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Gli avvisi e i promemoria automatizzati di Smartsheet garantiscono che le persone giuste ottengano le giuste informazioni, al momento giusto.
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Gli avvisi vengono attivati automaticamente dalle modifiche nei tuoi fogli e informano i soggetti interessati degli aggiornamenti effettuati su informazioni essenziali.
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I promemoria vengono attivati proattivamente da una data o un orario specifici, e tengono informati i proprietari delle attività sulle scadenze più importanti.
Sia gli avvisi che i promemoria possono essere impostati individualmente o insieme, come parte di un flusso di lavoro più ampio con più condizioni. Possono anche essere inviati a più destinatari a intervalli regolari, anche se il destinatario in questione non condivide il tuo foglio.
Blocchi di trigger: quando viene eseguito il flusso di lavoro
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Quando crei flussi di lavoro di automazione, puoi selezionare uno dei seguenti trigger:
- Quando vengono aggiunte o modificate righe
- Quando vengono modificate righe
- Quando vengono aggiunte righe(questo non attiva il flusso nel caso di modifiche alle righe esistenti)
- Quando viene raggiunta una data
Inserisci i criteri per il trigger del flusso di lavoro accanto a Quando, per assicurarti che solo le modifiche desiderate nei campi scelti attivino il flusso di lavoro. Ad esempio, puoi creare un flusso di lavoro che si attivi quando lo stato di un elemento cambia in Completo.
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Gli utenti con autorizzazioni di livello Editor possono solo creare, modificare o eliminare avvisi o promemoria con se stessi come destinatario.
Scopri le autorizzazioni per i flussi di lavoro.
Per evitare loop infiniti, Smartsheet non attiva azioni che modificano automaticamente il foglio tramite collegamenti a celle in ingresso o formule tra fogli. Sono incluse le formule che fanno riferimento a un’altra cella che usa un collegamento a una cella in ingresso o una formula tra fogli.
Ad esempio, se la cella Stato sulla riga è popolata da una formula che punta a una cella contenente un collegamento a una cella da un altro foglio, le modifiche apportate a tale valore di cella attraverso il collegamento alla cella non attivano un flusso di lavoro che blocca la riga quando lo Stato passa a Completo.
Per aggirare questo problema, potresti utilizzare le automazioni temporizzate o i flussi di lavoro di ricorrenza.
Frequenza dei flussi di lavoro
La frequenza del flusso di lavoro che puoi impostare dipende dal trigger selezionato.
Le opzioni Orario, Quotidiano e Mensile sono disponibili solo per i seguenti trigger:
- Quando vengono aggiunte o modificate righe
- Quando vengono modificate righe
- Quando vengono aggiunte righe
| Frequenza del flusso di lavoro | Oraria | Giornaliera | Settimanale |
|---|---|---|---|
| Esegui flusso di lavoro e cambia foglio | Ogni ora dopo che i criteri di trigger e le condizioni del flusso di lavoro iniziali sono stati soddisfatti. | Dalle 00:00 alle 23:59 | Tra le ore 00:00 del venerdì della settimana corrente e le ore 23:59 del giovedì della settimana successiva. |
| Messaggi di avviso | Ogni ora dopo il trigger iniziale. | Tra le ore 00:00 e le ore 4:00 del giorno successivo all’esecuzione del flusso di lavoro. | Tra le ore 00:00 e le ore 4:00 del venerdì della settimana successiva. |
Questo è un esempio di come funziona un flusso di lavoro settimanale:
Hai creato un flusso di lavoro settimanale il 16 marzo 2022 (mercoledì). Questo flusso di lavoro viene eseguito e valuta le modifiche ai fogli dal 18 marzo 2022 (venerdì) al 24 marzo 2022 (giovedì). Dopo aver esaminato le modifiche ai fogli, invia il messaggio di avviso su tali modifiche il 25 marzo 2022 (venerdì).
Per impostare questa frequenza del flusso di lavoro
- Nel blocco Trigger, imposta Trigger su una di queste opzioni:
- Quando vengono aggiunte o modificate righe
- Quando vengono aggiunte righe
- Quando vengono modificate righe
- Seleziona una delle seguenti opzioni di Esegui flusso di lavoro:
- Orario
- Giornaliero
- Settimanale
Se utilizzi flussi di lavoro automatizzati per inviare notifiche e desideri utilizzare {{Placeholders}}, il tuo flusso di lavoro può inviare notifiche solo con il trigger Quando attivato. Le opzioni Orario, Quotidiano o Settimanale non sono disponibili in questo scenario.
Flussi di lavoro ricorrenti
Il trigger Quando viene raggiunta una data può avere una ricorrenza quotidiana, settimanale, mensile o annuale.
Questo trigger richiede di impostare l’ora in cui il flusso di lavoro deve essere attivato, indipendentemente dalla ricorrenza scelta. Questa operazione viene eseguita nel blocco di attivazione, non nella finestra Ricorrenza personalizzata. Tieni presente il fuso orario che appare sotto l’ora di attivazione.
La tabella seguente illustra il comportamento di ogni opzione relativa alla ricorrenza.
| Giorno | Settimana | Mese | Anno |
|---|---|---|---|
| Si attiva ogni giorno. | Si attiva nei giorni selezionati, ogni settimana. | Questo attiva il flusso di lavoro una volta al mese. Sono disponibili due opzioni per configurarlo:
| Il flusso di lavoro si attiva una volta l’anno, all’ora, nel giorno e nel mese selezionati. |
Imposta il trigger in modo che si verifichi un’ora prima dell’azione. Ciò garantisce che eventuali problemi tecnici non impediscano l'esecuzione dell'azione in tempo.
- Nel blocco Trigger del flusso di lavoro, seleziona Quando viene raggiunta una data.
- Seleziona Esegui una sola volta > Personalizzato.
- Nella finestra Ricorrenza personalizzata, seleziona la cadenza desiderata per l’attivazione dei flussi di lavoro.
- Seleziona quando il flusso di lavoro inizia e finisce.
- Seleziona Fatto.
Puoi configurare il flusso di lavoro in modo che termini dopo una data specifica o un certo numero di esecuzioni.
Ecco fatto! Il flusso di lavoro ora viene eseguito alla ricorrenza specificata. Per controllare quali righe il flusso di lavoro include quando viene eseguito, dai un’occhiata a Blocchi di condizioni.
Tieni presente quanto segue
- Puoi raggruppare i flussi di lavoro solo per eseguire Orario, Quotidiano o Settimanale per i tipi di azione Notifiche e Richieste di approvazione e aggiornamento senza le azioni Se approvato o Se rifiutato.
- Il flusso di lavoro viene attivato da modifiche a Qualsiasi valore anche quando una cella diventa vuota.
- Quando tu o altri collaboratori sul foglio salvate le modifiche a più righe del foglio entro la frequenza del flusso di lavoro, tutti gli utenti iscritti al flusso di lavoro ricevono una singola notifica con un massimo di 100 righe in formato griglia.
- Se la frequenza del flusso di lavoro è impostata su Orario, Quotidiano o Settimanale, non puoi usare nessuno di questi tipi di azione:
- Cancella valore cella
- Assegna persone
- Registra una data
- Sposta righe
- Copia righe
- Blocca righe
- Sblocca righe
- Richiedi un’approvazione
- Salva il flusso di lavoro con l’impostazione Quando attivato
- Torna alla modifica del flusso di lavoro
Per quanto riguarda il flusso di lavoro basato sul tempo:
- Quando selezioni manualmente una data, il flusso di lavoro attiva contemporaneamente tutte le righe che soddisfano le condizioni che hai impostato. Ad esempio, puoi utilizzare un avviso per ricordarti di intervenire su tutte le righe che non hanno un Assignee entro una data specifica.
- Quando selezioni un campo data per il flusso di lavoro, il foglio verifica quotidianamente la presenza di righe da includere. Se nessuna riga soddisfa le condizioni del flusso di lavoro, non si verifica alcun trigger.
- Non puoi includere righe che non hanno una data.
- Puoi anche definire l’ora del giorno per l’esecuzione del flusso di lavoro.
- Il fuso orario del trigger è sempre lo stesso del fuso orario del Proprietario del foglio.
- L’automazione non invia messaggi quando il foglio è vuoto.