una cella.
Per utilizzare i contatti dalla tua intera lista di contatti Smartsheet: nella colonna Elenco dei contatti, inserisci il nome del contatto in una cella. Una volta iniziata la digitazione, i risultati appariranno nell‘elenco dei contatti.
Attualmente, non esiste un modo per utilizzare le voci dell‘elenco di contatti provenienti da altri fogli.
- Gli Amministratori di gruppo per piani Business e Aziendale possono organizzare i contatti in gruppi. In questo modo è più facile condividere e inviare informazioni a più persone.
- I nomi selezionati per i contatti appariranno quando assegni loro delle attività nelle colonne Elenco di contatti. Tuttavia, in altre aree come la lista Condivisione, il nome visualizzato viene ricavato dall‘account Smartsheet dell‘utente.