Demander et accepter une licence

Consultez les informations ci-dessous qui correspondent au modèle de votre forfait. Si vous n’êtes pas sûr de votre type de modèle, découvrez comment déterminer le modèle de votre forfait.

Rejoindre un forfait existant : modèle d’abonnement utilisateur

Lorsqu’un collègue partage un espace de travail, une feuille, un tableau de bord ou un rapport avec vous, vous pouvez commencer à collaborer immédiatement. Si vous avez besoin d’autorisations différentes, ou si vous avez un lien mais aucune autorisation, vous pouvez demander des autorisations. Voir Demander l’accès à un élément pour plus d’informations.

Informations pour les administrateurs système

Pour plus d’informations sur l’ajout d’utilisateurs à votre forfait disposant du modèle d’abonnement utilisateur, consultez :

• Présentation du modèle d’abonnement utilisateur
• Gérer les utilisateurs dans le modèle d’abonnement utilisateur

Rejoindre un forfait existant : ancien modèle de collaboration

Vous avez essayé Smartsheet, vous appréciez la plateforme, et vous souhaitez obtenir une licence pour pouvoir profiter de toutes les fonctionnalités offertes par Smartsheet. Pour cela, le plus simple est de demander une licence pour un compte qui existe déjà dans votre organisation.

En fonction de la configuration de Smartsheet par les administrateurs système de votre organisation, il est possible de faire cette demande directement à partir de Smartsheet.

Pour demander une licence

Si un administrateur système Smartsheet de votre organisation a activé la découverte des comptes, vous pouvez :

• Répondre au message Rejoindre un compte. Si vous recevez un message vous demandant de rejoindre un compte existant, sélectionnez le nom du compte que vous souhaitez rejoindre, puis sélectionnez Demander à rejoindre.
• Rejoindre via votre compte : utilisez l’outil Découverte des comptes. ou sélectionnez Compte (dans le coin inférieur gauche de la fenêtre Smartsheet). Dans le panneau de gauche, sélectionnez Détails du forfait puis Rejoindre un compte. Remplissez la demande et sélectionnez Envoyer.

Vous recevrez un e-mail lorsque l’administrateur système sera prêt à vous ajouter au compte.

Informations pour les administrateurs système

La découverte des comptes facilite l’ajout de personnes à votre compte et la gestion des utilisateurs de votre organisation.

Les membres de votre organisation qui utilisent Smartsheet gratuitement, ou qui l’essaient, peuvent voir les comptes Smartsheet de votre organisation auxquels ils peuvent accéder. Ils pourront facilement vous demander une licence, et vous pourrez approuver les demandes en un seul clic, directement depuis votre e-mail.

Pour permettre aux membres de votre organisation de découvrir votre compte et de demander une licence : 

• Vous devez être administrateur système avec une licence payante.

• Le compte doit utiliser une adresse de domaine valide appartenant à votre organisation. Les adresses qui utilisent des domaines de fournisseurs d’accès à Internet (FAI) courants tels que @gmail.com ne sont pas admissibles.

  Le domaine utilisé par le compte est déterminé par l’adresse e-mail du contact principal. Le domaine du compte peut changer si le contact principal change. 

• Le domaine ne doit pas avoir de provisionnement automatique des utilisateurs activé. 

Mettre à niveau un utilisateur et lui accorder une licence 

Les demandes de licence sont envoyées par e-mail. Sélectionnez Ajouter au compte dans l’e-mail pour accéder aux Demandes de licence dans le centre d’administration.

Activer ou désactiver la découverte des comptes

Les utilisateurs du forfait Pro ne peuvent pas désactiver la découverte des comptes. 

1. Connectez-vous au centre d’administration.
2. Sélectionnez l’icône Menu dans le coin supérieur gauche de l’écran.
3. Naviguez jusqu’à Paramètres > Contrôles de sécurité > Autorisations.
4. Sous Découverte des comptes, faites glisser le curseur pour activer ou désactiver la fonctionnalité. 

Assurez-vous que le nom de votre compte reflète le nom du service ou groupe qui le possède. Par exemple, si vous êtes administrateur système pour un compte utilisé par le service marketing de MBF Corp, nommez le compte MBF Marketing pour le distinguer du service comptabilité de MBF Corp.

Découvrez comment modifier le contact principal ou le nom du compte.

Accepter ou refuser une invitation par e-mail

1. Recherchez une invitation par e-mail envoyée par l’adresse suivante : user@smartsheet.com.
2. Sélectionnez Accepter ou Refuser. Vous serez ensuite redirigé vers la page de connexion à Smartsheet.

   • Si vous êtes un nouvel utilisateur et que vous n’avez pas encore défini de mot de passe, saisissez votre adresse e-mail et sélectionnez Continuer > Mot de passe oublié ? pour en créer un et accéder à Smartsheet. Cette action déclenchera un processus de réinitialisation du mot de passe, qui vous enverra un deuxième e-mail et vous permettra de définir un mot de passe. 

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3. Connectez-vous à votre compte Smartsheet. Une fenêtre contextuelle s’affiche pour confirmer votre action.
4. Sélectionnez Accepter ou Refuser. Un message de confirmation s’affiche.
5. Sélectionnez OK. 

Remarques

• Si vous êtes déjà connecté, vous devriez voir une notification vous demandant de rejoindre un compte. Si vous refusez l’invitation, votre compte et votre accès à Smartsheet resteront inchangés.
• Tant que les utilisateurs n’auront pas accepté l’invitation, ils n’auront pas à appliquer le processus d’authentification unique, car ils ne feront pas encore partie du compte Smartsheet de l’organisation. Les paramètres d’authentification ne s’appliquent aux utilisateurs invités qu’après acceptation. Les utilisateurs peuvent toujours créer un mot de passe, se connecter avec leur adresse e-mail et leur mot de passe et, après s’être connectés, voir l’invite.

Pour les utilisateurs disposant d’un abonnement Smartsheet payant

Si vous êtes un utilisateur titulaire d’une licence payante et que vous acceptez l’invitation à rejoindre un compte : 

• Vous ne serez pas facturé par rapport à votre compte précédent. Les futurs paiements seront traités par le compte qui a envoyé l’invitation.
• Votre compte sera acquis par l’administrateur système qui a envoyé l’invitation et sera fusionné avec son propre compte.

Après avoir rejoint le compte

Votre compte sera régi par le nouvel administrateur système. Les feuilles que vous créerez hériteront des paramètres globaux du compte configurés par l’administrateur système. Cela aura un impact sur votre capacité à publier depuis Smartsheet ou à modifier les éléments de marque personnalisés.

Pour les administrateurs système

L’administrateur système du compte de votre organisation pourra :

• transférer la propriété de vos feuilles à d’autres utilisateurs ;

• configurer les contrôles de sécurité que vous utilisez pour vous connecter à Smartsheet, contrôler les personnes avec lesquelles vous pouvez partager des informations ou auxquelles vous pouvez en envoyer et les personnes que vous pouvez ajouter à un groupe (sur la base de l’adresse e-mail). 

  Seuls les administrateurs système disposant d’un forfait Entreprise peuvent configurer les contrôles de sécurité.

Implications du forfait Affaire

Si vous êtes un administrateur système disposant d’un forfait Affaire (ou d’un ancien forfait, comme Équipe), vous et les utilisateurs de votre compte serez affectés de la manière suivante :

• Tous les utilisateurs actifs de votre compte seront transférés vers le compte détenu par l’administrateur système qui a envoyé l’invitation. Le compte ayant lancé l’invitation doit disposer de suffisamment de licences utilisateur pour couvrir tous les utilisateurs sous licence acquis.
• Pour conserver votre propre accès Utilisateur sous licence, Afficheur de ressources, Administrateur de groupe et Administrateur système, l’utilisateur qui a envoyé l’invitation doit vous accorder le même accès.
• Tous les autres utilisateurs sous licence, afficheurs de ressources et/ou administrateurs de groupe du compte acquis conservent leur niveau d’accès existant.
• Les administrateurs système du compte acquis perdent cet accès. L’administrateur système du compte que vous rejoignez devra vous accorder à nouveau l’accès Administrateur système.
• Les groupes et vues des ressources configurées sur le compte acquis sont conservés.
• Les éventuels paramètres globaux du compte acquis sont écrasés.