Gestisci i contatti nell‘elenco I miei contatti Smartsheet

Un modo per gestire i contatti è con l’elenco I miei contatti Smartsheet. Qui puoi memorizzare gli indirizzi e-mail dei colleghi con cui collaborerai in Smartsheet.

Per visualizzare i contatti nell’elenco I miei contatti Smartsheet, apri la barra di navigazione sinistra e seleziona Account > I miei contatti Smartsheet...

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Chi può vedere i tuoi contatti Smartsheet

Il tuo elenco I miei contatti Smartsheet è privato. Tuttavia, se assegni un’attività o condividi un foglio con uno dei tuoi contatti, l’indirizzo e-mail di quel contatto sarà visibile alle altre persone che hanno accesso al foglio.

Formatta il tuo file .csv

Se desideri importare contatti da Outlook, Hotmail o AOL, esporta i contatti in un file .csv. Aggiungi quindi le seguenti colonne al file .csv: First Name, Last Name e Email Address.

L’ortografia deve essere esatta o l’elenco non verrà importato correttamente.

Ecco un esempio di come formattare il tuo file .csv:

Nome	Cognome	Email Address
Sally	Smart	sally.smart@smartsheet.com
Ian	Intelligent	ian.intelligent@smartsheet.com
Dave	Diligent	dave.diligent@smartsheet.com

 Puoi importare un numero illimitato di contatti; tuttavia, puoi importare solo 1.000 contatti alla volta.

Aggiungi i contatti a I miei contatti Smartsheet

Importa i contatti in blocco

1. Nella barra di navigazione a sinistra, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet. 
2. Seleziona Importa contatti. 
3. Seleziona una di queste opzioni e segui i passaggi:

• .csv (Outlook, Yahoo, ecc.)
  1. Seleziona il file .csv e clicca su Continua. 
  2. Scegli quali contatti importare in Smartsheet e seleziona Importa. 
• vcf (file vCard)
  • Seleziona il file vCard, quindi Continua e infine Importa.

Assicurati che il tuo file CSV non contenga celle vuote per evitare problemi durante l’importazione in blocco dei contatti.

Aggiungi i contatti individualmente

1. Seleziona Account > I miei contatti Smartsheet > Aggiungi nella barra di navigazione a sinistra.
2. Digita il nome e l‘indirizzo e-mail del contatto.
3. Seleziona OK.

Aggiungi contatti individuali quando condividi un elemento Smartsheet

Quando condividi elementi in Smartsheet digitando un indirizzo e-mail, l’indirizzo e-mail viene aggiunto automaticamente all’elenco I miei contatti Smartsheet.

Puoi associare un nome all’indirizzo in due modi diversi: 

1. Modifica il contatto tramite il modulo I miei contatti Smartsheet
2. Se ti trovi nel modulo Condivisione foglio o Condivisione di report, aggiungi un contatto all’elenco tramite il modulo Seleziona contatti:
   1. Nel campo Invita collaboratori, seleziona l’icona Seleziona contatti. 
   2. Nel modulo Seleziona contatti, seleziona Aggiungi nuovo.
   3. Inserisci il nome e l’indirizzo e-mail del contatto, quindi seleziona OK.

Modifica o elimina i contatti

1. Nella barra di navigazione a sinistra, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet...
2. Nel modulo I miei contatti Smartsheet, clicca con il tasto destro del mouse sul contatto che desideri modificare o eliminare. 
3. Seleziona una delle due opzioni: 

• Modifica contatto: inserisci un nome associato all’indirizzo e-mail
• Elimina contatto: rimuovi un contatto dall’elenco dei contatti
  • L’eliminazione o la modifica di un contatto nel tuo elenco dei contatti non rimuove o aggiorna l’indirizzo e-mail corrispondente nei fogli condivisi. Consulta l’articolo Trovare e sostituire valori all’interno di un foglio per riassegnare le attività.

Non puoi modificare l’indirizzo e-mail di un contatto, solo il nome. Per modificare un indirizzo e-mail, crea un nuovo contatto per un utente. 

Esporta i contatti nella tua Lista di contatti Smartsheet

1. Nella barra di navigazione a sinistra, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet...
2. Seleziona Esporta contatti > .csv.

I contatti dal tuo elenco I miei contatti Smartsheet appariranno come file esportati in .csv nella posizione in cui i download sono archiviati sul tuo computer.

Suggerimenti e best practice consigliate per l’utilizzo dei contatti

• Puoi gestire quali contatti vengono visualizzati quando digiti in una cella.

• Per utilizzare i contatti dall’intera lista di contatti Smartsheet, digita il nome del contatto in una cella nella colonna Elenco dei contatti. Una volta iniziata la digitazione, i risultati appaiono nell’elenco dei contatti. 
   

  Non esiste un modo per utilizzare le voci dell’elenco dei contatti provenienti da altri fogli.

• Gli Amministratori di gruppo per piani Business e Aziendale possono organizzare i contatti in gruppi. In questo modo è più facile condividere e inviare informazioni a più persone.
• I nomi selezionati per i contatti appaiono quando assegni loro delle attività nelle colonne Elenco dei contatti. Tuttavia, in altre aree come l’elenco Condivisione, il nome visualizzato viene ricavato dall’account Smartsheet dell’utente.