Centro de administración: Administrar y usar grupos de contactos de Smartsheet

Aplica a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Los administradores del sistema y los administradores de grupo pueden iniciar sesión en el Centro de administración y acceder a Administración de grupo.

Permisos requeridos

Debe ser un usuario con licencia para que se le otorguen permisos de Administrador de grupo. Para obtener más información sobre cómo convertir a alguien en administrador de grupo, consulte la sección Administración de usuarios.

Los administradores del sistema de planes Empresariales pueden restringir quién se puede agregar a los grupos, de manera tal que solo las personas que se encuentran en la cuenta de su organización tengan permiso para acceder al grupo. Para obtener más información, consulte el artículo de ayuda Controles de seguridad.

La Administración del grupo en el Centro de administración le permite a un Administrador de grupo organizar contactos en grupos de manera tal que cualquier persona que utiliza un plan Empresarial o de Negocios de Smartsheet para múltiples usuarios pueda compartir y enviar información rápidamente a todas las personas del grupo.

Debe estar designado como Administrador de grupo en un plan de Negocios o Empresarial para crear y administrar grupos. Una vez que se configura un grupo, cualquier persona que forme parte del plan podrá compartir y enviar información a dicho grupo.


Crear un grupo

  1. En el Centro de administración, seleccione el icono del menú ubicado en la parte superior izquierda y elija Administración del grupo.
    Se lo conduce a la página Administración del grupo.
  2. Seleccione el botón Crear grupo en la parte superior derecha para que aparezca el panel Crear grupo.

    Crear grupo
  3. Asígnele un nombre a su grupo (por ejemplo: equipo de ventas) y una descripción. También puede agregar una descripción y miembros.

    Para agregar miembros al grupo de forma masiva, puede copiar y pegar hasta 1000 direcciones de correo electrónico de un archivo de Excel o .csv en el campo Agregar miembros.

  4. Seleccione Crear. El grupo se agregará a la lista y usted será agregado automáticamente como miembro.

Para obtener más información sobre cómo trabajar con los contactos de Smartsheet, vea Crear nuevos contactos.


Administrar un grupo existente

Un grupo puede ser administrado por su propietario o por cualquier administrador del sistema de la cuenta. Seleccione el nombre del grupo para abrir el panel Editar grupo.

Los administradores de grupos no podrán eliminar usuarios de grupos que no sean de su propiedad ya que, para eliminar usuarios, debe ser propietario del grupo o administrador del sistema.

Editar grupo

De manera predeterminada, se lo conducirá a la ficha Detalles del grupo desde donde puede modificar el Nombre del grupo y la Descripción y ver el Propietario y la cantidad de miembros. Seleccione la ficha Agregar miembros para agregar miembros al grupo.

También puede seleccionar el ícono del menú ubicado a la derecha de cualquier grupo para hacer lo siguiente:

Utilice esta opción

Para esto

Editar detalles del grupo...

Abrir el panel Editar grupo

Ver grupo...

Se muestra una lista de todos los miembros del grupo junto con sus tipos de usuarios actuales, como Visor de recursos o Administrador del sistema.

Agregar miembros…

Se agregan nuevas personas al grupo. Tenga en cuenta que, de esta manera, también les compartirá a estas personas todo aquello que se le ha compartido al grupo.

Transferir la propiedad del grupo

Transfiere la propiedad del grupo a otro administrador de grupo o administrador del sistema en la cuenta.

Solo administradores del sistema - Generar informe de acceso a las hojas del grupo

Crea un informe y le envía un correo electrónico con el informe en forma de adjunto de las hojas en su cuenta respecto de las que el grupo seleccionado tiene uso compartido. El archivo también incluye el nombre del propietario de la hoja, el nivel de permiso del grupo en la hoja y la fecha de la última modificación de la hoja.

Eliminar grupo

Elimina al grupo de la lista. Esta acción también eliminará al grupo de cualquier hoja que comparta actualmente y cualquier correo electrónico recurrente que se les envíe a sus miembros. Esta acción no se puede deshacer, por lo que debe ser cuidadoso.

Para obtener más información sobre cómo administrar grupos, consulte Administrar y utilizar grupos de contactos de Smartsheet.