Report sui dati da più fogli

Utilizzando un report è possibile compilare le informazioni di più fogli e mostrare solo le voci che soddisfano i criteri specificati. Ad esempio, se desideri visualizzare tutte le attività che ti sono state assegnate, che presentano l'etichetta di alta priorità e che non sono state completate, e se desideri visualizzare queste attività da più fogli, potresti farlo utilizzando un report.

Analogamente a un foglio, un report può essere inviato, condiviso e pubblicato. Puoi anche modificare e ordinare i dati in un report. Tieni presente che il report è diverso dal foglio in quanto non contiene informazioni memorizzate nel proprio interno. A causa di questa differenza, i report non sono conteggiati per il raggiungimento del limite di fogli nel tuo account.

Per rendere i report condivisi più flessibili, puoi specificare l'Utente corrente come uno dei criteri in base al quale vengono visualizzate le righe nel report. L'utente corrente è la persona che visualizza il foglio e si basa sull'indirizzo e-mail che la persona ha utilizzato per iscriversi a Smartsheet. Puoi utilizzare il criterio Utente corrente, ad esempio, per creare un report che possono utilizzare tutti i membri del tuo team per visualizzare le proprie attività assegnate senza dover creare più report.

In questo articolo:

Chi può creare un report 

Per creare un report, devi essere un utente con licenza di un piano che include la funzione. Per conoscere i piani che includono i report, consulta la nostra pagina Prezzi. Non sei certo del tipo di piano che utilizzi? Vedi Identificare il piano Smartsheet e il tipo di utente.


Creare un report

Passo 1: Creare il contenitore di report

Potrai creare il tuo report nel Generatore di report. Ecco come iniziare:

  1. Fai clic sull'icona Menu (angolo in alto a sinistra della finestra di Smartsheet), quindi fai clic sull'icona Centro soluzioni (più).
  2. Nel pannello sinistra, fai clic su Crea e seleziona il riquadro Report.
  3. Inserisci un nome per il tuo report e quindi clicca su OK.
    

Il nuovo report viene creato nella cartella Fogli.



  4. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul report e seleziona Apri per visualizzare il modulo del Generatore di report.


Passo 2: Seleziona i criteri da includere nel report

Crea il tuo report utilizzando i criteri disponibili nel generatore di report.

Generatore di report

Dove?

Fai clic sul pulsante Dove? per selezionare i fogli e i workspace che desideri includere nel report. I fogli creato o che sono stati condivisi con te sono disponibilii in questo elenco.

Ricorda quanto segue:

  • Devi selezionare almeno un foglio, una cartella o un workspace da Dove? prima che diventino disponibili le altre opzioni (Chi?, Cosa? e Quando?) nel Generatore di report.
  • Se selezioni una cartella, i nuovi fogli aggiunti alla cartella dopo averla selezionata non saranno inclusi nel report. Rimuovi la cartella da Dove?, quindi aggiungerla nuovamente in modo che includa i fogli recentemente aggiunti.

Chi?

Fai clic sul pulsante Chi? per selezionare le persone che desideri visualizzare nel report (ad esempio, in Assegnato a è presente Steve). Fai clic sul nome della colonna che contiene le persone che si desidera includere nel report. Le colonne di tipo Elenco contatti possono essere selezionate qui. In Passo 2 di 2, seleziona i nomi delle persone di cui desideri visualizzare le attività. (Per ulteriori informazioni sui tipi di colonna, consula il nostro articolo Tipi di colonne).



SUGGERIMENTO: puoi rendere il report più versatile selezionando Utente corrente come criterio per Chi. Ad esempio, se intendi condividere il report e se desideri fare in modo che l'utente che lo visualizza possa vedere le attività che gli sono state assegnate, seleziona la colonna Assegnato a, quindi seleziona Utente corrente.

Utente corrente in generatore di report

Cosa?

Seleziona i criteri di report su cui basere i risultati (ad esempio, dove la % di completamento è uguale a 1).

Quando?

Seleziona una data specifica o un intervallo di date da mostrare (ad esempio, visualizzare le righe in cui la data di scadenza è nei prossimi 7 giorni). Solo le colonne Tipo data possono essere selezionate da questo elenco.

Passo 3: seleziona le informazioni da visualizzare nel report

Per scegliere le colonne del foglio che devono essere visualizzate nel report, fai clic su Colonne nel modulo Generatore di report. Per organizzare le colonne, è possibile trascinarle in diverse posizioni del foglio. Per impostazione predefinita, le colonne utilizzate per i criteri di report vengono automaticamente aggiunte al report con la colonna principale e la colonna del nome del foglio. Puoi scegliere di non visualizzare queste colonne predefinite e puoi aggiungere ulteriori colonne facendo clic sui nomi di colonna.

Passo 4: esegui il report e visualizzalo

Fai clic su Salva per generare il report.

Tieni presente che l'esecuzione di un report per la prima volta richiede generalmente più tempo rispetto alle esecuzioni successive.

Chiudi Generatore di report per visualizzare il report.

Il report mostra 500 righe per pagina. Se più di 500 righe soddisfano i criteri del report, utilizza i pulsanti Indietro e Avanti in basso al report per spostarti tra le pagine.

SUGGERIMENTO: se il report include le colonne di date, puoi visualizzare i dati nella visualizzazione Gantt e nella visualizzazione Calendario. Utilizza i pulsanti Visualizzazione Gantt e Visualizzazione calendario sulla barra degli strumenti a sinistra per passare da una visualizzazione all'altra.

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Modificare un report esistente

Da un report esistente, aprire Generatore di report facendo clic sul pulsante Generatore di report sulla parte superiore del report.

Per aggiungere o rimuovere colonne nel report, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di colonna e seleziona Aggiungi colonna o Rimuovi colonna.

Ecco alcuni cose da tenere a mente quando si modificano i report:

  • La formattazione (colore del carattere nella cella, colore di sfondo, testo in grassetto, ecc.) che compare nel report è basata sulla formattazione del foglio sorgente.

  • Le gerarchie di righe non vengono visualizzate nei report.

  • Le celle che contengono formule non possono essere modificate da un report.

  • Se nel foglio sono attivate le dipendenze:
     
    • Le Date di fine delle righe nel foglio non possono essere modificate da un report poiché sono calcolate automaticamente in base alle impostazioni di dipendenza. È invece possibile modificare la Data di inizio e la Durata nella riga, in modo da ricalcolare automaticamente la Data di fine.
    • La Data di inizio di qualsiasi attività determinata da un predecessore non può essere modificata da un report. È invece possibile modificare la Data di inizio o la Durata dell'attività predecessore, in modo da ricalcolare automaticamente le date associate alle attività dipendenti.

       
    Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo del Centro assistenza Abilitare le dipendenze e utilizzare i predecessori.


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Suggerimenti per lavorare con i criteri del report

Da un report esistente, aprire Generatore di report facendo clic sul pulsante Generatore di report sulla parte superiore del report.

Fai clic su un valore esistente per modificarlo.

Per eliminare un criterio del report, passa il mouse su di esso e fai clic sul pulsante di eliminazione (x) che appare a destra del criterio.

Elimina criterio

Usa criteri multipli

Per aggiungere criteri multipli a una selezione, fai nuovamente clic su Chi, Cosa o Quando again. Ad esempio, nella sezione Cosa , puoi scegliere di impostare criteri come Priorità alta e Stato in corso.

Usare gli operatori And e Or nelle sezioni con i criteri multipli

Per impostazione predefinita, se hai criteri multipli, vedrai un operatore And all'interno di una sezione: ciò significa che una riga dovrà soddisfare tutti i criteri affinché venga visualizzata nel report. Fai clic su uno qualsiasi degli operatori and per modificare gli operatori in or. In questo caso, una riga compare nel report se soddisfa almeno uno dei criteri. Non esiste un modo per utilizzare entrambi gli operatori And e Or nella stessa sezione.

Usare gli operatori And e Or tra le sezioni

Per impostazione predefinita, gli operatori And sono presenti tra le sezioni Chi , Cosa e Quando del Generatore di report. Puoi fare clic su qualsiasi operatore And per trasformare tutti gli operatori in Or, ma non puoi avere entrambi gli operatori tra le sezioni.

Creare una condizione “Is Not”

Se desideri escludere informazioni da un report, usa la casella di controllo Escludi voci selezionate. Ad esempio, se desideri visualizzare delle righe per le quali una colonna di indirizzo non è vuota, seleziona la condizione 'is blank' e poi seleziona la casella di controllo Escludi voci selezionate.


Risoluzione dei problemi con i report

Il campo Chi mostra numeri errati tra parentesi

I numeri tra parentesi che compaiono accanto ai nomi dei contatti si riferiscono al numero di volte in cui un contatto figura nelle colonne Elenco di contatti nei fogli selezionati. Se questo numero non corrisponde al numero di righe generate dal report, può voler dire che il nome del contatto è stato inserito manualmente nelle celle dei fogli invece di essere stato selezionato dall'elenco dei contatti di Smartsheet.

Per correggere, apri il foglio di origine e passa il mouse sul nome del membro del team in ciascuna cella. Se appare il messaggio "Aggiungi informazioni di contatto", fai clic sul link e aggiungi un indirizzo e-mail al nome del contatto. Quando riesegui il report, il numero in parentesi dovrebbe indicare il numero di righe previsto.

Il report condiviso appare vuoto

I report appariranno vuoti oppure sembreranno avere meno informazioni quando vengono visualizzati da utenti non condivisi sui fogli sottostanti del report. Un report non fornisce l'accesso ai fogli che non sono stati già condivisi con qualcuno (Per ulteriori informazioni, vedere Condividere fogli, report e pannelli di controllo).

Se non devono modificare i dati sul report, puoi pubblicare il report per visualizzarlo in formato di sola lettura. Una volta pubblicato, i fogli sotttostanti non devono essere condivisi per rendere visibili i dati sulla versione pubblicata (Vedi Publicare un report).

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