Travailler avec des agendas

 Accéder à la démonstration en vidéo : Mode Agenda

Le mode Agenda indique les dates contenues dans votre feuille ou rapport. Toute feuille ou tout rapport contenant au moins une colonne de date peut être affiché en tant qu'agenda en cliquant sur l'icône Mode Agenda dans la barre d'outils de gauche. Vous pouvez insérer une nouvelle colonne et configurer son type sur date ou définir le type d'une colonne existante sur date.

ASTUCE : le format des dates s'appuie sur la Langue (pays) que vous avez sélectionnée dans les Paramètres personnels de votre compte Smartsheet.
 

Choisir les dates à afficher

Le propriétaire, ainsi que les collaborateurs dotés d'un accès Administrateur à une feuille ou à un rapport peuvent déterminer les tâches qui seront affichées en mode Agenda. Une fois en mode Agenda, cliquez sur l'icône des paramètres de l'agenda  dans la barre d'outils de gauche. Le formulaire Paramètres de l'agenda apparaît.


 

• Choisissez une colonne dans la liste déroulante Afficher uniquement des dates dans cette colonne  pour placer chaque tâche avec une date reprise dans la colonne sur une date unique dans l'agenda.


• Utilisez la liste déroulante Afficher les plages de date pour sélectionner deux colonnes de dates pour votre feuille. Dans ce cas, chaque tâche disposant d'une date dans les deux colonnes sera affichée dans l'agenda étendue sur la plage de dates. Cette fonction est surtout utile pour le suivi d'une tâche du début à la fin.
  
  REMARQUE : Si vous utilisez un rapport, le mode Agenda peut refléter les dates réparties dans plusieurs feuilles. Vérifiez que toutes les feuilles contiennent des noms de colonne correspondant précisément à ce que vous avez sélectionné dans les paramètres de l'agenda. Les tâches des feuilles ne contenant pas ces colonnes n'apparaîtront pas dans l'agenda contrairement à ce qui était prévu.


• Si vous avez configuré une hiérarchie de lignes dans votre feuille, vous pouvez choisir ou non d'afficher des tâches récapitulatives. Désélectionnez cette option pour masquer la ligne parent de niveau supérieur et n'afficher que les sous-tâches en mode Agenda.
  
  REMARQUE : le récapitulatif des tâches n'apparaît plus dans la vue Agenda de Smartsheet, mais elle apparaîtra dans la version publiée sur Google ou iCal. Comme la hiérarchie des lignes n'apparaît pas dans le mode Grille d'un rapport, l'option d'affichage des tâches récapitulatives n'est pas disponible dans le mode Agenda d'un rapport.


• Sélectionnez Afficher mes rappels pour afficher une icône représentant une cloche pour chaque jour de l'agenda au cours duquel un rappel est programmé pour être envoyé par vous. Tous les collaborateurs de la feuille peuvent afficher leurs propres rappels.
  
  REMARQUE : Comme les rappels ne peuvent pas être créés à partir d'un rapport, l'option d'affichage de mes rappels n'est pas disponible dans le mode Agenda d'un rapport.

Chaque barre de l'agenda affichera le texte de la colonne principale de la feuille ou du rapport. Lorsque des lignes parentes sont développées dans la feuille, les couleurs des barres des lignes enfant peuvent être définies en faisant un clic droit (ordinateurs) ou en appuyant sur la touche CTRL et en cliquant (Mac) sur la barre et en sélectionnant Paramètres de couleur. Vous trouverez des informations complémentaires dans notre article : Changer la couleur des barres de l'agenda.

ASTUCE : si vous ne souhaitez pas afficher toutes les tâches dans l'agenda, créez une colonne de date (la « date agenda ») en mode Grille. Ne placez des dates dans cette colonne que si vous souhaitez que la tâche apparaisse dans l'agenda. Repassez en mode Agenda et sélectionnez votre nouvelle colonne de dates dans le formulaire Paramètres de l'agenda .

Il n'est pour le moment pas possible de programmer une tâche pour une heure spécifique. Vous ne pouvez que spécifier une date. Les tâches de feuille de projet dont la durée est exprimée en jours partiels, heures ou minutes continuent de s'étendre sur plusieurs jours complets en mode Agenda, ainsi que dans n'importe quelle version publiée du calendrier.
 

Modifier les informations d'une ligne

Le propriétaire de la feuille, ainsi que les collaborateurs dotés d'un accès Éditeur ou Administrateur, peuvent modifier la date d'une tâche en faisant glisser la barre et en la déposant à un autre jour. Les tâches couvrant une date de début et une date de fin peuvent être glissées de la gauche ou de la droite pour étendre leur durée.

REMARQUE : La fonction de déplacement n'est pas disponible dans le mode Agenda d'un rapport ou pour les lignes parentes (toute ligne présentant des sous-tâches à un niveau inférieur) d'une feuille si les interdépendances sont activées.

Vous pouvez modifier les lignes en mode Agenda en double-cliquant sur la barre d'agenda. Dans le formulaire  Modifier la ligne qui apparaît, vous pouvez modifier toutes les cellules de la ligne. Les modifications apportées à cet endroit seront répercutées en mode Grille.
 

Modifier le calendrier de l'agenda

Pour modifier le calendrier en mode Agenda, cliquez sur la flèche droite ou gauche située en haut pour avancer ou reculer dans le temps. Cliquez sur le menu déroulant pour changer les unités de temps.



Si vous cliquez sur le mini agenda, vous pourrez aussi naviguer dans vos projets par dates.

Une fois que vous avez configuré votre mode Agenda, vous pouvez soit imprimer l'agenda au format PDF, soit le publier dans un programme d'agenda externe, soit l'envoyer par e-mail à un destinataire en cliquant sur l'icône représentant une enveloppe, dans la barre d'outils de gauche.

REMARQUE : Lorsque vous imprimez un agenda, 4 semaines d'informations seront imprimées par page. Il est impossible d'ajuster la taille des cases.

 Consultez nos astuces d’assistance sur le blog Smartsheet : Créer un tableau de bord d'agenda pour en savoir plus sur l'utilisation de la fonction Liaison de cellules afin de créer une vue d'ensemble « principale » de l'agenda.
 
Pour savoir comment utiliser les agendas, regardez la démonstration vidéo ci-dessous :

Si vous n'avez pas accès à YouTube, cliquez ici pour visionner la vidéo.

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