Obtenez des informations clés sur l’allocation des ressources avec l’Affichage des ressources du projet

Un affichage des ressources vous permet de suivre et de vérifier visuellement la façon dont les personnes de votre forfait Smartsheet (ressources) sont affectées aux projets sur lesquels elles travaillent. Utilisez les affichages de ressources pour prendre des décisions quant aux charges de travail des ressources.

Pour plus d’informations sur la façon de configurer et d’activer Resource Management, consultez Resource Management et allocation des ressources.

Avant de commencer

Avant de pouvoir visualiser les ressources dans un affichage des ressources, les membres de l’équipe doivent être affectés à des éléments dans des feuilles de projet avec Resource Management activé, comme décrit dans l’article Gestion des ressources.

Votre administrateur système Smartsheet doit également :

• Vous désigner comme Afficheur de ressources sur le compte
• Assurez-vous que les personnes que vous souhaitez suivre sont incluses dans le compte : il peut s’agir d’utilisateurs sans licence, mais ils doivent être inclus dans le compte. (Pour en savoir plus, consultez l’article Gestion des utilisateurs.)

REMARQUE : cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les comptes de forfaits Pro. (Vous n’êtes pas sûr du type de forfait que vous avez ? Reportez-vous à Identifier votre type d’utilisateur et votre forfait Smartsheet).

Afficher les ressources dans l’affichage des ressources du projet

1. À partir d’une feuille où Resource Management est activé, cliquez sur Mode Gantt dans la barre d’outils, puis sur l’icône Affichage des ressources du projet  (sous le bouton Partager) sur le côté droit de la fenêtre.
2. À partir de là, vous pouvez vérifier les charges de travail de toutes les ressources affectées aux tâches de cette feuille.
3. Cliquez sur le nom de la ressource pour vérifier son allocation par projet.

ASTUCE : vous pouvez également cliquer sur l’icône d’alerte d’allocation pour faire apparaître l’affichage des ressources du projet.

Afficher les ressources de plusieurs feuilles

Les afficheurs de ressources peuvent également vérifier l’allocation entre les différentes feuilles pour lesquelles la fonctionnalité est activée. Pour ce faire :

1. Cliquez sur l’icône Menu (angle supérieur gauche de la fenêtre Smartsheet) > Accueil.
2. Faites un clic droit sur la commande Affichages des ressources, puis cliquez sur Créer un nouvel affichage.
3. Sélectionnez les feuilles ou les ressources pour lesquelles vous voulez voir l’allocation et cliquez sur OK.
   
   REMARQUE : si une ressource est allouée à des tâches dans des feuilles qui ne sont pas partagées avec vous, l’allocation de toutes ces feuilles sera combinée et répertoriée sous Autres feuilles dans l’affichage des ressources.

L’icône d’alerte d’allocation s’affiche à côté de toute tâche attribuée à au moins une ressource déjà sur-allouée. Faites défiler le calendrier pour afficher les feuilles dans lesquelles les ressources sont affectées à des tâches et envisagez de réattribuer certaines de ces tâches à d’autres feuilles.

Partager ou exporter un affichage des ressources

Pour exporter et partager un affichage des ressources :

1. dans la barre de navigation, cliquez sur Parcourir et faites défiler jusqu’à Affichages des ressources.
2. Sous Affichages des ressources, cliquez sur l’affichage, puis effectuez l’une des opérations suivantes :
   • Pour envoyer l’affichage des ressources par e-mail sous forme de pièce jointe Microsoft Excel (.xls), cliquez sur l’icône d’enveloppe  .
   • Pour télécharger un fichier Microsoft Excel (.xls) de l’affichage des ressources, cliquez sur l’icône d’exportation  . Cliquez sur la plage de dates pour modifier le calendrier affiché dans la vue.

Créer un affichage de ressources personnalisé

Utilisez un affichage des ressources personnalisé pour créer un ensemble de données plus pertinent :

1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Parcourir et faites défiler jusqu’à Affichages des ressources.
2. Faites un clic droit sur la commande Affichages des ressources, puis cliquez sur Créer un nouvel affichage.
3. Choisissez le filtre souhaité :
   • Le filtrage par utilisateur affiche tous les projets dans lesquels les ressources spécifiées sont affectées à des tâches.
   • Le filtrage par projet affiche la liste des ressources affectées à des tâches dans les projets spécifiés. L’affichage inclura les autres projets dans lesquels ces ressources sont affectées pour permettre l’identification des problèmes potentiels de planification.
   • Le filtrage par groupes affiche tous les projets dont les tâches sont attribuées aux membres du groupe.
4. Cliquez sur OK.