Affecter des personnes à une tâche

Dans Smartsheet, le type de colonne Liste de contacts vous permet d'attribuer des tâches aux membres de l'équipe. Lorsque vous avez affecté des membres de l'équipe à des tâches, vous pouvez les suivre en tant que ressources dans les vues Ressources ou leur envoyer des notifications et des rappels au moyen de l'option Alertes et actions. Vous pouvez également utiliser cette colonne afin de générer des rapports sur les tâches attribuées aux membres de l'équipe.

REMARQUE : pour ajouter ou modifier une colonne, vous devez être le propriétaire de la feuille ou disposer d'un partage pour la feuille à l'aide d'autorisations de niveau Administrateur. Vous devez également avoir une licence Smartsheet. Pour plus d'informations sur le partage des feuilles, veuillez consulter Niveaux d'autorisation de partage.  Vous ne savez pas si vous avez une licence ? Consultez Identifier votre type d'utilisateur et votre forfait Smartsheet.


Définir une colonne Liste de contacts afin d'attribuer des tâches

La feuille doit comporter une colonne Liste de contacts afin que vous puissiez affecter des personnes à des tâches. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez en ajouter une de la manière suivante :

  1. Cliquez sur la flèche déroulante située sous l'en-tête d'une colonne et sélectionnez Insérer une colonne à droite ou Insérer une colonne à gauche, en fonction de l'endroit où vous souhaitez placer la colonne Liste de contacts supplémentaire.

    La fenêtre Insérer une colonne apparaît.

    Insérer une colonne de Contacts
  2. Saisissez le nom de la colonne dans la zone Nom (type « Attribué à », par exemple).
  3. Sélectionnez le type de colonne Liste de contacts.

    Cochez Autoriser plusieurs contacts par cellule si vous voulez affecter plusieurs personnes à la même tâche. 

    REMARQUE : vous pouvez ajouter un ou plusieurs contacts dans une colonne Liste de contacts dans l'application mobile si cette option a été définie dans l'application pour PC, mais vous ne pouvez pas la définir dans l'application mobile.

    Vous pouvez saisir la liste des contacts favoris dans Valeurs afin que les utilisateurs puissent ajouter plus facilement les contacts dans les cellules de la feuille. Les personnes que vous y indiquez s'affichent alors lorsque vous cliquez sur la flèche du menu déroulant d'une cellule. Vous pouvez saisir des contacts (nom et adresse e-mail), des noms ou des adresses e-mail comme valeurs préférées pour la colonne.

  4. Cliquez sur OK.

C'est terminé ! La colonne Liste de contacts est insérée dans votre feuille. Vous pouvez maintenant affecter des personnes à des tâches.

ASTUCES :

  • Vous pouvez créer des filtres ou générer des rapports afin de voir toutes les tâches attribuées aux membres de l'équipe. Reportez-vous à Consulter vos tâches attribuées afin découvrir la procédure.
  • Insérez plusieurs colonnes Liste de contacts lorsque les personnes ont différents rôles pour chaque tâche. Un ingénieur assurance qualité peut approuver ou refuser une demande d'approbation d'une revue de code lorsque les développeurs ont confirmé qu'ils peuvent reproduire un bug qui a été signalé par un testeur assurance qualité figurant dans une autre colonne, par exemple.

Attribuer des tâches à plusieurs personnes

Définissez Autoriser plusieurs contacts par cellule pour votre colonne Liste de contacts si vous voulez affecter plusieurs personnes à la même tâche.  

Lorsque la colonne est définie, saisissez le nom d'un contact existant dans une cellule afin d'afficher la liste des contacts qui correspondent, puis sélectionnez le contact souhaité et ajoutez-le à la liste des contacts affectés à la tâche.

Gardez ces informations à l'esprit lorsque vous définissez plusieurs contacts dans une cellule :

  • chaque contact doit être associé à une adresse e-mail lorsque plusieurs contacts sont autorisés. Si vous saisissez le nom d'un nouveau contact dans une cellule, vous êtes invité à saisir son adresse e-mail également.
  • vous pouvez ajouter jusqu'à 20 contacts par cellule.
  • si vous avez autorisé plusieurs contacts dans la colonne Ressource attribuée et configuré la colonne % d'allocation dans les paramètres du projet, le pourcentage d'allocation que vous avez indiqué est appliqué à toutes les ressources affectées. Si vous souhaitez que plusieurs personnes travaillent sur une même tâche avec des pourcentages d'allocation différents, vous pouvez la répertorier sur plusieurs lignes de votre feuille et attribuer chaque ligne à une personne différente. Reportez-vous à Gestion et affectation des ressources.
  • Si vous n'indiquez pas une allocation dans la colonne % d'allocation, chaque personne de la colonne de contacts aura automatiquement l'allocation 100 %.

ASTUCES :

Restreindre l'attribution à un seul contact

Ne cochez pas Autoriser plusieurs contacts par cellule pour votre colonne de contacts si vous une tâche doit être attribuée à une seule personne. Dans le cas d'une demande d'approbation par exemple, vous voulez qu'une seule personne, le manager, par exemple, approuve chaque étape du processus afin que qu'un contact n'écrase pas les approbations des autres.

ASTUCES : 

  • une colonne à une seul contact vous permet d'utiliser votre liste de contacts favoris afin de regrouper les tâches en fonction des personnes auxquelles elles sont attribuées si vous souhaitez passer en mode Carte. Cette possibilité n'existe pas lorsque plusieurs contacts sont définis. Reportez-vous à Utilisation du mode Carte pour visualiser votre projet pour de plus amples informations dur le mode Carte.
  • vous pouvez insérer plusieurs colonnes Contacts lorsque des personnes travaillent sur différentes parties de chaque tâche. Dans le cadre d'un projet d'assurance qualité logicielle par exemple, vous pouvez ajouter des colonnes Contacts pour les « ingénieurs tests logiciels » et le « manager approbateur » séparées, par exemple.

Gérer les contacts qui s'affichent quand vous saisissez du texte dans une cellule

Lorsque vous saisissez un nom ou une adresse e-mail dans une colonne liste de contacts, les noms affichés comportent :

  • toute valeur des contacts favoris que vous avez configurée dans la zone Valeurs de la fenêtre Insérer une colonne ou Modifier les propriétés de la colonne.
  • tous les collaborateurs avec lesquels la feuille est partagée.
  • tout autre contact ou toute autre adresse électronique ayant été attribués à d'autres lignes de la feuille.
  • les personnes de votre liste personnelle de contacts Smartsheet (de plus amples informations sont disponibles ici).
  • les autres personnes du compte si vous faites partie d'un compte multi-utilisateur (vous trouverez de plus amples informations sur la gestion des utilisateurs ici).

Ajouter des contacts à la liste de suggestion automatique

Si vous commencez à saisir un nom ou une adresse e-mail et ne voyez pas la liste de suggestion automatique des contacts, c'est que votre liste de contacts ne comporte aucun contact qui correspond à celui que vous avez saisi. Pour l'ajouter à votre colonne Liste de contacts, cliquez sur la flèche déroulante dans la cellule et sélectionnez Ajouter un(e) autre pour ajouter le nom et l'adresse e-mail du contact à votre liste, puis attribuez-le à la ligne. Vous pouvez également modifier les propriétés de la colonne afin de l'ajouter à vos valeurs de contacts favoris.

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Supprimer les contacts en double dans la Liste de contacts

Il peut arriver que vous voyiez des contacts en double lorsque vous saisissez un nom ou une adresse e-mail dans une cellule. Pour supprimer des noms ou des adresses électroniques de la liste des contacts, supprimez-les valeurs des contacts favoris et des autres cellules de la colonne. 

Si vous voyez toujours des contacts en double, il est possible que le nom que vous avez défini dans vos contacts personnels Smartsheet ne corresponde pas au nom qu'ils ont associé à leur profil personnel. Reportez-vous Gérer les contacts dans la liste Mes contacts Smartsheet et à Gérer votre profil personnel afin de vérifier qu le nom dans vos contacts correspond au nom de leur profil.

REMARQUE : vous ne pouvez pas supprimer les collaborateurs partagés de la liste de contacts.

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