Обзор: предоставление доступа к таблицам и отчётам

Добавляйте соавторов в таблицы или отчёты. Соавторы, которым вы предоставляете доступ к файлам, могут как относиться, так и не относиться к вашей организации. Вы можете предоставлять доступ к элементам Smartsheet даже тем пользователям, у которых нет учётной записи в программе. Однако без учётной записи они не смогут использовать все функции Smartsheet. 

Рекомендации по предоставлению доступа к элементам Smartsheet

• Если вам нужно предоставить доступ к единичным элементам небольшому количеству пользователей, воспользуйтесь инструкциями, приведёнными в этой статье. 
• Если вам нужно предоставить доступ к одному или нескольким элементам группе пользователей, создайте рабочее пространство и откройте его для своих соавторов.
• Если вам нужно предоставить доступ к панели мониторинга, воспользуйтесь инструкциями, приведёнными в этой статье. 

Об уровнях разрешений и предоставлении доступа

Пользователь, которому вы предоставили доступ, может открыть элемент только после входа в учётную запись Smartsheet. Действия, которые он может выполнять в файле, зависят от предоставленных вами разрешений. Вы можете добавлять соавторов со следующими ролями:

• администратор;
• редактор (может предоставлять доступ);
• редактор (не может предоставлять доступ);
• комментатор;
• читатель.

Вы в любой момент можете запретить доступ к элементу или изменить уровень разрешений для соавтора.

Предоставление общего доступа к таблице или отчёту

1. Откройте форму Общий доступ к таблице или Общий доступ к отчёту. Сделать это можно двумя способами.
   • В строке меню выберите Файл > Меню.
   • В правом верхнем углу экрана нажмите Предоставить доступ.
2. В разделе Пригласить соавторов формы Предоставление доступа введите адрес электронной почты пользователя или группы. 
   • Или выберите в форме Выбрать контакты.
3. Закончив выбирать соавторов, выберите Предоставить доступ к отчёту.

Предоставляя доступ к отчётам, не забывайте предоставлять доступ к их исходным таблицам. 

Если для пользователя, которому вы предоставили доступ к отчёту, он выглядит не так, как для вас (отсутствует часть данных, или отчёт пуст), возможно, вы предоставили доступ не ко всем исходным таблицам.

В целях безопасности при получении доступа к отчёту пользователи не получают автоматически доступ к таблицам, доступ к которым им не предоставляли. Например, вы можете предоставить доступ к отчёту, производящему выборку данных из трёх таблиц, соавтору, у которого есть доступ только к одной из них. В его версии отчёта отобразятся данные только из этой таблицы. Если у соавтора нет доступа ни к одной из исходных таблиц, отчёт будет пустым.

Если вам нужно предоставить доступ к отчёту пользователю, у которого нет доступа к исходным таблицам,

воспользуйтесь одним из следующих вариантов.

• Опубликуйте отчёт и поделитесь на него ссылкой.
• Поместите отчёт на панель мониторинга в виде виджета.

Кто может управлять совместным доступом пользователей

Существует два типа пользователей, которые могут запрещать другим пользователям доступ к элементам Smartsheet, которыми с ними поделились. 

• Системные администраторы в Центре администрирования могут запрещать пользователям доступ ко всем элементам, принадлежащим лицензированным пользователям учётной записи. 
• Администраторы групп могут удалять из них участников, чтобы запретить им доступ ко всем элементам группы.