Bedingte Formatierung

Mit der bedingten Formatierung können Sie Regeln zu Ihrem Blatt erstellen, wobei die Formatierung einzelner Zellen oder ganzer Zeilen aktualisiert wird, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Wenn eine Aufgabe z. B. überfällig ist, möchten Sie vielleicht, dass der Text rot und fett wird, um sicherzustellen, dass alle schnell darauf aufmerksam werden. 

Verwenden Sie die bedingte Formatierung, um automatisch alle wichtigen Informationen in Ihren Blättern hervorzuheben, sodass sie einfacher zu lesen und wertvoller für Ihr ganzes Team sind.

Führen Sie die schrittweisen Anleitungen zur Erstellung einer Regeln für die bedingte Formatierung aus.

Die Formatierung mit Regeln für die bedingte Formatierung automatisch anwenden

Regeln für bedingte Formatierung wenden die Formatierung automatisch auf Zeilen oder Zellen auf Basis der darin enthaltenen Werte an.

Die bedingte Formatierung ändert die Zellenwerte nicht. Um Zellenwerte basierend auf bestimmten Kriterien zu ändern, sollten Sie eine Formel verwenden. Weitere Informationen zur Erstellung von Formeln finden Sie unter Formeln in Smartsheet erstellen und bearbeiten.

Die bedingte Formatierung von verknüpften Zellen wird im Zielblatt nicht erhalten.


Eine Regel für die bedingte Formatierung erstellen

  1. Klicken Sie auf Bedingte Formatierung  in der Symbolleiste, um das Fenster „Bedingte Formatierung“ zu öffnen.
  2. Klicken Sie auf Neue Regel hinzufügen, um eine neue, leere Regel für die bedingte Formatierung zu erstellen.

Die Bedingungen für die Regel festlegen

  1. Klicken Sie auf , um das Fenster Bedingung festlegen anzuzeigen.

    Die von Ihnen festgelegte Bedingung bestimmt, was die Formatierung auslöst. Wenn Sie beispielsweise auf alle Zeilen, die Joe zugewiesen sind, eine Hintergrundfarbe anwenden möchten, wählen Sie im linken Fenster die Spalte Zugewiesen zu aus und im rechten Fenster Joe als Kriterium.

    HINWEISE: 
    • Die verfügbaren Kriterien variieren in Abhängigkeit des Spaltentyps. Bei Kontrollkästchenspalten können Sie die Formatierung z. B. davon abhängig machen, ob das Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert ist. Bei Datumsspalten können Sie die Formatierung unter anderem davon abhängig machen, ob das Datum in der Vergangenheit liegt oder in den nächsten [x] Tagen stattfindet.
    • Smartsheet betrachtet die Zahlen in einer Spalte, die für Prozentwerte formatiert ist (z. B. eine Spalte „% abgeschlossen“), als Werte zwischen 0 und 1. Verwenden Sie Dezimalwerte (Beispiele: 0,25 für 25 %, 0,5 für 50 %), um den richtigen Vergleich zu erhalten, und keine Ganzzahlen.
       
  2. Um Ihre Regel weiter anzupassen (wenn Sie beispielsweise angeben möchten, dass eine Spalte Kommentare den Wert „Dringend“ enthält, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Kriterien festlegen.
  3. Um die Formatierung auf Zeilen anzuwenden, die nicht unter die Bedingung fallen, wählen Sie das Kontrollkästchen Format anwenden, wenn Bedingung NICHT erfüllt wird aus.

    Im obigen Beispiel würde die Aktivierung dieses Kontrollkästchens die Formatierung auf Zeilen anwenden, die NICHT Joe zugewiesen sind.
  4. Klicken Sie nach dem Festlegen der Bedingung auf OK

Das Format für die Regel festlegen

  1. Klicken Sie im Fenster Bedingte Formatierung auf dieses Format, um festzulegen, dass die Formatierung angewendet wird, wenn die Bedingung erfüllt ist.

    Die Formatierungsoptionen werden im Fenster eingeblendet.

    Formatierungsoptionen

    Die Formatierung wird standardmäßig auf die gesamte Zeile angewendet. Klicken Sie gegebenenfalls auf gesamte Zeile, um die Formatierung so einzuschränken, dass sie nur auf ausgewählte Spalten der Zeile angewendet wird. Wenn die Regel so eingerichtet ist, dass die Formatierung auf mehrere Spalten angewendet werden muss, sehen Sie eine Ellipse (...) in der Regelbeschreibung. 
    Formatierungsregel
    HINWEIS: Wenn mehrere Regeln dieselbe Bedingung und Formatierung aufweisen, werden sie in eine einzelne Regel zusammengeführt.
     
  2. Klicken Sie auf OK, um das Fenster „Bedingte Formatierung“ zu schließen.

Formatierungsoptionen

Diese Option verwenden Um Folgendes zu erreichen
Schriftart und Schriftgröße Legen Sie die Schriftart (Arial, Tahoma, Times, Verdana oder Auto) und den Schriftgrad fest
B, I, U, S Formatiert die Schrift Fett, kursiv, unterstrichen und/oder durchgestrichen
Zellenhintergrund (Hintergrundfarbe) Legen Sie eine Hintergrundfarbe für die Zellen fest
Schriftfarbe (Schriftfarbe) Eine Farbe auf die Schrift anwenden
Farbe der Aufgabenleiste Für Zeilen, welche die Bedingung erfüllen, wenden Sie eine Farbe auf den Kartenrand in der Kartenansicht oder den Gantt- und Kalenderleisten in der Gantt-Ansicht oder der Kalenderansicht an. Es wird nur dann eine Farbe auf die Karte, Gantt-Leiste oder Kalenderleiste angewendet, wenn Sie die Regel auf die gesamte Zeile angewendet haben.

Beachten Sie, dass Sie auf die Schaltfläche Hintergrundfarbe klicken müssen, wenn Sie die Hintergrundfarbe der Zelle oder Zeile ändern möchten
Schaltfläche  Hintergrundfarbe.

 


Eine Bedingung hinzufügen oder eine Regel klonen oder neu anordnen

Bedingung hinzufügen

  1. Klicken Sie auf Bedingte Formatierung  in der Symbolleiste, um das Fenster „Bedingte Formatierung“ zu öffnen.
  2. Klicken Sie im Fenster für die Bedingte Formatierung links neben der Regel auf den Dropdown-Pfeil , um weitere Optionen anzuzeigen.
    Rechtsklick
  3. Um einer Regel mehr Bedingungen hinzuzufügen, wählen Sie Bedingung hinzufügen (AND)

    Dadurch wird in die Regel ein AND-Operator eingefügt, der festlegt, dass mehrere Bedingungen erfüllt sein müssen, damit die Formatierung angewendet wird.

Sie könnten anhand der Schritte oben beispielsweise eine Regel mit den folgenden zwei Bedingungen erstellen:

Wenn „Zugewiesen zu“ den Wert „Joe“ aufweist und „Status“ den Wert „In Bearbeitung“ aufweist, dann wird dieses Format auf die gesamte Zeile angewendet.

Diese Regel formatiert alle Aufgaben von Joe, die aktuell ausgeführt werden. In den Kästchen rechts neben der Regel wird eine Vorschau dessen angezeigt, wie die Formatierung aussehen wird. Das Kästchen links zeigt, dass der Text grau, kursiv und durchgestrichen formatiert wird. Das rechte Kästchen zeigt die Gantt- und Kalenderbalken der Zeilen, die den Kriterien entsprechen, blau an.

Regel klonen

Das Klonen ist hilfreich, um eine bestehende komplexe Regel zur Verwendung in einer ähnlichen neuen Regel zu replizieren. Um eine Regel zu klonen, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil  links neben der Regel und wählen Sie Regel klonen.

Regeln neu anordnen

Um die Reihenfolge festzulegen, in der Regeln ausgeführt werden, können Sie sie neu anordnen. Um eine Regel neu anzuordnen, klicken Sie darauf und ziehen Sie sie in der Liste nach oben oder nach unten.

Regeln werden von oben nach unten angewendet. Falls Konflikte zwischen den Regeln auftreten, hat die Regel Vorrang, die in der Liste eine höhere Priorität aufweist. Wenn Ihre erste Regel z. B. die Zeile rot formatiert, wenn der Status Gefährdet lautet, und die zweite Regel die Zeile grün formatiert, wenn für Zugewiesen zu Joe angegeben ist, werden alle Zeilen, die sowohl den Status Gefährdet besitzen als auch Joe zugewiesen sind, rot formatiert, weil die erste Regel Priorität besitzt. Beachten Sie, dass Regeln eher einen ergänzenden als einen ausschließlichen Charakter haben. Wenn eine Regel also den Text rot macht und eine andere den Zellenhintergrund rot färbt, dann werden dennoch beide Regeln angewendet.

 


Regeln für die bedingte Formatierung löschen oder deaktivieren

  1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Bedingte Formatierung.
    Das Fenster Bedingte Formatierung mit einer Liste aller vorhandenen Regeln wird angezeigt.
  2. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen:
    • Um eine Regel zur bedingten Formatierung vorübergehend zu deaktivieren (z. B. wenn Sie denken, dass Sie sie vielleicht später verwenden möchten), deaktivieren Sie sie, indem Sie links neben der Regel auf den Dropdown-Pfeil  klicken und Regel deaktivieren auswählen. (Mit Regel aktivieren können Sie sie später aktivieren.)
    • Um die Regel vollständig zu löschen, klicken Sie neben der Regel auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie Regel löschen aus.