Utiliser la logique conditionnelle pour simplifier l’envoi des formulaires

Grâce à la logique conditionnelle des formulaires, vous pouvez vous assurer que les personnes qui les utilisent répondent uniquement aux questions pertinentes pour leur envoi, en affichant seulement les champs appropriés en fonction de leurs réponses à d’autres questions. Par exemple :

1. vous créez un formulaire pour gérer les demandes d’assistance informatique.
2. La personne qui utilise le formulaire choisit le type de demande Matériel informatique.
3. Plusieurs champs concernant les demandes Matériel informatique sont affichés dans le formulaire, alors que les champs qui ne concernent pas les demandes d’assistance informatique ne sont pas affichés.

Vous pouvez également afficher conditionnellement d’autres éléments de formulaire, tels que les en-têtes, les séparateurs et les pièces jointes, afin de mieux aligner ces éléments avec les questions associées.

Créer un formulaire et afficher les champs de manière conditionnelle

Pour créer un nouveau formulaire et ajouter des règles d’affichage conditionnel des champs et d’autre éléments de formulaire :

1. Ouvrez la feuille à laquelle vous voulez joindre le formulaire.
2. Sélectionnez Formulaires > Créer un formulaire dans la barre de menus qui se trouve en haut à gauche de la fenêtre Smartsheet.
3. Sélectionnez le champ dont la valeur déterminera quels autres champs et éléments de formulaire seront affichés. Ce champ est considéré comme le champ source de votre règle.
4. Dans les Paramètres des champs à droite, sélectionnez l’onglet Logique, puis sélectionnez Ajouter une logique.
5. Dans la condition de votre règle, qui commence toujours par Quand, définissez l’opérateur (dépendant du type du champ), ainsi que la ou les valeur(s) du champ source qui déterminent l’affichage des champs et des éléments cibles.
   
   
6. Pour configurer l’action de votre règle (qui commence par « Alors »), sélectionnez les champs et les éléments de formulaire que vous souhaitez afficher lorsque la condition est satisfaite. Ces champs sont considérés comme les cibles de votre règle.
7. Cliquez sur Ajouter en bas à droite de votre règle pour l’ajouter au champ source.
8. Si vous souhaitez ajouter une autre règle à ce champ source, cliquez sur le lien +Ajouter une règle
9. Lorsque vous avez ajouté tous les champs et toutes les règles à votre formulaire, vous pouvez l’enregistrer et en afficher un aperçu, en sélectionnant Ouvrir le formulaire en haut à droite du créateur de formulaires.

Afficher la logique de votre formulaire

Les champs contenant une logique conditionnelle sont indiqués par une icône de logique à côté de leur nom.

Les champs sources sont indiqués par l’icône . Cliquez sur l’icône pour ouvrir l’onglet « Logique » de ce champ.

Les champs et les éléments cibles sont indiqués par l’icône . Survolez l’icône pour voir toutes les conditions qui s’appliquent à ce champ ou à cet élément.

Comportement de la logique conditionnelle

Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous utilisez une logique conditionnelle dans vos formulaires :

• Les champs cibles et les éléments ne sont pas affichés par défaut, mais ils le sont lorsqu’au moins une des conditions de la source est satisfaite.
• Les champs cibles n’envoient des données à la feuille que s’ils sont affichés lorsque le formulaire est envoyé.
• Les champs cibles obligatoires ne sont envoyés que s’ils sont affichés quand le formulaire est envoyé.
• Toute modification du type de colonne ou des valeurs des champs utilisés dans votre logique conditionnelle peut avoir une influence sur les règles existantes.
• Si vous supprimez un champ du formulaire, la logique associée peut également être supprimée.
• Si plusieurs règles logiques s’appliquent à un champ ou à un élément cible, il n’est affiché si l’une d’entre elles est satisfaite.
• Si vous masquez un champ avec le bouton bascule Masqué dans les Paramètres des champs, toutes les règles associées à celui-ci sont annulées.

Conseils d’utilisation de la logique conditionnelle

Suivez ces conseils pour créer des règles plus polyvalentes avec la logique conditionnelle :

• choisissez l’opérateur approprié pour la condition de votre règle dans le menu déroulant bleu pour raccourcir celle-ci et éviter d’avoir recours à plusieurs règles.
  • Exemple 1 : si plusieurs réponses dans un champ source déroulant peuvent entraîner l’affichage du ou des mêmes champs cibles dans le formulaire, il n’est pas nécessaire de créer une règle séparée pour chaque réponse du champ source. Utilisez plutôt une seule règle avec l’opérateur est l’un des dans la condition.
    
  • Exemple 2 : si le nombre de cas dans lesquels vous souhaitez afficher un champ cible est plus élevé que celui des cas dans lesquels vous ne souhaitez pas l’afficher, il peut être inefficace d’énumérer tous ces cas. Vous pouvez obtenir le même résultat avec une condition plus courte qui fait appel à des opérateurs inverses, comme n’est pas. Si vous souhaitez afficher le champ 2 dans tous les cas sauf lorsque [Valeur A] est sélectionnée dans [Champ 1], vous pouvez utiliser la règle suivante, par exemple :
    
• Un champ cible peut également être un champ source, ce qui vous permet de créer une logique imbriquée. La réponse à la question 1 peut entraîner l’affichage de la question 2 dans le formulaire et la réponse à la question 2 peut entraîner l’affichage de la question 3 dans le formulaire, par exemple. Si la réponse à la question 1 change de telle sorte que la question 2 ne s’affiche pas, la question 3 ne s’affiche pas non plus.
• Vous pouvez standardiser les envois avec votre formulaire en utilisant des listes déroulantes pour simuler des conditions numériques. Au lieu de permettre à l’utilisateur du formulaire de saisir la valeur du budget dans un champ de texte, créez un champ déroulant pour le budget avec des options dont la valeur est « Plus de 10 000 $ », par exemple. Ajoutez ensuite des règles de logique conditionnelle pour afficher certains champs lorsqu’un utilisateur choisit une ou plusieurs valeurs parmi ces options.
• Les formulaires Smartsheet sont liés à la feuille, donc si vous modifiez le type de champ ou les valeurs de la feuille, cela peut affecter la logique conditionnelle des formulaires de cette feuille. Les règles de logique conditionnelle sont modifiées ou supprimées si les champs du formulaire ou les valeurs qui affectent la logique changent. Pour vous assurer que votre formulaire fonctionne comme prévu, affichez le créateur de formulaires ou testez-le après avoir apporté des modifications à la feuille ou au formulaire.