Предоставление доступа к таблицам, отчётам и панелям мониторинга

Чтобы начать совместную работу с другими пользователями, предоставьте им доступ к своему элементу Smartsheet (таблице, отчёту или панели мониторинга) или подтвердите запрос доступа, полученный от другого участника рабочей группы.

Оптимальный способ совместного доступа зависит от количества элементов, к которым вы хотите предоставить доступ, и от числа пользователей, которым нужно предоставить доступ.

Дополнительную информацию о совместном доступе в Smartsheet см. в наглядном руководстве Инфографика: описание типов пользователей и разрешений на доступ.

Содержание статьи

СОВЕТ. После предоставления доступа к элементам вы можете ознакомиться с рекомендациями в статье Работа с несколькими соавторами.


Обзор уровней разрешений и совместного доступа

Если предоставить доступ к элементу какому-либо пользователю, этот человек должен войти в Smartsheet, чтобы открыть элемент. Вы определяете уровень доступа пользователя: наблюдатель, редактор или администратор. Вы в любой момент можете запретить доступ к элементу или изменить уровень разрешений для соавтора.

Доступ к отчётам: также требуется доступ к исходным таблицам 

Если для пользователя, которому вы предоставили доступ к отчёту, он выглядит не так, как для вас (отсутствует часть данных или отчёт пуст), возможно, вы предоставили доступ не ко всем исходным таблицам. 

В целях безопасности в отчёте доступны данные только из тех таблиц, к которым пользователю предоставлен доступ. Например, вы можете предоставить доступ к отчёту, производящему выборку данных из трех таблиц, соавтору с доступом только к одной из таблиц. Когда соавтор откроет отчёт, ему будут доступны только строки из той таблицы, к которой ему предоставлен доступ. Если соавтору не предоставлен доступ к таблицам, у него отобразится пустой отчёт.

СОВЕТЫ

Элементы управления совместным доступом, доступные системным администраторам и администраторам групп

Системный администратор может запретить пользователю доступ ко всем элементам, принадлежащим лицензированным пользователям учётной записи. Дополнительные сведения см. в статье Управление пользователями в плане для нескольких пользователей.

Администратор группы может запретить её участнику доступ ко всем доступным в ней элементам, удалив его из группы. Дополнительные сведения см. в статье Управление группами (только для планов «Для рабочих групп» и «Корпоративный»).


Предоставление доступа к элементу Smartsheet

Предоставлять доступ к элементам Smartsheet могут пользователи с разрешениями владельца или администратора, а также редактора, имеющего право предоставлять доступ.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если элемент входит в рабочее пространство, вы можете предоставить доступ к отдельному элементу или ко всему рабочему пространству. Дополнительную информацию см. в разделе Предоставление доступа к элементу из рабочего пространства далее в этой статье.

  1. Нажмите кнопку Предоставить доступ вверху элемента.

    кнопка-доступа
    Если кнопка Предоставить доступ отсутствует, щёлкните значок со стрелкой вниз в правом верхнем углу окна Smartsheet.
    show-menu-bar-sharing
    Отобразится форма предоставления доступа. Если совместный доступ к элементу не предоставлен, будет показан раздел Сведения о приглашении.
    Форма «Совместный доступ к таблице»

    Если в настоящее время доступ к таблице предоставлен другим пользователям, по умолчанию отобразится список соавторов. (Чтобы просмотреть приглашение, щёлкните пункт Сведения о приглашении.)
    Окно совместного доступа

    СОВЕТ. Все соавторы с доступом к элементу могут открывать его напрямую, используя безопасную ссылку на таблицу. Для быстрого доступа к элементу можно добавить эту ссылку в закладки. При использовании ссылки отобразится запрос на вход в Smartsheet (если вход ещё не выполнен) для доступа к таблице.

  2. В поле Пригласить соавторов в верхней части экрана введите адреса электронной почты людей или групп, которым требуется предоставить общий доступ к элементу. Адреса следует разделять запятой или точкой с запятой.
  3. Выберите уровень доступа в списке Разрешения. Подробное описание возможностей, доступных для каждого уровня разрешений, см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.
  4. Нажмите кнопку Предоставить доступ.

Соавторы получат доступ к элементу, и им будет отправлено уведомление, если вы установили соответствующий параметр. Форма Совместный доступ будет обновлена в соответствии со списком соавторов, включая только что добавленных вами.

СОВЕТ. Чтобы элемент отображался для соавтора в том же представлении и с теми же фильтрами, отправьте соавтору URL-адрес из адресной строки браузера. (См. подробные сведения о представлениях.)

Дополнительные варианты совместного доступа

Если вы хотите совместно работать над данными, не предоставляя другим пользователям прямой доступ к своим элементам Smartsheet, используйте перечисленные ниже варианты.

  • Публикация. Чтобы предоставить доступ к элементам Smartsheet пользователю, у которого нет учётной записи Smartsheet, вы можете отправить ему ссылку на публикацию. Опубликованные элементы Smartsheet являются динамическими, поэтому данные всегда актуальны. Дополнительную информацию о публикации см. в статье Публикация таблицы, отчёта или панели мониторинга.
  • Отправка в виде вложения. Чтобы предоставить доступ к элементу Smartsheet в виде статического файла Excel или PDF, его можно отправить по электронной почте как вложение с помощью функции «Отправить как вложение». Вы также можете отправлять другим пользователям данные определённых строк. Это может пригодиться, если им нужна информация об определённой задаче или группе строк в большой таблице. Дополнительные сведения см. в статье Предоставление доступа к данным таблицы по электронной почте.
  • Форма. Если нужно собрать информацию от других людей, воспользуйтесь формой. Формы позволяют добавлять новые строки в вашу таблицу пользователям, у которых нет прямого доступа к ней. Дополнительные сведения см. в статье Сбор информации с помощью формы.
  • Оповещения и действия. Если вам нужно автоматически уведомлять пользователей об изменениях в таблицах, отправлять напоминания о сроках выполнения, запрашивать изменения или получать утверждения, используйте оповещения и действия. Информацию об оповещениях и действиях см. в справочной статье Автоматизация рабочих процессов с помощью оповещений и действий.

Предоставление доступа к элементу из рабочего пространства

Если таблица, отчёт или панель мониторинга находятся в рабочем пространстве, они доступны любому пользователю с разрешениями на доступ к этому пространству. Даже если элемент находится в рабочем пространстве, можно предоставить общий доступ именно на уровне элемента, чтобы с ним могли работать пользователи, у которых нет доступа к рабочему пространству.

Для предоставления доступа к элементу необходимы разрешения владельца, администратора или редактора, имеющего право предоставлять доступ. (Для предоставления доступа к рабочему пространству также нужны разрешения владельца, администратора или редактора, имеющего право предоставлять доступ.)

Чтобы предоставить доступ к элементу в рабочем пространстве, выполните указанные ниже действия.

  1. Щёлкните значок Меню в левом верхнем углу окна Smartsheet, чтобы открыть панель слева.
  2. На домашней вкладке в разделе Рабочие пространства щёлкните рабочее пространство, в котором находится элемент.
  3. Щёлкните правой кнопкой мыши имя элемента и выберите команду Предоставить доступ, чтобы открыть форму Совместный доступ.
  4. Щёлкните в поле Пригласить соавторов и введите или выберите нужные контакты.

    Вы увидите текст Эта таблица, отчёт или панель мониторинга входит в рабочее пространство. Если у вас есть разрешения на доступ к рабочему пространству, вы также увидите его имя.

    Форма «Совместный доступ к таблице», выделена надпись «Эта таблица входит в рабочее пространство»
     
  5. Чтобы предоставить доступ только к элементу, нажмите Предоставить доступ. Чтобы предоставить доступ к рабочему пространству, нажмите кнопку Предоставить доступ к рабочему пространству.

При предоставлении доступа к элементам и рабочим пространствам вы увидите значки Предоставление доступа к рабочему пространствуДоступ к таблице, отчёту или панели мониторинга предоставлен через рабочее пространство и Значок «Доступ предоставлен только к объекту Доступ предоставлен только к таблице, отчёту или панели мониторинга рядом с уровнями разрешений в разделе Соавторы формы совместного доступа. Они помогают определить, как именно доступ к элементу был предоставлен другим соавторам.


Настройка представления совместного доступа по умолчанию

Если вы являетесь владельцем или администратором таблицы, то можете гарантировать, что любой пользователь, имеющий доступ к ней, будет видеть её так, как вы планировали. Для этого следует установить представление и фильтр по умолчанию. Например, можно настроить приложение так, чтобы для новых соавторов открывалась таблица в представлении карточек с отфильтрованными первоочередными задачами.

ПРИМЕЧАНИЕ. Перед установкой фильтра по умолчанию нужно сначала создать и сохранить фильтр. Дополнительную информацию о создании фильтров см. в статье Создание фильтра для отображения или скрытия данных.

Чтобы установить для таблицы представление по умолчанию, выполните указанные ниже действия.

  1. В верхней части элемента нажмите кнопку Предоставить доступ, чтобы открыть окно «Совместный доступ».
    Окно совместного доступа
  2. Разверните раздел Соавторы, чтобы увидеть список текущих пользователей Smartsheet с доступом к таблице.
     
  3. Справа от параметра Представление по умолчанию нажмите кнопку Изменить.

    Появится форма «Представление по умолчанию».

    Представление по умолчанию
     
  4. В поле Просмотр выберите представление сетки, Ганта, карточек или календаря. При желании можно также выбрать фильтр по умолчанию и определённые полосы представления карточек.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Перед установкой фильтра по умолчанию нужно сначала создать фильтр с совместным доступом. Дополнительную информацию о создании фильтров см. в статье Создание фильтра для отображения или скрытия данных.
     
  5. Нажмите кнопку Сохранить.

СОВЕТ. Чтобы элемент отображался для соавтора в том же представлении и с теми же фильтрами, отправьте соавтору URL-адрес из адресной строки браузера. (См. подробные сведения о представлениях.)


Отмена доступа для соавтора или изменение уровней разрешений

Владелец элемента и соавторы с доступом к элементу с правами администратора могут удалять других пользователей или изменять их уровни разрешений. Редакторы также имеют такую возможность, если это разрешение было им предоставлено при отправке приглашения к совместной работе с элементом.

  1. Нажмите кнопку Предоставить доступ вверху элемента.

    Если кнопка Предоставить доступ отсутствует, щёлкните значок со стрелкой вниз в правом верхнем углу окна Smartsheet.
    show-menu-bar-sharing

  2. В форме «Совместный доступ» наведите указатель мыши на имя человека, которое требуется удалить или изменить (будет выделена строка), и выполните одно из указанных ниже действий.
    • Разрешения: выберите в раскрывающемся списке новый уровень разрешений. Обратите внимание: предоставить другому соавтору уровень доступа выше своего собственного невозможно (например, пользователь с разрешениями на редактирование не может предоставить другому редактору доступ уровня администратора).
    • Запрет совместного доступа : щёлкните значок X справа от строки уровня разрешений.

      У пользователя больше не будет доступа к элементу. Если вы запретите доступ пользователю в тот момент, когда он просматривает элемент, то при следующем сохранении или обновлении он получит сообщение об ошибке.

      ПРИМЕЧАНИЕ. Если рядом с уровнем разрешений соавтора вы видите значок доступа через рабочее пространство Предоставление доступа к рабочему пространству, это означает, что элемент доступен соавтору через рабочее пространство. Щёлкнув значок X, можно удалить разрешения соавтора из рабочего пространства. Дополнительную информацию о совместном доступе к рабочему пространству см. в статье Совместный доступ к рабочему пространству.

      В разделе Соавторы обратите внимание на значки Предоставление доступа к рабочему пространству «Доступ предоставлен через рабочее пространство»иЗначок «Доступ предоставлен только к объекту «Доступ предоставлен только...»рядом с уровнями разрешений. Они помогают определить, как именно доступ к элементу был предоставлен другим соавторам.

Запрос доступа

В некоторых случаях при попытке открыть элемент отображается сообщение: «Не удалось открыть …, так как вам не предоставлен доступ».



Появление этого сообщения может быть вызвано перечисленными ниже причинами.

  • Вам была предоставлена ссылка для доступа, но для вашего адреса электронной почты не был предоставлен доступ к элементу.
  • При входе в Smartsheet вы указали не тот адрес электронной почты, на который было отправлено письмо.
  • Владелец элемента или другой соавтор запретил вам доступ.
  • Элемент был удалён.

Если вы хотите получить доступ к таблице, отчёту, панели мониторинга или рабочему пространству, которые недоступны для вашего адреса электронной почты, нажмите в сообщении кнопку Запросить доступ у владельца. Владельцу элемента или рабочего пространства будет отправлено сообщение электронной почты со ссылкой, с помощью которой он сможет выбрать уровень разрешений совместного доступа для вашего адреса электронной почты. Когда владелец элемента или рабочего пространства завершит эту процедуру, вы сможете открыть элемент (по полученной ссылке или непосредственно в Smartsheet).

Вам помогла эта статья?
ДаНет