Utiliser le meilleur type de colonne pour vos données

Les types de colonnes vous aident à mieux contrôler les données autorisées dans les colonnes. Utilisez des types spécifiques pour garantir une saisie de données plus cohérente.

Dans Smartsheet, vous pouvez choisir parmi les types de colonnes suivants :

Colonnes par défaut :

Vous pouvez également ajouter une description de colonne afin de fournir des informations supplémentaires sur cette dernière.

Autorisations requises

Pour modifier une colonne, vous devez être le propriétaire de la feuille ou un collaborateur disposant d'une licence et des autorisations de partage de niveau Administrateur pour la feuille.

Vous ne savez pas si vous avez une licence ? Consultez Identifier votre type d'utilisateur et votre forfait Smartsheet.


Modifier des types de colonnes

Vous pouvez modifier un type de colonne existant en utilisant le formulaire Propriétés de la colonne. Pour ce faire, cliquez sur la flèche déroulante située sous l'en-tête de la colonne et sélectionnez Modifier les propriétés de la colonne (vous pouvez également indiquer le type de colonne lorsque vous insérez une nouvelle colonne).

Modifier les propriétés de la colonne, Restreindre uniquement aux dates sélectionnées

REMARQUES :

  • même lorsqu'une propriété de colonne est définie, il est possible de saisir du texte librement dans une cellule (à l'exception des colonnes Système en lecture seule).
  • Si vous êtes le propriétaire ou si vous disposez d'autorisations administrateur au niveau de la feuille, vous pouvez empêcher d'autres personnes d'ajouter du texte libre en cochant la case Restreindre à lorsque vous modifiez les propriétés de colonne ou créez une nouvelle colonne. Pour en savoir plus, consultez la section Contrôler la saisie de données et n'autoriser que des valeurs spécifiques dans une colonne.
  • Le type Colonne principale ne peut pas être modifié.
  • Si une colonne est activée dans les paramètres du projet d'une feuille, son type apparaît sous la forme Date et heure, Durée ou Prédécesseurs et le type de colonne ne peut pas être modifié.

Retour en haut de page


Ajouter une description de colonne

Présentez les informations importantes relatives à une colonne dans une infobulle personnalisée. Les utilisateurs peuvent survoler l'icône d'information qui se trouve sous l'en-tête de la colonne avec le pointeur de la souris afin d'y accéder. Utilisez la description de la colonne afin d'indiquer la manière dont vous souhaitez qu'elle soit utilisée et le type de donnée qu'elle doit contenir, par exemple.

Afficher la description d'une colonne

REMARQUES :

  • Vous devez être le propriétaire ou avoir les autorisations de partage au niveau Administrateur pour la feuille afin de pouvoir ajouter ou modifier la description d'une colonne.
  • La description d'une colonne est limitée à 250 caractères (cette limite dépend de la langue ou du type de caractères que vous utilisez et peut varier).
  • Les descriptions des colonnes sont uniquement visibles dans les feuilles, il n'est pas possible de les afficher dans les rapports ou les tableaux de bord.

Pour créer une description de colonne :

  1. cliquez sur un en-tête de colonne avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Ajouter une description de colonne.

    Le formulaire de description de colonne s'affiche.
    ajoutez une description de colonne 
  2. Saisissez la description de votre colonne dans le formulaire, puis cliquez sur le bouton OK afin de définir la description.

Une icône d'information s'affiche sous l'en-tête de la colonne.

C'est fini ! Toutes les personnes qui ont accès à la feuille peuvent maintenant voir la description de la colonne en survolant l'icône à l'aide du pointeur de la souris.

Pour modifier les informations d'une description de colonne : 

  1. cliquez sur l'en-tête de colonne avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Modifier la description de la colonne.
  2. Effectuez les modifications souhaitées dans le formulaire de description de colonne qui s'affiche, puis cliquez sur OK.

Référence du type de colonne

Texte/Nombre

Ce type de colonne peut inclure du texte, des valeurs numériques ou toute combinaison des deux. Texte/Nombre est le choix le plus adéquat pour des colonnes de commentaires, dont le contenu peut parfois être long, ou pour les colonnes à chiffres, telles que les dépenses projetées pour une feuille de suivi d'un budget.

Vous pouvez appliquer une mise en forme à une colonne Texte/Nombre pour qu'elle affiche les valeurs en devise ou en pourcentage en cliquant sur l'en-tête de la colonne, puis sur le bouton Mise en forme des devises ou Mise en forme des pourcentages dans la barre d'outils.

REMARQUE : si le premier caractère d'un nombre est zéro suivi d'un autre chiffre ou d'une lettre, Smartsheet précède la valeur d'une apostrophe et la stocke sous forme de texte. Cette opération est effectuée de manière que le zéro de début soit conservé et affiché avec le nombre. Si vous voulez que le numéro soit stocké sous forme de nombre (par exemple, si vous souhaitez effectuer des calculs), vous devez double-cliquer sur la cellule, puis supprimer l'apostrophe et tout zéro antéposé.

Liste de contacts

Cette option est idéale pour les colonnes telles que Attribué à, Propriétaire, Approuvé par, etc. Ce type de colonne vous permet d'attribuer des lignes aux collaborateurs avec lesquels une feuille est partagée ou à des contacts de votre liste de contacts Smartsheet. Vous pouvez également utiliser la colonne pour envoyer des rappels aux collaborateurs partageant la feuille et pour générer des rapports répertoriant les tâches attribuées à un membre spécifique de l'équipe.

Lorsque vous utilisez ce type de colonne, vous avez la possibilité de spécifier les valeurs de contact favoris dans la zone Valeurs (vous pouvez spécifier jusqu'à 50 contacts à cet emplacement). Les valeurs acceptées pour cette liste sont un nom de contact et une adresse électronique, un nom seulement ou une adresse électronique seulement.

Propriétés de la liste de contacts

Si vous avez défini des contacts favoris dans la colonne des contacts, vous pourrez y accéder rapidement en cliquant sur la flèche déroulante dans une cellule de liste de contacts ou dans un champ de formulaire Smartsheet correspondant. Dans la cellule, vous verrez également les contacts et les adresses électroniques qui ont été affectés à d'autres lignes de la feuille. 

REMARQUE : un champ Formulaire Smartsheet associé à une colonne de contact n'inclura que les contacts favoris. Si aucun contact favori n'a été défini, toute personne qui soumet un contact par l'intermédiaire du formulaire doit taper le nom ou l'adresse électronique du contact plutôt que de le sélectionner dans une liste.  

Vous pouvez ajouter des entrées à la liste manuellement, en saisissant un nouveau nom ou une nouvelle adresse électronique dans une cellule. Au fur et à mesure que vous saisissez vos données, la liste se développe et affiche la liste des contacts correspondants de votre Liste de contacts Smartsheet, ainsi que de l'écran Gestion des utilisateurs (disponible avec les forfaits multi-utilisateurs).

ASTUCE : si vous commencez à saisir un nom ou une adresse, mais que la liste ne propose pas de résultats, c'est qu'aucun de vos contacts ne correspond à ce que vous avez saisi. Ajoutez le contact à votre liste pour vous assurer de pouvoir exécuter des rapports et leur envoyer des rappels. Cliquez sur la flèche déroulante dans la cellule et sélectionnez Ajouter un autre pour ajouter le contact à votre liste, puis attribuez-le à la ligne.

Pour supprimer des noms ou des adresses électroniques de la liste déroulante de résolution automatique, supprimez-les des autres cellules de la colonne et du formulaire Modifier les propriétés de la colonne. Les personnes partagées avec la feuille apparaissent toujours comme des suggestions lorsque vous saisissez une valeur dans une colonne Liste de contacts.

Date

Les cellules contenues dans cette colonne afficheront une icône en forme de calendrier sur laquelle les collaborateurs peuvent cliquer pour choisir une date spécifique. Vous pouvez également saisir des dates manuellement ou utiliser les raccourcis clavier pour renseigner les cellules. Des colonnes Dates doivent figurer dans votre feuille pour activer les interdépendances ou pour afficher des éléments en mode Agenda.

Les dates s'affichent au format configuré dans les paramètres personnels de votre compte Smartsheet.

Liste déroulante

Cette colonne affiche une liste de valeurs à partir de laquelle vous pouvez faire votre choix.

Lorsque vous sélectionnez ce type de colonne, vous avez la possibilité de saisir les valeurs que vous souhaitez afficher dans la liste. Placez un élément de la liste par ligne en appuyant sur la touche [Entrée] ou [Retour] de votre clavier.

Pour supprimer un élément de la liste déroulante, sélectionnez-le, puis appuyez sur la touche [Retour] ou [Suppr] de votre clavier.

Case à cocher

La colonne présente une case qui peut être cochée ou décochée. Une case à cocher n'apparaîtra dans la cellule que si une valeur a été saisie dans une autre colonne de cette ligne.

Symboles

Une colonne Symboles affichera une image visuelle. Utilisez une colonne Symboles pour décrire le statut d'une ligne.

Après avoir sélectionné ce type de colonne, vous pourrez faire votre choix parmi les catégories de symboles suivantes dans le panneau droit : Indicateur, Priorité, Décision, Statut, Directionet Mesure.

Vous ne pouvez pas ajouter vos propres symboles (personnalisés) à la colonne.

REMARQUE : vous ne pouvez pas ajouter d'étoile ou d'indicateur à une ligne, sauf si au moins une autre cellule de la ligne contient des données.

Symboles disponibles

Indicateur

  • Indicateur   
  • Étoile  

Priorité

  • Élevée, Basse   
  • Élevée, Moyenne, Basse   

Décision

  • Oui, En attente, Non   
  • Oui, En attente, Non   
  • Arrêt, Rembobinage, Lecture, Avance rapide, Pause   

Statut

  • Rouge, Jaune, Vert   
  • Rouge, Jaune, Vert, Bleu   
  • Rouge, Jaune, Vert, Gris   
  • Ensoleillé, Partiellement ensoleillé, Nuageux, Pluvieux, Orageux   
  • Vide, Quart, Moitié, Trois quarts, Pleine   
  • Vide, Quart, Moitié, Trois quarts, Pleine   
  • Bas, côtés, haut   
  • Bas, Coin bas, Coin haut, Haut   
  • Bas, Coin bas, Côtés, Coin haut, Haut 

Direction

  • Haut, Inchangé, Bas   
  • Bas, Droite, Haut, Gauche  

Mesure

  • Facile, Intermédiaire, Plus, Expert uniquement   
  • Vide, Quart, Moitié, Trois quarts, Pleine   
  • Vide, Un, Deux, Trois, Quatre, Cinq   
  • Vide, Un, Deux, Trois, Quatre, Cinq   
  • Vide, Quart, Moitié, Trois quarts, Pleine   
  • Vide, Un, Deux, Trois, Quatre, Cinq   
  • Vide, Un, Deux, Trois, Quatre, Cinq   
  • Indolore, Légère, Modérée, Forte, Très forte, Extrême
    Symboles de mesure

 

 

 

Nombre automatique/Système

Ce type de colonne génère automatiquement des valeurs pour chaque ligne de la feuille contenant des données. La numérotation automatique est utile lorsque vous souhaitez attribuer des ID de ligne ou des numéros de pièce, de facture ou de client sans les saisir manuellement. Les colonnes système vous indiquent qui a créé chaque ligne, qui a modifié chaque ligne, quand chaque ligne a été créée et quand chaque ligne a été modifiée pour la dernière fois. 

Lorsque vous les configurez, les cellules des colonnes Système sont initialement vides, mais les valeurs sont créées dès que vous cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la feuille.

Pour plus d'informations, consultez les sections Lignes avec numérotation automatique et Colonnes Système.

Types de colonnes système

Le tableau suivant répertorie les différents types de colonnes système et leur utilisation.

    TypeEffets
    Nombre automatiqueAttribue une valeur alphanumérique qui augmente automatiquement à chaque ligne de la feuille. 
    Date de modificationIndique la date et l'horodatage de la dernière modification des données apportée à la ligne. Les modifications apportées aux discussions, aux pièces jointes ou à la mise en page (couleur de police, couleur d'arrière-plan, etc.) ne sont pas consignées dans la colonne.
    Modifié parIndique l'adresse électronique du collaborateur ayant apporté la dernière modification de données à la ligne. Les modifications apportées aux discussions, aux pièces jointes ou à la mise en page ne sont pas consignées dans la colonne.
    Date de créationIndique la date et l'horodatage de création de la ligne.
    Créé parIndique l'adresse électronique du collaborateur qui a créé la ligne.

    REMARQUES :

    • chaque colonne système ne peut être utilisée qu'une seule fois par feuille.
    • Les valeurs de ces colonnes sont en lecture seule et ne peuvent pas être modifiées manuellement. Néanmoins, vous pouvez appliquer une mise en forme à la colonne pour modifier son apparence.
    • Toute modification d'un type de colonne existant en optant pour une colonne système Date de modification/Modifié par ou Date de création/Créé par aura entraînera l'écrasement des données de cellules existantes. Toute modification d'un type de colonne à Nombre automatique entraînera la conservation des données de cellules existantes afin que vous puissiez les utiliser dans votre modèle de numérotation automatique si vous le souhaitez.

    Colonnes par défaut

    Chaque feuille inclut trois colonnes par défaut sur la gauche des autres colonnes. Ces trois colonnes affichent des icônes pour vous avertir de certains contenus ou activités spécifiques aux lignes. Les trois colonnes sont (de gauche à droite) :

    • La colonne Pièces jointes L'icône Pièces jointes apparaît sur chaque ligne dotée d'une pièce jointe. Cliquez sur cette icône pour examiner les pièces jointes.
    • La colonne Commentaires. L'icône Commentaires apparaît sur chaque ligne contenant des commentaires. Cliquez sur cette icône pour examiner les commentaires.
    • La colonne Indicateurs d'action des lignes. Cette colonne affiche une icône pour les rappels en cours , les demandes d’actualisation , les éléments verrouillés et les alertes d’allocation associés à la ligne.

      REMARQUE : si la ligne comporte plusieurs actions, la colonne affichera plusieurs icônes.

    Pour ajouter des pièces jointes, des commentaires et des actions de ligne à une ligne :

    • Cliquez sur les colonnes par défaut
      ou
    • Cliquez sur la flèche déroulante située à côté du numéro de ligne

    Cet article a-t-il été utile ?
    OuiNon