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Accelera il lavoro del team e risparmia tempo prezioso sostituendo attività manuali e ripetitive con flussi di lavoro flessibili e automatizzati:
- Invia avvisi importanti sulle modifiche o i promemoria sulle scadenza imminenti.
- Richiedi aggiornamenti e approvazioni basati sul contenuto.
- Blocca e sblocca le righe o spostale tra fogli diversi.
- Assegna le persone alle attività e registra la data corrente in cui vengono raggiunti i traguardi.
- Combina più scenari e azioni per soddisfare le tue esigenze con meno sforzo.
Puoi collaborare facilmente con il tuo team sui flussi di lavoro nell'editor visivo, senza bisogno di codice.
I flussi di lavoro automatizzati si compongono di tre elementi: I trigger, le condizioni e le azioni.
Automatizzare i processi con i flussi di lavoro
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Creare il flusso di lavoro
La creazione di un flusso di lavoro automatizzato è simile a quella di un diagramma di flusso. Partendo da un blocco iniziale, puoi mettere insieme i trigger, le condizioni e le azioni in uno o più blocchi finali.
Il livello di autorizzazione definisce le azioni che puoi fare e dove puoi applicare i flussi di lavoro. Scopri di più sulle Autorizzazioni sui flussi di lavoro automatizzati.
Puoi creare i tuoi flussi di lavoro da zero o personalizzare i modelli esistenti. La Galleria di modelli di automazione include suggerimenti su quando utilizzare il flusso di lavoro e su come personalizzare ogni modello.
Come aggiungere un flusso di lavoro
Opzione 1: accedi alla Galleria di modelli di automazione:
- Nell’angolo in alto a sinistra del foglio, seleziona Automazione > Crea da modello…
- Seleziona un modello per aprire la sezione Dettagli.
Opzione 2: crea un flusso di lavoro da zero:
- Nell’angolo in alto a sinistra del foglio, seleziona Automazione >Crea da zero…
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I componenti dei flussi di lavoro includono:
- Blocchi di trigger: definiscono quando desideri che venga eseguito il flusso di lavoro.
- Percorsi di condizione: una linea che collega i blocchi e rappresenta le diverse strade che il tuo flusso di lavoro può intraprendere a seconda delle condizioni che hai impostato. Il tuo flusso di lavoro può includere uno o più percorsi, dal trigger all’azione, in base a condizioni precedenti.
- Blocchi di condizioni: definiscono le condizioni per filtrare determinate righe da includere in un avviso o in un’azione.
- Blocchi di azione: quando attivati, scelgono l’automazione eseguita dal flusso di lavoro.
Personalizzare il flusso di lavoro
Seleziona l’icona più (+) per inserire nuovi percorsi e blocchi nel flusso di lavoro:
- Aggiungi una condizione: filtra le righe incluse nel percorso del flusso di lavoro.
- Aggiungi un percorso di condizione: definisci un percorso alternativo per il tuo flusso di lavoro se la prima condizione non può essere soddisfatta.
- Aggiungi un’azione: definisci ciò che desideri faccia il tuo flusso di lavoro una volta che soddisfa le tue condizioni.
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Cose da sapere sui flussi di lavoro
- Con percorsi multipli, il flusso di lavoro valuta ogni blocco di condizioni in sequenza da sinistra a destra. Il blocco di condizioni più a sinistra che la riga soddisfa definisce il percorso che la riga intraprende attraverso il flusso di lavoro.
- Aggiungi almeno un blocco di azioni alla fine di ogni percorso. Dopo un blocco di azioni, puoi definire ulteriori condizioni e percorsi, purché siano seguiti da un altro blocco di azioni.
- Flussi di lavoro meno recenti come le e-mail, le richieste di aggiornamento/approvazione e le automazioni che prevedono lo spostamento di righe su fogli di grandi dimensioni possono richiedere alcuni minuti per essere completati.
- Le celle che contengono formule tra fogli o collegamenti di celle non attivano un flusso di lavoro che modifica automaticamente il foglio (Sposta riga, Copia riga, Blocca riga, Sblocca riga, Richiesta di approvazione). Per aggirare questo problema, potresti utilizzare l’automazione temporizzata o i flussi di lavoro di ricorrenza.
Limitazioni del flusso di lavoro
- Ciascun foglio può comprendere fino a 150 flussi di lavoro.
- Ciascun flusso di lavoro può comprendere fino a 100 blocchi. Sono inclusi i blocchi di trigger, condizioni e azioni.
- Ciascun flusso di lavoro può comprendere fino a 30 blocchi di azioni.
- I blocchi di condizioni possono includere massimo 20 istruzioni sulle condizioni (20 righe all’interno del blocco).
- I link agli allegati inclusi nelle e-mail dei flussi di lavoro automatizzati scadono dopo 14 giorni.
I flussi di lavoro automatizzati in fogli di grandi dimensioni (fino a un milione di celle) sono parzialmente supportati. Sono supportati flussi di lavoro con trigger basati sulle modifiche (come l’aggiunta o la modifica di righe) e le azioni Update Cell (Aggiorna cella), Assegna persone, Cancella contenuto cella o Blocca/Sblocca righe. I flussi di lavoro contenenti altri trigger, azioni e condizioni non sono supportati.
Best practice per flussi di lavoro
- Digita un nome del flusso di lavoro nell’angolo in alto a sinistra del generatore di flussi di lavoro.
- Salva il tuo flusso di lavoro dopo averlo configurato o modificato.
- Imposta il trigger in modo che si verifichi un’ora prima dell’azione. Ciò garantisce che eventuali problemi tecnici non impediscano il verificarsi dell’azione in tempo.
- Per migliorare le prestazioni, combina i flussi di lavoro che si attivano insieme e disattiva quelli meno recenti.
- Puoi disattivare, attivare, modificare, duplicare o rimuovere un flusso di lavoro nella finestra Gestisci flussi di lavoro automatizzati.
- Quando duplichi un flusso di lavoro, modifica le richieste di approvazione o usa nuovi valori. In caso contrario, le approvazioni nel flusso di lavoro originale potrebbero innescare richieste di approvazione nel nuovo flusso di lavoro.