Publier une feuille, un rapport ou un tableau de bord

La publication d’une feuille, d’un rapport ou d’un tableau de bord génère une URL unique à laquelle quiconque peut accéder sans avoir à se connecter à Smartsheet, ainsi qu’un code iframe que vous pouvez intégrer dans le code source d’un site Web pour afficher la feuille ou le rapport.

Les éléments publiés sont dynamiques : c’est-à-dire qu’au lieu de contenir des valeurs qui sont fixes au moment de la publication, ces éléments continueront d’afficher des données actualisées. Vous pouvez arrêter la publication à tout moment. Le cas échéant, la version publiée de la feuille, du rapport ou du tableau de bord ne sera plus accessible.

ATTENTION : l’utilisation de cette fonctionnalité comporte le risque de divulguer des données sensibles à des personnes extérieures à votre entreprise. Pour partager un lien de manière plus limitée, utilisez les options de Contrôle d’accès (décrites ci-dessous) ou copiez et partagez le lien qui est disponible dans la fenêtre Propriétés de la feuille, Propriétés du rapport ou Propriétés du tableau de bord. Le lien disponible sur la fenêtre des propriétés est sécurisé et uniquement accessible aux collaborateurs avec lesquels des éléments sont partagés.

Lorsque vous publiez un élément Smartsheet, vous pouvez utiliser le Contrôle d’accès pour limiter l’accès à l’élément.

• Disponible à quiconque disposant du lien.
  • Cela créera un lien qui permettra à quiconque ayant accès à votre feuille de visualiser ou de modifier le contenu de celle-ci.
• Uniquement disponible aux utilisateurs du compte du propriétaire.
  • Cela créera un lien sécurisé qui obligera l’utilisateur à se connecter à Smartsheet avant de pouvoir visualiser le contenu de votre feuille. Seuls les utilisateurs qui ont été ajoutés à votre compte Smartsheet pourront en visualiser le contenu.
  • Cela n’inclut pas les utilisateurs externes avec lesquels votre élément Smartsheet, ou un espace de travail où votre élément peut être stocké, a été partagé en tant que collaborateur. Pour en savoir plus, consultez Partage.

Les clients d’un forfait Entreprise et supérieur disposent d’une option supplémentaire de Contrôle d’accès :

• Uniquement disponible pour les utilisateurs avec lesquels l’élément est partagé.
  • Cela créera un lien sécurisé qui obligera l’utilisateur à se connecter à Smartsheet avant de pouvoir visualiser le contenu de votre feuille. Seuls les utilisateurs avec lesquels l’élément a été partagé pourront y accéder, les autres verront une page d’erreur.

Les utilisateurs de votre compte Smartsheet incluent les utilisateurs sous ou sans licence qui seraient répertoriés comme utilisateurs actifs dans le Centre d’administration de votre administrateur système. Pour en savoir plus, consultez Gestion des utilisateurs.

Enregistrez votre élément avant de le publier ; Le dernier affichage enregistré sera celui publié.

Publier une feuille

1. Cliquez sur Publier  dans la barre de fonctionnalités de droite.
   
   REMARQUE : l’option Publier ne sera pas disponible si vous faites partie d’un compte Affaire ou Entreprise et si l’administrateur système a désactivé la publication (pour en savoir plus, consultez les paramètres du compte global).
2. Cliquez sur le curseur situé sous une ou plusieurs option(s) de publication et définissez-le sur ACTIVÉ.
   
   Lorsque vous définissez le curseur sur ACTIVÉ, un lien vers la feuille est créé et une fenêtre est affichée pour vous permettre d’affiner l’expérience de publication.
   
   Voici les différentes options pour publier une feuille :
    
   • Lecture seule - HTML : cette option est la plus appropriée si vous souhaitez une vue légère, au chargement rapide, des données de votre feuille. Elle fournit une vue simple, en lecture seule, des données de la feuille, sans possibilité de passer en mode Agenda ou Gantt. Les pièces jointes et les commentaires ne sont pas disponibles et il n’est pas possible de réduire ou de développer les lignes en retrait positif.
   
   
   • Lecture seule - Version complète : cette option possède une interface utilisateur plus enrichie que l’option Lecture seule - HTML, permettant aux spectateurs d’ouvrir des pièces jointes et des commentaires de la ligne, ainsi que de réduire ou développer les hiérarchies.
     
     Utilisez les options de Contrôle d’accès pour rendre le lien accessible à quiconque ou uniquement aux utilisateurs sous et sans licence du compte du propriétaire de la feuille.
     
     Utilisez les options des Paramètres de publication pour définir l’affichage par défaut en Mode Grille (Gantt) ou Agenda. Les visiteurs de la feuille publiée peuvent passer d’un affichage à l’autre comme ils le souhaitent.
   
   
   • Modifiable par tous : cette option permet à quiconque d’ouvrir la feuille et d’y apporter des modifications, comme s’il disposait des autorisations de partage de niveau Éditeur.
     
     Utilisez les options de Contrôle d’accès pour rendre le lien accessible à quiconque ou uniquement aux utilisateurs du compte du propriétaire de la feuille.
     
     Utilisez les options des Paramètres de publication pour définir l’affichage par défaut en Mode Grille (Gantt), Carte ou Agenda. Les visiteurs de la feuille publiée peuvent passer d’un affichage à l’autre comme ils le souhaitent.
   
   
   • iCal (Calendrier) : cette option permet à quiconque d’ajouter des dates à son propre calendrier non-Smartsheet à partir de la feuille. Pour en savoir plus, consultez Publier un agenda Smartsheet sur iCal.
      
3. Pour partager l’URL et le code d’intégration de la feuille, utilisez le clavier pour copier l’URL ou le code depuis la fenêtre, puis collez l’élément dans un message e-mail ou une page Web. (Pour des conseils sur l’utilisation des fonctions copier et coller dans Smartsheet, consultez Utiliser les fonctions copier et coller.)

Publier un rapport

Utilisez cette option de publication pour afficher un rapport en lecture seule, permettant aux spectateurs d’ouvrir les pièces jointes et les commentaires de la ligne, faire ressortir les modifications et imprimer le rapport.

Pour publier un rapport :

1. Cliquez sur Publier  dans la barre de fonctionnalités de droite.
   
   REMARQUE : l’option Publier ne sera pas disponible si vous faites partie d’un compte Affaire ou Entreprise et si l’administrateur système a désactivé la publication (pour en savoir, consultez les paramètres du compte global).
2. Cliquez sur le curseur pour ACTIVER la publication. La fenêtre Lecture seule - version complète - Publier les liens apparaît.
    
3. Choisissez les attributs souhaités :
    
   • Utilisez les options de Contrôle d’accès pour rendre le lien accessible à quiconque ou uniquement aux utilisateurs du compte du propriétaire de la feuille.
   
   
   • Utilisez les options des Paramètres de publication pour définir l’affichage par défaut en Mode Grille (Gantt), Agenda ou Carte. Les visiteurs de la feuille publiée peuvent passer d’un affichage à l’autre comme ils le souhaitent.
      
4. Pour partager l’URL et le code d’intégration de la feuille, utilisez le clavier pour copier l’URL ou le code depuis la fenêtre, puis collez l’élément dans un message e-mail ou une page Web. (Pour des conseils sur l’utilisation des fonctions copier et coller dans Smartsheet, consultez Utiliser les fonctions copier et coller.)

Le rapport publié affichera les mêmes résultats que ceux que la personne qui l’a publié voit dans Smartsheet.

Le rapport publié affichera les mêmes résultats que ceux que la personne qui l’a publié voit lorsqu’elle affiche le rapport directement. Si l’accès de partage de cette personne est supprimé du rapport, la publication sera désactivée et le propriétaire du rapport en sera informé.

Publier un tableau de bord

Cette option de publication affiche un tableau de bord en lecture seule. Les spectateurs du tableau de bord publié pourront utiliser des raccourcis dans le tableau de bord et utiliser toutes les interactions de widget configurées pour le tableau de bord.

Avant de publier un tableau de bord, gardez les points suivants à l’esprit :

• L’option Publier ne sera pas disponible si vous faites partie d’un compte Affaire ou Entreprise et si l’administrateur système a désactivé la publication à partir des paramètres du compte global.
• Un tableau de bord publié est automatiquement actualisé toutes les 10 minutes. Ce comportement ne peut pas être personnalisé ou désactivé.

Pour publier un tableau de bord :

1. En haut à gauche du tableau de bord, cliquez sur Fichier > Publier.
2. Cliquez sur le curseur pour ACTIVER la publication.
   
   La fenêtre Lecture seule - version complète - Publier les liens apparaît.
    
3. Utilisez les options de Contrôle d’accès pour rendre le lien accessible à quiconque ou uniquement aux utilisateurs du compte du propriétaire du tableau de bord.
4. Pour partager l’URL et le code d’intégration de la feuille, utilisez le clavier pour copier l’URL ou le code depuis la fenêtre, puis collez l’élément dans un message e-mail ou une page Web. (Pour des conseils sur l’utilisation des fonctions copier et coller dans Smartsheet, consultez Utiliser les fonctions copier et coller.)

Pour plus d’informations sur les types de widget des tableaux de bord et les interactions des widgets, consultez Types de widget pour les tableaux de bord Smartsheet.

Arrêter la publication ou modifier les options de publication

Pour arrêter la publication ou pour modifier les options de publication :

1. Pour les feuilles et les rapports, cliquez sur Publier  dans la barre de fonctionnalités de droite. Pour les tableaux de bord, cliquez sur Fichier > Publier.
2. Suivez l’une des deux étapes suivantes :
    
   • Pour désactiver la publication et bloquer l’accès à la feuille à partir des liens ou du code iframe publiés, cliquez sur le curseur sous chaque option de publication pour le définir sur DÉSACTIVÉ.
      
   • Pour effectuer une modification, cliquez sur Obtenir le lien à côté de l’option de publication que vous souhaitez modifier.