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Les alertes et les rappels automatisés garantissent que les bonnes personnes obtiennent les bonnes informations au bon moment.
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Les alertes sont déclenchées suite à toute modification apportée à votre feuille et informent les parties prenantes de la mise à jour d’informations critiques.
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Les rappels sont déclenchés de manière proactive à une date ou une heure données et informent les responsables des tâches des délais importants.
Les alertes et les rappels peuvent être configurés séparément ou en même temps dans le cadre d’un grand flux de travail qui présente plusieurs conditions. Il est également possible de les envoyer régulièrement à plusieurs destinataires, même s’ils ne disposent pas de partage pour votre feuille.
Blocs de déclencheurs : exécution de votre flux de travail
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Lors de la création de flux de travail automatisés, vous pouvez sélectionner l’un des déclencheurs suivants :
- Quand des lignes sont ajoutées ou modifiées
- Quand des lignes sont modifiées
- Quand des lignes sont ajoutées (cela ne déclenche pas de modification des lignes existantes)
- Quand une date est atteinte
Saisissez vos critères de déclenchement du flux de travail à côté de Quand afin de vous assurer que seuls les changements souhaités dans les champs que vous choisissez déclenchent le flux de travail. Par exemple, vous pouvez créer un flux de travail qui se déclenche lorsque le statut d’un élément passe sur Terminé.
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Les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau Éditeur ne peuvent créer, modifier ou supprimer que des alertes ou des rappels dont ils sont le destinataire.
En savoir plus sur les autorisations de flux de travail.
Pour éviter les boucles infinies, Smartsheet ne déclenche pas d’actions qui modifient automatiquement la feuille par des liens de cellules entrants ou des formules de feuilles croisées. Cela inclut les formules qui font référence à une autre cellule à l’aide d’un lien de cellules entrant ou d’une formule de feuilles croisées.
Par exemple, si le statut de la cellule sur la ligne est renseigné par une formule pointant vers une cellule avec un lien de cellule sur une autre feuille, toute modification apportée à cette valeur par le lien ne déclenchera pas un flux de travail qui verrouille la ligne lorsque le statut passe sur Terminé.
Pour contourner cela, envisagez d’utiliser l’automatisation basée sur le temps ou les flux de travail récurrents.
Fréquence des flux de travail
La fréquence du flux de travail que vous pouvez définir dépend du déclencheur que vous sélectionnez.
Toutes les heures, tous les jours, et tous les mois ne sont disponibles que pour les déclencheurs suivants :
- Quand des lignes sont ajoutées ou modifiées
- Quand des lignes sont modifiées
- Quand des lignes sont ajoutées
| Fréquence du flux de travail | Toutes les heures | Tous les jours | Toutes les semaines |
|---|---|---|---|
| Exécuter le flux de travail et modifier la feuille | Toutes les heures après que les critères de déclenchement initiaux et les conditions de flux de travail sont remplis. | Entre minuit et 23 h 59 | Entre minuit le vendredi de la semaine en cours et 23 h 59 le jeudi de la semaine suivante. |
| Messages d’alerte | Toutes les heures après le déclencheur initial. | Entre minuit et 4 h le lendemain de l’exécution du flux de travail. | Entre minuit et 4 h le vendredi de la semaine suivante. |
Voici un exemple illustrant le fonctionnement d’un flux de travail hebdomadaire :
Vous avez créé un flux de travail hebdomadaire le 16 mars 2022 (mercredi). Il s’exécute et évalue les modifications apportées aux feuilles entre le 18 mars 2022 (vendredi) et le 24 mars 2022 (jeudi). Après avoir examiné les modifications apportées à la feuille, il envoie un message d’alerte concernant les modifications apportées à la feuille le 25 mars 2022 (vendredi).
Pour définir cette fréquence de votre flux de travail
- Dans le bloc de déclencheurs, définissez le déclencheur sur l’une des options suivantes :
- Quand des lignes sont ajoutées ou modifiées
- Quand des lignes sont ajoutées
- Quand des lignes sont modifiées
- Sélectionnez l’une de ces options d’exécution du flux de travail :
- Toutes les heures
- Tous les jours
- Toutes les semaines
Si vous utilisez des flux de travail automatisés pour envoyer des notifications et que vous souhaitez utiliser {{Placeholders}}, votre flux de travail peut uniquement envoyer des notifications En cas de déclenchement. Les options Toutes les heures, Tous les jours ou Toutes les semaines ne sont pas disponibles dans ce scénario.
Flux de travail récurrents
Le déclencheur Lorsqu’une date est atteinte peut avoir une récurrence quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
Ce déclencheur vous demande de définir l’heure à laquelle votre flux de travail doit se déclencher, quelle que soit la récurrence choisie. Cette opération est effectuée dans le bloc de déclencheurs, et non dans la fenêtre Récurrence personnalisée. Tenez compte du fuseau horaire qui apparaît sous l’heure de déclenchement.
Le tableau ci-dessous explique le comportement de chaque option de récurrence.
| Quotidienne | Hebdomadaire | Mensuelle | Annuelle |
|---|---|---|---|
| Se déclenche tous les jours. | Se déclenche chaque semaine aux jours que vous avez sélectionnés. | Cela déclenche le flux de travail une fois par mois. Vous avez deux options pour configurer cela :
| Le flux de travail se déclenche une fois par an, à l’heure, au jour et au mois sélectionnés. |
Définissez votre déclencheur pour qu’il se produise une heure avant l’action. Cela permet d’éviter que des problèmes techniques n’empêchent l’action de se dérouler à temps.
- Dans le bloc de déclencheurs de votre flux de travail, sélectionnez Quand une date est atteinte.
- Sélectionnez Exécuter une fois > Personnalisé.
- Dans la fenêtre Récurrence personnalisée, sélectionnez la fréquence de déclenchement souhaitée pour vos flux de travail.
- Sélectionnez les dates de début et de fin du flux de travail.
- Sélectionnez Terminé.
Vous pouvez configurer votre flux de travail pour qu’il se termine après une date spécifique ou un certain nombre d’exécutions.
Et voilà ! Votre flux de travail s’exécute désormais selon la récurrence spécifiée. Pour contrôler les lignes que votre flux de travail inclut lors de son exécution, consultez l’article Blocs de conditions.
Gardez à l’esprit ce qui suit
- Vous pouvez regrouper l’exécution de plusieurs flux de travail selon les fréquences Toutes les heures, Tous les jours ou Toutes les semaines uniquement pour les types d’action Notifications et Demandes d’actualisation et d’approbation, à condition d’exclure les actions Si approuvé ou Si refusé.
- Votre flux de travail est déclenché par la condition Toute valeur, notamment dans le cas où une cellule devient vide.
- Lorsque vous ou d’autres collaborateurs qui travaillent sur une feuille enregistrez des modifications apportées à plusieurs lignes de la feuille dans la fréquence du flux de travail, tous les utilisateurs abonnés au flux de travail reçoivent une notification pour 100 lignes maximum sous forme de grille.
- Si la fréquence de votre flux de travail est définie sur Toutes les heures, Tous les jours ou Toutes les semaines, vous ne pouvez utiliser aucun des types d’actions suivants :
- Effacer la valeur d’une cellule
- Affecter des personnes
- Enregistrer une date
- Déplacer des lignes
- Copier des lignes
- Verrouiller des lignes
- Déverrouiller des lignes
- Demander une approbation
- Enregistrer le flux de travail avec le paramètre En cas de déclenchement
- Revenir à la modification du flux de travail
Concernant le flux de travail basé sur le temps :
- Lorsque vous sélectionnez manuellement une date, le flux de travail déclenche simultanément toutes les lignes qui remplissent les conditions définies. Par exemple, vous pouvez utiliser une alerte pour vous rappeler d’effectuer des actions sur toutes les lignes qui n’ont pas de responsable à une date spécifique.
- Lorsque vous sélectionnez un champ de date pour le flux de travail, la feuille vérifie chaque jour les lignes à inclure. Si aucune ligne ne remplit les conditions du flux de travail, il n’y a pas de déclencheur.
- Vous ne pouvez pas inclure des lignes qui n’ont pas de date.
- Vous pouvez également affiner l’heure d’exécution de votre flux de travail.
- Le fuseau horaire du déclencheur est toujours le même que celui du propriétaire de la feuille.
- L’automatisation n’envoie pas de messages lorsque la feuille est vide.