Asignación de recursos heredada con vista de recursos del proyecto

La función Legacy Resource Management (RM) ya no está disponible para nuevos usuarios. Si ya usa RM heredada, los datos no se modificarán y podrá seguir accediendo a las vistas de recursos.

Resource Management de Smartsheet está disponible para todos los clientes nuevos; obtenga más información aquí.

Una vista de recursos ofrece un medio visual para llevar un registro y revisar la manera en que las personas (recursos) están asignadas a su plan de Smartsheet en relación con los proyectos en los que están trabajando. Use las vistas de recursos para tomar decisiones sobre las cargas de trabajo de recursos.

Obtenga más información sobre Legacy Resource Management y asignación.

Antes de comenzar

Antes de poder ver los recursos en una vista de recursos, los miembros del equipo deben estar asignados a elementos en hojas de proyecto habilitadas para la administración de recursos heredada. Aprenda a gestionar recursos. 

Su administrador del sistema de Smartsheet también puede hacer lo siguiente:

• Designarlo para ser un observador de recursos en el plan
• Asegúrese de que las personas de las que desea realizar un seguimiento estén incluidas en el plan. Obtenga más información sobre la gestión de usuarios,

Mostrar recursos en la vista de recursos de proyectos

1. Desde una hoja con la administración de recursos heredada habilitada, haga clic en Gantt View (Vista de Gantt) en la barra de herramientas y, luego, en el ícono Project Resource View (Vista de recursos del proyecto). (debajo del botón Share (Compartir)) en el lado derecho de la ventana.
2. Desde allí, puede revisar la carga de trabajo de todos los recursos asignados a tareas en esa hoja.
3. Haga clic en el nombre del recurso para revisar la asignación por proyecto.

Haga clic en el ícono de alerta de asignación para mostrar la vista de recursos del proyecto.

Ver recursos en distintas hojas

Los observadores de recursos también pueden revisar la asignación en todas las hojas que tengan la funcionalidad habilitada. Para hacerlo, siga estas instrucciones:

1. Haga clic en el ícono Menu (Menú) (en el extremo superior izquierdo de la ventana de Smartsheet) > Home (Inicio).
2. Haga clic con el botón derecho del mouse en el comando Resource Views (Vistas de recursos) y, luego, en Create New View (Crear nueva vista).

3. Seleccione las hojas o los recursos respecto de los cuales quiere ver la asignación y haga clic en Ok (Aceptar).
   
    

   Si un recurso está asignado a tareas en hojas que no están compartidas con usted, la asignación en todas esas hojas se combinará y mencionará en Other Sheets (Otras hojas) en la vista de recursos.

El ícono de alerta de asignación se mostrará junto a cualquier tarea asignada a, por lo menos, un recurso sobreasignado. Desplácese por la línea de tiempo para ver las hojas en las cuales el recurso tiene tareas asignadas y analice la posibilidad de reasignar algunas de ellas a otros recursos.

Compartir o exportar la vista de recursos

Para exportar y compartir la vista de recursos:

1. En la barra de navegación, haga clic en Browse (Examinar) y desplácese hasta Resource Views (Vistas de recursos). 
2. En Vistas de recursos, haga clic en la vista y, luego, haga lo siguiente:
   • Para enviar por correo electrónico la vista de recursos como archivo adjunto de Microsoft Excel (.xls), haga clic en el ícono del sobre .
   • Para descargar un archivo de Microsoft Excel (.xls) de la vista de recursos, haga clic en el ícono de exportación . Haga clic en el intervalo de fechas para cambiar el período que se muestra en la vista.

Crear una vista de recursos personalizada

Use una vista de recursos personalizada para crear un conjunto de datos más relevante:

1. En la barra de navegación, haga clic en Browse (Examinar) y desplácese hasta Resource Views (Vistas de recursos). 
2. Haga clic con el botón derecho del mouse en el comando Resource Views (Vistas de recursos) y, luego, en Create New View (Crear nueva vista).
3. Elija el filtro deseado:
   • By User (Por usuario) mostrará todos los proyectos en los que hay recursos específicos asignados a tareas.
   • By Project (Por proyecto) mostrará una lista de los recursos asignados a las tareas en los proyectos especificados. La vista incluirá los otros proyectos donde se asignan dichos recursos, de modo que pueda identificar los posibles problemas de cronograma.
   • By Groups (Por grupos) mostrará todos los proyectos con tareas asignadas a miembros del grupo.
4. Haga clic en Aceptar.