Приложение календаря

Приложение календаря Smartsheet — это надстройка с широкими возможностями настройки, позволяющая подключаться к данным и формам Smartsheet и визуализировать события с использованием разных представлений или цветовой кодировки.

Эффективное взаимодействие в рабочих группах с приложением календаря Smartsheet

Приложение календаря Smartsheet — это премиум-приложение, с помощью которого можно создавать гибкие настраиваемые календари для совместного доступа на основе данных Smartsheet. Возможности приложения календаря:

  • Цветовое кодирование по категориям
  • Возможность легко экспортировать календарь для отправки по электронной почте или вывода на печать
  • Синхронизация с данными существующих проектов

Приложение календаря

Приложение календаря Smartsheet — это платная надстройка премиум-класса. За дополнительной информацией о том, как получить премиум-приложения Smartsheet, обращайтесь в отдел продаж Smartsheet.

Кто может воспользоваться этой возможностью?

роли и разрешения Для открытия совместного доступа к исходной таблице у вас должны быть права Администратора. 

Значок типов плана Лицензированные пользователи Smartsheet с подпиской на план, включающий приложение календаря.

Содержание статьи

Вход в приложение календаря Smartsheet
Создание основного представления календаря
Изменение существующего календаря
Настройка календаря с помощью расширенных функций
Публикация календаря или открытие совместного доступа к нему
Публикация календаря
Вывод календаря на печать


Вход в приложение календаря Smartsheet

Чтобы запустить приложение, откройте панель запуска.

Панель запуска

Если у вас возникают проблемы с доступом к приложению с панели запуска, см. статью Доступ к премиум-приложениям и шаблонам с помощью панели запуска.

После входа в приложение вы увидите страницу с представлением календаря. На этой странице будут отображены все календари, которые вы создали и к которым вам открыт совместный доступ. Для просмотра календарей, которые вы создали и к которым вам открыт совместный доступ, щёлкните список фильтров (или введите название календаря в панели поиска).

Щёлкните ссылку календаря, чтобы открыть его.

Если отображаются не все календари, попробуйте нажать кнопку Обновить в правом верхнем углу окна приложения.

Обновить окно приложения календаря

Чтобы вернуться на страницу представления календаря, щёлкните область Календарь Smartsheet в верхней части окна приложения.

Создание основного представления календаря

Создать новое представление можно с помощью соответствующего мастера. Нажмите кнопку Добавить новое в левом верхнем углу приложения календаря, чтобы запустить мастер, и следуйте его указаниям.

Шаг 1. Выбор таблицы

Выберите таблицу или отчёт с календарными данными, которые вам нужно отобразить. После выбора таблицы щёлкните Далее.

Выбранная таблица или отчёт должны содержать хотя бы один столбец с датами.

Шаг 2. Выбор представления

Выберите представление по умолчанию для своего календаря, щёлкнув одну из плиток.

Когда календарь будет создан, вы сможете переключаться между представлениями.

Шаг 3. Сопоставление столбцов

Сопоставьте столбцы своей таблицы с соответствующими полями нового календаря.

  1. В поле Столбцы Smartsheet выберите столбцы с данными, которые нужно отобразить в выбранном представлении календаря.

    
 СОВЕТ. Если вы используете отчёт, у вас должны быть согласованные названия столбцов. Для контроля за согласованностью данных и более упорядоченного представления календаря используйте столбцы с раскрывающимися списками в исходной таблице.

    Приложение календаря, шаг 3. Сопоставление столбцов
     
  2. Необязательно: в разделе Группирование данных можно настроить группирование по категориям или подкатегориям для создания отдельных наборов, которые будут отображаться в календаре слева и задавать его цветовое кодирование.

    Приложение календаря, шаг 3. Группирование данных

    
 Путем группирования данных можно создавать группы задач, относящиеся к различным маркетинговым кампаниям или розничным промоакциям.

    
 ПРИМЕЧАНИЕ. Выберите элементы группы в пункте Группирование данных и задайте цвет каждой категории.
     
  3. Если вы хотите посмотреть, что получилось, нажмите кнопку Добавить, чтобы завершить создание календаря. Чтобы ознакомиться с расширенными функциями, перейдите к разделу Настройка календаря с помощью расширенных функций этой статьи.

Изменение существующего календаря

Процедура изменения календаря зависит от текущего представления приложения.

  • Если отображается календарь, щёлкните стрелку вниз и нажмите кнопку Настройки.

    Настройки приложения календаря


    
 -или-
  • На странице Представления календаря щёлкните значок настроек в строке календаря, параметры которого хотите изменить.

    Варианты изменения настроек в приложении календаря

Изменить настройки может только владелец календаря.

Настройка календаря с помощью расширенных функций

После создания календаря с базовыми функциями вам могут потребоваться его расширенные возможности. Вот лишь некоторые из них:

  • Добавление столбцов
  • Сортировка задач
  • Фильтрация данных в календаре по заданному критерию
  • Настройка отображения времени и даты, а также вида плиток календаря
  • Изменение логотипа календаря
  • Показ и скрытие выходных дней

Для этого перейдите сразу к шагу 3 «Сопоставление столбцов» в мастере приложения календаря и нажмите кнопку Дополнительно для перехода к шагам 4–8.

Приложение календаря, кнопка «Дополнительно»

При нажатии на кнопку Дополнительно её название изменится на Основные, а в окне отобразятся шаги 4–8.

Приложение календаря, шаги 4–8

Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к шагу 4 мастера.

Шаг 4. Добавление столбцов

На странице «Добавление столбцов» вы можете добавить информацию в свой календарь.

  • Здесь также можно выбирать столбцы, которые уже сопоставлены.
  • Выберите пункт Сортировка столбцов, чтобы автоматически отсортировать плитки по содержимому столбцов.

Шаг 5. Фильтрация столбцов

В этом окне вы можете добавить и настроить фильтры в своём календаре. После создания фильтра вверху календаря появится кнопка фильтрации.

Чтобы отобразить или скрыть данные согласно созданным фильтрам, нажмите кнопку Применить.

Кнопка «Фильтр» в приложении календаря

Шаг 6. Формат времени и внешний вид

В этом окне вы можете настроить отображение дат и интервалов времени. Например, можно задать формат даты, указать количество интервалов (столбцов), на которое вы хотите разбить свои данные, а также настроить отображение плиток календаря.

Шаг 7. Дополнительные настройки

В этом окне вы можете задать такие параметры, как название календаря, день начала недели, месяц начала квартала, включить и выключить учёт выходных дней, а также настроить добавление пользователями событий прямо из созданного вами представления календаря.

Вот несколько настроек с кратким описанием.

Включить вложения

Установите флажок Включить вложения, чтобы пользователи могли вкладывать файлы в задачи календаря.

Файлы, прикреплённые к комментариям, будут отображаться вместе с комментариями, а не в столбце «Вложения» в задачах календаря.

Включить комментарии

Установите флажок Включить вложения, чтобы пользователи могли добавлять комментарии к задачам календаря. Эта функция включена по умолчанию при создании календаря.

  • Для добавления комментариев к календарю у вас должны быть права доступа к исходной таблице или отчёту уровня не ниже редактора. Пользователи с правами доступа к исходному документу уровня наблюдателя могут просматривать комментарии к календарям.
  • Комментарий, добавленный к календарю, также добавляется к исходной таблице или отчёту, на основе которых был создан этот календарь. Для привлечения внимания к данным в календаре также можно использовать @упоминания (подробнее здесь).
  • Все вложения в комментарий будут отображаться вместе с ним (но не в столбце «Вложения»).

Включить добавление событий

Установите этот флажок, чтобы все пользователи с правами редактора исходной таблицы могли добавлять события напрямую через представление календаря.

Кнопка «Включить добавление событий» в приложение календаря

Ссылка на веб-форму

Если исходная таблица содержит форму для внесения информации, ссылку на неё можно вставить в поле Ссылка на веб-форму, и она появится в меню с раскрывающимся списком в этом календаре. Дополнительные сведения о формах см. в статье Сбор информации с помощью формы.

Команда «Открыть веб-форму» в приложении календаря

Использование календаря 454

Установите флажок Календарь 454, чтобы добавить календарь 454 в список отображения (можно также установить флажок Календарь 454 по умолчанию, если вы хотите отображать его по умолчанию).

В календаре 454 год делится на месяцы в следующем формате: 4 недели — 5 недель — 4 недели. (Такое деление часто используется в розничной торговле для более точного сравнения уровней продаж по годам.) В формате календаря группируются праздничные дни, а количество суббот и воскресений равномерно распределяется по сравниваемым месяцам.

Приложение календаря, формат недель 454

Шаг 8. Подтверждение

В этом окне вы можете еще раз проверить все настройки перед созданием календаря. Если необходимо что-то изменить, нажимайте кнопку Назад, пока не найдете страницу, на которой нужно внести правки.

После проверки всех настроек нажмите кнопку Добавить (или Обновить), чтобы создать или обновить календарь.

Публикация календаря или открытие совместного доступа к нему

Настройка совместного доступа

  1. На странице «Представление календаря» (щёлкните изображение Smartsheet в правом верхнем углу окна приложения) щёлкните значок совместного доступа в строке календаря, чтобы открыть окно настройки совместного доступа.

    Значок совместного доступа к календарю
  2. Установите переключатель «Совместный доступ» в положение ВКЛ., чтобы все пользователи, у которых есть доступ к исходной таблице или отчёту через Smartsheet, могли видеть выбранный календарь в своём приложении календаря.

    Совместный доступ в приложении календаря
     
  3. Необязательно: если вы хотите открыть совместный доступ к представлению календаря пользователям, у которых нет доступа к таблице или отчёту, введите их адреса электронной почты в поле Доступ по электронной почте или имени домена.

Любой пользователь с правами редактора исходной таблицы или отчёта сможет редактировать информацию напрямую из представления календаря.

Расскажите другим о возможности совместного доступа к представлениям календаря

Пользователи с доступом к представлению календаря могут перейти в него по прямой ссылке либо просмотреть его после входа в приложение календаря по адресу https://calendar.smartsheetapps.com/.

Если вы пользуетесь панелями мониторинга или порталами Smartsheet, вы можете помочь другим быстрее найти нужный календарь, разместив там ссылку на его представление. (Более подробная информация о панелях мониторинга Smartsheet приведена в статье Создание и изменение панели мониторинга или портала Smartsheet.)

Публикация календаря

Настройки совместного доступа позволяют опубликовать календарь без возможности его редактирования.
 

Для публикации календаря установите переключатель Опубликовать в положение ВКЛ., скопируйте его адрес из поля ниже и отправьте пользователям.

Чтобы закрыть доступ к опубликованному календарю, установите переключатель Опубликовать в положение ВЫКЛ. и обновите страницу браузера. Старая ссылка станет недействительной.

Сравнение режимов совместного доступа и публикации

Совместный доступ предоставляется пользователям, которым открыт доступ к указанной таблице или адреса которых находятся в списке доступа по электронной почте. Для перехода в календарь по ссылке совместного доступа им потребуется войти в свою учётную запись. Опубликованная прямая ссылка даёт доступ к календарю любому пользователю.

Печать календаря

Вы можете создать моментальный снимок своего календаря. Его можно загрузить в виде изображения или PDF-файла, свойства которого сначала настраиваются.

Загрузить календарь

Щёлкните Загрузить, чтобы загрузить PNG-изображение текущего календаря (нажатие на кнопку Загрузить создаёт снимок содержимого в текущем представлении).

Изменить и загрузить как PDF-файл

Нажмите кнопку Загрузить PDF, чтобы отредактировать и напечатать выбранный календарь в виде PDF-файла.

В окне «Печать в PDF-файл» можно задать следующие параметры:

  • изменить ориентацию листа, размер бумаги и увеличение, разбить изображение и настроить сжатие.
  • Печать с фильтрами: установите в положение вкл., чтобы напечатать данные в текущем представлении с включёнными фильтрами, или в положение выкл., чтобы напечатать все данные. 
  • Шаблон печати: 
    • Выберите вариант По умолчанию для создания PDF-файла с названием календаря сверху и легенды снизу.
    • Выберите вариант Легенда сверху для создания PDF-файла с указанием месяца и недели и легендой сверху и названием календаря снизу. В этом шаблоне в легенде отображается только 6 элементов.

Выбрав нужные параметры, щёлкните Загрузить, чтобы создать PDF-файл.