Affecter des personnes à une tâche

Configurer une colonne Liste des contacts pour l’attribution

Pour affecter des personnes à des tâches sur votre feuille, celle-ci doit contenir une colonne Liste des contacts. S’il n’y a pas de colonne Liste des contacts, vous pouvez en insérer une en effectuant les étapes suivantes :

1. Faites un clic droit sur n’importe quel en-tête de colonne, puis sélectionnez Insérer une colonne à droite ou Insérer une colonne à gauche.
2. La fenêtre Insérer une colonne apparaît.
3. Saisissez le nom de la colonne dans le champ Nom (par exemple, saisissez « Attribué à »).

4. Sélectionnez le type de colonne Liste de contacts.

   Si vous avez des tâches qui doivent être attribuées à plusieurs personnes, cochez la case Autoriser plusieurs contacts par cellule. 

    

   Dans l’application mobile, vous pourrez ajouter un ou plusieurs contacts à une colonne Liste des contacts, selon l’option choisie dans l’application Web ; cependant, vous ne pouvez pas définir cette option à partir de l’application mobile.

    

   Pour faciliter l’ajout de certaines personnes aux cellules de contact de la feuille, vous pouvez saisir une liste des contacts préférés dans le champ Ajouter des contacts. Les personnes que vous spécifiez ici apparaîtront lorsque vous cliquerez sur la flèche déroulante dans une cellule. 

5. Cliquez sur OK.

Et voilà ! La colonne Liste des contacts est insérée dans votre feuille. Vous pouvez maintenant affecter des personnes à des tâches.

• vous pouvez créer des filtres ou élaborer des rapports pour voir toutes les tâches attribuées à des membres spécifiques de l’équipe. En savoir plus sur l’affichage de vos tâches attribuées
• Insérez plusieurs colonnes de liste des contacts lorsque les personnes ont des rôles différents liés à chaque tâche. 
• vous pouvez créer des alertes pour envoyer automatiquement des notifications et des demandes aux personnes qui sont affectées à des tâches. Découvrez comment automatiser votre travail avec des alertes et actions.
• Tant qu’un champ Liste des contacts n’est pas utilisé pour la gestion des ressources, vous pouvez créer une formule qui affecte automatiquement des personnes à des tâches sur la base de conditions. Par exemple, vous pouvez affecter un chef de service à une tâche qui nécessite son approbation à l’aide d’une formule VLOOKUP. Découvrez comment créer et modifier des formules dans Smartsheet et créer des combinaisons de formules pour les références de feuilles croisées.
• Vous pouvez également utiliser des flux de travail pour ajouter automatiquement des contacts à une cellule. Affecter des personnes dans un flux de travail automatisé

Attribuer des tâches à plusieurs personnes

Si vous souhaitez que plusieurs personnes travaillent sur une tâche, configurez votre colonne Liste des contacts sur Autoriser plusieurs contacts par cellule.  

Une fois la colonne configurée, tapez le nom d’un contact existant dans une cellule pour afficher une liste de contacts correspondants, puis sélectionnez le contact souhaité pour l’ajouter à la liste des contacts affectés à la tâche.

Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous travaillez avec plusieurs contacts dans une cellule :

• Chaque contact doit être associé à une adresse e-mail. Si vous saisissez le nom d’un nouveau contact dans une cellule, vous serez invité à saisir également son adresse e-mail.
• Vous pouvez ajouter jusqu’à 20 contacts par cellule.
• Les colonnes comportant plusieurs contacts ne peuvent pas être utilisées à des fins de regroupement dans un rapport. En savoir plus sur la configuration du regroupement pour organiser les résultats dans le générateur de rapports.

Vous pouvez utiliser la vue des capacités pour identifier au sein de votre organisation les écarts des allocations en termes de ressources, repérer les périodes de disponibilité pour vous occuper de nouvelles tâches et prévoir les besoins en recrutement afin de prendre des décisions efficaces en matière de dotation en personnel.

Limiter l’attribution à un seul contact

Lorsqu’une tâche ne doit être attribuée qu’à une seule personne, limitez la colonne des contacts à un seul contact en décochant la case Autoriser plusieurs contacts par cellule. Par exemple, dans le cas d’une demande d’approbation, vous voudrez vous assurer qu’une seule personne, par exemple le responsable, approuve chaque étape du processus afin d’éviter que plusieurs contacts n’écrasent les approbations des autres.

• avec une colonne Contact unique, vous pouvez utiliser votre liste des contacts préférés pour regrouper les tâches par utilisateur si vous passez en Mode Carte. En savoir plus sur le mode Carte.
• Les colonnes comportant un seul contact ne peuvent pas être utilisées à des fins de regroupement dans un rapport. 
• Vous pouvez ajouter plusieurs colonnes de contacts lorsque les personnes travaillent sur différentes parties de chaque tâche.

Gérer les contacts qui apparaissent lorsque vous saisissez du texte dans une cellule

Lorsque vous saisissez un nom ou une adresse e-mail dans une colonne Liste des contacts, les noms qui s’affichent incluent ce qui suit :

• toute valeur de contacts préférée que vous avez définie dans la fenêtre Propriétés de la colonne ;
• tous les collaborateurs avec lesquels cette feuille est partagée ;
• tout autre contact ou toute autre adresse e-mail attribué(e) à d’autres lignes dans la feuille ;
• les personnes figurant dans votre liste de contacts Smartsheet personnels ; 
• si votre compte est associé à un forfait Affaires ou Entreprise, toute autre personne associée audit forfait. En savoir plus sur la gestion des utilisateurs.

Ajouter des contacts au sélecteur de suggestions automatiques

Si vous commencez à saisir un nom ou une adresse e-mail, mais que la liste des contacts ne propose pas de résultats, cela signifie que votre liste des contacts ne contient pas le contact correspondant à votre saisie. Pour l’ajouter à votre colonne Liste des contacts, cliquez sur la flèche déroulante dans la cellule, puis sélectionnez Ajouter un(e) autre pour ajouter une adresse e-mail et un nom de contact à votre liste et l’attribuer à la ligne. Vous pouvez également modifier les propriétés de la colonne pour les ajouter aux valeurs des contacts préférés.

Supprimer les contacts en double de la liste des contacts

Vous verrez parfois des contacts en double lorsque vous saisissez un nom ou une adresse e-mail dans une cellule. Pour supprimer des noms ou des adresses e-mail de la liste des contacts, supprimez-les des valeurs de contacts préférés et des autres cellules dans la colonne. 

Si vous voyez toujours des valeurs de contacts en double, il est possible que le nom que vous avez configuré pour le contact dans vos contacts Smartsheet personnels ne corresponde pas au nom associé à son profil personnel. Consultez Gérer les contacts dans la liste Mes contacts Smartsheet et Gérer votre profil personnel pour vous assurer que le nom dans vos contacts correspond au nom sur leur profil.

Vous ne pourrez pas supprimer les collaborateurs partagés de la liste des contacts.