Отчёты о доступе к таблицам и опубликованных элементах

Отчёты о доступе к таблицам помогают отслеживать, кто и на каких уровнях может получить доступ к элементам в вашем плане. Отчёты об опубликованных элементах показывают, какие элементы были опубликованы и кем.

Доступно для:

Планы:

  • Business
  • Enterprise

Разрешения:

  • Системный администратор

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Для планов в США и ЕС оба отчёта доступны в двух версиях: стандартной и альтернативной. Версия, которую получит ваш план, определяется автоматически в зависимости от размера плана.

В планах для Австралии для обоих отчётов используется отдельный формат независимо от размера плана. Столбцы см. в версии для Австралии под каждым отчётом.

Альтернативная версия использует конечные точки API для поддержки крупномасштабных развёртываний и возвращает необработанные, не развёрнутые данные. Если вы не знаете, какая версия относится к вашему плану, сгенерируйте отчёт. Полученная версия будет указана в формате.

Создание отчёта о доступе к таблицам

При использовании устаревшей модели отчёт необходимо создавать на странице Управление пользователями. Узнайте, как определить, к какой модели принадлежит ваш план.

  1. Войдите в Центр администрирования.
  2. Выберите значок Меню, чтобы развернуть левую боковую панель, и перейдите в раздел Пользователи и группы > Типы мест и корректировка.
  3. Выберите Отчёты > Отчёт о доступе к таблицам.
  4. Проверьте электронную почту. Отчёт отправляется на адрес электронной почты, связанный с вашим входом в Центр администрирования.

Стандартная версия 

Стандартная версия отчёта о доступе к таблицам содержит следующие данные:

  • Ключ. Уникальный ключ для каждой таблицы в учётной записи Smartsheet вашей команды. Пользователи не видят этот ключ. Может быть полезен, если у вас есть несколько таблиц с одинаковым именем.
  • Имя. Названия таблиц, использованных в вашем сеансе Smartsheet.
  • Имя рабочего пространства. Имена рабочих пространств в вашем сеансе Smartsheet.
  • Тип. Указывает, является ли элемент таблицей, отчётом или панелью мониторинга.
  • Кому предоставлен доступ. Все адреса электронной почты пользователей, имеющих доступ к таблицам (платных или бесплатных, а также внешних соавторов). 
  • Разрешение на доступ. Показывает разрешения тех, кому предоставлен доступ (владелец, администратор, редактор (может предоставлять доступ), редактор (не может предоставлять доступ), наблюдатель, комментатор).
  • Дата и время последнего изменения актива (UTC). Дата и время последнего обновления таблицы.
  • Дата и время последней активности пользователя (UTC). Дата и время последнего доступа пользователя к элементу Smartsheet.
  • Идентификатор элемента. Уникальный идентификационный номер элемента, к которому предоставлен доступ.
  • Идентификатор рабочего пространства. Уникальный идентификатор рабочего пространства, содержащего соответствующий элемент.

Альтернативная версия

Для поддержки масштабных развёртываний в альтернативной версии используются URL-адреса API элементов и тем вместо прямых ссылок или расширенных данных о пользователях и группах. Прямые ссылки и расширенная информация могут создать проблемы с производительностью. URL-адреса API позволяют создавать и загружать отчёты эффективно.

Альтернативная версия отчёта о доступе к таблицам содержит следующие столбцы: 

  • URL API элемента
  • URL-адрес API субъекта (URL-адрес API пользователя или группы)
  • Тип (тип элемента, например таблица или рабочее пространство)
  • ID элемента
  • Тип субъекта (пользователь или группа)
  • Идентификатор субъекта (пользователя или группы)
  • Адреса эл. почты пользователей, которым был предоставлен доступ
  • Имя набора разрешений (например "только_для_чтения")
  • Идентификатор рабочего пространства:
  • Дата и время создания (UTC)
  • Дата и время последнего изменения (UTC)
  • Название элемента
Sheet access report elements

Версия для Австралии

В отчётах о доступе к таблицам для Австралии используется отдельный формат столбцов независимо от размера плана.

  • Ключ. Уникальный ключ для каждой таблицы в учётной записи Smartsheet вашей команды. Пользователи не видят этот ключ. Может быть полезен, если у вас есть несколько таблиц с одинаковым именем.
  • Имя. Названия таблиц, использованных в вашем сеансе Smartsheet.
  • Имя рабочего пространства. Имена рабочих пространств в вашем сеансе Smartsheet.
  • Тип. Указывает, является ли элемент таблицей, отчётом или панелью мониторинга.
  • Владелец. Адрес электронной почты владельца элемента.
  • Кому предоставлен доступ. Все адреса электронной почты пользователей, имеющих доступ к таблицам (платных или бесплатных, а также внешних соавторов).
  • Разрешение на доступ. Показывает разрешения тех, кому предоставлен доступ (владелец, администратор, редактор (может предоставлять доступ), редактор (не может предоставлять доступ), наблюдатель, комментатор).
  • Дата и время последнего изменения (UTC). Дата и время последнего обновления элемента.

Создание отчёта об опубликованных элементах

При использовании устаревшей модели отчёт необходимо создавать на странице Управление пользователями. Узнайте, как определить, к какой модели принадлежит ваш план.

  1. Войдите в Центр администрирования.
  2. Выберите значок Меню, чтобы развернуть левую боковую панель, и перейдите в раздел Пользователи и группы > Типы мест и корректировка.
  3. Выберите Отчёты > Отчёт об опубликованных элементах.
  4. Проверьте электронную почту. Отчёт отправляется на адрес электронной почты, связанный с вашим входом в Центр администрирования.

Стандартная версия

Стандартная версия отчёта об опубликованных элементах содержит следующие столбцы:

  • Ключ
  • Имя
  • Тип
  • Опубликовавший пользователь
  • Формат публикации
  • Тип опубликованного элемента
  • Управление доступом
  • Ссылка для публикации
  • Дата и время последнего изменения актива (UTC)
  • Дата и время последнего действия пользователя (UTC)

Альтернативная версия

Альтернативная версия отчёта об опубликованных элементах содержит следующие столбцы:

  • Идентификатор актива
  • URL-адрес API для элемента (для названия элемента)
  • URL-адрес API для пользователя, сделавшего публикацию
  • Формат публикации
  • Тип опубликованного элемента
  • Адрес эл. почты пользователя, сделавшего публикацию
  • Управление доступом
  • Дата и время изменения
  • Название опубликованного элемента
Published items report elements

Версия для Австралии

В отчётах об опубликованных элементах для Австралии используется отдельный формат столбцов независимо от размера плана. Этот формат не включает опубликованные формы в качестве типа опубликованного элемента.

  • Идентификатор. Уникальный идентификатор каждого опубликованного элемента.
  • Имя. Имя опубликованного элемента.
  • Тип. Указывает, является ли элемент таблицей, отчётом или панелью мониторинга.
  • Владелец. Адрес электронной почты владельца элемента.
  • Опубликовавший пользователь. Адрес электронной почты пользователя, опубликовавшего элемент.
  • Тип публикации. Формат, в котором был опубликован элемент.
  • Управление доступом. Уровень доступа, необходимый для просмотра опубликованного элемента.
  • Ссылка на публикацию. Опубликованный URL-адрес элемента.
  • Дата и время последнего изменения (UTC). Дата и время последнего обновления элемента.

Ответы на часто задаваемые вопросы ниже относятся к альтернативной версии обоих отчётов и требуют доступа через API. Если для вашего плана используется стандартная версия, эти вопросы не относятся к вашему рабочему процессу.

В чём разница между стандартной и альтернативной версиями отчёта о доступе к таблицам?

В альтернативной версии используются конечные точки API, которые возвращают необработанные, не развёрнутые данные, а не развёрнутые сведения о пользователях и группах, которые включаются в отдельные строки. Поскольку эта версия не содержит таких сведений, она изначально содержит меньше строк. Например, группа, доступ к которой имеют несколько пользователей, будет отображаться в виде одной записи с URL-адресом API, а не в виде отдельных строк для каждого пользователя. Чтобы получить полные сведения о пользователе или группе, используйте URL-адреса API, указанные в отчёте.

Можно ли экспортировать отчёт в формате JSON?

Нет.

Каков синтаксис для URL-адреса API элемента и URL-адреса API субъекта в альтернативном отчёте?

Синтаксис URL-адресов API элементов следующий:

  • Для таблицы: https://api.smartsheet.com/2.0/sheets/{{Resource ID}}
  • Для отчёта: https://api.smartsheet.com/2.0/reports/{{Resource ID}}
  • Для панели мониторинга: https://api.smartsheet.com/2.0/dashboards/{{Resource ID}}

Синтаксис для URL-адресов API субъектов: https://api.smartsheet.com/2.0/users/{{Subject ID}} или https://api.smartsheet.com/2.0/groups/{{Subject ID}} в зависимости от того, является ли тип субъекта пользователем или группой.

Дополнительные сведения см. в документации по API Smartsheet.

Как найти идентификаторы элементов и субъектов?

Чтобы найти {{Resource ID}} для таблиц, отчётов или панелей мониторинга до обновления отчёта о доступе к таблицам, перейдите в Smartsheet к конкретному ресурсу, выберите Файл > Свойства и найдите указанный идентификатор актива. Отчёт о доступе к таблицам также содержит столбец "Идентификатор ресурса".

Идентификаторы пользователей не отображаются в интерфейсе Smartsheet, поскольку основным идентификатором служат адреса электронной почты.  Чтобы получить идентификаторы пользователей, необходимо использовать API Get User. Ниже приведено краткое руководство по получению идентификаторов пользователей:

  1. Выполните API-вызов конечной точки "Пользователи": https://api.smartsheet.com/2.0/users
  2. Обработайте ответ, чтобы извлечь идентификаторы пользователей, связанные с адресом электронной почты текущего пользователя.

Дополнительные сведения см. в документации по API Smartsheet.