Affecter des personnes à une tâche

S’applique à

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Pour ajouter ou modifier une colonne, vous devez être le Propriétaire de la feuille ou être partagé dans la feuille avec des autorisations de partage de niveau Administrateur. Vous devez également avoir une licence Smartsheet. Pour plus d’informations sur le partage, reportez-vous à Niveaux d’autorisation de partage. Vous n’êtes pas sûr d’avoir une licence ? Reportez-vous à Identifier votre type d’utilisateur et votre forfait Smartsheet.

Dans Smartsheet, vous pouvez utiliser le type de colonne Liste des contacts pour attribuer des tâches aux membres de l’équipe. Lorsque les membres de l’équipe sont affectés à des tâches, vous pouvez les suivre en tant que ressources dans les affichages de ressources et leur envoyer des notifications et des rappels avec des alertes et des actions. Vous pouvez également utiliser cette colonne pour générer des rapports sur les tâches attribuées à des membres spécifiques de l’équipe.


Configurer une colonne Liste des contacts pour l’attribution

Pour affecter des personnes à des tâches sur votre feuille, celle-ci doit contenir une colonne Liste des contacts. S’il n’y a pas de colonne Liste des contacts, vous pouvez en insérer une en suivant les étapes suivantes :

  1. cliquez sur la flèche déroulante sous l’en-tête d’une colonne et sélectionnez Insérer une colonne à droite ou Insérer une colonne à gauche, en fonction de l’endroit où vous souhaitez placer la colonne Liste des contacts supplémentaire.

    La fenêtre Insérer une colonne apparaît.

    Insérer une colonne de contacts
  2. Saisissez le nom de la colonne dans le champ Nom (par exemple, saisissez « Attribué à »).
  3. Sélectionnez le type de colonne Liste des contacts.

    Si vous avez des tâches qui doivent être attribuées à plusieurs personnes, cochez la case Autoriser plusieurs contacts par cellule.

    REMARQUE : dans l’application mobile, vous pourrez ajouter un ou plusieurs contacts à une colonne Liste des contacts, selon l’option choisie dans l’application de bureau. Cependant, vous ne pouvez pas définir cette option à partir de l’application mobile.

    Pour faciliter l’ajout de certaines personnes aux cellules de contact de la feuille, vous pouvez saisir une liste des contacts préférés sous Valeurs. Les personnes que vous spécifiez ici apparaîtront lorsque vous cliquerez sur la flèche déroulante dans une cellule. Vous pouvez saisir des contacts (adresse e-mail et nom), des noms ou des adresses e-mail en tant que valeurs préférées pour la colonne.

  4. Cliquez sur OK.

Et voilà ! La colonne Liste des contacts est insérée dans votre feuille. Vous pouvez maintenant affecter des personnes à des tâches.

ASTUCES :

  • vous pouvez créer des filtres ou élaborer des rapports pour voir toutes les tâches attribuées à des membres spécifiques de l’équipe. Reportez-vous à Consulter vos tâches attribuées pour savoir comment procéder.
  • Insérez plusieurs colonnes de liste des contacts lorsque les personnes ont des rôles différents liés à chaque tâche. Par exemple, un ingénieur de l’assurance qualité peut approuver ou refuser une demande d’approbation pour la vérification d’un développeur lorsqu’il a confirmé qu’il peut reproduire un bogue envoyé par un testeur de l’assurance qualité figurant dans une autre colonne.
  • Tant qu’un champ Liste des contacts n’est pas utilisé pour la gestion des ressources, vous pouvez créer une formule qui affecte automatiquement des personnes à des tâches sur la base de conditions. Par exemple, vous pouvez affecter un chef de service à une tâche qui nécessite son approbation à l’aide d’une formule VLOOKUP. Plus d’informations sur la création de formules sont disponibles sur Créer et modifier des formules dans Smartsheet.

Attribuer des tâches à plusieurs personnes

Si vous souhaitez que plusieurs personnes travaillent sur une tâche, configurez votre colonne Liste des contacts sur Autoriser plusieurs contacts par cellule.  

Une fois la colonne configurée, tapez le nom d’un contact existant dans une cellule pour afficher une liste de contacts correspondants, puis sélectionnez le contact souhaité pour l’ajouter à la liste des contacts affectés à la tâche.

Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous travaillez avec plusieurs contacts dans une cellule :

  • lorsque plusieurs contacts sont autorisés, chaque contact doit être associé à une adresse e-mail. Si vous saisissez le nom d’un nouveau contact dans une cellule, vous serez invité à saisir également son adresse e-mail.
  • Vous pouvez ajouter jusqu’à 20 contacts par cellule.
  • Lorsque vous avez autorisé plusieurs contacts dans la colonne Ressource affectée et que vous avez configuré la colonne % d’allocations dans les paramètres du projet, toutes les ressources de la cellule seront affectées selon le pourcentage que vous avez spécifié. Si vous souhaitez que des personnes travaillent sur la même tâche avec des pourcentages d’allocations différents pour la Gestion des ressources, vous pouvez inscrire la même tâche sur plusieurs lignes de votre feuille et attribuer chaque tâche en double à une personne différente. Reportez-vous à Gestion et allocation des ressources.
  • Si vous ne spécifiez pas d’allocation à l’aide de la colonne % d’allocations, toutes les personnes figurant dans la colonne des contacts auront automatiquement une allocation de 100 %.
  • Un rapport traite les colonnes de la Liste des contacts à affectation unique et à affectation multiple comme des types de colonnes différents. Cela peut entraîner des résultats inattendus lors de l’extraction des données d’un mélange de colonnes à affectation unique et multiple. Reportez-vous à Rapport sur les données de plusieurs feuilles pour plus d’informations à ce sujet.

ASTUCES :

Limiter l’attribution à un seul contact

Lorsqu’une tâche ne doit être attribuée qu’à une seule personne, limitez la colonne des contacts à un seul contact en décochant la case Autoriser plusieurs contacts par cellule. Par exemple, dans le cas d’une demande d’approbation, vous voudrez vous assurer qu’une seule personne, par exemple le responsable, approuve chaque étape du processus afin d’éviter que plusieurs contacts n’écrasent les approbations des autres.

ASTUCES :

  • avec une colonne Contact unique, vous pouvez utiliser votre liste des contacts préférés pour regrouper les tâches par utilisateur si vous passez en Mode Carte. Cette fonction n’est pas disponible lorsque plusieurs contacts sont autorisés. Pour plus d’informations sur le Mode Carte, reportez-vous à Utiliser le Mode Carte pour visualiser votre projet.
  • Vous pouvez ajouter plusieurs colonnes de contacts lorsque les personnes travaillent sur différentes parties de chaque tâche. Par exemple, dans un projet d’assurance qualité logicielle, vous pouvez ajouter des colonnes de contacts distinctes pour les « ingénieurs de test logiciel » et le « responsable de l’approbation ».

Gérer les contacts qui apparaissent lorsque vous tapez dans une cellule

Lorsque vous saisissez un nom ou une adresse e-mail dans une colonne Liste des contacts, les noms suivants s’affichent :

  • toute valeur de contacts préférées que vous avez définie en utilisant la zone Valeurs dans la fenêtre Insérer une colonne ou Modifier les propriétés de la colonne.
  • Tous les collaborateurs partagés dans cette feuille.
  • Tout autre contact ou adresse e-mail ayant été attribué(e) à d’autres lignes dans la feuille.
  • Les personnes figurant dans votre liste de contacts personnels Smartsheet. (Vous trouverez plus d’informations sur cela ici.)
  • Si vous êtes membre d’un compte Affaire ou Entreprise, les autres personnes qui font partie du compte. (Plus d’informations sur la Gestion des utilisateurs sont disponibles ici.)

Ajouter des contacts au sélecteur de suggestions automatiques

Si vous commencez à saisir un nom ou une adresse e-mail, mais que la liste des contacts ne propose pas de résultats, cela signifie que votre liste des contacts ne contient pas le contact correspondant à votre saisie. Pour l’ajouter à votre colonne Liste des contacts, cliquez sur la flèche déroulante dans la cellule, puis sélectionnez Ajouter un(e) autre pour ajouter une adresse e-mail et un nom de contact à votre liste et l’attribuer à la ligne. Vous pouvez également modifier les propriétés de la colonne pour les ajouter aux valeurs préférées des contacts.

sally smart - ajouter un(e) autre

Supprimer les contacts en double de la liste des contacts

Vous verrez parfois des contacts en double lorsque vous tapez un nom ou une adresse e-mail dans une cellule. Pour supprimer les noms ou les adresses e-mail de la liste des contacts, supprimez-les des valeurs de contacts préférés et des autres cellules dans la colonne.

Si vous voyez toujours des valeurs de contacts en double, il est possible que le nom que vous avez configuré pour le contact dans vos contacts Smartsheet personnels ne corresponde pas au nom associé à son profil personnel. Reportez-vous à Gérer les contacts dans la liste Mes contacts Smartsheet et Gérer votre profil personnel pour vous assurer que le nom dans vos contacts correspond au nom sur leur profil.

Vous ne pourrez pas supprimer les collaborateurs partagés de la liste des contacts.