Воспользуйтесь этими инструкциями для предоставления доступа к таблице.
Совместный доступ — важнейший аспект использования Smartsheet. Благодаря этим функциям внутренние и внешние участники процесса видят актуальную версию всех данных, которые своевременно обновляются соответствующими пользователями. Вы можете предоставить доступ к целой таблице или отдельной ее части, а также задать отдельные разрешения для разных пользователей.
Обзор: предоставление доступа к таблицам и отчётам
Соавторы, которым вы предоставляете доступ к файлам, могут как относиться, так и не относиться к вашей организации. Вы можете предоставлять доступ к элементам Smartsheet тем пользователям, у которых нет учётной записи в программе. Однако без учётной записи они не смогут использовать все функции Smartsheet.
Действия, которые соавторы могут выполнять в файле, зависят от предоставленных вами разрешений.
Предоставление общего доступа к таблице или отчёту
- Откройте форму Общий доступ к таблице или Общий доступ к отчёту. Сделать это можно двумя способами.
- В строке меню выберите Файл > Меню.
- В правом верхнем углу экрана нажмите Предоставить доступ.
- В поле Пригласить пользователей и группы введите адрес электронной почты пользователя или группы.
- Выберите уровень разрешений для каждого соавтора.
- Дополнительно: выберите Настроить сообщение, чтобы персонализировать сообщение, которое получат ваши соавторы.
- Выберите Предоставить доступ.
Вы в любой момент можете запретить доступ к элементу или изменить уровень разрешений для соавтора.
Кто может управлять совместным доступом пользователей
Существует два типа пользователей, которые могут запрещать другим пользователям доступ к элементам Smartsheet, которыми с ними поделились.
- Системные администраторы в Центре администрирования могут запрещать пользователям доступ ко всем элементам, принадлежащим лицензированным пользователям учётной записи.
- Администраторы групп могут удалять из них участников, чтобы запретить им доступ ко всем элементам группы.
Не забывайте о таких моментах:
- При предоставлении доступа к отчёту другим пользователям следует учитывать, что они будут видеть данные только тех исходных таблиц, к которым у них есть доступ. Поэтому если соавтор не имеет доступа к исходным таблицам, то в отчётах могут не отображаться все или некоторые сведения.
- Предоставление соавтору доступа к отчёту не предполагает автоматический доступ к другим таблицам.
Предоставляя доступ к отчётам, не забывайте предоставлять доступ к их исходным таблицам. Если вы не хотите предоставлять доступ к исходным таблицам, попробуйте опубликовать отчёт и поделиться ссылкой на него.
Рекомендации по предоставлению доступа к элементам Smartsheet
- Если вы хотите предоставить доступ к отдельным элементам небольшому числу пользователей, следуйте инструкциям по предоставлению совместного доступа в этой статье.
- Чтобы предоставить доступ группе пользователей к одному или нескольким элементам, используйте рабочее пространство и предоставьте вашим коллегам доступ к нему.
- Чтобы предоставить доступ к панели мониторинга, ознакомьтесь со статьёй Предоставление доступа к панели мониторинга.
- Если вам нужно предоставить доступ к отчёту пользователю, у которого нет доступа к исходным таблицам, попробуйте предпринять указанные ниже действия.