Partage

Vous pouvez collaborer avec des utilisateurs internes ou externes à votre organisation en partageant des feuilles et des rapports. Les utilisateurs peuvent également demander l’accès aux éléments. Les utilisateurs peuvent être à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation et n’ont pas besoin d’avoir de comptes Smartsheet.

Les autorisations d’utilisateur déterminent les actions que les utilisateurs peuvent effectuer par rapport aux éléments partagés. 

Partager une feuille ou un rapport

1. Commencez le processus de partage en sélectionnant l’une des options suivantes :
   • Fichier > Menu

   • Partager en haut à droite de l’écran

     Si la feuille ou le rapport se trouve dans un espace de travail, le bouton Partager se présente sous la forme d’une liste déroulante qui fournit des options pour partager l’élément en particulier ou pour tout partager dans l’espace de travail. 

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2. Dans le champ Inviter des personnes et des groupes, saisissez l’adresse e-mail d’un utilisateur ou d’un groupe. 

Si vous êtes membre du forfait Entreprise, votre fenêtre modale de partage affiche les recommandations des individus et des groupes avec lesquels vous collaborez fréquemment. Sélectionnez leur nom en un clic pour les ajouter au sélecteur de contacts. 

3. Sélectionnez le niveau d’autorisation de partage à affecter à chaque personne ou groupe.
4. (Facultatif) Sélectionnez Personnaliser le message pour personnaliser l’invitation.

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5. Sélectionnez Partager.

   Vous pouvez arrêter le partage ou modifier les niveaux d’autorisation de partage au niveau de l’élément et de l’espace de travail.

Qui peut contrôler le partage d’accès avec les utilisateurs ?

• Les administrateurs des ressources du forfait peuvent examiner les demandes d’accès et accorder des autorisations aux éléments auxquels ils peuvent accéder. 
• Dans le centre d’administration, les administrateurs système peuvent empêcher un utilisateur de partager des éléments appartenant à des utilisateurs du compte. 

• Les administrateurs de groupe peuvent retirer un membre du groupe afin de révoquer l’accès de cet utilisateur à tous les éléments partagés avec ce groupe.

  Pour accéder à un élément tel qu’une feuille ou un rapport, consultez l’article Demander l’accès à un élément.

Partager des éléments via une colonne de contacts

En tant qu’éditeur d’un élément, vous pouvez utiliser une colonne de contacts pour partager votre feuille avec des personnes qui n’y ont pas encore accès.

• Lorsque vous ajoutez à une colonne de contacts une personne qui n’a pas encore accès à l’élément en question, le système vous invite à lui accorder rapidement un accès.
• Si vous décidez de partager cet élément avec ce contact, il obtient par défaut un niveau d’autorisation de partage Éditeur - partage possible.
• Si vous ajoutez des contacts à la colonne sans fermer l’invite, vous pouvez partager votre élément en masse. 

Le partage d’éléments via une colonne de contacts n’est disponible que lorsque vous utilisez le mode Table. En savoir plus sur le mode Table.

Éléments à garder à l’esprit

• Le partage d’un rapport n’accorde pas l’accès à ses feuilles sources.
• Lorsque vous partagez un rapport, les collaborateurs ne voient que les données des feuilles sources auxquelles ils ont accès. Sans accès aux feuilles sources, les rapports peuvent apparaître vides ou incomplets. 

Lorsque vous partagez un rapport, veillez à partager ses feuilles sources. Si vous ne souhaitez pas partager les feuilles sources, envisagez de publier le rapport et de partager son lien.

Conseils sur le partage d’éléments Smartsheet

• Suivez la procédure de partage décrite dans cet article pour partager des éléments individuels avec quelques personnes. 
• Si vous souhaitez partager des éléments avec un groupe (comme vos collègues), partagez-les via un espace de travail.
• Pour partager un tableau de bord, consultez l’article Partager un tableau de bord. 
• Si vous souhaitez partager un rapport avec quelqu’un qui n’a pas accès aux feuilles sources, envisagez ces options :
  • Publier le rapport et partager le lien
  • Insérer le rapport sous la forme d’un widget dans un tableau de bord