Gestisci i contatti nell'elenco I miei contatti di Smartsheet

Un modo per gestire i contatti è con l'elenco I miei contatti Smartsheet. Pensalo come la tua directory cloud per le attività Smartsheet in cui puoi memorizzare gli indirizzi e-mail dei colleghi con cui collaborerai su Smartsheet.

Per visualizzare i contatti nell'elenco I miei contatti Smartsheet, nella barra di navigazione, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet.

Chi può vedere i tuoi contatti Smartsheet

Il tuo elenco di contatti Smartsheet è di tua esclusiva proprietà e solo tu puoi visualizzarlo. Tuttavia, se assegni un'attività o condividi un foglio con uno dei tuoi contatti, l'indirizzo e-mail di quel contatto sarà visibile alle altre persone che hanno accesso al foglio.

Prima di iniziare: formatta il file .csv

Se desideri importare contatti da Outlook, Hotmail o AOL, esporta i contatti in un file .csv. Le colonne nel file .csv devono essere nominate: First Name, Last Name, and Email Address. L'ortografia esatta è importante altrimenti l'elenco non verrà importato correttamente.

Ecco un esempio di come formattare il tuo file .csv:

First Name	Last Name	Email Address
Sally	Smart	sally.smart@smartsheet.com
Ian	Intelligent	ian.intelligent@smartsheet.com
Dave	Diligent	dave.diligent@smartsheet.com

Ti è consentito un numero illimitato di contatti, ma puoi importare solo 1.000 contatti alla volta.

Aggiungere i contatti a I miei contatti di Smartsheet

Importa i contatti in blocco

1. Nella barra di navigazione, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet. 
2. Seleziona Importa contatti. 
3. Seleziona una di queste opzioni e segui i passaggi:
   • Gmail
     1. Se viene visualizzato il prompt di accesso di Google, inserisci le tue credenziali di accesso di Google. Quindi seleziona Accedi. In caso contrario, vai al passaggio successivo. 
     2. Seleziona quali contatti desideri importare in Smartsheet e seleziona Importa. 

• .csv (Outlook, Yahoo, ecc.)
  1. Seleziona il file .csv e clicca su Continua. 
  2. Scegli quali contatti desideri importare in Smartsheet e clicca su Importa. 
• vcf (file vCard)
  • Seleziona il file vCard, quindi Continua e infine Importa.

Aggiungi i contatti individualmente

1. Nella barra di navigazione, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet.
2. Quindi seleziona Aggiungi.
3. Digita il nome e l'indirizzo e-mail del contatto.
4. Seleziona OK.

Aggiungi contatti individuali quando condividi un elemento Smartsheet

Quando condividi elementi in Smartsheet digitando un indirizzo e-mail, l'indirizzo e-mail viene aggiunto automaticamente all'elenco I miei contatti Smartsheet. 

Per associare un nome all'indirizzo: 

• Modifica il contatto tramite il modulo I miei contatti Smartsheet, oppure
• Se ti trovi nel modulo Condivisione fogli o Condivisione report, aggiungi un contatto all'elenco tramite il modulo Seleziona contatti:
  1. Nel campo Invita collaboratori, seleziona l'icona Seleziona contatti. 
  2. Nel modulo Seleziona contatti, seleziona Aggiungi nuovo.
  3. Inserisci il nome e l'indirizzo e-mail del contatto, quindi seleziona OK.

Modifica o elimina i contatti

1. Nella barra di navigazione, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet.
2. Nel modulo I miei contatti Smartsheet, seleziona con il tasto destro del mouse il contatto che desideri modificare o eliminare. 
3. Seleziona una delle due opzioni:

• Modifica contatto: inserisci un nome associato all'indirizzo e-mail
• Elimina contatto: consente di rimuovere un contatto dall'elenco dei contatti
  • L'eliminazione o la modifica di un contatto nel tuo elenco di contatti non rimuove o aggiorna l'indirizzo e-mail corrispondente nei fogli condivisi. Per riassegnare le attività, consulta l'articolo su come Trovare e sostituire i valori all'interno di un foglio.

Non puoi modificare l'indirizzo e-mail di un contatto, ma solo il nome. Dovrai creare un nuovo contatto per un utente per modificare l'indirizzo e-mail. 

Esporta i contatti nella tua lista di contatti Smartsheet

1. Nella barra di navigazione, seleziona Account > I miei contatti Smartsheet. 
2. Seleziona Esporta contatti > .csv.

I contatti dal tuo elenco I miei contatti Smartsheet verranno esportati come file .csv nella posizione in cui i download sono archiviati sul tuo computer.

Suggerimenti e best practice consigliate per l'utilizzo dei contatti

• Puoi gestire quali contatti vengono visualizzati quando digiti in una cella.
• Per utilizzare i contatti dalla tua intera lista di contatti Smartsheet: nella colonna Elenco dei contatti, inserisci il nome del contatto in una cella. Una volta iniziata la digitazione, i risultati appariranno nell'elenco dei contatti. 
  Attualmente, non esiste un modo per utilizzare le voci dell'elenco di contatti provenienti da altri fogli.
• Gli Amministratori del gruppo per piani Business e Aziendale possono organizzare i contatti in gruppi. In questo modo è più facile condividere e inviare informazioni a più persone.
• I nomi selezionati per i contatti appariranno quando assegni loro delle attività nelle colonne Elenco di contatti. Tuttavia, in altre aree come la lista Condivisione, il nome visualizzato viene ricavato dall'account Smartsheet dell'utente.