Основы работы с формулами

Формулы позволяют выполнять расчеты и поиск сразу на нескольких листах. В формулах можно использовать числовые значения, которые вводятся непосредственно или хранятся в ячейках. С помощью формул также можно автоматизировать работу полей с символами и раскрывающимися списками.

Ознакомьтесь с синтаксисом для создания и редактирования формул в Smartsheet.

Создание и изменение формул в Smartsheet

Формулы можно использовать в полях списка контактов. Например, можно автоматически назначать задачи сотрудникам с помощью формулы VLOOKUP. Имейте в виду, что в поля списка контактов, используемые для управления ресурсами, формулы добавлять нельзя.

Используйте формулы для подсчета числовых значений или автоматизации операций в таблице. Например, можно создать формулы, которые будут суммировать расходы или устанавливать флажок при вводе определённого значения в поле.


Создание формулы

Формулы можно создавать в полях следующих типов:

  • поля, которые не используются для зависимостей или управления ресурсами (дополнительные сведения см. в статье Включение зависимостей и использование предшественников);
  • поля типа «Текст или число» (при условии, что они не используются для зависимостей или управления ресурсами);
  • поля списка контактов (при условии, что они не используются для управления ресурсами);
  • поля дат (при условии, что они не используются для зависимостей или управления ресурсами);
  • раскрывающийся список;
  • флажок;
  • символ;
  • «% выделения».

Чтобы добавить формулу в поле, выполните указанные ниже действия.

  1. Выберите нужное поле.
  2. Введите в нём знак равенства, а затем нужное выражение.
    5+3
  3. После ввода формулы нажмите клавишу ВВОД.
    8
    В поле с формулой отобразится результат.

Функции

Формулы могут включать в себя функции, например SUM, AVG или IF. Функции служат для вычислений и работы с данными в таблицах. Полный список функций, имеющихся в Smartsheet, см. в статье Список функций.

Операторы в формулах

В формулах Smartsheet можно использовать указанные ниже операторы.

Символ Описание
+ Сложить
- Вычесть
* Умножить
/ Разделить
^ Возвести в степень
Меньше
> Больше
>= Больше или равно
Меньше или равно
= Равно
Не равно

 


Изменение существующей формулы

Чтобы изменить существующую формулу, выполните указанные ниже действия.

  1. Дважды щёлкните поле с формулой, чтобы открыть его для редактирования.
  2. Внесите нужные изменения в формулу и нажмите клавишу ВВОД.

    Если вы передумаете, нажмите клавишу ESC, чтобы отменить изменения в формуле и выйти из режима редактирования.

Советы по созданию формул

Использование формул в столбцах

Полезная возможность, если требуется использовать формулу во всём столбце. Введите формулу в ячейку и примените её ко всему столбцу. Формула будет автоматически к применяться к новым строкам, которые вы вставите в таблицу. Дополнительные сведения см. в статье Настройка формул для всех строк с помощью формул в столбцах.

Использование инструмента суммирования

Если вы не уверены в том, какую функцию нужно использовать, щёлкните стрелку вниз справа от кнопки Сумма на панели инструментов и выберите функцию.

В списке кнопки Сумма предлагается формула с учётом того, какое поле вы выбрали в таблице, а также существующих иерархических отношений с этим полем. Например, если выбрать поле в родительской строке и щёлкнуть значок Сумма, в поле появится формула =SUM(CHILDREN()).

Созданную формулу всегда можно изменить. Для этого дважды щёлкните выбранное поле или нажмите клавишу F2 (на Mac — FN+F2).

Работа с процентами

В Smartsheet проценты представляются как значения от 0 до 1. При создании формул в столбцах, отформатированных как процентные (с помощью кнопки Процент-кнопка Формат процентов на панели инструментов), используйте десятичные значения. Например, формула

=0,5+0,4

вернёт значение 90% в столбце, отформатированном как процентный, а формула

=5+4

в таком столбце даст результат 900%.

Копирование формулы с помощью перетаскивания или автозаполнения

Чтобы использовать формулу в нескольких полях, не набирая её каждый раз вручную, скопируйте её одним из описанных ниже способов.

  • Заполнение перетаскиванием: перетащите правый нижний угол выбранного поля, чтобы скопировать формулу в соседние поля таблицы. При копировании в формуле автоматически изменятся соответствующие ссылки на поля.
  • Автозаполнение: в Smartsheet можно автоматически копировать формулу в новые поля таблицы, смежные по вертикали. При автозаполнении в формуле автоматически изменятся соответствующие ссылки на поля.

Чтобы узнать больше об этих возможностях, см. справочные статьи о заполнении перетаскиванием и автозаполнении формул и форматировании.
 


Области ограниченного использования формул

Следующие поля не могут содержать формул:

  • поля списка контактов, используемые для управления ресурсами;
  • системные поля (например, «Автор изменений»);
  • столбцы по умолчанию (вложения, комментарии, индикаторы действий со строкой);
  • следующие поля, используемые для зависимостей и управления ресурсами:
    • «Дата начала»;
    • «Дата окончания»;
    • «Длительность»;
    • «Предшественники»;
    • «% выполнения».

Формулы нельзя создавать в следующих элементах:

  • формы;
  • запросы изменения (результаты формул в таких запросах просматривать можно, но они не могут содержать отдельных формул);
  • отчёты (результаты формул в отчётах просматривать можно, но они не могут содержать отдельных формул);
  • панели мониторинга (результаты формул в панелях мониторинга просматривать можно, но они не могут содержать отдельных формул).

Формулы нельзя изменять в следующих элементах Smartsheet:

  • формы;
  • запросы изменения (результаты формул в таких запросах просматривать можно, но изменять формулы нельзя);
  • отчёты (результаты формул в отчётах просматривать можно, но изменять формулы нельзя);
  • панели мониторинга (результаты формул в панелях мониторинга просматривать можно, но изменять формулы нельзя).

 

Настройка формул для всех строк с помощью формул в столбцах

Формулы в столбцах позволяют применять одинаковые вычисления и выражения ко всем строкам в таблице. Формулы в столбцах также автоматически применяются ко всем новым строкам, добавляемым в таблицу. Например, можно делать следующее:

  • отслеживать расхождения в датах запланированного и фактического завершения всех задач проекта;
  • автоматически подставлять информацию о назначенном ресурсе (например, его должности, отделе и непосредственном руководителе) с помощью функции INDEX;
  • автоматически рассчитывать итоговые значения для запросов цен на основе информации, предоставленной с помощью формы соответствующего запроса.

Создание и редактирование формул в столбцах

Чтобы создать формулу в столбце, сделайте следующее:

  1. Введите формулу в любую ячейку требуемого столбца.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Формулы в столбцах не должны ссылаться на ячейки или диапазоны с конкретными номерами строк (например, по абсолютным ссылкам, ссылкам на определённые ячейки или диапазоны, охватывающие часть столбца). Вместо этого используйте нотацию @row, ссылки на столбцы и межтабличные ссылки.
     
  2. После ввода формулы щёлкните ячейку правой кнопкой мыши, чтобы открыть контекстное меню, и выберите Преобразовать в столбец с формулой

Формула будет применена ко всем ячейкам в выбранном столбце и будет автоматически подставляться во все новые строки, добавляемые в таблицу.

Чтобы изменить или удалить формулу в столбце, щёлкните правой кнопкой мыши любую ячейку в нем и выберите пункт Изменить формулу в столбце или Преобразовать в ячейку с формулой.

Ограничения, связанные с формулами в столбцах

 

Преобразовать в формулу в столбце можно только формулу, которая не ссылается на строки с определёнными номерами. При составлении формул в столбцах руководствуйтесь таблицей ниже.

Тип ссылки

Пример

Поддерживается?

@row

[Имя задачи]@row

Ссылки на столбцы

[Имя задачи]:[Имя задачи]

Межтабличные ссылки

{Столбец с именем задачи}

Ссылки на ячейки

[Имя задачи]1

X

Абсолютные ссылки

[Имя задачи]$1

X

Диапазоны, охватывающие часть столбца

[Имя задачи]1:[Имя задачи]12

X