Configurer les contrôles de sécurité pour un forfait Entreprise

Un administrateur système d’un forfait Entreprise peut configurer des contrôles de sécurité pour gérer la manière dont ses utilisateurs travaillent dans Smartsheet. Sélectionnez tout d’abord Compte > Centre d’administration , puis Sécurité/Liste de partage sécurisé dans le panneau gauche de la fenêtre Administration du compte.

Les administrateurs système peuvent :

• créer une liste de partage des domaines approuvés pour empêcher le partage de feuilles ou leur envoi à des adresses e-mail non autorisées
• limiter les options d’appartenance au groupe pour n’inclure que les utilisateurs du compte
• choisir les options d’authentification autorisées pour les utilisateurs
• activer le provisionnement automatique des utilisateurs pour ajouter automatiquement de nouveaux utilisateurs au compte s’ils se connectent à Smartsheet en utilisant une adresse e-mail appartenant à l’organisation

Si vous avez plusieurs forfaits, dont un forfait principal dans le Gestionnaire de forfaits Entreprise, vous pouvez définir des contrôles de partage sécurisés dans le forfait principal. Tous les forfaits gérés hériteront alors de ces contrôles. Vous pouvez modifier ces paramètres dans le forfait géré si vous êtes administrateur du forfait principal.

Créer une liste de partage des domaines approuvés

Utilisez cette fonctionnalité pour restreindre le partage par domaine ou par adresse e-mail, pour vous assurer que les feuilles ne sont partagées qu’avec les personnes ayant une adresse e-mail de l’entreprise, par exemple. Vous devez définir une liste d’autorisation à cette fin.

Lorsque le partage des domaines approuvés est activé, tous les flux de travail partagés à des destinataires qui ne font pas partie de la liste Partage des domaines approuvés seront désactivés et afficheront le message « Destinataires non valides ». Pour éviter que les flux de travail ne soient désactivés, assurez-vous que tous les destinataires de l’automatisation des flux de travail sont ajoutés au partage des domaines approuvés. Sinon, assurez-vous qu’au moins un destinataire est défini pour chaque flux de travail dans la liste de partage des domaines approuvés.

REMARQUES :

• Les utilisateurs ne peuvent pas non plus envoyer d’e-mails à partir de Smartsheet aux domaines ou aux adresses e-mail restreints.
• Il faut ajouter chaque sous-domaine à la liste d’autorisation, car ils ne sont pas autorisés lorsque vous ajoutez un domaine à celle-ci. Si vous ajoutez « entreprise.com » à la liste d’autorisation, « portail.entreprise.com » n’y est pas ajouté, par exemple. En effet, vous devez ajouter les deux domaines à la liste d’autorisation.
• Lorsqu’elles sont activées, les fonctionnalités Domaines approuvés et Partage d’adresses limitent les personnes qui peuvent recevoir les e-mails de notification.

1. Sélectionnez Compte> Centre d’administration > Sécurité/Liste de partage sécurisé.
2. Dans la section Partage des domaines approuvés, sélectionnez Modifier.
   
   La fenêtre Liste de partage des domaines approuvés s’ouvre :
    
3. Sélectionnez la case à cocher Activer le partage dans Smartsheet uniquement pour les domaines et les adresses e-mail figurant ci-dessous.
4. Dans la zone Domaines approuvés, saisissez chaque domaine de messagerie (par exemple, domainedelasociété.com) pour lequel les utilisateurs seront autorisés à effectuer des partages.
   
   REMARQUE : chaque domaine doit figurer sur une ligne distincte.
   
   Si certaines adresses e-mail doivent pouvoir être utilisées par les utilisateurs, mais qu’elles ne figurent pas parmi les domaines autorisés, saisissez-les dans la zone Adresses e-mail approuvées.
   
   CONSEIL : fournissez un lien vers un formulaire permettant aux membres du forfait de votre organisation de demander aux administrateurs système d’ajouter des domaines ou des adresses e-mail supplémentaires à la liste d’autorisation. Ce lien sera affiché dans une fenêtre Smartsheet quand des utilisateurs de votre forfait essaieront de partager un élément de Smartsheet ou de l’envoyer par e-mail à une personne dont l’adresse e-mail ne figure pas dans la liste d’autorisation. Votre lien peut être :
   • l’URL d’un système existant que votre organisation utilise (comme un site de gestion des tickets informatiques, par exemple)
   • un formulaire Smartsheet (reportez-vous à notre article sur les formulaires afin d’obtenir des informations complémentaires)
     
5. Sélectionnez OK.

Quand vous avez activé la fonctionnalité Partage de domaines et d’adresses approuvés, les utilisateurs de votre compte doivent utiliser les adresses e-mail dont les domaines sont approuvés pour les actions suivantes :

• Partager des feuilles et des espaces de travail
• Envoyer des lignes
• Utiliser l’option Envoyer un lien vers le formulaire dans le lien du formulaire
• Envoyer OU RECEVOIR manuellement ou automatiquement des alertes ou des demandes (alertes, rappels, demandes d’actualisation, demandes d’approbation)

Les éléments de Smartsheet qui ont été partagés avant l’activation des restrictions relatives aux domaines restent partagés avec toute personne n’appartenant pas aux domaines approuvés. Vous pouvez générer un rapport d’accès aux feuilles pour connaître les personnes disposant d’un partage pour les différents éléments. Vous trouverez des détails à ce sujet ici.

Modifier une liste de partage des domaines approuvés

Pour modifier la liste :

1. Sélectionnez Compte> Centre d’administration > Sécurité/Liste de partage sécurisé.
2. Dans la section Partage des domaines approuvés, sélectionnez Modifier.
3. Sélectionnez le bouton Modifier dans le formulaire Contrôles de sécurité.
4. Ajoutez, modifiez, supprimez des domaines ou des adresses de la liste, puis sélectionnez OK.

Pour désactiver cette fonction, sélectionnez le bouton Modifier, décochez la case Activé, puis sélectionnez OK.

Modifier les options de groupe

Restreindre les types d’utilisateurs pouvant être ajoutés à un groupe par les administrateurs de groupe. Vous pouvez limiter cela aux utilisateurs du compte ou autoriser tous les utilisateurs et les contacts externes des groupes.

1. Sélectionnez Compte> Centre d’administration > Sécurité/Liste de partage sécurisé.
2. Cliquez sur Modifier dans la section Options d’appartenance au groupe.
   
   La fenêtre Options d’appartenance au groupe s’ouvre :
    
3. Vous pouvez faire en sorte que l’appartenance au groupe soit Uniquement réservée aux utilisateurs du compte. Si cette option est sélectionnée, seuls les utilisateurs figurant sur l’écran Gestion des utilisateurs peuvent être ajoutés aux groupes par les administrateurs de groupe.

Reportez-vous à l’article d’aide Gestion des groupes pour en savoir plus sur la création et la gestion des groupes.

Gérer les options d’authentification

Tous les clients Smartsheet peuvent se connecter en utilisant leur adresse e-mail et leur mot de passe Smartsheet ou choisir parmi différentes options d’authentification unique. Les administrateurs système peuvent désactiver les options de connexion de leur choix.

Lisez l’article Gérer les options d’authentification d’un forfait Entreprise (administrateur système) pour en savoir plus.
 

Activer la fonction Provisionnement automatique des utilisateurs

La fonction Provisionnement automatique des utilisateurs automatise l’ajout d’utilisateurs à un compte Entreprise dans Smartsheet. Plutôt que d’inviter manuellement des utilisateurs dans l’écran Gestion des utilisateurs, activez cette fonction afin d’ajouter automatiquement à votre compte les utilisateurs qui se connectent à Smartsheet à l’aide d’une adresse e-mail appartenant à votre organisation. Vous pouvez choisir d’ajouter automatiquement au compte des utilisateurs sous licence ou sans licence selon le type d’accès que vous souhaitez leur octroyer.

Consultez notre article d’aide Provisionnement automatique des utilisateurs pour obtenir des instructions détaillées. Ce processus implique que vous ajoutiez un ou plusieurs enregistrements à votre système de nom de domaine (DNS). Par conséquent, vous pouvez être amené à solliciter l’aide d’une ressource technique interne.  

Appliquer des paramètres de sécurité aux formulaires

Par défaut, tous les formulaires sont anonymes et disponibles pour toute personne disposant d’un lien vers le formulaire. Vous pouvez limiter l’accès au formulaire aux personnes disposant d’un identifiant Smartsheet ou sur votre compte Smartsheet via la liste de partage sécurisé. 

Une fois que ces paramètres sont sélectionnés dans le centre d’administration, ceux-ci deviennent les autorisations minimums pour tous les formulaires sur votre compte et ne peuvent être modifiés dans le créateur de formulaires.