Управление рабочими процессами Data Shuttle

Подключение к Data Shuttle можно установить через меню Соединители на верхней панели навигации в приложении Smartsheet или нажав кнопку Войти в Data Shuttle ниже.

Запустить Data Shuttle

Настройка рабочих процессов с правами системного администратора

If you're a System Admin, you can:

• просматривать список всех рабочих процессов, созданных в организации; 

• Add or remove workflow managers

• просматривать конфигурацию рабочих процессов;

• приостанавливать любые рабочие процессы; 

• архивировать любые рабочие процессы;

• Delete and restore any workflow

• просматривать журналы действий всех рабочих процессов.

Используйте меню в верхней части экрана, чтобы переключаться между собственными рабочими процессами, рабочими процессами организации и архивированными рабочими процессами.

Обратите внимание

• Нельзя редактировать рабочие процессы, владельцем которых вы не являетесь.
• Вы не сможете просмотреть исходную и целевую таблицу рабочего процесса, если вам не был предоставлен доступ к этим таблицам.
• You can't control permissions for external file locations from the Smartsheet Admin Center.
• Когда администратор выполняет действие с рабочим процессом, владелец оповещается об этом через Центр уведомлений или по электронной почте, в зависимости от настроек уведомлений.

Изменить рабочий процесс

1. Hover over the workflow and select the Kebab menu. 

2. Выберите Edit workflow (Изменить рабочий процесс).

   Если при последнем запуске рабочего процесса возникла ошибка либо она содержится в его конфигурации (например, исходная таблица была удалена), то в разделе Last run (Последний запуск) будет отображаться значок ошибки и соответствующее сообщение. Чтобы устранить проблему, отредактируйте рабочий процесс и опубликуйте его снова.

   Brandfolder Image

   

Редактирование и добавление столбцов

По мере развития процесса вам может потребоваться изменить структуру исходного файла. Чтобы целевая таблица также имела новую структуру, выполните следующие действия.

1. Измените исходный файл, указав новые заголовки столбцов или добавив столбцы. Если вы используете файл в формате Excel или CSV, выгрузите новый исходный файл в исходное местоположение и отредактируйте целевую таблицу с учётом обновлённых заголовков столбцов или дополнительных столбцов.
2. Перейдите в Source (Источник) > Source Location (Расположение источника) и выберите другое расположение источника. Например, если источником является Google Диск, переключитесь на Smartsheet.

3. Верните первоначально выбранное расположение источника.

    Возможно, вам придётся заново выбрать таблицу, содержащую вложение, или имя файла.

4. Нажимайте кнопку Next (Далее), пока не появится страница Mapping (Сопоставление). Сопоставьте входные столбцы и выражения. Learn more about mapping columns in the Create an upload workflow in Data Shuttle article. 

      Может потребоваться сопоставить заново все столбцы, а не только добавленные или изменённые.

5. Теперь рабочий процесс можно активировать и запустить. 

Приостановка рабочего процесса

DataShuttle приостанавливает рабочие процессы, в которых постоянно происходят ошибки и сбои. При этом в столбце Last run (Последний запуск) на панели мониторинга будет отображаться статус Paused (Приостановлен). Ошибки, приводящие к частичной загрузке данных, не приостанавливают рабочий процесс.

Для повторной активации приостановленного рабочего процесса нажмите Review (Просмотр) и отредактируйте конфигурацию таким образом, чтобы при следующем запуске не возникало ошибок. Сохраните рабочий процесс, чтобы можно было заново его запустить и возобновить запланированные операции.

Brandfolder Image

Архивирование рабочих процессов

При архивировании рабочий процесс приостанавливается и перемещается в архив. В течение 90 дней вы можете восстановить рабочий процесс; затем он будет безвозвратно удалён.

При восстановлении рабочего процесса его параметры останутся неизменными, и рабочий процесс будет запускаться по заданному расписанию. Архивированный рабочий процесс невозможно запустить, но вы можете просмотреть соответствующий журнал действий.

Вы можете безвозвратно удалить рабочий процесс из архива до истечения 90 дней.  После этого журнал действий станет недоступен.

1. Hover over the workflow and select the Kebab menu.

2. Select Archive workflow > Archive.

   Brandfolder Image

   

Share or transfer a workflow

To share or transfer a workflow, select and then select Sharing settings. You can share workflows with other workflow managers, but sharing is only possible within the same plan.

Note that transferring workflows involves adding another workflow manager and removing yourself from the workflow sharing permissions. To remove yourself from a workflow, you must first add another workflow manager.

All workflow managers have the ability to edit, run, archive, and share a workflow as long as they have at least Editor permissions on the source and target files. Admins can also add or remove workflow managers to any workflow within their plan.

Brandfolder Image

How notifications work

All workflow managers will receive notifications for the following:

• Рабочие процессы с ошибками
• User additions or removals from a Data Shuttle workflow, including themselves
• Workflow edits and deletions

Notifications will be delivered within the Smartsheet app and via email according to the user's configured Smartsheet notification settings. To adjust notification preferences for Data Shuttle, edit the options in the @Mentions, Sharing Invitations, and Proof Requests section.

Bulk-sharing and sharing with groups are currently not supported.

Execute bulk actions on workflows

System Admins and users can execute bulk workflow actions from their main dashboards: My Workflows, My Organization (admins only), and Archived workflows. Here's what they can do, depending on their access level:

• Users can:

  • Multi-select or select all workflows at once for specific actions.

  • Archive a select number or all of their workflows and permanently delete them in bulk from their archive.

• System Admins can perform the same actions for all workflows in their organization, as well as permanently delete workflows in bulk.

View error notifications for failed workflows

Whenever a workflow you’ve built fails, Data Shuttle will send you a notification with a link to the failed workflow either in-app or via email, depending on your notification settings. By following that link, you can review the run log and address any issues accordingly.

Note that error notifications only trigger on the first instance of a workflow failure, unless the error changes or the workflow has been edited since the last occurrence of the failure.

You can manage notification preferences for Data Shuttle by navigating to Account > Personal Settings... > Notifications. Once there, adjust the options in the @Mentions, Sharing Invitations, and Proof Requests section.

Просмотр изменений рабочего процесса

Чтобы просмотреть изменения, внесённые в рабочий процесс, нажмите значок More (Дополнительно), а затем выберите Activity log (Журнал действий). Журнал действий содержит операции, произведённые над рабочим процессом, в том числе изменения исходного и целевого местоположений, а также изменения расписания.

Brandfolder Image

Просмотр сообщений журнала запуска рабочего процесса

На панели мониторинга Data Shuttle отображается индикатор статуса рабочего процесса. 

• Зелёная галочка говорит об успешном запуске рабочего процесса. 

• Жёлтый восклицательный знак указывает на то, что в ходе выполнения рабочего процесса Data Shuttle была обнаружена ошибка, однако некоторые данные были успешно перемещены. 

• Красный восклицательный знак говорит о том, что рабочий процесс завершился сбоем. 

Когда рабочий процесс завершается сбоем, в журнале появляется информация об ошибке, а также инструкции по её устранению. Вам может потребоваться отредактировать параметры рабочего процесса, исправить файл или его формат и (или) повторно загрузить исходный файл. 

• Чтобы просмотреть сообщения журнала, щёлкните дату в столбце Last Run (Последний запуск). 

  Brandfolder Image

  

При успешном запуске рабочего процесса журнал запуска будет содержать следующие сведения: