Demander et accepter une licence

Les utilisateurs sous licence de Smartsheet peuvent créer de nouvelles feuilles, de nouveaux tableaux de bord ou de générer de nouveaux rapports dans Smartsheet. Vous pouvez demander une licence pour votre forfait si vous n’en avez pas encore.

Rejoindre un forfait Smartsheet existant dans votre organisation

Vous avez essayé Smartsheet, vous l’aimez et vous êtes prêt à obtenir une licence pour pouvoir profiter de toutes les fonctionnalités de Smartsheet. Quel est le moyen le plus simple pour effectuer cette opération ? Une façon rapide d’obtenir une licence pour Smartsheet est d’en demander une pour un compte qui existe déjà dans votre organisation. Pour ce faire, vous devez contacter directement l’administrateur système du compte.

Selon la façon dont les administrateurs système de votre organisation ont configuré Smartsheet, vous pourrez peut-être faire cette demande directement à partir de l’application Smartsheet.

REMARQUE : si vous êtes l’administrateur système, vous avez le contrôle total de la disponibilité de cette fonctionnalité pour les comptes Smartsheet que vous gérez. Pour en savoir plus, consultez le site Informations pour les administrateurs système plus loin dans cet article.

Demander à rejoindre un compte existant

Si un administrateur système Smartsheet de votre organisation a activé la découverte des comptes, vous pourrez vous ajouter à un compte existant en utilisant l’une des méthodes suivantes :

  • Répondez au message « Rejoindre un compte ». Si vous recevez un message vous demandant si vous souhaitez rejoindre un compte existant, sélectionnez le nom du compte que vous souhaitez rejoindre et cliquez sur Demander à rejoindre.
     
  • Rejoignez un compte via la page Forfait et facturation dans votre propre instance de Smartsheet. Cliquez ici pour ouvrir et utiliser l’outil de découverte des comptes.Ou bien, naviguez à partir de Smartsheet. Commencez par sélectionner Compte (dans l’angle inférieur gauche de la fenêtre Smartsheet). Dans le volet de gauche, sélectionnez Forfait et facturation et cliquez sur Rejoindre un compte.

Remplissez les informations de la demande et cliquez sur Envoyer.

Et voilà ! Vous avez fait votre part, votre administrateur système fera le reste. Vous saurez que vous avez réussi lorsque vous recevrez un e-mail indiquant que l’administrateur système souhaite vous ajouter au compte.

Informations pour les administrateurs système

La découverte des comptes vous permet d’ajouter facilement des personnes à votre compte et de gérer les utilisateurs de votre organisation.

Les personnes de votre organisation qui utilisent Smartsheet en tant que collaborateurs à titre gratuit, ou qui l’essaient, auront une visibilité sur les comptes Smartsheet de votre organisation qu’ils peuvent rejoindre. Ils pourront facilement vous demander une licence, et vous pourrez l’approuver en un clic directement depuis votre e-mail.

Afin de permettre aux personnes de votre organisation de découvrir votre compte et de demander une licence pour celui-ci, vous et votre compte devez remplir les critères suivants :

Mettre à niveau un utilisateur et lui accorder une licence

Une fois la fonctionnalité de découverte des comptes est activée, vous commencerez probablement à recevoir des demandes de personnes de votre organisation souhaitant être ajoutées à votre compte Smartsheet. Vous recevrez des demandes par e-mail avec un texte similaire au suivant : Veuillez m’ajouter aux utilisateurs sous licence pour le compte Smartsheet.

Notez que trois e-mails seront envoyés :Le 1er est envoyé immédiatement, le second est envoyé après 48 heures, et le 3e est envoyé 10 jours après la demande.

Lorsque vous recevez un message de ce type, cliquez sur Ajouter au compte pour accéder au formulaire Administration du compte. De là, vous pourrez lui accorder une licence et configurer son compte.

Activer ou désactiver la découverte des comptes

Pour activer ou désactiver la découverte des comptes :

  1. Sélectionnez Compte (dans l’angle inférieur gauche de la fenêtre Smartsheet) > Forfait et facturation > Paramètres du compte.
  2. Cliquez sur Modifier à côté de Découverte des comptes. Vérifiez que la case Activé est cochée et cliquez sur Enregistrer (décochez la case pour désactiver cette fonctionnalité).

ASTUCE : si vous activez cette fonctionnalité, assurez-vous que le nom de votre compte reflète clairement le nom du service ou du groupe qui le possède. Par exemple, si vous êtes un administrateur Smartsheet pour un compte utilisé par le service Marketing de MBF Corp., un nom de compte de MBF Marketing aidera les autres membres de votre organisation à mieux le distinguer, par exemple, du service de comptabilité de MBF Corp.

Pour savoir comment mettre à jour le nom de votre compte Smartsheet, consultez Changer le nom du contact principal et du compte.

Dépannage des problèmes d’administration avec la découverte des comptes

Si vous recevez des demandes de personnes qui, selon vous, ne devraient pas demander l’accès à votre compte, veuillez contacter notre équipe d’assistance.

Rejoindre un compte Équipe/Entreprise

Vous pouvez recevoir par e-mail une invitation à rejoindre un compte Équipe ou Entreprise. L'e-mail d'invitation se présente sous une forme similaire à celle-ci :



Cliquez sur Continuer dans l'e-mail et vous serez redirigé vers une page de confirmation dans laquelle vous pouvez Accepter ou Refuser l'invitation. En acceptant l'invitation, vous êtes ensuite en mesure d'accéder à Smartsheet sur la base des autorisations qui vous sont attribuées par l'administrateur système. Par exemple, si vous disposez d'un accès  Utilisateur sous licence, vous pouvez créer et posséder des feuilles dans Smartsheet. Pour en savoir plus sur les différents niveaux d'accès, consultez notre article Types d’utilisateurs. Si vous possédez un abonnement payant à Smartsheet, votre compte est acquis par le compte qui vous a invité, avec lequel il est fusionné.

REMARQUE : vous devez cliquer sur le bouton Accepter sur la page de confirmation afin d'effectuer la fusion dans le compte Équipe/Entreprise. Si l'invitation n'est pas acceptée, aucun changement n'est apporté à votre accès à Smartsheet.
 

Acceptation de l'invitation

Lorsque vous acceptez l'invitation, vous êtes immédiatement fusionné dans le compte et conservez l'accès à toutes vos feuilles. Votre accès à Smartsheet peut alors être géré par d'autres des manières suivantes :
  • Les administrateurs système du compte ont la possibilité de changer l'accès aux feuilles que vous avez créées. Pour plus d'informations, consultez notre Accord utilisateur.
  • Les administrateurs système du compte ont la possibilité de consulter votre historique des connexions à Smartsheet.
  • Les administrateurs système du compte ont la possibilité de gérer les informations de facturation classées et d'annuler le compte à tout moment.
  • Les feuilles que vous créez héritent des éventuels paramètres de compte configurés par l'administrateur système, qui peuvent avoir un impact sur votre capacité à publier une feuille ou un rapport, à activer et désactiver la gestion des ressources et à charger les pièces jointes. 
  • Les administrateurs de groupe du compte peuvent vous ajouter aux groupes et vous en supprimer, ce qui peut avoir un impact sur votre accès aux feuilles partagées.
  • Les afficheurs de ressources du compte peuvent voir le mode d'attribution et d'affectation aux tâches des feuilles de projet via les vues des ressources.
  • Chaque membre du compte peut voir votre nom et votre e-mail lorsqu'il utilise les colonnes listes de contacts.
  • Si vous acceptez une invitation à rejoindre un compte Entreprise, vous serez également soumis aux contrôles de sécurité configurés par les administrateurs système. Les contrôles de sécurité déterminent la manière dont vous pouvez vous connecter à Smartsheet, les personnes avec lesquelles vous pouvez partager des informations ou auxquelles vous pouvez en envoyer et les personnes que vous pouvez ajouter à un groupe (sur la base de l'adresse électronique).
 

Détails supplémentaires pour les abonnés payants

Si vous avez été invité à rejoindre un compte alors que vous possédez déjà un abonnement à Smartsheet (Essentiel, Plus ou Équipe), votre compte sera acquis par celui ayant envoyé l'invitation. Il est impossible d'envoyer une invitation à des administrateurs système Entreprise. Contactez sales@smartsheet.com pour obtenir de l'aide concernant la fusion de forfaits Entreprise.

L'invitation se présente sous une forme similaire à celle-ci :


dès que vous acceptez l'invitation, votre compte subit les modifications suivantes :
  • Vous ne recevez plus de facture concernant votre compte antérieur et vos futurs paiements sont gérés par le compte ayant envoyé l'invitation.
  • Si vous êtes administrateur système d'un forfait Équipe, le fait d'accepter l'invitation déplace tous les utilisateurs de votre compte dans celui ayant envoyé l'invitation. Le compte ayant lancé l'invitation doit disposer de suffisamment de licences utilisateur pour couvrir ceux qui seront acquis par le biais de l'opération.
  • Si vous êtes administrateur système d'un forfait Équipe, vous ne conserverez votre accès Utilisateur sous licence, Afficheur de ressources, Administrateur de groupe et/ou Administrateur système que si la personne ayant envoyé l'invitation vous accorde cet accès.
  • Tous les autres utilisateurs sous licence, afficheurs de ressources et/ou administrateurs de groupe du compte acquis conservent leur niveau d'accès.
  • Tous les autres administrateurs système du compte acquis perdent cet accès.
  • Les groupes et vues des ressources configurées sur le compte acquis sont conservés.
  • Les éventuels paramètres globaux du compte acquis sont écrasés.
 
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