Предоставление доступа к рабочему пространству

Применить к

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Чтобы предоставить или отозвать совместный доступ к рабочему пространству либо изменить разрешения совместного доступа для соавторов, необходимо быть владельцем рабочего пространства либо иметь для него уровень разрешений совместного доступа "Администратор" или "Редактор: может предоставлять доступ". Владелец и администратор могут изменять разрешения совместного доступа для любого соавтора, однако пользователь с уровнем разрешений "Редактор: может предоставлять доступ" не может изменить владельца или администратора.

Когда вы предоставляете пользователю доступ к рабочему пространству, ему становятся доступны все объекты в этом рабочем пространстве.

Если вам потребовалось изменить настройки доступа, вы можете отозвать доступ отдельных пользователей к рабочему пространству или изменить уровни разрешений совместного доступа.

Пользователи, которым вы предоставили доступ к рабочему пространству, не получат доступ к другим вашим объектам Smartsheet, если вы не предоставите его специально. Чтобы предоставить пользователю доступ к отдельному элементу, а не ко всему рабочему пространству, откройте доступ к конкретной таблице в этом рабочем пространстве.


Предоставление доступа к рабочему пространству: начало работы

Как открыть рабочее пространство

  1. На панели навигации слева нажмите кнопку Обзор Значок .

  2. Чтобы открыть рабочее пространство, выберите пункт Рабочее пространство, а затем название рабочего пространства, доступ к которому хотите предоставить. 

Перейдя в рабочее пространство, проверьте описанные ниже настройки.

  • Кому предоставлен доступ к рабочему пространству. Используйте этот параметр, чтобы просмотреть, кто имеет доступ к рабочему пространству.
  • Столбец Предоставление доступа. Здесь вы можете просмотреть, кому предоставлен доступ к конкретному элементу рабочего пространства. Если доступ был предоставлен к отдельному элементу одному или нескольким соавторам, вы увидите значок, как на изображении ниже.

Доступ к элементу предоставлен отдельно и через рабочее пространство

Чтобы просмотреть, какие пользователи или группы пользователей имеют доступ к элементу, наведите указатель мыши на значок Значок для просмотра соавторов, имеющих доступ к элементу Smartsheet .

Чтобы предоставить доступ к рабочему пространству, выполните описанные ниже действия.

  1. В правом верхнем углу рабочего пространства выберите пункт Предоставить доступ.
  2. Затем заполните поля в форме Совместный доступ к рабочему пространству.
    • Пригласить соавторов. Введите адреса электронной почты людей или групп, которым требуется предоставить доступ к рабочему пространству. Также можно нажать значок Выбрать контакты, чтобы добавить в качестве соавторов пользователей из списка контактов.
    • Разрешения. Выберите уровень разрешений для каждого соавтора. 
  3. Введите текст приглашения в разделе Сведения о приглашении.
  4. Нажмите кнопку Предоставить доступ к рабочему пространству.
  5. Если откроется диалоговое окно с просьбой подтвердить отправку уведомления, выберите Всё равно уведомлять

Всё равно уведомлять

  • Чтобы удалить пользователей из списка рассылки, выполните указанные ниже действия.
    1. Нажмите кнопку Назад.
    2. Снимите флажок Уведомить пользователей.

Выбранные контакты получат доступ к рабочему пространству, и им будет отправлено уведомление, если вы выбрали соответствующий параметр.


Отмена совместного доступа или изменение уровня разрешений

Как отозвать доступ для соавтора или изменить его уровень разрешений

  1. В правой верхней части рабочего пространства выберите пункт Предоставить доступ
  2. Откройте раздел Соавторы формы Совместный доступ к рабочему пространству.
  3. Наведите указатель мыши на соавтора, которого требуется удалить или изменить.
  4. Удалите соавтора или измените его уровень разрешений с помощью следующих элементов.
    • Значок Запрет совместного доступа к рабочему пространству. Выберите этот значок, чтобы закрыть соавтору доступ к рабочему пространству. 
      Если вы запретите соавтору доступ в момент, когда он просматривает таблицу в рабочем пространстве, он получит сообщение об ошибке при следующей попытке сохранить или обновить таблицу.
    • Раскрывающийся список Разрешения. Выберите новый уровень разрешений в раскрывающемся списке. 


Разрешения на доступ к рабочему пространству

Степень доступа пользователя или группы к рабочему пространству и его элементам зависит от уровня предоставленных вами разрешений. По этой причине рекомендуется всегда предоставлять минимальный необходимый уровень разрешений (например, наблюдатель, комментатор).

Если вы понизите доступ пользователю с правами администратора до уровня редактора или наблюдателя, вы станете новым владельцем элементов Smartsheet, которые ранее принадлежали ему в этом рабочем пространстве. При этом он утратит права владения созданными им таблицами.

Ниже приведены примеры того, как может изменяться уровень прав доступа пользователей к рабочему пространству или содержащимся в нём таблицам.
 

Ваши действия
 
Результат Пример
Пользователю предоставляется более высокий уровень доступа к рабочему пространству, чем к конкретному элементу. Пользователь получает доступ более высокого уровня к данному элементу рабочего пространства. Пользователю был предоставлен доступ к таблице на уровне редактора. Затем пользователь был назначен администратором рабочего пространства, в котором находится эта таблица. Пользователь получит доступ к таблице на уровне администратора.
Пользователю предоставляется более низкий уровень доступа к рабочему пространству, чем к конкретному элементу. Уровень доступа к данному элементу в рабочем пространстве не изменяется. Пользователь получает доступ к таблице на уровне редактора. Затем вы предоставляете ему доступ к рабочему пространству на уровне наблюдателя. Уровень доступа пользователя к таблице не изменится: он останется её редактором. 

Предоставить другому соавтору уровень доступа выше своего собственного невозможно. Например, редактор не может сделать другого редактора администратором.

 

Задача Наблюдатель Комментатор Редактор Администратор Владелец
Просмотр содержимого всех элементов в рабочем пространстве  ✓
Добавление комментариев и вложений к строкам таблиц  x
Редактирование таблиц и отчётов  x x
Предоставление доступа к рабочему пространству или его элементам другим пользователям  x x

x
(если не указано иное)

Переименование или добавление элементов рабочего пространства  x x x
Перемещение элементов в рабочее пространство или из него  x x x
Удаление элементов рабочего пространства  x x x
Удаление рабочего пространства  x x x x

Подробные сведения об уровнях разрешений и о том, как они влияют на элементы Smartsheet (таблицы, панели мониторинга и т. д.), см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.

Упростить управление совместным доступом к рабочим пространствам помогают группы контактов Smartsheet. Обратите внимание: если вы предоставите доступ к рабочему пространству участникам группы контактов Smartsheet, то выбранный уровень разрешений унаследуют все её участники.