gérer les groupes de contacts Smartsheet

Les administrateurs de groupe peuvent créer et gérer des groupes de contacts. Les administrateurs système peuvent modifier et gérer des groupes existants, mais ne peuvent pas en créer à moins qu’ils ne détiennent également le rôle d’administrateur de groupe.

Par exemple, un administrateur de groupe peut créer un groupe spécifique pour tous les employés de l’équipe marketing. Lorsqu’un groupe est créé, toute personne du forfait peut partager et envoyer des informations à ce groupe.

Créer un groupe

1. Dans le centre d’administration, sélectionnez l’icône Menu en haut à gauche.
2. Accédez à Utilisateurs et groupes > Gestion des groupes.
3. Sélectionnez Créer un groupe en haut à droite. 

4. Saisissez les détails du groupe dans le panneau de droite Créer un groupe.

   Pour ajouter en masse des membres au groupe, copiez et collez jusqu’à 1 000 adresses e-mail à partir d’un fichier Excel ou CSV dans le champ Ajouter des membres.

5. Sélectionnez Créer.

Le groupe apparaît dans votre liste de contacts et vous en faites automatiquement partie. En savoir plus sur l’utilisation des contacts Smartsheet.

Qui peut gérer les groupes ?

• Tout administrateur système ou propriétaire du groupe peut apporter des modifications à un groupe existant.
• Les administrateurs de groupe ne peuvent ajouter ou supprimer des utilisateurs que dans les groupes dont ils sont propriétaires.
• Vous devez être le propriétaire ou un administrateur système du groupe pour ajouter ou supprimer des utilisateurs.
• Vous devez être un administrateur système ou le propriétaire du groupe pour transférer la propriété du groupe.

Les administrateurs système des forfaits Entreprise peuvent configurer le partage sécurisé afin de limiter l’appartenance au groupe aux membres du forfait de votre organisation uniquement.

Modifier un groupe existant

Sélectionnez la ligne du groupe ou sélectionnez   à droite de la ligne pour apporter des modifications à un groupe existant. Utilisez le tableau ci-dessous pour en savoir plus sur chaque option disponible. 

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Supprimer des membres du groupe

1. Sur la page Gestion du groupe, sélectionnez   à droite du groupe que vous souhaitez gérer.
2. Sélectionnez Afficher le groupe…

3. Repérez et cochez la case à côté de l’utilisateur que vous souhaitez supprimer du groupe.

   Au lieu de cocher la case, vous pouvez directement supprimer l’utilisateur en sélectionnant   .

4. Sélectionnez Supprimer du groupe en haut à gauche.

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Supprimer un utilisateur de tous les groupes de forfaits ?

Utilisez cette option pour supprimer un utilisateur de chaque groupe de votre forfait en une seule étape, sans le supprimer complètement du forfait. Les groupes externes à votre forfait ne sont pas affectés.

1. Connectez-vous au centre d’administration.

2. Sélectionnez l’icône Menu pour ouvrir le panneau de gauche et accédez à Utilisateurs et groupes > Types de licences et actualisation.

   La page Types de postes et actualisation s’affiche.

3. Sur la ligne de l’utilisateur, sélectionnez ⋮ pour ouvrir le menu d’actions.
4. Sélectionnez Supprimer des groupes.

Si l’utilisateur n’est membre d’aucun groupe de forfaits, un message d’information confirme qu’il n’existe aucun groupe duquel le supprimer.

Générer un rapport sur les accès aux feuilles du groupe

Le rapport d’accès aux feuilles de groupe est un fichier CSV qui répertorie toutes les feuilles partagées avec un groupe dans votre forfait, ainsi que les détails du partage pour chaque élément. Les administrateurs système peuvent l’utiliser pour auditer l’accès aux groupes dans le compte.

Vous devez être administrateur système pour générer le rapport.

1. Sélectionner l’icône de menu kebab   à droite de la ligne du groupe
2. Sélectionnez Générer le rapport d’accès à la feuille du groupe.

Smartsheet envoie le rapport à votre adresse e-mail. Selon la taille du fichier, la livraison peut prendre quelques minutes.

Le rapport sur les accès aux feuilles du groupe est disponible en deux versions : standard et alternative. La version reçue par votre forfait est automatiquement déterminée par sa taille.

Version standard 

La version standard du rapport sur les accès aux feuilles du groupe comprend les données suivantes :

• Clé : clé unique de chaque feuille dans le compte Smartsheet de votre équipe. Les utilisateurs ne voient pas cette clé. Elle peut être utile si vous possédez plusieurs feuilles portant le même nom.
• Nom : le nom des feuilles est visible dans votre session Smartsheet.
• Nom de l’espace de travail : noms des espaces de travail dans votre session Smartsheet.
• Type : indique si l’élément est une feuille, un rapport ou un tableau de bord.
• Partagé(e) avec : toutes les adresses e-mail des utilisateurs avec lesquels des feuilles ont été partagées, qu’ils soient payants ou non, ou qu’il s’agisse de collaborateurs internes ou externes. 
• Autorisation de partage : indique les autorisations des personnes concernées par le partage (Propriétaire, Administrateur, Éditeur (avec autorisation de partage), Éditeur (sans autorisation de partage), Spectateur, Commentateur).
• Date/heure des dernières modifications (UTC) : date et heure de la dernière mise à jour de la feuille.
• ID de l’élément : numéro d’identification unique de l’élément partagé.
• ID de l’espace de travail : identifiant unique de l’espace de travail qui contient l’élément.

Version alternative

La version alternative du rapport sur les accès aux feuilles du groupe comprend les colonnes suivantes :