Обзор: предоставление доступа к таблицам и отчётам

Соавторы, которым вы предоставляете доступ к файлам, могут как относиться, так и не относиться к вашей организации. Вы можете предоставлять доступ к элементам Smartsheet тем пользователям, у которых нет учётной записи в программе. Однако без учётной записи они не смогут использовать все функции Smartsheet. 

 Действия, которые соавторы могут выполнять в файле, зависят от предоставленных вами разрешений. 

Предоставление общего доступа к таблице или отчёту

1. Откройте форму Общий доступ к таблице или Общий доступ к отчёту. Сделать это можно двумя способами.

• В строке меню выберите Файл > Меню.
• В правом верхнем углу экрана нажмите Предоставить доступ.

2. В поле Пригласить пользователей и группы введите адрес электронной почты пользователя или группы. 
3. Выберите уровень разрешений для каждого соавтора.
4. Дополнительно: выберите Настроить сообщение, чтобы персонализировать сообщение, которое получат ваши соавторы.
5. Выберите Предоставить доступ.

Вы в любой момент можете запретить доступ к элементу или изменить уровень разрешений для соавтора.

Кто может управлять совместным доступом пользователей

Существует два типа пользователей, которые могут запрещать другим пользователям доступ к элементам Smartsheet, которыми с ними поделились. 

• Системные администраторы в Центре администрирования могут запрещать пользователям доступ ко всем элементам, принадлежащим лицензированным пользователям учётной записи. 
• Администраторы групп могут удалять из них участников, чтобы запретить им доступ ко всем элементам группы. 

Не забывайте о таких моментах:

• При предоставлении доступа к отчёту другим пользователям следует учитывать, что они будут видеть данные только тех исходных таблиц, к которым у них есть доступ. Поэтому если соавтор не имеет доступа к исходным таблицам, то в отчётах могут не отображаться все или некоторые сведения.
• Предоставление соавтору доступа к отчёту не предполагает автоматический доступ к другим таблицам. 

Предоставляя доступ к отчётам, не забывайте предоставлять доступ к их исходным таблицам. Если вы не хотите предоставлять доступ к исходным таблицам, попробуйте опубликовать отчёт и поделиться ссылкой на него.

Рекомендации по предоставлению доступа к элементам Smartsheet

• Если вы хотите предоставить доступ к отдельным элементам небольшому числу пользователей, следуйте инструкциям по предоставлению совместного доступа в этой статье. 
• Чтобы предоставить доступ группе пользователей к одному или нескольким элементам, используйте рабочее пространство и предоставьте вашим коллегам доступ к нему.
• Чтобы предоставить доступ к панели мониторинга, ознакомьтесь со статьёй Предоставление доступа к панели мониторинга. 
• Если вам нужно предоставить доступ к отчёту пользователю, у которого нет доступа к исходным таблицам, попробуйте предпринять указанные ниже действия.
  • Опубликуйте отчёт и поделитесь ссылкой на него.
  • Поместите отчёт на панель мониторинга в виде виджета.