Gestisci i contatti nell'elenco I miei contatti di Smartsheet

Questo Articolo della guida compare nelle seguente tracce di apprendimento.

Utilizzerai i contatti in Smartsheet per facilitare una collaborazione più rapida. Ad esempio, utilizzerai i contatti quando invii e-mail, condividi fogli o assegni attività in Smartsheet.

Un modo per gestire i contatti è con l'elenco I miei contatti Smartsheet. Per visualizzare i contatti nell'elenco dei contatti personali di Smartsheet, fare clic su Account (Il tuo profilo nell’angolo in alto a destra) > I miei contatti Smartsheet.

Chi può vedere i tuoi contatti di Smartsheet

Il tuo elenco di contatti Smartsheet è di tua esclusiva proprietà e solo tu puoi visualizzarlo. Tuttavia, se assegni un'attività o condividi un foglio a uno dei tuoi contatti, l'indirizzo e-mail di quel contatto sarà visibile alle altre persone che hanno accesso al foglio.

Prima di cominciare: Formatta il tuo file CSV

Il numero totale di contatti consentiti è illimitato. Tuttavia, puoi importare solo 1.000 contatti alla volta.

Se desideri importare contatti da Outlook, Hotmail o AOL, devi prima esportare i contatti in un file .csv. Le colonne nel file .csv devono essere nominate Nome, Cognome e Indirizzo e-mail rispettivamente. L'ortografia esatta è importante altrimenti l'elenco non verrà importato correttamente.

Ecco un esempio di come formattare il tuo file .csv:

Nome Indirizzo e-mail
Sally Smart sally.smart@smartsheet.com
Ian Intelligent ian.intelligent@smartsheet.com
Dave Diligent dave.diligent@smartsheet.com

 


Aggiungi contatti a I miei contatti di Smartsheet

Importa i contatti in massa

  1. Clicca su Account > I miei contatti Smartsheet.

    Appare il modulo I miei contatti Smartsheet.
     
  2. Clicca su Importa contatti quindi seleziona Gmail, .csv (Outlook, Yahoo, ecc.) o vcf (file vCard).

    Segui il passaggio appropriato per il tipo di contatto che desideri importare:

    Gmail
    Seleziona quali contatti desideri importare in Smartsheet e clicca su Importa

    Potrebbe venirti richiesto di inserire il tuo nome utente e la tua password. Dopo aver inserito queste informazioni, clicca su Accedi.

    NOTA: Smartsheet non memorizza il tuo nome utente né la tua password; Queste credenziali vengono utilizzate solo per accedere alla tua rubrica di indirizzi e-mail.

    .csv (Outlook, Yahoo, ecc.)
    Seleziona il file .csv e clicca su Continua. Scegli quali contatti desideri importare in Smartsheet e clicca su Importa.

    .vcf (file vCard)
    Seleziona il file vCard, clicca su Continua, quindi clicca su Importa.

I contatti vengono aggiunti a Il mio elenco di contatti Smartsheet.

Aggiungi i contatti individualmente

  1. Clicca su Account > I miei contatti Smartsheet.
  2. Nel modulo I miei contatti Smartsheet, clicca su Aggiungi per visualizzare la finestra Contatto.
  3. Digita il nome e l'indirizzo e-mail del contatto, quindi clicca su OK.

Il nuovo contatto viene aggiunto al tuo elenco di contatti.

Aggiungi contatti individuali quando condividi un elemento Smartsheet

Quando condividi elementi in Smartsheet digitando un indirizzo e-mail, l'indirizzo e-mail potrebbe essere aggiunto automaticamente all'elenco I miei contatti Smartsheet. Per associare un nome all'indirizzo, segui i passaggi in questo articolo per modificare il contatto.

-oppure-
Clicca sull'icona collaboratori accanto al campo Invita collaboratori per visualizzare il tuo attuale elenco di contatti Smartsheet. Clicca su Aggiungi nuovo nell’angolo in basso a sinistra per aggiungere un contatto all'elenco.


Modifica o elimina i contatti

  1. Clicca su Account> I miei contatti Smartsheet.

    Appare il modulo I miei contatti Smartsheet.
     
  2. Clicca con il tasto destro del mouse sul contatto che desideri modificare o eliminare e seleziona Modifica contatto o Elimina contatto.

NOTA: l'eliminazione o la modifica di un contatto nel tuo elenco di contatti non rimuove o aggiorna l'indirizzo e-mail corrispondente nei fogli condivisi né aggiorna alcuna attività assegnata. Per informazioni sulla rimozione di un collaboratore dalla condivisione dei fogli, consulta l'articolo Condivisione di fogli.Per riassegnare le attività, consulta l’articolo su Trova e Sostituisci.


Esporta i contatti nel tuo 'elenco di contatti Smartsheet

  1. Clicca su Account > I miei contatti Smartsheet.

    Appare il modulo I miei contatti Smartsheet.
     
  2. Clicca su Esporta contatti > .csv.

I contatti dal tuo elenco I miei contatti Smartsheet verranno esportati come file .csv nella posizione in cui i download sono archiviati sul tuo computer.


Suggerimenti e procedure consigliate per l'utilizzo dei contatti

Ecco alcuni aspetti da tenere a mente quando utilizzi i contatti:

  • Potresti non visualizzare tutti i tuoi contatti quando clicchi in una colonna Elenco di contatti. Ecco cosa vedrai: (1) i contatti già utilizzati nel foglio e chiunque e (2) i nomi dei collaboratori che sono stati condivisi sul foglio.
  • Per utilizzare i contatti da tutto il tuo elenco di contatti Smartsheet, inizia a digitare il nome del contatto in una cella nella colonna Elenco contatti e i risultati corrispondenti appariranno per completamento automatico. Attualmente, non esiste un modo per utilizzare le voci dell'elenco di contatti provenienti da altri fogli.
  • I nomi selezionati per i contatti appariranno quando assegni loro delle attività nelle colonne Elenco di contatti. Tuttavia, in altre aree come la lista di Condivisione, il nome visualizzato viene ricavato dall'account Smartsheet dell'utente. (Puoi modificare il nome utilizzato con il tuo account Smartsheet tramite Impostazioni personali: Clicca su Account > Impostazioni personali).
  • Gli amministratori di gruppo su piani multiutente possono organizzare i contatti in gruppi, semplificando la condivisione e l'invio di informazioni a più persone. Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo Gestione dei gruppi.
  • Puoi importare solo 1.000 contatti alla volta.