Gestisci i contatti nell'elenco I miei contatti di Smartsheet

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Smartsheet
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Questo Articolo della guida compare nelle seguente tracce di apprendimento.

Utilizzerai i contatti in Smartsheet per facilitare le collaborazioni. Ad esempio, puoi utilizzare i contatti quando invii e-mail, condividi fogli o assegni attività in Smartsheet.

Un modo per gestire i contatti è con l'elenco I miei contatti Smartsheet. Consideralo come il tuo elenco telefonico cloud per le attività di Smartsheet, in cui puoi tenere gli indirizzi e-mail dei colleghi con cui ti ritroverai a collaborare su Smartsheet.

Per visualizzare i contatti nell'elenco I miei contatti di Smartsheet, nella Barra di navigazione seleziona Account > I miei contatti Smartsheet.

Chi può vedere i tuoi contatti Smartsheet

Il tuo elenco I miei contatti Smartsheet è di tua esclusiva proprietà e solo tu puoi visualizzarlo. Tuttavia, se assegni un'attività o condividi un foglio a uno dei tuoi contatti, l'indirizzo e-mail di quel contatto sarà visibile alle altre persone che hanno accesso al foglio.

Prima di cominciare: Formatta il tuo file .csv

Il numero di contatti a tua disposizione è illimitato, ma puoi importare solo 1.000 contatti alla volta.

Se desideri importare contatti da Outlook, Hotmail o AOL, esporta i contatti in un file .csv, quindi aggiungi al file le seguenti colonne: Nome, Cognome e Indirizzo e-mail. L'ortografia esatta è importante altrimenti l'elenco non verrà importato correttamente.

Ecco un esempio di come formattare il tuo file .csv:

Nome Cognome Indirizzo e-mail
Sally Smart sally.smart@smartsheet.com
Ian Intelligent ian.intelligent@smartsheet.com
Dave Diligent dave.diligent@smartsheet.com

 


Aggiungi contatti a I miei contatti di Smartsheet

Importa i contatti in massa

  1. Nella Barra di navigazione, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet.
  2. Nel modulo I miei contatti Smartsheet, seleziona Importa contatti.
  3. Seleziona una di queste opzioni:
    • Gmail
      Smartsheet non memorizza il tuo indirizzo e-mail né la tua password. Queste credenziali vengono utilizzate solo per accedere alla tua rubrica di indirizzi e-mail.
      1. Se visualizzi il prompt di accesso di Google, inserisci le tue credenziali Google, quindi clicca su Accedi. In caso contrario, passa alla fase successiva.
      2. Seleziona quali contatti desideri importare in Smartsheet, quindi seleziona Importa.
  • .csv (Outlook, Yahoo, ecc.)
    1. Seleziona il file .csv e seleziona Continua.
    2. Seleziona quali contatti desideri importare in Smartsheet, quindi seleziona Importa.
  • vcf (file vCard)
    • Seleziona il file vCard, seleziona Continua, quindi seleziona Importa.

Una volta importati i contatti in massa, l’app di Smartsheet aggiunge i contatti che hai importato al tuo elenco I miei contatti Smartsheet.

Aggiungi i contatti individualmente

  1. Nella Barra di navigazione, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet.
  2. Per visualizzare il modulo Contatti, nel modulo I miei contatti Smartsheet seleziona Aggiungi.
  3. Digita il nome e l'indirizzo e-mail del contatto, quindi seleziona OK.

Una volta effettuate queste operazioni, Smartsheet aggiunge il tuo nuovo contatto (o i tuoi nuovi contatti) al tuo elenco dei contatti.

Aggiungi contatti individuali quando condividi un elemento Smartsheet

Quando condividi elementi in Smartsheet digitando un indirizzo e-mail, l'indirizzo e-mail potrebbe essere aggiunto automaticamente all'elenco I miei contatti Smartsheet. 

Per associare un nome all'indirizzo:

  • Modifica il contatto tramite il modulo I miei contatti Smartsheet, oppure
  • Se sei nel modulo Condivisione di fogli o Condivisione di report, aggiungi un contatto all’elenco tramite il modulo Seleziona contatti:
    1. Nel campo Invita collaboratori, clicca sull’icona Seleziona contatti.
    2. Nel modulo Seleziona contatti, seleziona Controlli di sicurezza.
    3. Inserisci il nome e l’indirizzo email del tuo contatto, quindi seleziona OK.

Modifica o elimina contatti

  1. Nella Barra di navigazione, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet.
  2. Nel modulo I miei contatti Smartsheet, fai clic con il tasto destro del mouse sul contatto che desideri modificare o eliminare.
  3. Seleziona una di queste opzioni:
    • Modifica contatto: Inserisci un nome associato all’indirizzo e-mail, o modifica l’indirizzo e-mail del tuo contatto
    • Elimina contatto: Rimuovi un modulo di contatto dal tuo elenco dei contatti

L’eliminazione o la modifica di un contatto nel tuo elenco dei contatti non rimuove o aggiorna l'indirizzo e-mail corrispondente nei fogli condivisi né aggiorna alcuna attività assegnata. Per riassegnare le attività, vedi l’articolo Trovare e sostituire valori all’interno di un foglio.


Esporta i contatti nel tuo elenco dei contatti Smartsheet

  1. Nella Barra di navigazione, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet.
  2. Nel modulo I miei contatti Smartsheet, seleziona Esporta contatti> .csv.

I contatti dal tuo elenco I miei contatti Smartsheet verranno esportati come file .csv nella posizione in cui i download sono archiviati sul tuo computer.


Suggerimenti e buone pratiche per l'utilizzo dei contatti

Ecco alcuni aspetti da tenere a mente quando utilizzi i contatti:

  • Puoi decidere quali contatti vengono visualizzati quando scrivi in una cella.
  • Per utilizzare i contatti da tutto il tuo elenco di contatti Smartsheet, nella colonna Elenco dei contatti digita il nome del tuo contatto in una cella. Una volta che hai iniziato a digitare, i risultati verranno visualizzati nell’elenco dei contatti.
    Attualmente, non esiste un modo per utilizzare le voci dell'elenco di contatti provenienti da altri fogli.
  • I nomi selezionati per i contatti appariranno quando assegni loro delle attività nelle colonne Elenco di contatti. Tuttavia, in altre aree come la lista di Condivisione, il nome visualizzato viene ricavato dall'account Smartsheet dell'utente. 
    Puoi modificare il nome utilizzato con il tuo account Smartsheet tramite la finestra di dialogo Impostazioni personali. Per andare alle tue impostazioni personali, seleziona Account > Impostazioni personali
  • Gli amministratori di gruppo su piani Business e Aziendali possono organizzare i contatti in gruppi, semplificando la condivisione e l'invio di informazioni a più persone.