Предоставление доступа к таблицам, отчётам и панелям мониторинга

Чтобы начать совместную работу с другими пользователями, предоставьте им доступ к своему элементу Smartsheet (таблице, отчёту или панели мониторинга) или подтвердите запрос доступа, полученный от другого участника рабочей группы.

Оптимальный способ организации совместного доступа зависит от количества элементов, которыми вы хотите поделиться, и людей, которые будут с ними работать.

Дополнительные сведения о совместном доступе в Smartsheet см. в наглядном руководстве Инфографика: описание типов пользователей и разрешений на доступ.

Содержание статьи

После предоставления доступа к элементам вы можете ознакомиться с рекомендациями в статье Одновременная работа нескольких пользователей над таблицей.


Обзор уровней разрешений и общего доступа

Если предоставить доступ к элементу какому-либо пользователю, этот человек должен войти в Smartsheet, чтобы открыть элемент. Вы определяете уровень доступа пользователя: наблюдатель, редактор или администратор. Вы в любой момент можете запретить доступ к элементу или изменить уровень разрешений для соавтора.

Доступ к отчётам: также требуется доступ к исходным таблицам 

Если для пользователя, которому вы предоставили доступ к отчёту, он выглядит не так, как для вас (отсутствует часть данных или отчёт пуст), возможно, вы предоставили доступ не ко всем исходным таблицам. 

В целях безопасности в отчёте доступны данные только из тех таблиц, к которым пользователю предоставлен доступ. Например, вы можете предоставить доступ к отчёту, производящему выборку данных из трёх таблиц, соавтору, у которого есть доступ только к одной из них. Когда соавтор откроет отчёт, ему будут доступны только строки из той таблицы, к которой ему предоставлен доступ. Если соавтору не предоставлен доступ к таблицам, у него отобразится пустой отчёт.

Элементы управления общим доступом, доступные системным администраторам и администраторам групп

Системный администратор может запретить пользователю доступ ко всем элементам, принадлежащим лицензированным пользователям учётной записи. Дополнительные сведения см. в статье Запрещение соавторам доступа ко всем таблицам.

Администратор группы может запретить её участнику доступ ко всем доступным в ней элементам, удалив его из группы. Дополнительные сведения см. в статье Управление группами.


Предоставление доступа к элементу Smartsheet

Предоставлять доступ к элементам Smartsheet могут пользователи с разрешениями владельца, администратора, а также редактора, имеющего право предоставлять доступ.

Если элемент входит в рабочее пространство, вы можете предоставить доступ к отдельному элементу или ко всему рабочему пространству. Дополнительные сведения см. в разделе Предоставление доступа к элементу из рабочего пространства далее в этой статье.

  1. Нажмите кнопку Предоставить доступ вверху элемента.

    кнопка-предоставления-доступа
    Если кнопка Предоставить доступ отсутствует, щёлкните значок со стрелкой вниз в правом верхнем углу окна Smartsheet.
    отображение-строки-меню
    Откроется форма предоставления доступа. Если доступ к элементу не предоставлен никому, будет показан раздел Сведения о приглашении.
    Форма «Совместный доступ к таблице»

    Если в настоящее время доступ к таблице предоставлен другим пользователям, по умолчанию отобразится список Соавторы. (Чтобы просмотреть приглашение, щёлкните пункт Сведения о приглашении.)
    Окно общего доступа

    СОВЕТ. Все соавторы с доступом к элементу могут открывать его напрямую, используя безопасную ссылку на таблицу. Для быстрого доступа к элементу можно добавить эту ссылку в закладки. При использовании ссылки отобразится запрос на вход в Smartsheet (если вход ещё не выполнен) для доступа к таблице.

  2. В поле Пригласить соавторов в верхней части окна введите адреса электронной почты людей или групп, которым требуется предоставить общий доступ к элементу. Адреса следует разделять запятой или точкой с запятой.
  3. Выберите уровень доступа в списке Разрешения. Подробное описание возможностей, доступных для каждого уровня разрешений, см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.
  4. Нажмите кнопку Предоставить доступ.

Соавторы получат доступ к элементу, и им будет отправлено уведомление, если вы установили соответствующий параметр. Форма Совместный доступ будет обновлена в соответствии со списком соавторов, включая только что добавленных вами.

Чтобы элемент отображался для соавтора в том же представлении и с теми же фильтрами, отправьте соавтору URL-адрес из адресной строки браузера. (Узнайте больше о представлениях.)

Другие варианты предоставления доступа

Если вы хотите совместно работать над данными, не предоставляя другим пользователям прямой доступ к своим элементам Smartsheet, воспользуйтесь перечисленными ниже вариантами.

  • Публикация. Чтобы предоставить доступ к элементам Smartsheet пользователю, у которого нет учётной записи Smartsheet, можно отправить ему ссылку на публикацию. Опубликованные элементы Smartsheet являются динамическими, поэтому данные всегда актуальны. Дополнительные сведения о публикации см. в статье Публикация таблицы, отчёта или панели мониторинга.
  • Отправка в виде вложения. Чтобы предоставить доступ к элементу Smartsheet в виде статического файла Excel или PDF, его можно отправить по электронной почте как вложение с помощью функции «Отправить как вложение». Вы также можете отправлять другим пользователям данные определённых строк. Это может пригодиться, если им нужна информация о конкретной задаче или группа строк из большой таблицы. Дополнительные сведения см. в статье Предоставление доступа к данным таблицы по электронной почте.
  • Форма. Если нужно собрать информацию от других людей, воспользуйтесь формой. Формы позволяют добавлять новые строки в таблицу пользователям, у которых нет прямого доступа к ней. Дополнительные сведения см. в статье Сбор информации с помощью формы.
  • Автоматизированные рабочие процессы. Если вам нужно автоматически уведомлять пользователей об изменениях в таблицах, отправлять напоминания о сроках выполнения, запрашивать изменения или получать утверждения, используйте автоматизированные рабочие процессы. Сведения об автоматизированных рабочих процессах см. в справочной статье Ускорение работы и экономия времени с помощью автоматизированных рабочих процессов.

Предоставление доступа к элементу из рабочего пространства

Если таблица, отчёт или панель мониторинга находятся в рабочем пространстве, они доступны любому пользователю с разрешениями на доступ к нему. Даже если элемент находится в рабочем пространстве, можно предоставить общий доступ именно на уровне элемента, чтобы с ним могли работать пользователи, у которых нет доступа к рабочему пространству.

Для предоставления доступа к элементу необходимы разрешения владельца, администратора или редактора, имеющего право предоставлять доступ. (Чтобы предоставить доступ к рабочему пространству, нужны разрешения владельца, администратора или редактора, имеющего право предоставлять доступ, для этого рабочего пространства.)

Чтобы предоставить доступ к элементу в рабочем пространстве, выполните указанные ниже действия.

  1. Щёлкните значок меню в левом верхнем углу окна Smartsheet, чтобы открыть панель слева.
  2. На домашней вкладке в разделе Рабочие пространства щёлкните рабочее пространство, в котором находится элемент.
  3. Щёлкните правой кнопкой мыши имя элемента и выберите команду Предоставить доступ, чтобы открыть форму Совместный доступ.
  4. Щёлкните в поле Пригласить соавторов и введите или выберите нужные контакты.

    Вы увидите текст Эта таблица, отчёт или панель мониторинга входит в рабочее пространство. Если у вас есть разрешения на доступ к рабочему пространству, вы также увидите его имя.

    Форма «Совместный доступ к таблице» с обведённым сообщением «Эта таблица входит в рабочее пространство»
     
  5. Чтобы предоставить доступ только к элементу, нажмите Предоставить доступ. Чтобы предоставить доступ к рабочему пространству, нажмите кнопку Предоставить доступ к рабочему пространству.

При предоставлении доступа к элементам и рабочим пространствам вы увидите значки Предоставление доступа к рабочему пространствуДоступ к таблице, отчёту или панели мониторинга предоставлен через рабочее пространство и Доступ предоставлен только к элементу Доступ предоставлен только к таблице, отчёту или панели мониторинга рядом с уровнями разрешений в разделе Соавторы формы совместного доступа. Они помогают определить, как именно доступ к элементу был предоставлен другим соавторам.


Настройка представления общего доступа по умолчанию

Если вы являетесь владельцем или администратором таблицы, то можете гарантировать, что любой пользователь, имеющий доступ к ней, будет видеть её так, как вы планировали. Для этого следует установить представление и фильтр по умолчанию. Например, можно настроить приложение так, чтобы для новых соавторов таблица открывалась в представлении карточек с отфильтрованными первоочередными задачами.

Перед установкой фильтра по умолчанию нужно сначала создать и сохранить фильтр. Дополнительные сведения о создании фильтров см. в статье Создание фильтра для отображения или скрытия данных.

Чтобы установить для таблицы представление по умолчанию, выполните указанные ниже действия.

  1. В верхней части элемента нажмите кнопку Предоставить доступ, чтобы открыть окно «Совместный доступ».
    Окно общего доступа
  2. Разверните раздел Соавторы, чтобы увидеть список текущих пользователей Smartsheet с доступом к таблице.
     
  3. Справа от надписи Представление по умолчанию нажмите кнопку Изменить.

    Появится форма «Представление по умолчанию».

    Представление по умолчанию
     
  4. В поле Представление выберите представление сетки, Ганта, карточек или календаря. При желании можно также выбрать фильтр по умолчанию и определённые полосы представления карточек.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Перед установкой фильтра по умолчанию нужно сначала создать общий фильтр. Дополнительные сведения о создании фильтров см. в статье Создание фильтра для отображения или скрытия данных.
     
  5. Нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы элемент отображался для соавтора в том же представлении и с теми же фильтрами, отправьте соавтору URL-адрес из адресной строки браузера. (Узнайте больше о представлениях.)


Отмена доступа для соавтора или изменение уровня разрешений

Владелец элемента и соавторы с доступом к элементу с правами администратора могут удалять других пользователей или изменять их уровни разрешений. Редакторы также имеют такую возможность, если это разрешение было им предоставлено при отправке приглашения к совместной работе с элементом.

  1. Нажмите кнопку Предоставить доступ вверху элемента.

    Если кнопка Предоставить доступ отсутствует, щёлкните значок со стрелкой вниз в правом верхнем углу окна Smartsheet.
    отображение-строки-меню

  2. В форме «Совместный доступ» наведите указатель мыши на имя человека, разрешения которого требуется удалить или изменить (будет выделена строка), и выполните одно из указанных ниже действий.
    • Изменение разрешений: в раскрывающемся списке выберите новый уровень разрешений. Обратите внимание: предоставить другому соавтору уровень доступа выше своего собственного невозможно (например, пользователь с разрешениями на редактирование не может предоставить другому редактору доступ уровня администратора).
    • Запрет доступа: щёлкните значок X справа от строки уровня разрешений.

      У пользователя больше не будет доступа к элементу. Если вы запретите доступ пользователю в тот момент, когда он просматривает элемент, то при следующем сохранении или обновлении он получит сообщение об ошибке.

      ПРИМЕЧАНИЕ. Если рядом с уровнем разрешений соавтора вы видите значок доступа через рабочее пространство Предоставление доступа к рабочему пространству, это означает, что элемент доступен соавтору через рабочее пространство. Щёлкнув значок X, можно удалить разрешения соавтора для рабочего пространства. Дополнительные сведения о совместном доступе к рабочему пространству см. в статье Предоставление доступа к рабочему пространству.

      В разделе Соавторы обратите внимание на значки Предоставление доступа к рабочему пространству «Доступ предоставлен через рабочее пространство» и Доступ предоставлен только к таблице «Доступ предоставлен только...» рядом с уровнями разрешений. Они помогают определить, как именно доступ к элементу был предоставлен другим соавторам.

Запрос доступа у владельца

В некоторых случаях при попытке открыть элемент отображается сообщение: «В настоящее время элемент недоступен. Возможно, он был удален или у вас больше нет разрешения на доступ к нему.»

В настоящее время элемент недоступен...


Появление этого сообщения может быть вызвано перечисленными ниже причинами.

  • Вам отправили ссылку для доступа, но не предоставили доступ к элементу для вашего адреса электронной почты.
  • При входе в Smartsheet вы указали не тот адрес электронной почты, на который было отправлено письмо.
  • Владелец элемента или другой соавтор запретил вам доступ.
  • Элемент был удалён.

Если вы хотите получить доступ к таблице, отчёту, панели мониторинга или рабочему пространству, которые недоступны для вашего адреса электронной почты, нажмите в сообщении кнопку Запросить доступ у владельца. Владельцу элемента или рабочего пространства будет отправлено сообщение электронной почты со ссылкой, с помощью которой он сможет выбрать уровень разрешений совместного доступа для вашего адреса электронной почты. Когда владелец элемента или рабочего пространства завершит эту процедуру, вы сможете открыть элемент (по полученной ссылке или непосредственно в Smartsheet).