К тексту на этой странице мог быть частично применён машинный перевод.

Создание рабочего процесса выгрузки данных в Data Shuttle

With Data Shuttle offload workflows, you can easily offload sheets from Smartsheet to other Smartsheet attachments or external storage drives. 

Доступно для:

Планы:

  • Business
  • Enterprise
  • Smartsheet Advance Package

Разрешения:

  • Наблюдатель
  • Редактор
  • Администратор
  • Владелец

Узнайте, входит ли эта возможность в Smartsheet Regions или Smartsheet Gov.

Предварительные условия

  • Для использования Data Shuttle вы должны:
    • иметь разрешения на работу с целевой таблицей уровня Владелец, Администратор или Редактор;
    • получить от системного администратора Smartsheet разрешения на работу с премиум-приложением Data Shuttle в разделе Управление пользователями.
  • To offload data from Smartsheet, you must be at least a Viewer on a sheet.

Перейдите на страницу Data Shuttle, чтобы связаться со своим торговым представителем и получить более подробную информацию.

If you can access Smartsheet University, you can find this information with interactive instructions in the Data Shuttle Upload Workflows course.

Запустить Data Shuttle

The basics of Data Shuttle offload workflows

When you use an offload workflow, it pulls data from a Smartsheet sheet, converts it into an Excel or CSV file, and then pushes it to:

  • в таблицу Smartsheet;
  • OneDrive;
  • SharePoint.
  • Google Диск
  • Box

In Smartsheet Gov plans, the drive for Microsoft's GCC High offering is also available. However, since most drives aren't accessible by default, you must contact Support to activate access.

Шаг 1. Создание рабочего процесса загрузки данных

  1. Navigate to datashuttle.smartsheet.com and log in with your Smartsheet credentials.
  2. In Data Shuttle, select + in the left-hand bar.

  3. Select Offload Data.

    Create new offload workflow
 

Pro tip: Copy from an existing workflow

Вы можете сэкономить время при создании нового рабочего процесса, скопировав и изменив существующий.

  1. Navigate to the existing offload workflow. 
  2. Select  Kebab menu icon  on the right-hand side. 
  3. Выберите Create a copy (Создать копию).

После того как копия рабочего процесса будет создана, вы сможете её изменить. Подробнее.

Copy from an existing offload workflow

Шаг 2. Выбор исходной таблицы

  1. Выберите исходную таблицу на вкладке Source (Источник). Затем нажмите Next (Далее). Keep in mind that your source sheet can't be a report.

  2. Нажмите Next (Далее).

    Select a source sheet

Шаг 3. Выбор целевого ресурса

Your target is where your data is going. Если в качестве целевого ресурса используются вложения Smartsheet, вы можете выбрать исходную или любую другую таблицу. If you offload to an external storage drive, you’ll be prompted to log in if you haven’t already done so.

  1. На вкладке Target (Целевой ресурс) выберите целевое расположение, куда попадут ваши данные. Доступны следующие варианты.

    • Smartsheet Attachment (Вложение Smartsheet). Выберите объект Smartsheet, к которому необходимо прикрепить файл.
    • Third-party app (Стороннее приложение). Если вы выберете любой из указанных ниже вариантов, вам понадобится выполнить вход в стороннее приложение и указать папку, в которой будет сохранён файл выгрузки:
      • OneDrive и Sharepoint
      • Google Диск
      • Box.
    Select a target location for your offload workflow

  2. Заполните следующие поля.

    • Exported file name (Имя экспортированного файла). Задайте имя файла выгрузки.
    • Exported file type (Тип экспортированного файла). Выберите формат CSV или Excel.
    Fill in the target fields
  3. Нажмите Next (Далее).

Шаг 4. Настройка фильтров

Use filters to define which fields you want to be offloaded from Smartsheet to your external drive. Например, вы можете создать фильтр, чтобы выгружать строки со значением Выполняется в столбце статуса. Фильтры также можно использовать при работе с большими наборами данных, когда требуется выгрузить отдельное подмножество данных.

Фильтры задаются с учётом регистра. Значения в них должны в точности совпадать со значениями в вашем файле.

  1. На вкладке Filter (Фильтр) выберите Add another filter (Добавить новый фильтр).

    Add another filter

  2. В режиме настройки фильтра выберите исходный столбец, оператор сравнения (например, равно или содержит) и значение.

    Add more filter criteria

  3. Выберите Next (Далее).

    Как минимум одна строка исходной таблицы должна соответствовать критериям фильтра. В противном случае Data Shuttle не создаст CSV-файл.

Настройка сложной логики фильтрации

Скобки наряду с операторами AND и OR позволяют задать более сложную логику фильтрации. 

Например:

Пример. Выражение (1 AND 2) OR 3 позволяет включить все данные, где (Отдел = "Обслуживание" И Размер мини-приложения = "Большое") ИЛИ Отдел = "Маркетинг".

В этом примере будут выгружены только большие мини-приложения для отдела обслуживания, а также все мини-приложения для отдела маркетинга.

Шаг 5. Сопоставление столбцов двух систем 

Smartsheet columns are pre-populated. You select the offload file columns to match your fields between source and target.

  1. В разделе Sheet Column (Столбец таблицы) выберите столбцы таблицы, которые необходимо сопоставить со столбцами файла выгрузки. 
  2. (Optional) To arrange the columns, use the arrow buttons. If you don’t want to map all fields, select  .

  3. Закончив сопоставление, нажмите Next (Далее). На этом этапе можно добавлять, переименовывать или удалять столбцы. Помните, что изменения могут затронуть зависимые автоматизации.

    Map columns between the two systems

Если в исходную таблицу были внесены изменения, используйте кнопку "Обновить", чтобы обновить сопоставление. Однако при этом будут перезаписаны изменения, внесённые вручную, поэтому убедитесь, что столбцы правильно сопоставлены.

Шаг 6. Планирование рабочего процесса

Вы можете запланировать автоматический запуск рабочего процесса или запустить его вручную.

Data Shuttle uses UTC. Data Shuttle использует GMT, независимо от ваших настроек часового пояса в приложении Smartsheet.

Run the workflow on a schedule

  1. Активируйте переключатель Run on schedule (Запускать по расписанию) на вкладке Run options (Варианты запуска). 
  2. Чтобы настроить периодичность запуска, заполните следующие поля.
    • Days of the week (Дни недели). Дни недели, в которые необходимо запускать рабочий процесс. 
    • Start time (Время начала). Время запуска рабочего процесса.
    • Execute every (Интервал повтора). Периодичность запуска (например, каждые 15 минут).
    • End time (Время окончания). Время остановки рабочего процесса.

  3. Выбрав требуемые параметры, нажмите кнопку Next (Далее).

    Schedule your workflow

Run manually

Если расписание запуска рабочего процесса не настроено, вы можете запустить его в любое время.

Чтобы запустить рабочий процесс вручную, выполните следующие действия. 

  • Перейдите к местоположению рабочего процесса и нажмите Run (Выполнить).
Run offload workflow manually

Step 7: Share your workflow

You can share your workflows with other users in your Smartsheet plan. When you share a workflow, those users become Workflow Managers. As Workflow Managers, they can edit, run, archive, and share the workflow as long as they have at least Editor permissions on both the source and target files. Admins can also add or remove Workflow Managers for any workflow in their plan.

  1. In the Sharing settings tab, type the name of the user you want to share the workflow to in the text field provided.

  2. Нажмите Next (Далее).

    Share your new offload workflow

Step 8: Save your new workflow

Введите название рабочего процесса и нажмите кнопку Publish (Опубликовать). Теперь вы сможете в любой момент запустить, изменить или удалить этот рабочий процесс.