Gérer les contacts dans la liste Mes contacts Smartsheet

Vous utiliserez les contacts dans Smartsheet pour une collaboration plus rapide. Par exemple, utilisez les contacts lorsque vous envoyez des e-mails, partagez des feuilles ou attribuez des tâches dans Smartsheet.

L'une des façons de gérer les contacts est la liste Mes contacts Smartsheet. Considérez les contacts comme votre annuaire sur le Cloud pour les tâches Smartsheet où vous pouvez stocker les adresses e-mail des collègues avec lesquels vous collaborerez sur Smartsheet.

Pour afficher les contacts de votre liste Mes Contacts Smartsheet, dans la barre de navigation, sélectionnez Compte > Mes contacts Smartsheet.

Qui peut consulter vos contacts Smartsheet ?

Votre liste Mes contacts Smartsheet est personnelle, vous seul(e) pouvez la consulter. Toutefois, si vous attribuez une tâche à l’un de vos contacts ou si vous partagez une feuille avec lui, les autres personnes ayant accès à la feuille auront également accès à son adresse e-mail.

Avant de commencer : Formater votre fichier .csv

Vous avez droit à un nombre illimité de contacts, mais vous ne pouvez pas importer plus de 1 000 contacts à la fois.

Si vous souhaitez importer des contacts depuis Outlook, Hotmail ou AOL, exportez-les dans un fichier .csv. Ajoutez ensuite ces colonnes dans le fichier .csv : Prénom, Nom et Adresse e-mail. L'orthographe exacte est importante, sinon la liste ne sera pas importée correctement.

Voici un exemple de formatage de votre fichier .csv :

Prénom	Nom	Adresse e-mail
Sophie	Smart	sally.smart@smartsheet.com
Jean	Intelligent	ian.intelligent@smartsheet.com
David	Diligent	dave.diligent@smartsheet.com

 

Ajouter des contacts à Mes contacts Smartsheet

Importer des contacts en bloc

1. Dans la barre de navigation, sélectionnez Compte > Mes contacts Smartsheet.
2. Dans le formulaire Mes contacts Smartsheet, sélectionnez Importer des contacts. 
3. Sélectionnez l’une de ces options :
   • Gmail
     Smartsheet ne conserve ni votre nom d’utilisateur de messagerie, ni votre mot de passe. Ces identifiants ne sont utilisés que pour accéder à votre carnet d’adresses e-mail.
     1. Si l’invite de connexion de Google s’affiche, saisissez vos identifiants de connexion Google. Sélectionnez ensuite Connexion. Sinon, passez à l’étape suivante.
     2. Sélectionnez les contacts que vous souhaitez importer dans Smartsheet, puis sélectionnez Importer. 

• .csv (Outlook, Yahoo, etc.)
  1. Sélectionnez le fichier .csv et cliquez sur Continuer. 
  2. Choisissez les contacts que vous souhaitez importer dans Smartsheet, puis sélectionnez Importer. 
• .vcf (fichier vCard)
  • Sélectionnez le fichier vCard, cliquez sur Continuer et sélectionnez Importer.

Après l’importation en bloc, l’application Smartsheet ajoute les contacts que vous avez importés à votre liste Mes contacts Smartsheet.

Ajouter des contacts individuels

1. Dans la barre de navigation, sélectionnez Compte > Mes contacts Smartsheet.
2. Pour afficher le formulaire Contact, dans le formulaire Mes contacts Smartsheet, sélectionnez Ajouter.
3. Saisissez le nom et l’adresse e-mail du contact et sélectionnez OK.

Après ces étapes, Smartsheet ajoute votre ou vos nouveaux contacts à votre liste.

Ajouter des contacts individuels lorsque vous partagez un élément Smartsheet

Lorsque vous partagez des éléments dans Smartsheet en tapant une adresse e-mail, celle-ci peut être automatiquement ajoutée à votre liste Mes contacts Smartsheet. 

Pour associer un nom à l’adresse :

• Modifiez le contact via le formulaire Mes contacts Smartsheet, ou
• si vous êtes dans le formulaire Partage de la feuille ou Partage d’un rapport, ajoutez un contact à la liste par le biais du formulaire Sélectionner des contacts :
  1. Dans le champ Inviter des collaborateurs, sélectionnez l’icône Sélectionner des contacts. 
  2. Dans le formulaire Sélectionner des contacts, sélectionnez Ajouter un nouveau.
  3. Saisissez le nom et l’adresse e-mail de votre contact, puis sélectionnez OK.

Modifier ou supprimer des contacts

1. Dans la barre de navigation, sélectionnez Compte > Mes contacts Smartsheet.
2. Dans le formulaire Mes contacts Smartsheet, cliquez avec le bouton droit sur le contact que vous voulez modifier ou supprimer.
3. Sélectionnez l’une de ces options :
   • Modifier le contact : Saisissez un nom associé à l’adresse e-mail ou modifiez l’adresse e-mail de votre contact.
   • Supprimer le contact : Supprimez un contact de votre liste des contacts.

La suppression ou la modification d’un contact de votre liste des contacts ne supprime pas ou ne met pas à jour l’adresse e-mail des feuilles partagées ou ses attributions de tâche. Pour réattribuer les tâches, consultez l’article Rechercher et remplacer des valeurs dans une feuille.

Exporter des contacts de votre Liste des contacts Smartsheet

1. Dans la barre de navigation, sélectionnez Compte > Mes contacts Smartsheet.
2. Dans le formulaire Mes contacts Smartsheet, sélectionnez Exporter les contacts> .csv.

Les contacts de votre liste Mes contacts Smartsheet seront exportés sous forme de fichier .csv vers l'emplacement où les téléchargements sont stockés sur votre ordinateur.

Conseils et meilleures pratiques pour l’utilisation des contacts

Voici quelques points à prendre en compte lorsque vous travaillez avec les contacts :

• Vous pouvez gérer les contacts qui apparaissent lorsque vous saisissez dans une cellule.
• Pour utiliser les contacts de l’ensemble de votre liste des contacts Smartsheet, dans la colonne Liste des contacts, saisissez le nom de votre contact dans une cellule. Une fois que vous commencez à saisir, les résultats apparaissent dans la liste des contacts. 
  Il n’est pas possible pour le moment d’utiliser les entrées de la liste des contacts d’autres feuilles.
• Les noms que vous sélectionnez apparaîtront lorsque vous leur attribuez des tâches dans la colonne Liste des contacts. Toutefois, dans d'autres zones, notamment la liste Partage, le nom affiché sera repris du compte Smartsheet de l'utilisateur. 
  Vous pouvez changer le nom utilisé avec votre compte Smartsheet via les Paramètres personnels. Pour accéder à vos paramètres personnels, sélectionnez Compte > Paramètres personnels
• Les Administrateurs de groupe de forfaits Affaire et Entreprise peuvent organiser les contacts sous forme de groupes, afin faciliter le partage et l’envoi d’informations entre plusieurs personnes.