Gérer les contacts dans la liste Mes contacts Smartsheet

Ce Article d’aide apparaît dans les suivis d’apprentissage suivants

Vous utiliserez les contacts de Smartsheet pour faciliter une collaboration plus rapide. Par exemple, vous utiliserez les contacts lorsque vous enverrez des e-mails, partagerez des feuilles ou assignerez des tâches dans Smartsheet.

L'utilisation de la liste Mes Contacts Smartsheet est une manière de gérer les contacts. Pour afficher les contacts dans votre liste Mes contacts Smartsheet, cliquez sur Compte (l'icône de votre profil en haut à droite) > Mes contacts Smartsheet.

Dans cet article :

Qui peut voir vos contacts Smartsheet

Votre liste Mes contacts Smartsheet est privée : vous seul(e) pouvez la consulter. Toutefois, si vous attribuez une tâche ou partagez une feuille à l'un de vos contacts, les autres personnes ayant accès à la feuille auront également accès à son adresse e-mail.

Avant de commencer

Le nombre total de contacts autorisés est illimité. Cependant, vous pouvez importer uniquement 1000 contacts à la fois.

Si vous souhaitez importer des contacts à partir d'Outlook, Hotmail ou AOL, vous devez d'abord exporter les contacts dans un fichier .csv. Les colonnes du fichier .csv doivent être nommées Prénom, Nom, et Adresse e-mail, respectivement. L'orthographe exacte est importante ou la liste ne sera pas importée correctement.


Ajouter des contacts à Mes contacts Smartsheet

Importer des contacts en bloc

  1. Cliquez sur Compte > Mes contacts Smartsheet.

    Le formulaire Mes contacts Smartsheet apparaît.
     
  2. Cliquez sur Importer des contacts, puis sélectionnez Gmail, .csv (Outlook, Yahoo, etc.), ou vcf (fichier vCard).

    Suivez l'étape appropriée au type de contact que vous souhaitez importer :

    Gmail
    Sélectionnez les contacts que vous souhaitez importer dans Smartsheet, puis cliquez sur Importer

    Votre nom d'utilisateur et votre mot de passe électroniques peuvent vous être demandés. Après avoir saisi ces informations, cliquez sur Connexion. Smartsheet ne conserve ni votre nom d'utilisateur, ni votre mot de passe, ils sont utilisés uniquement pour accéder à votre carnet d'adresses e-mail.

    .csv (Outlook, Yahoo, etc.)
    Sélectionnez le fichier .csv et cliquez sur Continuer. Choisissez les contacts que vous souhaitez importer dans Smartsheet, puis cliquez sur Importer.

    .vcf (fichier vCard)
    Sélectionnez le fichier vCard et cliquez sur Continuer, puis sur Importer.

Les contacts sont ajoutés à votre liste Mes contacts Smartsheet.

Ajouter des contacts individuellement

  1. Cliquez sur Compte > Mes contacts Smartsheet.
  2. Dans le formulaire Mes contacts Smartsheet, cliquez sur Ajouter pour afficher la fenêtre Contact.
  3. Tapez le nom et l'adresse e-mail du contact et cliquez sur OK.

Le nouveau contact est ajouté à votre liste de contacts.

Ajouter des contacts individuels lorsque vous partagez un élément Smartsheet

Lorsque vous partagez des éléments dans Smartsheet en tapant une adresse e-mail, l'adresse e-mail peut être ajoutée automatiquement à votre liste Mes contacts Smartsheet. Pour associer un nom à l'adresse, suivez les étapes de cet article pour modifier le contact.

-ou-
Cliquez sur l'icône du collaborateur à côté du champ Inviter des collaborateurs pour afficher votre liste de contacts Smartsheet actuelle. Cliquez sur Ajouter un nouveau dans le coin inférieur gauche de la fenêtre pour ajouter un contact à la liste.


Modifier ou supprimer des contacts

  1. Cliquez sur Compte > Mes contacts Smartsheet.

    Le formulaire Mes contacts Smartsheet apparaît.
     
  2. Faites un clic droit sur le contact que vous souhaitez modifier ou supprimer, et sélectionnez Modifier le contact ou Supprimer le contact.

REMARQUE : la suppression ou la modification d'un contact de votre liste de contacts ne supprime pas et ne met pas à jour l'adresse e-mail sur les feuilles partagées et ne met pas à jour les attributions de tâches. Pour plus d'informations sur la suppression d'un collaborateur du partage des feuilles, voir Partage de feuilles.  Pour réattribuer des tâches, voir l'article sur Rechercher/remplacer.


Exporter les contacts de votre liste Mes contacts Smartsheet

  1. Cliquez sur Compte > Mes contacts Smartsheet.

    Le formulaire Mes contacts Smartsheet apparaît.
     
  2. Cliquez sur Exporter des contacts > .csv.

Les contacts de votre liste Mes contacts Smartsheet seront exportés en tant que fichier .csv vers l'emplacement où les téléchargements sont stockés sur votre ordinateur.


Conseils et meilleures pratiques pour l'utilisation des contacts

Quelques conseils à garder à l'esprit lorsque vous travaillez avec des contacts :

  • Il se peut que vous ne voyiez pas tous vos contacts en cliquant sur la colonne Liste de contacts. Voici ce que vous verrez : (1) les contacts qui ont déjà été utilisés dans la feuille et (2) les noms des collaborateurs qui ont été partagés avec la feuille.
  • Pour utiliser les contacts de toute votre liste de contacts Smartsheet, saisissez les premières lettres du nom de votre contact dans une cellule de la colonne Liste de contacts et les résultats pertinents apparaîtront automatiquement. Il n'est pas possible pour le moment d'utiliser les entrées de listes de contacts d'autres feuilles.
  • Les noms que vous sélectionnez apparaîtront lorsque vous leur attribuez des tâches dans les colonnes Liste de contacts. Toutefois, dans d'autres zones, notamment la liste de Partage, le nom affiché sera repris du compte Smartsheet de l'utilisateur. (Vous pouvez modifier le nom utilisé avec votre compte Smartsheet via les paramètres personnels : cliquez sur Compte > Paramètres personnels).
  • Les administrateurs de groupe des forfaits à plusieurs utilisateurs peuvent également organiser les contacts sous forme de groupes pour faciliter le partage et l'envoi d'informations entre plusieurs personnes. Pour plus d'informations, voir Gérer des groupes.
  • Vous pouvez importer uniquement 1 000 contacts à la fois.