Data Shuttle

Smartsheet Data Shuttle (ранее — средство отправки данных) позволяет автоматически импортировать данные из корпоративных программных систем, включая системы управления отношениями с клиентами, автоматизированные системы управления предприятием, базы данных и т. д., непосредственно в Smartsheet. Со Smartsheet можно интегрировать любую систему, поддерживающую экспорт данных в файл CSV, таблицу Excel или Google. Data Shuttle также позволяет выгружать данные в виде вложения в таблицу Smartsheet или во внешнее облачное хранилище (в настоящее время — в OneDrive и на Google Диск).

Data Shuttle — это надстройка, которая отображается на панели запуска после входа на странице datashuttle.smartsheet.com. Подробные сведения о доступе к приложениям с помощью панели запуска см. здесь. 

Пользователи Smartsheet.gov могут только отправлять данные. Подробные сведения о возможностях для пользователей .GOV см. здесь.

Использование Data Shuttle для отправки данных

С помощью Data Shuttle можно отправлять данные в Smartsheet и выполнять следующие действия: 

• импортировать количество часов работы из внешнего инструмента отслеживания времени;
• импортировать расходы из внешней системы учёта;
• обновлять каналы поставки и продаж из CRM-системы (не SFDC);
• объединять данные из внешней системы с таблицей вводных данных, чтобы облегчить подготовку SCC;
• постоянно объединять данные из нескольких систем в одно решение на базе Smartsheet для централизованной проверки руководством;
• легко объединять данные из ERP-системы с контекстом выполнения работы;
• импортировать данные в Smartsheet из различных инструментов создания форм;
• импортировать аналитическую информацию, чтобы предпринимать различные действия.

Сведения о создании рабочего процесса отправки данных см. здесь.

Использование Data Shuttle для выгрузки данных

С помощью Data Shuttle можно выгружать данные из Smartsheet и выполнять следующие действия: 

• показывать ключевую информацию из Smartsheet людям, не использующим экосистему Smartsheet;
• экспортировать обработанные данные из Smartsheet для импорта в другие инструменты анализа, CRM-системы или другие системы ведения записей в компании;
• экспортировать комплексные данные с простой структурой для добавления в базы данных;
• еженедельно добавлять сводки по таблицам в облачные системы хранения данных, чтобы отправлять их как вложения в электронные письма;
• отправлять изменённые отфильтрованные данные из таблиц как вложения в другую таблицу для создания комплексных решений;
• в соответствии с графиком экспортировать ключевые данные об управлении проектами и портфелем для исправления и сравнения с бюджетами во внешних системах;
• экспортировать, архивировать данные и проводить аудит, долгосрочно сохраняя экспортированные версии таблиц.

Сведения о создании рабочего процесса выгрузки данных см. здесь.

Совместимость данных

Data Shuttle может отправлять данные из других систем, которые поддерживают экспорт в Google Таблицы, Excel или текстовые файлы со значениями, разделенными запятыми (CSV). Data Shuttle также способен добавлять данные файлов из сервисов Google Диск, OneDrive и Box.

Data Shuttle поддерживает отправку данных в Smartsheet с общих дисков Box, но не поддерживает общие диски Google Диск и OneDrive. Чтобы создать рабочий процесс, данные, которые вы хотите синхронизировать, должны быть в одном из следующих мест:

• файл (CSV или XLSX), вложенный в таблицу Smartsheet
  -или-
• файл (CSV, XLSX или таблица Google), хранящийся на Google Диске в учётной записи, к которой у вас есть доступ.

Data Shuttle поддерживает выгрузку данных из Smartsheet в Excel или файлы CSV. Эти файлы могут добавляться в OneDrive и на Google Диск или в таблицы Smartsheet в качестве вложений.

Data Shuttle не поддерживает файлы Excel со старым расширением (XLS).

Сведения о совместимости с браузерами см. в статье Требования к системе для использования Smartsheet.

Рабочие процессы Data Shuttle

Для отправки и выгрузки данных создаются рабочие процессы. Для рабочих процессов задаются источник данных, место назначения и применяемые фильтры. Данные сопоставляются в месте назначения, и создаётся дополнительный график автоматического запуска. Благодаря графику можно настроить рабочий процесс и забыть про него: данные в месте назначения будут обновляться автоматически. Рабочий процесс также можно в любой момент запустить вручную. 

Внимание! При создании рабочего процесса должна быть чёткая конечная точка. Избегайте циклических рабочих процессов: они будут запускаться бесконечно и создавать проблемы с данными. 

Создание рабочего процесса

1. Проверьте совместимость данных и разрешения. 
2. Войдите в систему Data Shuttle на странице datashuttle.smartsheet.com.
3. Создайте рабочий процесс. Нажмите на значок плюса на панели навигации слева. 
4. Выберите, будет рабочий процесс отправлять или выгружать данные.
   Подробные сведения о рабочих процессах отправки данных см. здесь, а о рабочих процессах выгрузки — здесь. 
5. Следуйте инструкциям, чтобы задать источник и место назначения, применить фильтры и сопоставить столбцы. 
6. Также можно запланировать автоматический запуск рабочего процесса.
7. Опубликуйте рабочий процесс, чтобы иметь к нему доступ в любой момент. 

Вы можете отредактировать, скопировать или удалить рабочий процесс, когда захотите. 

Советы и рекомендации

При работе с Data Shuttle учитывайте перечисленные ниже моменты.

• Ограничения Smartsheet применяются и к Data Shuttle.  Дополнительные сведения о максимальных размерах таблиц и импортируемых файлов см. в статье Требования к системе для использования Smartsheet.
• Если требуется отправить данные из источника с заменой более чем 5000 строк или объединением данных в 20 000 строк, используйте фильтры и ограниченный набор сопоставлений столбцов. Также можно создать несколько рабочих процессов, распределив данные по нескольким таблицам на основе стандартной категории данных. Выгрузить можно до 20 000 строк. 
• Если рабочий процесс настроен так, чтобы запускаться при добавлении нового вложения, любой, кто добавит вложение, спровоцирует запуск рабочего процесса.