Configurer les contrôles de sécurité pour un forfait Entreprise

Un administrateur système d’un forfait Entreprise peut configurer des contrôles de sécurité pour gérer la manière dont ses utilisateurs travaillent dans Smartsheet.Sélectionnez tout d’abord Compte > Administration du compte, puis Contrôles de sécurité dans le panneau gauche de la fenêtre Administration du compte.

Les administrateurs système peuvent :

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Icône des exigences d’autorisation Les administrateurs système du compte Smartsheet peuvent configurer les contrôles de sécurité.

Icône des forfaits disponiblesLes fonctionnalités dont il est question ici ne sont disponibles que pour les forfaits Entreprise.


Créer une liste de partage des domaines approuvés

Utilisez cette fonctionnalité pour restreindre le partage par domaine ou par adresse e-mail, pour vous assurer que les feuilles ne sont partagées qu’avec les personnes ayant une adresse e-mail de l’entreprise, par exemple.Vous devez définir une liste d’inclusion à cette fin.

REMARQUES :

  • Les utilisateurs ne peuvent pas non plus envoyer d’e-mails aux domaines ou aux adresses e-mails restreints à partir de Smartsheet.
  • Il faut ajouter chaque sous-domaine à la liste d’inclusion, car ils ne sont pas ajoutés lorsque vous ajoutez un domaine à celle-ci. Si vous ajoutez « entreprise.com » à la liste d’inclusion, « portail.entreprise.com » n’y est pas ajouté, par exemple. (vous devez ajouter les deux domaines à la liste d’inclusion.)
  1. Sélectionnez Compte > Administrateur de compte > Contrôles de sécurité.
  2. Dans la rubrique Partage des domaines approuvés, sélectionnez Modifier.

    La fenêtre Liste de partage des domaines approuvés s’ouvre :
     
  3. Sélectionnez la case à cocher Activer le partage dans Smartsheet uniquement pour les domaines et les adresses e-mail figurant ci-dessous.
  4. Dans la zone Domaines approuvés, saisissez chaque domaine de messagerie (par exemple : domaine-entreprise.com) pour lequel les utilisateurs seront autorisés à effectuer des partages.

    REMARQUE :Chaque domaine doit figurer sur une ligne.

    Si certaines adresses e-mail doivent pouvoir être utilisées par les utilisateurs, mais qu’elles ne figurent pas parmi les domaines autorisés, saisissez-les dans la zone Adresse e-mail approuvées.

    ASTUCE : Fournissez un lien vers un formulaire permettant aux membres du forfait de votre organisation de demander aux administrateurs système d’ajouter des domaines ou des adresses e-mail supplémentaires à la liste d’inclusion. Ce lien sera affiché dans une fenêtre Smartsheet quand des utilisateurs de votre forfait essaieront de partager un élément de Smartsheet ou de l’envoyer par e-mail à une personne dont l’adresse e-mail ne figure pas dans la liste d’inclusion. Votre lien peut être :
    • l’URL d’un système existant que votre organisation utilise (comme un site de gestion des tickets informatiques, par exemple)
    • un formulaire Smartsheet (reportez-vous à notre article sur les formulaires afin d’obtenir des informations complémentaires)
       
  5. Sélectionnez OK.

Quand vous avez activé la fonctionnalité Partage de domaines et d’adresses approuvés, les utilisateurs de votre compte doivent utiliser les adresses e-mail dont les domaines sont approuvés pour les actions suivantes :

  • Partager des feuilles et des espaces de travail
  • Envoyer des lignes
  • Utiliser les liens vers des formulaires
  • Envoyer manuellement ou automatiquement des alertes ou des demandes (alertes, rappels, demandes d’actualisation, demandes d’approbation)

Les éléments de Smartsheet qui ont été partagés avant l’activation des restrictions relatives aux domaines restent partagés avec toute personne n’appartenant pas aux domaines approuvés. Vous pouvez générer un rapport Accès aux feuilles pour connaître les personnes disposant d’un partage pour les différents éléments. Vous trouverez des détails à ce sujet ici.

Modifier une liste de partage des domaines approuvés

Pour modifier la liste :

  1. Sélectionnez Compte > Administrateur de compte > Contrôles de sécurité.
  2. Dans la rubrique Partage des domaines approuvés, sélectionnez Modifier.
  3. Sélectionnez le bouton Modifier dans le formulaire Contrôles de sécurité.
  4. Ajoutez, modifiez, supprimez des domaines ou des adresses de la liste, puis sélectionnez OK.

Pour désactiver cette fonction, sélectionnez le bouton Modifier, décochez la case Activé, puis sélectionnez OK.


Modifier les options de groupe

Restreindre les types d’utilisateurs pouvant être ajoutés à un groupe par les administrateurs de groupe. Vous pouvez limiter cela aux utilisateurs du compte ou autoriser tous les utilisateurs et les contacts externes des groupes.

  1. Sélectionnez Compte > Administration du compte > Contrôles de sécurité.
  2. Cliquez sur Modifier dans la rubrique Options d’appartenance au groupe.

    La fenêtre Options d’appartenance au groupe s’ouvre :
     
  3. sélectionnez si vous souhaitez que l’appartenance au groupe soit Uniquement réservée aux utilisateurs du compte. Si cette option est sélectionnée, seuls les utilisateurs figurant sur l’écran Gestion des utilisateurs peuvent être ajoutés aux groupes par les administrateurs de groupe.

Reportez-vous à l’article d’aide Gestion des groupes pour en savoir plus sur la création et la gestion des groupes.


Gérer les options d’authentification

Tous les clients Smartsheet peuvent se connecter en utilisant leur adresse e-mail et leur mot de passe Smartsheet ou choisir différentes options d’authentification unique. Les administrateurs système peuvent désactiver les options de connexion qu’ils ne souhaitent pas.

Lisez l’article Gérer les options d’authentification d’un forfait Entreprise (administrateur système) pour en savoir plus.
 


Activer la fonction Provisionnement automatique des utilisateurs

La fonction Provisionnement automatique des utilisateurs automatise le processus d’ajout d’utilisateurs à un compte Entreprise dans Smartsheet. Plutôt que d’inviter manuellement des utilisateurs dans l’écran Gestion des utilisateurs, activez cette fonction afin d’ajouter automatiquement à votre compte les utilisateurs qui se connectent à Smartsheet à l’aide d’une adresse e-mail appartenant à votre organisation. Vous pouvez choisir d’ajouter automatiquement au compte des utilisateurs sous licence ou sans licence selon le type d’accès que vous souhaitez leur octroyer.

Consultez notre article Provisionnement automatique des utilisateurs pour obtenir des instructions détaillées. Ce processus implique que vous ajoutiez un ou des enregistrements à votre système de nom de domaine (DNS). Par conséquent, vous pouvez être amené à solliciter l’aide d’une ressource technique interne.