Просмотрите Руководство системного администратора по переходу на новую модель подписки.

В модели подписки пользователя тип пользователя определяется разрешениями на совместное использование элементов Smartsheet. Как системный администратор, вы можете видеть и изменять эти типы пользователей, чтобы поддерживать расходы на Smartsheet в рамках запланированных.

Вы можете управлять доступом пользователей в любое время, но вы обязаны проверять предварительных участников, созданных на основе разрешений, предоставленных при совместном использовании, в течение каждого регулярного периода сверки. После каждого периода сверки вам будет выставлен счет за всех временных участников, превышающих установленное количество участников вашего плана. Счета для этих временных участников, переходящих в категорию полностью оплаченных участников, будут выставляться пропорционально времени, оставшемуся до конца текущего срока подписки. Подробнее о временных членах и периодах сверки можно узнать в статье Управление пользователями в модели подписки на пользователей.

Планы с ежегодной оплатой переходят на модель подписки для пользователей при продлении. С 1 февраля 2025 года тарифные планы с помесячной оплатой переходят на модель подписки для пользователей. Вы получите уведомление не менее чем за 45 дней до перехода на новый тарифный план.

Системные администраторы и/или биллинговые контакты получат электронное письмо с указанием даты перехода и суммы, которую вы должны будете заплатить по новой модели (с учетом состояния плана на момент отправки письма).

Если за вами закреплен менеджер по работе с клиентами, менеджер по работе с клиентами или партнер, пожалуйста, свяжитесь с ним. В противном случае вы можете найти дополнительную информацию в документации Smartsheet User Subscription Model.

В некоторых компаниях существуют внутренние процессы для определения того, кто должен иметь доступ к Smartsheet и какие отделы должны платить за Smartsheet.

Если для получения доступа к Smartsheet вашим внутренним пользователям необходимо следовать внутренним процессам, мы предлагаем выполнить следующие действия:

1. Убедитесь, что на вашем тарифном плане активирована функция User Auto Provisioning (UAP) и/или Active Directory (AD). Для тарифных планов User Subscription Model активация одной из этих функций очень важна для того, чтобы все внутренние пользователи вашего тарифного плана увидели экран приветствия.
2. Создайте контент, который вы хотите, чтобы пользователи видели, когда впервые заходят в Smartsheet. Мы рекомендуем использовать панель Smartsheet, которая объясняет пользователям условия использования Smartsheet и ссылки на формы, которые им нужно заполнить, чтобы запросить Smartsheet через другие внутренние процессы.
3. Настройте экран приветствия клиентов с подробным описанием действий, которые необходимо выполнить пользователям для получения доступа к Smartsheet. Следуйте инструкциям для создания пользовательского экрана приветствия.
4. После настройки экрана приветствия клиента пользователям, впервые входящим в Smartsheet, предлагается отправить все дополнительные запросы, необходимые для сохранения доступа к Smartsheet.
5. Во время следующей выверки просто сравните список пользователей на странице Тип пользователя и выверка со списком пользователей, представленных и утвержденных в рамках вашего внутреннего процесса. Не предпринимайте никаких действий с одобренными пользователями из списка, полученного в ходе процесса. Понижайте в должности пользователей, которые были отклонены или не отправили запрос по вашему указанию. В зависимости от предпочтений вашей организации вы можете изменить их на "Просмотр" или "Нет доступа".

До перехода мы рекомендуем сосредоточиться только на членах, поскольку типы пользователей и экран корректировки (доступный после перехода) значительно упрощают управление пользователями.

Если вам важно сократить количество временных участников при переходе, вам нужно будет поработать с администраторами элементов, чтобы удалить уровни разрешений для определенных вами пользователей. Вам необходимо выполнить пять шагов.

Шаг 1: Определите пользователей, права которых необходимо ограничить.

1. Войдите в Smartsheet и перейдите на страницу Admin Center.
2. На странице Admin Center Home просмотрите карточку пользователя. Вы увидите подсчеты для типов пользователей, которые будут преобразованы следующим образом:
   1. Лицензированные пользователи будут преобразованы в участников
   2. Нелицензированные администраторы и редакторы будут преобразованы во временных членов
   3. Гости будут гостями
   4. Зрители будут зрителями
3. Если вам нужна более подробная информация по каждому из этих типов пользователей, вы можете загрузить отчет "Тип пользователя", который содержит информацию о том, какие пользователи принадлежат к каждой группе, и данные об их использовании.
4. Вы можете использовать информацию в отчете, чтобы начать поиск пользователей, для которых необходимо изменить разрешения, и работать с администраторами элементов для их корректировки. Для этого:
   1. Загрузите отчет "Тип пользователя" и откройте его в Smartsheet, Excel или Google Sheets
   2. В отчете отфильтруйте лицензированных пользователей.
   3. Затем выполните фильтрацию по следующим столбцам использования:
      1. Количество комментариев к активам (за последние 180 дней) = 0
      2. Количество редактирований активов (за последние 180 дней) = 0
      3. Количество созданных активов (за последние 180 дней) = 0.
   4. Это даст вам список пользователей, которые не комментировали, не редактировали и не создавали элементы за последние 180 дней. Эти пользователи являются кандидатами на уменьшение их разрешений в Smartsheet.

Шаг 2: Используйте отчет о доступе к листу , чтобы определить все элементы, к которым эти пользователи имеют доступ на уровне, позволяющем им стать временными членами.

Шаг 3: Уведомите владельцев администраторов каждого элемента и попросите их удалить или ограничить уровень прав пользователей.

Шаг 4: Проверьте группы, чтобы убедиться, что пользователь не входит в группу с правами более высокого уровня. Если да, то удалите их из группы.

Шаг 5: Повторите шаг 2, чтобы убедиться, что все разрешения были удалены.

Мы рекомендуем активно управлять средой Smartsheet и вашими пользователями. Однако если вы намерены разработать автоматизированный, программный способ управления средой Smartsheet, то мы советуем вам изучить возможность использования API Deactivate User для создания программного средства удаления большого количества пользователей.

Деактивация - это не то же самое, что понижение в должности/демотивация.

При понижении пользователя в должности просто изменяется уровень его доступа к элементам в Smartsheet. Деактивация пользователя не позволит ему войти в свою учетную запись Smartsheet. С вас не будет взиматься плата за деактивированных пользователей, и это позволит избежать дополнительных расходов при обновлении учетной записи.

Следует отметить несколько моментов, связанных с этим подходом.

1. Деактивировать можно только внутренних пользователей. Однако, учитывая, что большинство платных членов будут внутренними, это не должно стать препятствием. Внешние пользователи - пользователи, не входящие ни в один домен, связанный с вашим планом, - должны иметь права администратора, чтобы стать временными участниками. Это не совсем обычная и не самая лучшая практика безопасности.
2. Если вы хотите, чтобы пользователь был вьювером, вам нужно использовать страницу Типы пользователей и true-up, чтобы отметить определенных пользователей в качестве вьюверов.
3. Отменить это действие невозможно.

Вам необходимо изменить способ оплаты для вашего плана до перехода на модель подписки пользователей. Появится запрос на обновление платежных реквизитов. Пожалуйста, добавьте кредитную карту как можно скорее, чтобы избежать перерывов в обслуживании.

There are a couple of reasons a user can be a provisional Member without permissions to any Smartsheet items.

1. They were Unlicensed Users who were not shared to any assets at the time of migration, so they were assigned the provisional Member User Type to be included in the first reconciliation period.
2. They were granted permission to an item, which assigned the provisional Member User Type. At some point, the permission was removed. Removing permissions doesn’t demote a provisional Member to a different User Type.

End users won’t need to change their behavior much in the new model and may not even notice a change. Users can still create and share Smartsheet solutions. They'll be able to collaborate faster with provisional use. For more details on how the User Subscription Model drives value through provisional use, check out the User Subscription Model overview.

Please refer to the following end-user guidance as your organization transitions to the User Subscription Model:

• Make sure your users are aware of any new or updated internal policies for Smartsheet usage at your organization.
• A non-Member user who is shared to a core item with a Commenter or higher permission level (for internal users) or Admin or higher permission level (for external users) will become a provisional Member. As always, users sharing core items should start with the lowest level of access needed to maintain security and avoid unnecessary provisional Members.
• When your plan converts to the User Subscription Model, end users will no longer see the Request License button or Account Discovery tool. These are no longer required since permissions now drive access.