Demander et accepter une licence

Les utilisateurs sous licence de Smartsheet peuvent créer de nouvelles feuilles, de nouveaux tableaux de bord ou de générer de nouveaux rapports dans Smartsheet. Vous pouvez demander une licence pour votre forfait si vous n’en avez pas encore.

Rejoindre un forfait Smartsheet existant dans votre organisation

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Vous avez essayé Smartsheet, vous l’aimez et vous êtes prêt à obtenir une licence pour pouvoir profiter de toutes les fonctionnalités de Smartsheet. Quel est le moyen le plus simple pour effectuer cette opération ? Une façon rapide d’obtenir une licence pour Smartsheet est d’en demander une pour un compte qui existe déjà dans votre organisation. Pour ce faire, vous devez contacter directement l’administrateur système du compte.

Selon la façon dont les administrateurs système de votre organisation ont configuré Smartsheet, vous pourrez peut-être faire cette demande directement à partir de l’application Smartsheet.

REMARQUE : si vous êtes l’administrateur système, vous avez le contrôle total de la disponibilité de cette fonctionnalité pour les comptes Smartsheet que vous gérez. Pour en savoir plus, consultez le site Informations pour les administrateurs système plus loin dans cet article.

Demander à rejoindre un compte existant

Si un administrateur système Smartsheet de votre organisation a activé la découverte des comptes, vous pourrez vous ajouter à un compte existant en utilisant l’une des méthodes suivantes :

  • Répondez au message « Rejoindre un compte ». Si vous recevez un message vous demandant si vous souhaitez rejoindre un compte existant, sélectionnez le nom du compte que vous souhaitez rejoindre et cliquez sur Demander à rejoindre.
     
  • Rejoignez un compte via la page Forfait et facturation dans votre propre instance de Smartsheet. Cliquez ici pour ouvrir et utiliser l’outil de découverte des comptes.Ou bien, naviguez à partir de Smartsheet. Commencez par sélectionner Compte (dans l’angle inférieur gauche de la fenêtre Smartsheet). Dans le volet de gauche, sélectionnez Forfait et facturation et cliquez sur Rejoindre un compte.

Remplissez les informations de la demande et cliquez sur Envoyer.

Et voilà ! Vous avez fait votre part, votre administrateur système fera le reste. Vous saurez que vous avez réussi lorsque vous recevrez un e-mail indiquant que l’administrateur système souhaite vous ajouter au compte.

Informations pour les administrateurs système

La découverte des comptes vous permet d’ajouter facilement des personnes à votre compte et de gérer les utilisateurs de votre organisation.

Les personnes de votre organisation qui utilisent Smartsheet en tant que collaborateurs à titre gratuit, ou qui l’essaient, auront une visibilité sur les comptes Smartsheet de votre organisation qu’ils peuvent rejoindre. Ils pourront facilement vous demander une licence, et vous pourrez l’approuver en un clic directement depuis votre e-mail.

Afin de permettre aux personnes de votre organisation de découvrir votre compte et de demander une licence pour celui-ci, vous et votre compte devez remplir les critères suivants :

Mettre à niveau un utilisateur et lui accorder une licence

Une fois la fonctionnalité de découverte des comptes est activée, vous commencerez probablement à recevoir des demandes de personnes de votre organisation souhaitant être ajoutées à votre compte Smartsheet. Vous recevrez des demandes par e-mail avec un texte similaire au suivant : Veuillez m’ajouter aux utilisateurs sous licence pour le compte Smartsheet.

Notez que trois e-mails seront envoyés :Le 1er est envoyé immédiatement, le second est envoyé après 48 heures, et le 3e est envoyé 10 jours après la demande.

Lorsque vous recevez un message de ce type, cliquez sur Ajouter au compte pour accéder au formulaire Administration du compte. De là, vous pourrez lui accorder une licence et configurer son compte.

Activer ou désactiver la découverte des comptes

Pour activer ou désactiver la découverte des comptes :

  1. Sélectionnez Compte (dans l’angle inférieur gauche de la fenêtre Smartsheet) > Forfait et facturation > Paramètres du compte.
  2. Cliquez sur Modifier à côté de Découverte des comptes. Vérifiez que la case Activé est cochée et cliquez sur Enregistrer (décochez la case pour désactiver cette fonctionnalité).

ASTUCE : si vous activez cette fonctionnalité, assurez-vous que le nom de votre compte reflète clairement le nom du service ou du groupe qui le possède. Par exemple, si vous êtes un administrateur Smartsheet pour un compte utilisé par le service Marketing de MBF Corp., un nom de compte de MBF Marketing aidera les autres membres de votre organisation à mieux le distinguer, par exemple, du service de comptabilité de MBF Corp.

Pour savoir comment mettre à jour le nom de votre compte Smartsheet, consultez Changer le nom du contact principal et du compte.

Dépannage des problèmes d’administration avec la découverte des comptes

Si vous recevez des demandes de personnes qui, selon vous, ne devraient pas demander l’accès à votre compte, veuillez contacter notre équipe d’assistance.

Que faire lorsque vous recevez une invitation à rejoindre un compte Smartsheet

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Accepter ou refuser une invitation par e-mail

  1. Recherchez une invitation par e-mail envoyée par l’adresse suivante : user@smartsheet.com.
  2. Sélectionnez Accepter ou Refuser. Vous serez ensuite redirigé vers la page de connexion à Smartsheet.
    • Si vous êtes un nouvel utilisateur et que vous n’avez pas encore défini de mot de passe, saisissez votre adresse e-mail et sélectionnez Continuer > Mot de passe oublié pour en créer un et accéder à Smartsheet. Cette action déclenchera un processus de réinitialisation du mot de passe, qui vous enverra un deuxième e-mail et vous permettra de définir un mot de passe.
      Brandfolder Image
      In the Smartsheet login page, you'll enter your email address and then select continue to reset your password.
  3. Connectez-vous à votre compte Smartsheet. Une fenêtre contextuelle s’affiche pour confirmer votre action.
  4. Sélectionnez Accepter ou Refuser. Un message de confirmation s’affiche.
  5. Sélectionnez OK

Remarques

  • Si vous êtes déjà connecté, vous devriez voir une notification vous demandant de rejoindre un compte. Si vous refusez l’invitation, votre compte et votre accès à Smartsheet resteront inchangés.
  • Tant que les utilisateurs n’auront pas accepté l’invitation, ils n’auront pas à appliquer le processus d’authentification unique, car ils ne feront pas encore partie de l’instance Smartsheet de l’organisation. Les paramètres d’authentification ne s’appliquent aux utilisateurs invités qu’après acceptation. Les utilisateurs peuvent toujours créer un mot de passe, se connecter avec leur adresse e-mail et leur mot de passe et, après s’être connectés, voir l’invite.

Pour les utilisateurs disposant d’un abonnement Smartsheet payant

Si vous êtes un utilisateur titulaire d’une licence payante et que vous acceptez l’invitation à rejoindre un compte : 

  • Vous ne serez pas facturé par rapport à votre compte précédent. Les futurs paiements seront traités par le compte qui a envoyé l’invitation.
  • Votre compte sera acquis par l’administrateur système qui a envoyé l’invitation et sera fusionné avec son propre compte.

Après avoir rejoint le compte

Votre compte sera régi par le nouvel administrateur système. Les feuilles que vous créez hériteront des paramètres globaux du compte configurés par l’administrateur système. Cela aura un impact sur votre capacité à publier depuis Smartsheet ou à modifier les éléments de marque personnalisés.


Pour les administrateurs système

L’administrateur système du compte que vous avez rejoint pourra :

Implications du forfait Affaire

Si vous êtes un administrateur système disposant d’un forfait Affaire (ou d’un ancien forfait, comme Équipe), vous et les utilisateurs de votre compte serez affectés de la manière suivante :

  • Tous les utilisateurs actifs de votre compte seront transférés vers le compte appartenant à l’administrateur système qui a envoyé l’invitation. Ce compte doit disposer de suffisamment de licences utilisateur disponibles pour couvrir tous les utilisateurs sous licence acquis.
  • Pour conserver votre propre accès Utilisateur sous licence, Afficheur de ressources, Administrateur de groupe et Administrateur système, l’utilisateur qui a envoyé l’invitation doit vous accorder le même accès.
  • Tous les autres utilisateurs sous licence, afficheurs de ressources et/ou administrateurs de groupe du compte acquis conservent leur niveau d’accès existant.
  • Les administrateurs système du compte acquis perdent cet accès. L’administrateur système du compte que vous rejoignez devra vous accorder à nouveau l’accès Administrateur système.
  • Les groupes et vues des ressources configurées sur le compte acquis sont conservés.
  • Les éventuels paramètres globaux du compte acquis sont écrasés.