Les colonnes

Colonne principale

Chaque feuille comporte une colonne principale dont la valeur décrit chaque ligne. Par défaut, il s’agit d’un champ Texte/nombre.

Vous ne pouvez pas modifier son type ni la supprimer.  

Autres colonnes par défaut

Vous pouvez utiliser les colonnes situées entre le numéro de ligne et la colonne principale aux fins suivantes :

• Pièces jointes : ajouter des pièces jointes à la ligne ou afficher les pièces jointes au niveau de la ligne. 
• Commentaires : ajouter un commentaire à la ligne ou afficher les conversations au niveau de la ligne. 
• Vérification : ajouter une vérification à la ligne ou afficher les vérifications au niveau de la ligne.
• Indicateurs d’action des lignes : vérifier les rappels, les lignes verrouillées et les alertes d’allocation associés à la ligne. Ou ajouter une demande d’actualisation.

Si vous n’avez pas besoin des colonnes ci-dessus, vous pouvez les masquer. Pour masquer une colonne : 

1. Passez le curseur sur l’en-tête. 
2. Sélectionnez Masquer la colonne.

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Colonnes configurables

Les colonnes configurables sont celles que vous pouvez modifier en fonction de vos besoins. Voici les types de colonnes que vous pouvez modifier :

• Texte/nombre
• Liste des contacts
• Date
• Liste déroulante
• Case à cocher
• Symboles
• Numérotation automatique
• Système
• Dernier commentaire
• Durée

Texte/nombre

Dans une colonne Texte/nombre, vous pouvez ajouter des textes, des valeurs numériques, ou les deux. Utilisez une colonne Texte/nombre pour les colonnes de commentaires qui comportent de longues entrées ou les colonnes devant comporter des nombres.

Vous pouvez appliquer une mise en forme de texte ou de chiffres aux valeurs de cette colonne.

Lorsque le premier caractère d’une cellule est un zéro suivi d’un autre chiffre ou d’une lettre, Smartsheet ajoute automatiquement une apostrophe au début de la valeur. Cela permet de s’assurer que le zéro initial est conservé et affiché avec le nombre. Si vous souhaitez utiliser la valeur entrée en tant que nombre pour les calculs, vous pouvez double-cliquer sur la cellule pour la modifier. Une fois dans la cellule, supprimez l’apostrophe et les zéros initiaux.

Liste des contacts

Dans une colonne Liste des contacts, les seules valeurs acceptables sont : nom du contact, adresse e-mail et nom. 

Seules les adresses e-mail peuvent fonctionner avec l’automatisation ou d’autres fonctionnalités spécifiques au contact. Les autres données sont considérées comme du texte libre.

Utilisez cette colonne pour : 

• Attribuer des lignes aux collaborateurs avec lesquels une feuille est partagée ou à des contacts de votre liste de contacts Smartsheet. 
• Envoyer des rappels aux collaborateurs du partage. 
• Générer des rapports répertoriant les tâches attribuées à des membres spécifiques de l’équipe.

Si vous autorisez plusieurs contacts par cellule, vous pouvez sélectionner jusqu’à 20 contacts dans une seule cellule. 

Ajouter un contact

Saisissez le nom ou l’adresse e-mail d’un contact dans une cellule. La liste affiche les contacts correspondants aux caractères saisis à partir des éléments suivants :

• Les collaborateurs partagés pour la feuille.
• Les contacts/adresses e-mail affectés à d’autres lignes dans la feuille.
• Les contacts de votre liste de contacts Smartsheet.
• Les contacts trouvés dans Rôles des utilisateurs et rapports (Gestion des utilisateurs dans l’ancien modèle) dans le centre d’administration.

Si la liste n’affiche pas les contacts correspondants, il est très probable que vous ayez saisi un nom ou une adresse de messagerie qui ne figure pas dans votre liste de contacts. Pour résoudre ce problème, ajoutez-les à votre liste des contacts en suivant ces étapes :

1. Dans la colonne Liste des contacts, sélectionnez une cellule, puis cliquez sur la flèche déroulante. 
2. Sélectionnez Ajouter un(e) autre.

 En mode Table, sélectionnez Ajouter un contact et utilisez l’icône de crayon pour modifier le contact. 

1. Saisissez un nom et une adresse e-mail. 
2. Sélectionnez OK.

Une fois que vous avez ajouté le contact, vous pouvez l’attribuer à la ligne. 

Supprimer un contact

Pour supprimer les noms ou les adresses e-mail de la liste déroulante à remplissage automatique, supprimez-les des autres cellules de la colonne et du formulaire Modifier les propriétés de la colonne. 

Les personnes qui bénéficient d’un accès partagé à la feuille apparaissent toujours en tant que suggestions lorsque vous effectuez une saisie dans la colonne Liste des contacts.

Spécifier les contacts préférés

Vous pouvez limiter à un ensemble de contacts spécifiques les contacts qui s’affichent en tant qu’option dans une colonne Liste des contacts. 

1. Pointez sur l’en-tête de colonne. 
2. Sélectionnez menu de la colonne .
3. Choisissez Modifier les propriétés de la colonne. 
4. Activez Limiter aux valeurs de la liste uniquement. 
5. Dans la barre de recherche Ajouter des contacts, saisissez et sélectionnez un nom de contact ou une adresse e-mail.
   • Facultatif : pour ajouter ou modifier le nom du contact, passez le curseur sur son adresse e-mail. Ensuite, sélectionnez Modifier le contact.
6. Après avoir ajouté les contacts, sélectionnez OK.

Après avoir configuré vos contacts préférés, vous pourrez les voir apparaître en tant qu’options dans la colonne Liste des contacts. Il en va de même si vous utilisez le même champ de liste des contacts dans le formulaire Smartsheet correspondant de la feuille. 

Supprimer un contact

Vous devez supprimer les contacts des cellules de la colonne et du formulaire Modifier les propriétés de la colonne. 

Si vous souhaitez désormais que les utilisateurs de la feuille puissent ajouter tout contact manuellement, vous devez supprimer les contacts préférés : 

1. Pointez sur l’en-tête de colonne. 
2. Sélectionnez menu de la colonne . 
3. Sélectionnez Modifier les propriétés de la colonne.
4. Passez le curseur sur le contact. 
5. Sélectionnez Supprimer le contact > OK.

Date

Utilisez cette colonne pour saisir des entrées de date. Vous pouvez également utiliser des colonnes de dates pour activer les interdépendances ou afficher des éléments en mode Agenda. Pour saisir des dates, effectuez l’une des étapes suivantes :

• Sélectionnez une cellule. Sélectionnez ensuite le symbole d’agenda dans le coin supérieur de la cellule. 
• Saisissez une date dans une cellule. 
• Utilisez des raccourcis clavier pour remplir les cellules. 

Les dates apparaissent au format défini dans les paramètres personnels de votre compte Smartsheet.

Liste déroulante

Cette colonne affiche une liste de valeurs que vous pouvez sélectionner. Si vous êtes propriétaire ou administrateur d’une feuille, configurez la colonne Liste déroulante pour permettre aux utilisateurs d’entrer une ou plusieurs valeurs.

Pour activer plusieurs entrées dans la colonne Liste déroulante

1. Passez le curseur sur l’en-tête de colonne. 
2. Sélectionnez menu de la colonne .
3. Choisissez Modifier les propriétés de la colonne. 
4. Activez le bouton bascule Autoriser plusieurs valeurs par cellule.

Après avoir activé les entrées multiples pour cette colonne, vous pouvez saisir plusieurs valeurs en réalisant l’une des actions suivantes :

• Saisissez les valeurs que vous souhaitez voir apparaître dans la liste. 

  Ou 

• Cochez les cases si les valeurs sont restreintes. 

Appuyez sur Entrée ou Retour pour séparer chaque élément de la liste dans une ligne distincte.

Pour supprimer un élément de la liste déroulante, sélectionnez-le, puis appuyez sur la touche Retour arrière ou Supprimer de votre clavier.

Pour plus d’informations sur les colonnes de liste déroulante, consultez l’article qui explique comment maintenir la cohérence dans la collecte des données avec les colonnes déroulantes.

Durée

Utilisez cette colonne pour :

• Saisissez la durée de la tâche.

  Ou

• Calculer la durée en jours, à l’aide des dates de début et de fin.

Case à cocher

Cette colonne contient des cases que vous pouvez cocher ou décocher. Vous pouvez afficher la case à cocher sous la forme d’une case, d’un indicateur ou d’une étoile. La case à cocher n’apparaît dans la cellule que lorsque vous avez saisi une valeur dans une autre colonne de cette ligne. 

Symboles

La colonne de symboles affiche un visuel que vous pouvez utiliser pour décrire le statut d’une ligne. Vous pouvez sélectionner différents symboles. Toutefois, vous ne pouvez pas ajouter vos propres symboles (personnalisés) à la colonne.

Numérotation automatique

Les colonnes Numérotation automatique génèrent des valeurs pour chaque ligne de la feuille qui contient des données. Vous pouvez utiliser cette colonne lorsque vous souhaitez attribuer les éléments suivants sans les saisir manuellement :

• ID de ligne 
• Numéros de pièces
• Numéros de factures
• Numéros de clients 
• Autres références d’ID uniques

En savoir plus sur les colonnes Numérotation automatique.

Système

Voici les différentes colonnes système et les informations qu’elles enregistrent :

• Créée par : indique qui a créé chaque ligne. 
• Date de création : indique quand chaque ligne a été créée.
• Modifiée par : indique qui a modifié chaque ligne en dernier.
• Date de modification : indique la date de la dernière modification de chaque ligne.

Lorsque vous configurez les cellules des colonnes système, elles sont initialement vides : les valeurs sont générées lorsque vous enregistrez la feuille.

Dernier commentaire

Utilisez cette colonne pour afficher les derniers commentaires de votre équipe sans ouvrir le panneau Conversations.

En savoir plus sur la colonne Dernier commentaire.

Durée

La durée représente le délai qu’est censée prendre une tâche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’article qui décrit la colonne Durée d’une feuille de projet.