Centre d’administration : gérer et utiliser les groupes de contacts Smartsheet

La gestion des groupes du centre d’administration permet à un administrateur de groupe d’organiser les contacts en groupes afin que toute personne utilisant un forfait Smartsheet multi-utilisateurs puisse rapidement partager et envoyer des informations à toutes les personnes du groupe.

Vous devez être administrateur de groupe pour un forfait multi-utilisateurs (Affaire ou Entreprise) pour créer et gérer des groupes. Lorsqu’un groupe est créé, toute personne du forfait multi-utilisateurs peut partager et envoyer des informations à celui-ci.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Icône des conditions d’autorisation Les administrateurs système et les administrateurs de groupe peuvent se connecter au centre d’administration et accéder à la gestion des groupes

Icône des forfaits disponiblesCette fonction est disponible dans les forfaits Affaire, Entreprise et Premier

Autorisations requises

Vous devez être un utilisateur sous licence pour obtenir les autorisations d’administrateur de groupe. Reportez-vous à Gérer les utilisateurs pour savoir comment définir un administrateur de groupe.

Les administrateurs système des forfaits Entreprise peuvent limiter les personnes pouvant être ajoutées à des groupes, de sorte que seules les personnes qui sont dans le compte de votre organisation sont autorisées à en faire partie. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’article d’aide Contrôles de sécurité.


Créer un groupe

  1. Dans le Centre d’administration, sélectionnez l’icône du menu en haut à gauche et choisissez Gestion des groupes
    Vous arrivez sur la page Gestion des groupes
  2. Sélectionnez le bouton Créer un groupe en haut à droite pour ouvrir le panneau Créer un groupe.

    Créer un groupe
  3. Donnez un nom à votre groupe (par exemple : Équipe commerciale) et ajoutez une description. Ajoutez éventuellement une description et des membres.

    Pour ajouter en masse des membres au groupe, vous pouvez copier et coller jusqu'à 1 000 adresses e-mail à partir d'un fichier Excel ou .csv dans le champ Ajouter des membres.

  4. Sélectionnez Créer. Le groupe est ajouté à la liste et vous êtes automatiquement ajouté en tant que membre.

Pour plus d’informations sur l’utilisation des contacts Smartsheet, reportez-vous à Créer des nouveaux contacts.


Gérer un groupe existant

Un groupe peut être géré par son propriétaire ou un administrateur système du compte. Sélectionnez le nom du groupe pour ouvrir le panneau Modifier le groupe.

Modifier le groupe

Par défaut, vous arrivez dans l’onglet Détails du groupe où vous pouvez modifier le nom ainsi que la description du groupe et voir le propriétaire et le nombre de membres. Sélectionnez l’onglet Ajouter des membres pour ajouter des membres au groupe.

Vous pouvez également sélectionner l’icône du menu à droite de n’importe quel groupe exécuter les actions suivantes :

Utiliser cette option

Pour exécuter cette action

Modifier les détails du groupe...

Ouvrir le panneau Modifier le groupe

Afficher le groupe...

Afficher la liste de tous les membres du groupe et leurs types actuels, comme Afficheur de ressources ou Administrateur système.

Ajouter des membres...

Ajouter de nouvelles personnes au groupe. N’oubliez pas que ces personnes disposeront également d’un partage pour tous les éléments pour lesquels le groupe en dispose d’un.

Transférer la propriété du groupe

Transférer la propriété du groupe à un autre administrateur de groupe ou administrateur système du compte

Administrateurs système uniquement - Générer un rapport sur les accès aux feuilles pour le groupe

Crée un rapport, vous envoie un e-mail avec le rapport sur toutes les feuilles de votre compte pour lesquelles le groupe dispose d’un partage en pièce jointe. Ce fichier contient également le nom du propriétaire, le niveau d’autorisation du groupe et la date de la dernière modification pour chaque feuille.

Supprimer le groupe

Supprime le groupe de la liste. Cette action supprime également le groupe de toute feuille pour laquelle il dispose d’un partage et les e-mails qui sont régulièrement en envoyés à ses membres. Soyez particulièrement vigilant lorsque vous sélectionnez cette option, car l’opération est irréversible.

Reportez-vous à Gérer et utiliser les groupes de contacts Smartsheet afin d’obtenir des informations complémentaires sur la gestion des groupes.